ACTIVIDAD 3

EDNA JINETH ROCHA RUBIANO

DAVID ALBERTO CASTAÑO ALDANA

(Docente)

GRUPO FU3

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES

FUSAGASUGA

2020
 1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
 LISTA DE INSUMOS EN PROINSUMOS S. A.

N de Nombre del Descripción del insumo Área Funcionario

Insum insumo Responsable Responsabl
o e
1 Informe de En el informe de utilidades se puede ver el Gerente Jairo
Utilidades comparativo de la empresa con respecto a sus General Camacho
utilidades en los años desde 2008 hasta el
2013
2 Balance General Se ve reflejado el resultado de la operación de Gerente Jairo
la empresa, también se puede observar General Camacho
comparación entre el año 2008 al 2013
3 Estrategias para Son todas las acciones que hace la compañía Gerente Jairo
incrementar las con el fin de llevar a cabo los objetivos General Camacho
ventas y planteados por la entidad.
rendimientos
4 Informe sobre Son todos los planes que se diseñan para Gerente Jairo
proyectos suplir necesidades colectivas. General Camacho
5 Organigrama Se indica el nivel jerárquico de la compañía, Director Víctor
los niveles de responsabilidad, comunicación y Administrativo Ocampo
supervisión.
6 Objetivos Son los objetivos a los que la empresa espera Director Víctor
estratégicos llegar. Administrativo Ocampo
7 La misión Hacia donde se dirige la empresa a largo plazo Director Víctor
Administrativo Ocampo
8 Visión Es lo que la empresa quiere cumplir y para Director Víctor
quien lo quiere hacer. Administrativo Ocampo
9 Manual de Es el documento en el cual se contemplan las Directora de Sonia Pérez
Funciones funciones de los miembros de la organización. Talento
Humano
10 Políticas de Orientan a los trabajadores para desarrollar Directora de Sonia Pérez
Talento Humano sus labores de la mejor forma y cumplir con Talento
los objetivos propuestos. Humano
11 Plan anual de Acciones que aportan las competencias, o *Directora de *Sonia
capacitación capacidades, que requiere el recurso humano Talento Pérez
para cumplir los objetivos fijados por la Humano
organización. *Coordinación *Edilson
de capacitación Vargas
12 Los planes de Son los planes que corresponden a responder *Directora de *Sonia
bienestar y las necesidades de los miembros de la Talento Pérez
estímulos organización Humano *María
*Coordinadora Betancourt
de planes e
incentivos
13 Plan de Es un proyecto que asigna recursos Director Darío
Inversión disponibles en las áreas de la organización, Financiero Thompson
para el logro de los objetivos propuestos.
14 Flujos de Son las actividades desarrolladas por la Director Darío
efectivo empresa con el propósito de producir Financiero Thompson
producidos en la ingresos.
operación
15 Estados Muestra la realidad de la empresa conforme a Director Darío
financieros los movimientos de la entidad mensualmente Financiero Thompson
mensuales para poder hacer un análisis.
16 Estrategia de Para cumplir las metas personales de los Coordinación de Edilson
desarrollo para trabajadores de forma personal u capacitación Vargas
los empleados organizacional.
17 Evalúa el Procedimiento para medir la efectividad de la Coordinación de Edilson
impacto de la información impartida al personal de la capacitación Vargas
capacitación de organización, para el logro de mejores
los empleados habilidades para el trabajo.
18 Organiza la Consiste en la elaboración de lo necesario Coordinadora María
fiesta de año para llevarla a cabo, el espacio de tiempo, los de planes e Betancourt
materiales necesarios el personal que asiste. incentivos
19 Control de Se muestra la información correspondiente al Coordinadora Ángela
movimiento presupuesto con el que cuenta la compañía y del Área de Pérez
contables para el modo en el que la empresa lo utiliza, contabilidad
generar los además de mostrar los ingresos, gastos,
balances y obligaciones y recursos con los que cuenta la
demás reportes empresa
financieros
20 Administración Se relaciona con la ejecución de órdenes de Director de Roberto
de recursos pedidos provenientes de los negocios producción Anaya
realizados
21 Seguimiento de Se toma en cuenta todos los procesos para la Director de Roberto
las actividades elaboración de un producto estimando el producción Anaya
para la tiempo de elaboración, entre otros.
elaboración de
los productos
22 Lineamientos Planeación y ejecución de actividades que Director de Roberto
para el involucran a todas las áreas de la producción Anaya
desarrollo de organización.
productos
nuevos e
innovadores
23 Clientes Se encuentra toda la documentación e Director de Iván
información de los clientes, ya sea de donde ventas Montoya
es el cliente hasta cuales son los productos
que más compran.
24 Proyecciones de Se hace una estimación a partir de Director de Iván
ventas a corto, información recolectada donde se puede ver ventas Montoya
 mediano y largo más o menos cuanto espera la empresa
plazo generar en ventas.
25 Supervisar la Detectar si los productos son elaborados con Coordinador del Emilio
elaboración de los estándares de la organización, verificando área de Zapata
productos si cumplen o no con los criterios acordados. producción
26 Cantidad Verificación que la elaboración de los Coordinador del Emilio
elaborada sea la productos sea acorde con el pedido por los área de Zapata
pedida por el clientes. producción
cliente
27 Especificaciones Verificar que los productos cuenten con las Coordinador del Emilio
del Producto especificaciones para su elaboración área de Zapata
producción
28 Zonas de Manejo de tiempo en el momento de la Coordinador del William
distribución distribución del producto al cliente final. Área de Arrazola
distribución
29 Condiciones y Es el control de calidad de los productos Coordinador del Julián
especificaciones donde se verifica que cuenten con todo lo que área de control Becerra
exige los estándares de calidad de la
compañía.
30 Procedimiento Debe corresponder a evaluar la necesidad de Coordinador del Carlos
para la dichos productos, el valor de los productos y Área de López
adquisición de el volumen. materiales
materia

 ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: Información que hizo falta para hacer un

análisis completo en Proinsumos S.A.
 Falta información que muestre cual es el verdadero tiempo de la demora en
cada proceso.
 Falta ordenes de compras, ordenes de producción y facturas de ventas que se
han desarrollado, debido a que no se observa un control de los insumos.
 Falta información del conteo físico ya que Kardex no existe.
 Falta observaciones por parte de los clientes, para así contextualizar cuales
son sus necesidades y como se solucionan.
 Faltan las políticas internas de inventarios para verificar el manejo de las
existencias.

 DISEÑO DE ENTREVISTAS A LOS TRABAJORES DE PROINSUMOS S.A.

1 ENTREVISTA
Nombre del entrevistador Edna Rocha
Nombre del entrevistado Carlos López
Área a la que pertenece Coordinador del área de materiales
Objetivos de la entrevista Conocer el tratamiento que se le da a de los insumos en
todos los procedimientos que corresponden a esta área.
Estructura de la entrevista Pregunta abierta - Estructura de pirámide
Preguntas
2 ENTREVISTA
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área a la que pertenece
Objetivos de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
3 ENTREVISTA
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área a la que pertenece
Objetivos de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
 ¿Se realiza conteo físico de las existencias?
 ¿se tiene comunicación con el área de materiales y
de contabilidad para tener un control de ordenes
de compras y facturas de ventas?
 ¿Cómo puede saber el volumen de compra sin
tener control de existencias?
 En el despacho de materia prima a productos en
proceso, ¿sí se tiene en cuenta la rotación de
productos para que salgan los primeros productos
que entraron y no los últimos?
 ¿Se cuenta con una política de inventarios?
 ¿Le gustaría contar con un sistema donde se
suministre la información de los insumos para
saber instantáneamente con cuantos cuenta la
entidad?
Edna Rocha
Willian Arrazola
Coordinador de distribución
Conocer los tiempos que se demora la entrega de los
productos
Pregunta abierta – Estructura de Pirámide
 ¿Cuáles son los tiempos estimados en la entrega
de productos por zona?
 ¿Los clientes al recibir el producto han hecho
observaciones sobre la demora?
 ¿Qué tipo de condiciones cree que origina demora
en la entrega de pedido según la zona, como por
ejemplo el tipo de carretera?
 ¿Considera que se puede disminuir los tiempos de
entrega?
Edna Rocha
Cliente
EXTERNO
Conocer cuál es el tiempo estimado de los clientes.
Pregunta abierta – Estructura de Embudo
 ¿Cuál sería el tiempo estimado que le gustaría que
llegaran sus productos?
 ¿Cuánto tiempo se demora en llegar el producto
desde la fecha en la que hace la orden de compra?

4 ENTREVISTA
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área a la que pertenece
Objetivos de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
5 ENTREVISTA
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área a la que pertenece
Objetivos de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
 ¿Le gustaría tener más plataformas para la agilidad
en el momento de pedido?
Edna Rocha
Roberto Anaya
Director de Producción
Conocer el origen de la demora en la elaboración de
productos
Conocer el origen de la demora y sus obstáculos en la
elaboración de productos.
Pregunta abierta – Estructura de Diamante
 ¿Cuál es la razón de la demora en los procesos de
producción?
 ¿Cuál considera que es el área donde se invierte
más tiempo?
 ¿considera usted que se puede planear el tiempo
de entrega siendo este más corto?
Edna Rocha
Iván Montoya
Director de ventas
Conocer si se tiene en cuenta las observaciones de los
clientes
Pregunta abierta- Estructura de embudo
 ¿Considera usted que esta área de ventas
suministra la información de forma eficaz a las
demás áreas?
 ¿Está de acuerdo en que se pueden utilizar
métodos más eficientes y de comodidad para los
clientes, donde puedan desarrollar las ordenes de
pedido por medio de las tecnologías de la
información?
 ¿Se realiza un seguimiento al cliente para saber si
está satisfecho con los productos suministrados y
si están de acuerdo con los tiempos de entrega?
 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE PROINSUMOS S.A.
  DEFINICION DEL PROBLEMA DE PROINSUMOS S.A.
ÁREAS
Problema general identificado en
Proinsumos S.A.
Gerente General
Director Administrativo
Director de talento humano
Director Financiero
Coordinador de Capacitación
Coordinador de Planes e incentivos
Coordinado del área de Contabilidad
Director de Producción
Director de Ventas
Coordinador del área de Producción
Coordinador del área de Distribución
Coordinado del área de Control
Coordinador área de Materiales
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
*La compañía no cuenta con forma de medir las existencias ni de
tener control sobre ellas, por esta razón al llegar los insumos no
hay un debido control sobre ellos.
*Las áreas no cuentan con información y comunicación directa
ente ellas por tal razón se demora la transmisión de información y
por ende el envió del producto al cliente final.
*La compañía no cuenta con un objetivo claro que estipule el
tiempo de demora de entrega pedido al cliente, al cual se
encamine los trabajadores.
*No se tiene en cuenta las observaciones del cliente, ya que es
parte fundamental de la compañía.
El Gerente General no tiene relación directa con las demás áreas.
Falta incluir e implementar más objetivos estratégicos
encaminados al manejo de tiempos en los procesos.
No hay comunicación ni relación entre las áreas de la compañía.
No suministra información a otras áreas que podrían necesitarla
Se observa muy poco control de parte de esta área sobre las
existencias.
No se aprovecha la información suministrada de los clientes para
generar estrategias para la permanencia de los clientes.
Falta implementar estrategias como las tecnologías de la
información para tener contacto con los clientes.
Los tiempos estipulados por esta área no cumple con los
requeridos por el cliente.
2. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
Invertir en programas donde se
establezca una base de datos para
Objetivos suministrar información de manejo de
estratégicos: existencias, donde se pueda observar la
Crear un Perspectiva cantidad de productos con los que cuenta
sistema de Financiera la empresa de forma instantánea.
información Problema:
Invertir en capacitaciones para los
en el que falta de
trabajadores donde se enseñe al manejo
todas las comunicación
de las TIC, con el fin de reducir el tiempo
áreas se entre las áreas
en los procesos.
relacionan y falta de base
Tener a disposición de los clientes un
entre sí, en de datos
espacio en el que ellos puedan realizar
el cual la donde se Perspectivas de los
sugerencias y observaciones con el fin de
información suministre clientes
cubrir sus necesidades.
de las información
existencias de forma
Fijar dentro de los objetivos estratégicos
se encuentre constante
el tiempo en duración de procesos por
totalmente sobre las
Perspectivas de los cada área para estipular una meta de
actualizada, existencias,
procesos internos entrega.
con el fin de por
que los consecuencia
procesos una gran
sean más demora en la Implementar un sistema de información
cortos y por entrega de entre todas las áreas, con el fin de que
ende se pedidos. todos tengan conocimientos de los
necesite Perspectivas de procesos aplicados en cada una, para
menos Aprendizajes y esto se debe incluir las TIC, ejemplo en el
tiempo en la Desarrollo momento de recibir los productos del
elaboración. proveedor se envié de forma instantánea
la información al área de producción.
 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
 Diagrama de contexto
 Diagrama de desglose
  CONCLUSIONES

La implementación de este sistema de información es de gran importancia para la empresa

Proinsumos S.A. lo antes posible, con el análisis que se realizó sobre la empresa se observó
carencia de comunicación entre las áreas, razón por la cual los procesos se realizan con mayor
tiempo en el control de existencias, además de la falta de implementación y manejo de las
tecnologías de la información entre los trabajadores lo cual causa falta de eficiencia y eficacia
en el manejo de tiempo.

La aplicación de esta propuesta le ayudara a tener una relación más amigable con sus clientes
quienes son uno de los pilares fundamentales para su organización, además de la integración
que se realiza con los miembros de la organización donde gracias a la implementación del
sistema se vera la comunicación fluida entre ellos, dando como respuesta un gran desempeño
y agilidad.

Para su aplicación se debe implementar las tecnologías de la información y su manejo en

cada funcionario, además se debe agregar una base de datos donde se puede suministrar la
cantidad, la referencia y valor de los productos comprados al proveedor, donde se evidencie
la cantidad que se envía a productos en proceso y por último a productos terminados.

Se debe tener en cuenta que la empresa Proinsumos S.A. al aceptar la propuesta debe
contribuir con los recursos necesarios para su implementación, además de la total disposición
por parte de los trabajadores.
 REFERENCIAS

Mogollón Carvajal, O. L. Teoría de Sistemas, Lectura de estudio I. Recuperado de

https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundamentos_de_sis
temas_de_informacion/fundamentos_lectura_1.pdf

Mogollón Carvajal, O. L. Análisis de los sistemas de información. Lectura de estudio II. Recuperado
de
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundamentos_de_sis
temas_de_informacion/fundamentos_lectura_2.pdf

Mogollón Carvajal, O. L. Modelos. Lectura de estudio III. Recuperado de

https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundamentos_de_sis
temas_de_informacion/fundamentos_lectura_3.pdf

Mogollón Carvajal, O. L. Introducción. Análisis de Sistemas de Información. Lectura de estudio IV.

Recuperado de
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundamentos_de_sis
temas_de_informacion/fundamentos_lectura_4.pdf