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CENTRO LATINOAMERICANO DE ESPECIES MENORES

PROGRAMA SIG 990101
INFORME CORTO SOBRE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

FECHA:

Tuluá, 23 de mayo de 2016

ELABORADO POR:

Gloria Milena Torres Peláez

OBJETIVO:
Contemplar información sobre el sistema de Gestión Documental, aspectos
importantes en un sistema de Gestión Documental, uso de las Tics en las
empresas, diferentes medios en donde puede estar soportada la
documentación de una empresa y la Normatividad que aplican.

1) ASPECTOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión
de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de
documentos, independientemente del soporte en que produzcan la
información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social
para el que fueron creadas.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de
Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción,
distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los
documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación
de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental,
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2) USO DE LAS TICS EN LAS EMPRESAS Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones. realizando análisis financieros. los documentos que produce. gestionando las existencias. Un sistema de información para el Programa de Gestión Documental. Podemos enviarles un catálogo de productos. debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. las TIC permiten a las empresas producir más cantidad. Nos permiten ser competitivos en el mercado. sin prácticamente ningún coste. y en menos tiempo. se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto. y disponer de tiempo libre para nuestra familia. más rápido. nos permite enviar todo tipo de comunicados a nuestros clientes. Y para conseguirlo necesitan primero presentar el producto a sus clientes para que lo conozcan.instrumento archivístico que identifica para cada entidad. de acuerdo con sus funciones y procedimientos. sustentando el trabajo en equipo.  Una página web. Las TIC lo hacen posible. acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema. una felicitación de navidad o un boletín de noticias. recibe y debe conservar. y promocionando nuestros productos en el mercado.  El correo electrónico. También permite transmitir al mundo nuestra filosofía de empresa. 2 . Las empresas tienen como objetivo principal vender sus productos en el mercado. se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información. involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral. Esa es una función del marketing. de mejor calidad. Bien utilizadas. donde exponer nuestros productos permite que los clientes interesados encuentren nuestros productos fácilmente en Internet y contacten con nosotros.

0 están revolucionando la responsabilidad corporativa es ingenuo… las TIC están revolucionando todo a nuestro alrededor y la RSCno podía ser una excepción. Las empresas. La irrupción en nuestra vida de computadoras cada vez más rápidas y portátiles. tienen un coste muy bajo. Pensar que la TIC y el 2. hay una serie de servicios TIC básicos con los que cualquier empresa ha de contar: conexión a Internet. Estos servicios TIC básicos agilizan el acceso a la información. analizando sus hábitos y su historial de compras. correo electrónico.  Las TIC también permiten mejorar la gestión financiera (en la contabilidad. de las tabletas. las TIC son un factor determinante en la productividad de una empresa. dominio en Internet. y página web. En la actualidad. los Smartphone y la social media. y sirven como base para poder utilizar otros servicios más avanzados. del internet. Así podemos planificar mejor nuestras acciones de venta y también gestionar de forma eficaz de las diferentes áreas de negocio de la empresa. incluso si se trata de una sola persona. no es una novedad. la banca electrónica o la facturación electrónica). Estos cuatro servicios básicos son los mínimos para cualquier empresa. gestión). los recursos humanos (en la formación a distancia e-learning. la producción y los procesos (gestión de compras. Y a la vez. órdenes de producción. la comunicación con nuestros clientes y proveedores. puesto que agilizan enormemente acciones comunes que todas las empresas realizan. la gestión del conocimiento. el lanzamiento de la más reciente App de Nestlé. para muestra. la promoción de nuestros servicios y la imagen de marca. Aunque se trate de una empresa muy pequeña. el seguimiento personalizado). el comercio electrónico). (también conocido por sus siglas en inglés como CRM) nos permite conocer mejor a nuestros clientes. es nuestra realidad 3 . la gestión de almacén.DEPENDENCIA PROGRAMA SIG 99001  Un sistema de gestión de clientes informatizado. de aplicaciones en la nube. la logística y la distribución (en el seguimiento de flotas. sea la empresa que sea y tenga el tamaño que tenga.

todo este sistema es administrado por el área de Gestión Integral. en la Empresa a la que pertenecemos. y un sistema de gestión documental. la cual permite a través de manuales. los cuales cuentan con su respectiva copia de seguridad y los documentos administrativos o de oficina los guardan en el sistema. oportunidades de mejora. 4 . tiene soportada su documentación en el área de archivo (cuarto especial adecuado según la GP 1000 2009002 y la ley 594 de 2002 para la conservación de sus documentos. que se suma a otras iniciativas similares para Android e iPhone. En este marco. La aplicación da a los inversionistas y stakeholders de Nestlé. ubicada en La Paila jurisdicción del municipio de Zarzal (V). cuenta con la certificación ISO 9001 versión 2008. así como información de referencia y publicaciones recientes. modificaciones a los procedimientos y documentos. CONCLUSIONES Hacerse consciente del beneficio que se obtendría al implementar un Sistema de Gestión Documental.circundante actual y futura. responsable de mantener y mejorar el sistema para dar cumplimiento a los requisitos internos y externos de los procesos. incluyendo los informes anuales. Gracias a este sistema de gestión Documental. acceso en línea a las últimas noticias y presentaciones de la compañía. La Empresa Colombina. llevar la historia de actividades como auditorías internas y externas. 3) MEDIOS EN LOS QUE SE ENCUENTRA SOPORTADA LA DOCUMENTACIÓN DE UNA EMPRESA La planta LEVAPAN. Nestlé acaba de lanzar la versión para que los usuarios del iPad puedan consultar información de la DEPENDENCIA PROGRAMA SIG 99001 compañía. procedimientos y competencias ocupacionales. cada persona puede tener acceso a estos documentos de una manera organizada.

DEPENDENCIA PROGRAMA SIG 99001 Gloria Milena Torres Peláez Aprendiz Sistema Integrado de Gestión 5 .