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Actividad de aprendizaje 2: “Visita virtual” a la empresa: Etapa de


Análisis

Katherine Arias Varela


Marzo 2019

Universidad de Cundinamarca
Especialización en sistemas de información gerencial
Fundamentos de Sistemas de Información
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Abstract

En el presente documento se encuentra la solución de la actividad número 2 del núcleo

temático de fundamentos de sistemas de información en donde después de realizar la

visita virtual a la empresa ProInsumos S.A. se analiza e interpreta la función de los

sistemas de información en el proceso organizacional de la empresa, lo cual corresponde

a la etapa de análisis donde como principal objetivo está la definición del problema

después de realizar el respectivo análisis.


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Tabla de contenido

Capítulo 1 Listado de Insumos ........................................................................................... 4

Capítulo 2 Análisis de la información ............................................................................... 8

Capítulo 3 Diseño de entrevistas...................................................................................... 10

Capítulo 4 Diagrama de flujo ............................................................................................ 13

Capítulo 5 Definición del problema .................................................................................. 14

Bibliografía ....................................................................................................................... 15
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Capítulo 1

Listado de Insumos

Teniendo en cuenta la visita realizada a la empresa ProInsumos S.A. al ser bienvenido

como Analista de Información se encuentran los siguientes insumos de acuerdo al

proceso que se lleva a cabo dentro de cada una de las direcciones:

Número Nombre del Descripción del Área Funcionario


de insumo Insumo responsable responsable
insumo
1 Informe de Presentación de los Gerencia Jairo
Utilidades ingresos y egresos de General Camacho
ProInsumos S.A.
2 Estados Suministrar Dirección Ángela Pérez
financieros información sobre la Financiera
situación financiera,
el rendimiento y los
flujos de efectivo de
ProInsumos S.A..
3 Balance General Resultado de la Dirección Ángela Pérez
operatividad de Financiera
ProInsumos S.A.
4 Estrategia de Acciones que se Gerencia Jairo
Ventas llevaran a cabo en General Camacho
ProInsumos S.A. para
cumplir con los
objetivos de venta
propuestos
5 Proyectos para Planes que se diseñan Gerencia Jairo
beneficio de la para satisfacer las General Camacho
comunidad necesidades de una
colectividad.
6 Organigrama Modelo gráfico de la Dirección Víctor
línea de autoridad, Administrativa Ocampo
responsabilidad,
comunicación y
5

supervisión de las
diferentes áreas.

7 Objetivos Propósitos de Dirección Víctor


estratégicos ProInsumos S.A. para Administrativa Ocampo
lograr a futuro
8 Misión Exposición de hacia Dirección Víctor
dónde se dirige la Administrativa Ocampo
empresa a largo
plazo.
9 Visión Es la razón de ser de Dirección Víctor
ProInsumos S.A. y lo Administrativa Ocampo
que pretende cumplir
en la sociedad
10 Manual de Documento Formal Dirección de Sonia Pérez
Funciones de los cargos y Talento
funciones de los Humano
miembros de
ProInsumos S.A.
11 Políticas de Directrices y normas Dirección de Sonia Pérez
Talento Humano de cada área de Talento
ProInsumos S.A. Humano
12 Plan Anual de Acciones para Dirección de Edilson
Capacitación reforzar las Talento Vargas
competencias y Humano
capacidades del
recurso humano.
13 Planes de Programas para Dirección de María
Bienestar y responder a la Talento Betancourt
estímulos necesidades de los Humano
miembros de
ProInsumos S.A. e
incentivando la
relación con el
entorno social.
14 Plan de Programa en el que Dirección Darío
Inversión se detalla el destino, Financiera Thompson
las acciones y los
plazos de las
inversiones.
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15 Flujos de Son las actividades Dirección Darío


Operación desarrolladas por la Financiera Thompson
empresa con el
propósito de producir
ingresos.
16 Estrategias de Son los planes de Dirección de Edilson
Desarrollo para acción para generar Talento Vargas
el personal una cultura Humano
organizacional.
17 Evaluación del Medición de la Dirección de Edilson
impacto de la efectividad de la Talento Vargas
capacitación formación impartida Humano
al personal de
ProInsumos S.A.
18 Administración Planificación de las Dirección de Roberto
de los recursos ordenes de pedido Producción Anaya
teniendo en cuenta la
fuerza de ventas de
ProInsumos S.A.
19 Seguimiento de Matriz con los ítems Dirección de Roberto
las actividades de las actividades que Producción Anaya
para la se desarrollan en la
elaboración de elaboración de los
productos productos.
20 Lineamientos Planeación y Dirección de Roberto
para el ejecución de Producción Anaya
Desarrollo de actividades en donde
productos se involucran todas
las áreas de la
organización.
21 Clientes Base de datos con la Dirección de Iván Montoya
información Ventas
correspondiente de
los clientes.
22 Proyecciones de Es la cantidad de Dirección de Iván Montoya
Venta ingresos que Ventas
ProInsumos S.A.
espera ganar en el
futuro.
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23 Planilla de Es una herramienta Dirección de Emiliano


verificación del impresa a modo de Producción Zapata
producto formato, utilizada
para recoger y
compilar de forma
estructurada datos
asociados a un
proceso o situación
particular definida.
24 Orden de Pedido Documento con la Dirección de Emiliano
información remitida Producción Zapata
por el comprador con
la información
necesaria para la
fabricación del
pedido.
25 Control de Documento que Dirección de Emiliano
especificaciones define un conjunto de Producción Zapata
del producto requerimientos que
un producto o
ensamblaje necesitan.
26 Procedimiento Documento en el cual Dirección de Carlos López
para la se establecen los Producción
adquisición de acuerdos tomados en
Materia Prima reunión para
el análisis de
inventario y pedidos.
27 Control de Conjunto de Dirección de Julián Becerra
calidad mecanismos, Producción
acciones y
herramientas
realizadas para
detectar la presencia
de errores.

Tabla 1. Tabla de insumos de ProInsumos. Fuente: Elaboración propia


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Capítulo 2

Análisis de la información

Al realizar la visita de ProInsumos S.A. y realizar el cuadro de insumos de acuerdo a lo

expuesto por los encargados de cada área y proceso especifico de la empresa, se puede

evidenciar como se aplica en sus sistemas de información el cuadro de mando integral

(CMI) el cual fue creado por Robert Kaplan y David Norton en 1992 y corresponde a un

modelo de medición de desempeño corporativo, usado en la planificación y control de la

gestión de las empresas, por lo que es concebido como parte de todo un sistema de

planificación estratégica y de gestión. Este se construye a partir de los objetivos

estratégicos de cada organización divididos en la perspectiva que se deben cumplir en

cada una de las unidades de mando a fin de definir a través de indicadores de gestión si

estos se cumplen o no, lo cual se encuentra dirigido y realizado por el director

administrativo. (Zuñiga Jara, 2011)

Dentro de la información que se evidencia en la visita podemos ver como en el área de la

gerencia general se encargan de la presentación de los informes financieros como lo son

las utilidades, balance general que son construidos en el área financiera teniendo como

resultado que es una empresa que se encuentra muy bien capitalizada y generando gran

cantidad de ganancias por su buen rendimiento y ventas en el mercado, por otro lado se

trazan unas estrategias a cumplir en donde se ven involucradas todas las unidades del

negocio para fortalecer el incremento en las ventas y por último se ve la presentación de


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nuevos proyectos para uso de la comunidad los cuales vienen siendo adelantados desde el

área de producción a fin de mejorar los productos existentes. Dentro del área de talento

humano se tienen definidos por documentos escritos cuales son las funciones de cada uno

de los colaboradores del organigrama y la delegación de las funciones realizadas dentro

de su área y como deben ser dentro de esta área podemos evidenciar que no se relaciona

la información de cómo es manejado el tema de la contratación del personal, y como es el

nivel de satisfacción de los empleados en la compañía lo cual es importante tenerlo en

cuenta para la conformación del sistema de información.

Por otro lado, encontramos la dirección de producción y ventas, las cuales se encuentran

relacionadas muy estrechamente ya que en la dirección de producción es necesario tener

la información de cuanto es lo propuesto a vender para así mismo producir y pedir los

insumos necesarios, para lo cual se evidencia una problemática muy grande y es que no

se encuentra un sistema de inventario que permita saber cuánto tienen en insumos y en

materia terminada. Finalmente, después de los procesos operativos dentro de la

organización se tiene la distribución del producto lo cual para lo cual no se tiene

información de cómo se maneja y distribuye y los tiempos estimados de entrega al

cliente.
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Capítulo 3

Diseño de entrevistas

Para la realización de las entrevistas, según Kendall & Kendall lo define como el proceso

de recopilar información en una conversación dirigida con un propósito específico en el

cual se usa un formato de preguntas en este caso se realizaran preguntas abiertas para

complementar la información que no fue suministrada dentro de la visita a ProInsumos.

(Kendall, 2011)

Nombre del entrevistador Katherine Arias Varela


Nombre del entrevistado Jairo Camacho
Área a la que pertenece Gerencia General
Objetivo de la entrevista Como es el manejo de la información dentro de la organización.
Estructura de la entrevista Preguntas abiertas
Preguntas 1 ¿Cuenta ProInsumos s.a. con un sistema de información?
¿Cree que es importante que una organización cuente con un sistema de
2 información?
Cuáles considera que pueden ser las funciones principales de un sistema de
3 información en compañías que tengan esta actividad económica.
¿Cuál o cuáles son los procedimientos más difíciles de controlar por la
4 compañía?
¿Dentro de sus planes desea implementar un sistema de información a
5 ProInsumos s.a.?

Nombre del entrevistador Katherine Arias Varela


Nombre del entrevistado Sonia Pérez
Área a la que pertenece Dirección Talento Humano
Como es el proceso de contratación y manejo de bases de datos para los empleados de la
Objetivo de la entrevista
compañía.
Estructura de la entrevista Preguntas abiertas
Preguntas 1 ¿Cómo es el manejo del proceso de contrtación de personal?
2 ¿Cuentan con alguna base de datos del personal de la compañía?
3 ¿Bajo que condiciones contratan el persona?
¿Manejan algun oinforme en donde se lleve un control del personal que ingresa y
4 se retira de la compañía?
5 ¿Cómo miden la cantidad de personal que deben tener en la empresa?
6 ¿Quiénes definen el anterior criterio?
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Nombre del entrevistador Katherine Arias Varela


Nombre del entrevistado Roberto Anaya
Área a la que pertenece Producción
Objetivo de la entrevista Como es la entrega y distribucion de las labores en el proceso de producción.
Estructura de la entrevista Preguntas abiertas
Preguntas 1 ¿Cómo realiza la entrega del informe de administración de recursos?
¿Qué parametros establece para establecer los lineamientos de productos
2 nuevos?
¿Qué parametros establece para definir cuanto es el personal necesario para
3 cumplir con la producción?
¿Los trabajadores que cumplan co la productividad propuesta reciben algun tipo
4 de incentivo?
¿Considera que un sistema de información agilizaría la entrega del producto
5 terminado dentro de la empresa?
¿Le facilitaria tener un sistema de información en el cual la comunicación con los
6 datos del proveedor sea más rápida?

Nombre del entrevistador Katherine Arias Varela


Nombre del entrevistado Iván Montoya
Área a la que pertenece Ventas
Objetivo de la entrevista Identificar como es proceso de la venta en ProInsumos s.a.
Estructura de la entrevista Preguntas abiertas
Preguntas 1 ¿Cómo se encuentra encadenada el área de ventas con las demas áreas?
2 ¿Manejan factura electronica con sus clientes?
¿Manejan un base preferencial para los clientes frecuentes con los productos que
3 ocasionalmente necesitan?
¿Cuál es el tiempo de entrega del producto después de haber realizado la
4 solicitud de la venta?
¿Cómo se realiza la extensión de la información de venta con las demas areas
5 involucradas para dicha gestión?
¿Los clientes califican su nivel de satisfacción respecto a la entrega en el
6 producto?

Nombre del entrevistador Katherine Arias Varela


Nombre del entrevistado Julian Becerra
Área a la que pertenece Área de producción
Objetivo de la entrevista Como es el control de calidad para los productos.
Estructura de la entrevista Preguntas abiertas
Preguntas 1 ¿Cómo califican la calidad de los productos en términos cuantitativos?
2 ¿Existe un historial de los productos defectuosos en el mercado?
3 ¿Qué daños ocasiona el tener gran cantidad de producto defectuoso?
4 ¿Qué hacen con estos productos?
5 ¿Realizan pruebas de niel de satisfacción del cliente con el producto?
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Nombre del entrevistador Katherine Arias Varela


Nombre del entrevistado Emiliano Zapata
Área a la que pertenece Área de producción
Objetivo de la entrevista Como es el manejo de la información en el area de producción.
Estructura de la entrevista Preguntas abiertas
Preguntas 1 ¿Existe un inventario de la materia prima disponible?
2 ¿Existe un inventario de producto terminado disponible?
3 ¿Los datos obtenidos se registran en algún tipo de sistema de información?
¿Consideran la idea de manejar estos datos a a través de un sistema de
4 información que facilite este tipo de información?
5 ¿Cómo se realiza la planificación de la producción?
6 ¿Qué condiciones tienen en cuenta para planificar la producción?

Nombre del entrevistador Katherine Arias Varela


Nombre del entrevistado William Arrazola
Área a la que pertenece Dirección de ventas
Objetivo de la entrevista Conocer como se realiza el proceso de distribución.
Estructura de la entrevista Preguntas abiertas
Preguntas 1 ¿Como realiza la planeación de la entrega a los clientes?
2 ¿Cuenta con alguna base de datos de los contratistas que realizan la distribución?
3 ¿Cómo son distribuidos los contratistas para realizar la distribución?
4 ¿Con cuantas personas cuenta para realizar este proceso?
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Capítulo 4

Diagrama de flujo

Para que se pueda visualizar el proceso que se lleva a cabo dentro de ProInsumos S.A. se

realizó un diagrama de flujo de datos (DFD), el cual traza el flujo de la información para

cualquier proceso o sistema, en este caso se aplicó el diagrama de contexto el cual

muestra de un panorama básico de todo el sistema, donde se muestra a ProInsumos S.A.

como el sistema única de nivel alto y su relación con las diferentes áreas internas de ella

y externas con las que se logra el funcionamiento del sistema. (Lucidchart, 2012)
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Capítulo 5

Definición del problema

Teniendo en cuenta el análisis realizado con la información obtenida por cada una de las

áreas y la problemática general establecida por parte de la gerencia se tienen las

siguientes problemáticas por cada una de las áreas: (Lucidchart, 2012)

Áreas Descripción del problema


Problema General identificado en
ProInsumos S.A. Retraso en la entrega de los pedidos de los clientes.

Problema Área Administrativa No se establecen metas para mejorar los procesos internos.
No hay disponibilidad de personal para la ejecución de los
Problema Área de Talento Humano inventarios.

No se puede determinar el capital de trabajo en insumos y producto


Problema Área Financiera terminado debido a que no existe un inventario de estos.

No existe un sistema de inventarios con el cual se tenga un control


Problema Área de Producción riguroso de las existencias.

La información que reportada de las bodegas no es precisa y por lo


tanto debe enviar personal de distribución para corroborarla y
Problema Área de Ventas completar los pedidos.
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Bibliografía

Kendall, K. y. (2011). Análisis y Diseño de Sistemas. (8ª ed.). México: Pearson.

Obtenido de e http://www.kybele.etsii.urjc.es/docencia/SI/2012-

2013/Material/[SI-2010-

Lucidchart. (2012). Obtenido de https://www.lucidchart.com/pages/es/que-es-un-

diagrama-de-flujo-de-datos

Mizael. (Octubre de 2011). Sistemas de Información. Obtenido de [Blog] Recuperado de

http://mizaelkeyboar.blogspot.com/

Zuñiga Jara, S. &. (2011). Un cuadro de Mando Integral para una Empresa del.

Obtenido de http://www.panorama.utalca.cl/dentro/2011-jul/articulo3.pdf

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