Visita virtual a la empresa

Caren Tatiana Rodríguez Sánchez

Noviembre 2022.

Universidad de Cundinamarca.
Facatativá.
Fundamentos de Sistemas de Información.
 Tabla de Contenidos

Contenido
Listado de Insumos..........................................................................................................4
Análisis de la Información...............................................................................................7
Diseño de la entrevista.................................................................................................9
Diagrama de flujo......................................................................................................12
...........................................................................................................................................13
Definición de problema.............................................................................................13
Listado de Insumos

Tabla 1 Lista de Insumos

N° de Nombre del Descripción de Área responsable Funcionario

Insumo Insumo insumo Responsable
1 Informe de Informes que muestran Gerencia Jairo Camacho
utilidades la situación por la que
atraviesa la empresa
en un determinado
período contable.
2 Balance General Informe financiero Gerencia Jairo Camacho
contable que refleja la
situación económica y
financiera de la
empresa en
determinado momento
3 Estrategias de Acción que contribuye Gerencia Jairo Camacho
ventas y al crecimiento de la
Rendimiento empresa para lograr la
rentabilidad esperada
4 Informe de los Comunicado donde Gerencia Jairo Camacho
proyectos evidencia los
beneficios que trae a la
comunidad los
proyectos ejecutados
por la empresa
5 Gestionar Realizar los trámites D. Administrativo Víctor Ocampo
para obtener y
mantener los recursos
y estructuras
necesarias en la
empresa
6 Administrar Dosificar de manera D. Administrativo Víctor Ocampo
ecuánime los recursos
de cada área con el fin
de no pasar el
presupuesto
establecido
7 Controlar Verificar el consumo D. Administrativo Víctor Ocampo
idóneo de recursos por
área
8 Comunicación Garantizar el buen D. Administrativo Víctor Ocampo
 trato y ambiente
laboral entre áreas

9 Relaciones Velar por que las D. Talento Humano Sonia Pérez

Laborales relaciones
interpersonales de
cada área en la
empresa sean las
adecuadas, para que el
resultado de las
labores sea el acorde a
lo planeado
10 Manual de Conjunto de D. Talento Humano Sonia Pérez
funciones procedimientos que
estipulan claramente
las funciones y
obligaciones de cada
cargo
11 Políticas de T.H Regulaciones que D. Talento Humano Sonia Pérez
serán implementadas
normativamente en la
empresa con una
finalidad de mejora,
para orientar a los
miembros de la
compañía
12 Plan de Buscar mejorar D. Talento Humano Sonia Pérez
capacitación habilidades, actitudes
y conocimientos de
cada integrante en la
compañía, para
ejecutar su cargo lo
mejor posible
13 Plan de estímulo Elevar la motivación, D. Talento Humano Sonia Pérez
y bienestar productividad, y
bienestar de todos los
integrantes de la
compañía,
proporcionando
actividades recreativas
físicas e intelectuales.
14 Plan de inversión Análisis detallado de D. Financiero Darío Thompson
las acciones y los
plazos de inversiones
 para garantizar la
rentabilidad y
minimizar el riesgo
15 Flujos de Estado de cuenta, que D. Financiero Darío Thompson
efectivo refleja la variación de
salida y entrada de
efectivo durante un
tiempo determinado
16 Presupuestos Serie de los gastos e D. Financiero Darío Thompson
ingresos previstos para
un tiempo determinado
17 Estados Conjunto de informes D. Financiero Darío Thompson
financieros que dan a conocer la
estabilidad económica
y financiera de la
compañía
Nota: Fuente propia
Análisis de la Información

Tabla 2 Análisis de la Información

NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN ÁREA FUNCIONARIO

INSUMO DEL INSUMO RESPONSABLE RESPONSABLE
Objetivos Son los resultados Gerencia General Jairo Camacho
estratégicos a corto, que la empresa
mediano y largo espera alcanzar en
plazo un tiempo mayor a
un año, realizando
acciones que le
permitan cumplir
con su misión,
inspirados en la
visión.
Política Constituye el Gerencia General Jairo Camacho
administrativa conjunto de normas,
operativa valores y pautas de
conducta que
comparten los
integrantes de la
empresa.
Informe de Reflejan el conjunto Director Víctor Ocampo
ejecución de acciones Administrativo
presupuestal destinadas a la
utilización óptima
de los recursos
financieros
Plan detallado de Un método es la Director Talento Sonia Pérez
procedimientos por guía detallada que Humano
área muestra secuencial
y ordenadamente
como realiza una
persona un trabajo
Impacto de las Se enfoca en los Coordinador De Edison Vargas
capacitaciones resultados que se Capacitaciones
obtienen luego de la
aplicación de la
capacitación y
permite determinar
 en qué medida se
modificó el
desempeño.
Plan de servicios y Para garantizar el COORDINADOR María Betancourt
asociaciones de bienestar social de DE PLANES E
apoyo colaboradores. INCENTIVOS
Presupuesto de Este documento DIRECTOR Darío Thompson
egresos delimita los montos FINANCIERO
a los que deberá
sujetarse la
compañía para
efectuar los gastos
que origina el
cumplimiento de
sus actividades.
Arqueo de Hace referencia al COORDINADOR Ángela Pérez
inventarios análisis, recuento y ÁREA DE
comprobación de CONTABILIDAD
los bienes que posee
la compañía.
Estudio de Mercado Análisis de la DIRECTOR DE Iban Montoya
viabilidad de un VENTAS
proyecto para
conocer la respuesta
del mercado.
Registro de Observación COORDINADOR William Arrazola
seguimiento de minuciosa del DEL ÁREA DE
entrega desarrollo de las DISTRIBUCIÓN
entregas de insumo.
Diseño de la entrevista.
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Caren Tatiana Rodriguez
JAIRO CAMACHO
GERENTE GENERAL
Conocer los Objetivos estratégicos a corto,
mediano y largo plazo de la compañía y la
Política administrativa operativa de ésta.
1. Preguntas Abiertas
2. Estructura Embudo
1. ¿Conoce los objetivos estratégicos a
corto, mediano y largo plazo?
2. ¿Están definidos éstos en un plan
estratégico?
3. ¿Sabe quién es el encargado de diseñar y
elaborar la Política administrativa
operativa de ésta? Menciónelos.
4. ¿Mencione los objetivos estratégicos a
corto, mediano y largo plazo por según la
relevancia que tengan para usted?
Caren Tatiana Rodriguez
JAIRO CAMACHO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Conocer los informes de ejecución
presupuestal y proyección de la empresa
1. Preguntas cerradas
2. Estructura Embudo
1. ¿Conoce la utilidad de los presupuestos
para conseguir los resultados previstos por
la gerencia?
2. ¿Tiene conocimiento cómo se realiza el
presupuesto global, el contenido de los
diferentes tipos de presupuestos y las
etapas del mismo?
3.Mencionelos los objetivos estratégicos a
corto, mediano y largo plazo por según la
relevancia que tengan para usted
4. ¿Identificar cuáles son sus requisitos y
cuáles las limitaciones de la realización del
control presupuestario? Menciónelos.
5. ¿Saber cómo calcular e interpretar las
desviaciones y tomar las decisiones que
procedan a tiempo?
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Caren Tatiana Rodriguez
ANGELICA PEREZ
COORDINADOR ÁREA DE
CONTABILIDAD
Determinar cómo se manejan los activos y
pasivos de la empresa.
1. Preguntas cerradas
2. Estructura Embudo
1. ¿Manejan un adecuado margen de
beneficios bruto es decir la diferencia entre
el coste de las ventas y su precio de venta
sin impuesto?
2. El porcentaje de ganancia de los
acciones es mayor a su inversión?
3. ¿Los activos de la empresa son mayores
a los pasivos?
4. ¿Se tiene control de la información
financiera de la empresa o es de libre
conocimiento para sus trabajadores?
5. ¿Manejan convenios con entidades
financieras para manejar los saldos a
cobrar, es decir el dinero que debe la
empresa?
Caren Tatiana Rodriguez
ROBERTO ANAYA
DIRECTOR DE PRODUCCION
Conocer la actividad productiva de la
empresa como un subsistema empresaria
para si determinar su funcionamiento y
control.
1. Preguntas cerradas
2. Estructura de pirámide
1. Las decisiones tomadas por jefes o
gerentes de otras áreas afectan al área de
producción? R/= Si
2. Cuentan con programas de capacitación
contante para los operarios? R/= No
3. La planta cuanta con más de dos mallas
de turno en el día? R/= No
4. El costo de la producción se estima con
base a un sistema de costos? R/= Si
5. Se encuentran segregadas las funciones
dentro del área? R/= Si5. ¿Manejan

Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
convenios con entidades financieras para
manejar los saldos a cobrar, es decir el
dinero que debe la empresa?
Caren Tatiana Rodriguez
IVAN MONTOYA - WILLIAM
ARRAZOLA
DIRECTOR DE VENTAS y
DISTRIBUCION
Conocer las estrategias de venta a corto,
mediano y largo plazo, para así determinar
su estado actual.
1. Preguntas cerradas
2. Estructura de pirámide
1. ¿Cuenta con un modelo de abordaje en
ciclo de ventas corto en comparación con
un ciclo de ventas largo? R/= No
2. ¿El personal de ventas en contratado con
experiencia previa a su vez es medido y
evaluado periódicamente para reforzar sus
habilidades comerciales? R/= No
3. ¿Influyen las redes sociales en su
proceso de venta? R/= Si
4. ¿Cuentan con líderes de zona para tener
un control sobre el cumplimiento de las
ventas? R/= Si
5. ¿Cómo director de ventas conoce la
diferencia entre marketing de marca,
generación de leads y la habilitación de la
fuerza de ventas? R/= Si
6. ¿Manejan un canal de distribución
adecuado sujeto al número de pedidos
realizados? R/= No
Diagrama de flujo

Nota: Fuente propia.

Definición de problema
Áreas
Problema Gerente general
Problema Área Administrativa
Problema Área de Talento Humano
Problema Área Financiera
Problema Área de Producción
Problema Área de Ventas
Descripción del Problema
De cara al proceso se evidencia que se
debe promover al desarrollo e innovación
ya que la empresa no ha salido de su zona
de confort.
No hay revisión de las necesidades
operativas y comunicación entre los
departamentos.
No cuentan con un plan de procedimientos
detalladas lo que produce falta de control y
supervisión sobre el personal.
En esta se habla de un posible plan de
inversión que al parecer no ha cumplido
con lo estipulado, sería bueno, por
ejemplo, en la “Perspectiva de los Procesos
Interno” la mejora de infraestructura para
la producción, así disminuiría tiempo en
este proceso y por ende en la entrega de
productos a los clientes
Actualmente el personal no se está
capacitando de manera constante lo que
provoca mal uso de las herramientas y
desconocimiento del proceso.
Al no contar con un modelo de ventas
establecido, los asesores se ven en la
obligación de direccionar al cliente bajo las
técnicas que ya conocen.
Se identifica que el personal de ventas no
se le realiza un seguimiento adecuado tanto
en su contratación como en la práctica ya
que no son evaluados de forma periódica
A no contar con un adecuado canal de
distribución no se garantizara ni
controlaran las órdenes de cliente.
 CONCLUSIONES

Finalmente se identifica que la empresa PROINSUMOS S.A debe ejecutar un plan de

acción con la finalidad de impactar y trabajar con cada una de las áreas que están
presentando inconvenientes en el proceso y para su respetivo seguimiento se debe generar
un control de manera periódica para conocer la evolución del mismo y así determinar qué
tan efectivo fue haber realizado la etapa de análisis en la empresa.
Bibliografía.
GARDNER, Albert C. "Programación Estructurada", El Ateneo, 1986.
KLEIN, Miguel J. "Circuitos Administrativos. Técnicas y Casos", 5° ed., Tesis, 1987.
LARDENT Alberto R.; GÓMEZ ECHARREN Manuel A. “Técnicas de organización,
sistemas y métodos”. Editorial Club de estudio. Año 1984 • - Kendall y Kendal, “Análisis
y diseño de sistemas”, Edición 6ta., Editorial Person Educacion • - Laudon Kenneth y
Laudon Jane, “Sistemas de Información Gerencial”, edición 8va, Editorial Prentice Hall •
- Ivar Jacobson, Grady Booch y James Rumbaugh, “El proceso unificado de desarrollo de
software”, Editorial Addison Wesley
MARTIN, Miguel A.; TOLOSA, Ernesto J. "Racionalización de Formularios", Ediciones
de Contabilidad Moderna, 1973 • MARTIN, J. "Organización de Bases de Datos",
Prentice Hall, 1984.
NARDELLI, Jorge R. "Auditoría y Seguridad de los sistemas de computación",
Cangallo, 1984.
WALTON, Mary. "Deming en la práctica", Norma, 1992.
WARNIER, J. D. "Práctica de la construcción de un conjunto de datos", Editores
Técnicos Asociados, 1977. • Revistas. Administración de Empresas. Compu Magazine.