Fundamentos de Sistemas de Información

Junio 04 de 2019

Elaboración de la propuesta
para Pro Insumos S.A.

MONICA ZORAIDA ROCHA GOMEZ

Actividad de aprendizaje 4: Elaboración de la propuesta para
Pro Insumos S.A.
 TABLA DE CONTENIDOS

1. Índice o tabla de contenido.

2. Descripción y tabla de insumos proporcionados.

3. Formatos de entrevistas requeridas.

4. Diagrama de Flujo que muestre la situación actual de la compañía.

5. Problemas identificados por áreas y en general.

6. Objetivos del nuevo sistema propuesto.

7. Diagrama de flujo de datos del sistema de información propuesto.

8. Cronograma de actividades, tomando como referente los dos meses asignados por el

Director Administrativo.

9. Costos: Incluya por lo menos dos cotizaciones que le proporcionen los costos

aproximados a invertir en el desarrollo del nuevo sistema que se ha propuesto como

solución

10. Conclusiones y recomendaciones para la compañía.

11. Anexos.
2. TABLA DE INSUMOS:

N° de Insumo Nombre del Descripción del Área Funcionario

Insumo Insumo Responsable Responsable

1 Informe de Análisis de Gerente Jairo Camacho

Utilidades Rentabilidad del General

Negocio

2 Balance Estado Gerente Jairo Camacho

General Financiero de la General

Empresa

3 Estrategias de Acciones que Gerente Jairo Camacho

Ventas lleva a cabo la General

compañía para

cumplir con los

objetivos de

venta propuestos

4 Informe sobre Proyecto Agro Gerente Jairo Camacho

los proyectos ecológico para la General

conservación del

suelo y del medio

ambiente
5 Organigrama Modelo grafico Director Víctor Ocampo

que indica la Administrativo

línea de

autoridad,

responsabilidad,

comunicación y

supervisión de

las áreas que

componen la

compañía

6 Objetivos Propósitos Director Víctor Ocampo

Estratégicos deseados que la Administrativo

compañía se

propone lograr

para el futuro

7 Misión Exposición clara Director Víctor Ocampo

de hacía a donde Administrativo

se dirige la

empresa a largo

plazo y en que se

va a convertir la

misma
8 Visión Define lo que la Director Víctor Ocampo

compañía Administrativo

pretende cumplir

en la sociedad en

la que actúa, lo

que pretende

hacer, y para

quien lo va hacer

10 Manual de Documento Director de Sonia Pérez

Funciones formal para Talento

plasmar los Humano

cargos con sus

respectivas

funciones de los

miembros de la

organización

11 Políticas de Normas y Director de Sonia Pérez

Talento responsabilidades Talento

Humano de cada área de la Humano

organización las

cuales deben ser

divulgadas y
 entendidas por

cada miembro

12 Plan anual de Acciones que Director de Sonia Pérez

capacitación aportan las Talento

competencias o Humano

capacidades, que Edilson Vargas

Coordinador de
requiere el
Capacitación
recurso humano

para cumplir los

objetivos fijados

por la

organización

13 Plan de Programas cuyo Director de Sonia Pérez

Bienestar y fundamento es Talento

Estímulos responder a las Humano

necesidades de Edilson Vargas

Coordinador de
los miembros de
Capacitación
la organización ,

manteniendo y Coordinadora María

mejorando sus de Planes e Betancourt

condiciones en el Incentivos

entorno social
14 Plan de Proyecto que Director Darío

Inversión asigna recursos Financiero Thompson

disponibles en las

áreas de la

organización

para el logro de

los objetivos

15 Flujos de Actividades Director Darío

Operación desarrolladas por Financiero Thompson

la empresa con el

propósito de

producir ingresos

16 Estados Información Director Darío

Financieros sobre la Financiero Thompson

economía de la

empresa, cuyo

objetivo es dar

una visión

general de la

misma

17 Estrategias de Promueve el Coordinador de Edilson Vargas

desarrollo para desarrollo de la Capacitación

los empleados compañía a la par

 con el de sus

empleados a

través de un plan

de acción para

alcanzar los

objetivos

18 Evaluación del Medir la Coordinador de Edilson Vargas

Impacto de la efectividad de la Capacitación

Capacitación formación

impartida al

personal de la

organización,

para el logro de

mejores

habilidades para

el trabajo

19 Control de Procesar la Coordinadora Ángela Pérez

Movimiento información Área de

Contable correspondiente a Contabilidad

los activos,

pasivos, ingresos

y egresos

producto de la
 operatividad de

la empresa

20 Administración Planificación de Director de Roberto Anaya

de Recursos las órdenes de Producción

pedido

provenientes de

los negocios

realizados por la

fuerza de ventas

de la compañía

21 Seguimiento de Se realiza el Director de Roberto Anaya

Actividades proceso de Producción

para la producción según

Elaboración de lo establecido en

los Productos la guía de

actividades para Coordinador Emiliano

cada producto Área de Zapata

Producción

23 Desarrollo de Planeación y Director de Roberto Anaya

Productos ejecución de Producción

Nuevos actividades que

involucran a

todas las áreas de

 la empresa para

sacar adelante el

proyecto en

tiempo

determinado

24 Clientes Base de datos Director de Iván Montoya

con un registro Ventas

individual por

cliente que

incluye una

calificación

interna de

acuerdo a su

historial de pago

25 Proyecciones de Cantidad de Director de Iván Montoya

Ventas ingresos que la Ventas

empresa espera

ganar a corto,

mediano y largo

plazo

26 Supervisar la Controlar e Coordinador Emiliano

Elaboración de inspeccionar el Área de Zapata

los Productos proceso de Producción

 trasformación de

materias primas

en producto final

27 Verificación Comprobar Coordinador Emiliano

Orden de cantidad, detalle, Área de Zapata

Pedido precio, Producción

condiciones de

pago del pedido

28 Control de Comprobar Coordinador Emiliano

Especificación orden, cliente, Área de Zapata

de Productos producto, Producción

del Pedido cantidad.

29 Distribución de Coordinador William

Productos Área de Arrazola

Distribución

30 Transporte del Contratistas que Coordinador de William

producto transportan el Área de Arrazola

producto Distribución

31 Planeación de Coordinador de William

entregas Área de Arrazola

Distribución
32 Condiciones y Controlar que los Coordinador Julián Becerra

especificaciones productos Área de

de Calidad elaborados Control

cumplan con las

condiciones y

especificaciones

para salir al

mercado

33 Proveedores Coordinador Carlos López

Área de

Materiales

34 Adquisición de Elaborar lista de Coordinador Carlos López

Materias Primas materias primas, Área de

cotizar, solicitar Materiales

aprobación del

área de

contabilidad y

verificar que los

insumos sean de

buena calidad

para enviarlos al

área de

producción
3. FORMATOS DE ENTREVISTAS REQUERIDAS:

Nombre del entrevistador Mónica Rocha

Nombre del entrevistado Víctor Ocampo

Área a la que pertenece Director Administrativo

Objetivo Obtener la información necesaria para

conocer el funcionamiento de la empresa.

Estructura de la entrevista Estructura de diamante

Preguntas ¿Después de realizar la venta, qué procesos

se requieren para la entrega del producto

final?

¿Qué áreas están involucradas en el

proceso de elaboración de los productos?

¿Considera útil adoptar un sistema de

información que mejore los procesos

actuales?

¿Es importante para la empresa tener

control sobre las diferentes áreas para su

buen funcionamiento?

¿Se están cumpliendo los objetivos

trazados por la empresa?

 ¿Considera que los clientes están

satisfechos con los productos y tiempos de

entrega?

¿Después de realizar la venta, qué procesos se requieren para la entrega del producto final?

Víctor Ocampo: Cuando la venta se ha realizado, se lleva la solicitud al área financiera para

verificar los precios acordados, las cantidades y aprobar el presupuesto para la compra de

insumos que se requieren para la elaboración de los productos, luego se hace la solicitud al área

de materiales para la compra de los insumos y ésta a la vez hace el envío de estos al área de

producción. La solicitud de pedido también se entrega al área de producción para la elaboración

de los productos y luego pasan al área de control para verificar la calidad y después enviar los

productos al área de distribución para el almacenamiento y entrega del producto final.

¿Qué áreas están involucradas en el proceso de elaboración de los productos?

Víctor Ocampo: Las áreas involucradas en la elaboración de los productos son, el área de

producción, la cual está encargada de la elaboración de los productos, el área de control,

encargada de la calidad de los productos y el área de materiales la cual abastece los insumos para

la elaboración de los productos.

¿Considera útil adoptar un sistema de información que mejore los procesos actuales?

Víctor Ocampo: Un sistema de información generaría un cambio positivo en la empresa, si

implementara un método que involucre y relacione directamente las diferentes áreas que deben

estar enlazadas en el proceso de elaboración y distribución de los agroquímicos, pues hace falta
en el área de distribución un inventario de insumos y productos que además pueda ser accesible a

las demás áreas para agilizar el proceso. También sería posible crear una base de datos de

proveedores y que se pueda ir actualizando para mayor facilidad en el momento de comprar los

insumos para la elaboración de los productos.

¿Es importante para la empresa tener control sobre las diferentes áreas para su buen

funcionamiento?

Víctor Ocampo: De cierta manera si es importante ya que la empresa cada día trabaja para

mantenerse en el mercado y su objetivo es ser pionera en la elaboración y distribución de

agroquímicos y fertilizantes a nivel nacional e internacional y para lograrlo es muy importante

que los empleados estén involucrados en el proceso, por ello ese control se hace de forma cordial

y amable para obtener resultados positivos.

¿Se están cumpliendo los objetivos trazados por la empresa?

Víctor Ocampo: Lo ideal es seguir trabajando para lograrlos, en este momento la empresa está

pasando por un momento de estancamiento debido a la demora en la entrega de los productos. El

tiempo establecido por la empresa es de dos meses a partir de la solicitud del pedido, pero la

entrega se está demorando hasta tres meses y esto ha hecho que estemos en desventaja frente a

los competidores. El trabajo ahora es determinar que factor está fallando para mejorar y seguir

creciendo.

¿Considera que los clientes están satisfechos con los productos y tiempos de entrega?

Víctor Ocampo: Si, los clientes siempre han estado satisfechos con los `productos que la empresa

les ofrece, siempre se ha trabajado para ellos y para su beneficio; aunque se han presentado
dificultades en los tiempos de entrega. Esto es algo que preocupa a la empresa y por lo tanto se

estará buscando la solución.

Nombre del Entrevistador Mónica Rocha

Nombre del Entrevistado Emiliano Zapata

Área a la que pertenece Coordinador área de Producción

Objetivo Conocer el área de producción y los

procesos que se realizan para obtener el

producto final.

Estructura de la Entrevista Estructura diamante

Preguntas ¿La elaboración de los productos se hace de

acuerdo a las ventas?

¿Hay un tiempo determinado para la

elaboración de cada producto?

¿Existe un manual para la elaboración de los

productos?

¿Cuenta con los insumos necesarios para la

elaboración de los productos?

¿Considera necesario adoptar un sistema de

información para mejorar el proceso?

¿La elaboración de los productos se hace de acuerdo a las ventas?

Emiliano Zapata: Si, en el momento se hace de acuerdo a las ventas. Al área llega la solicitud y

aprobación por parte del jefe de Producción y se dispone a la elaboración de los productos.

¿Hay un tiempo determinado para la elaboración de cada producto?

Emiliano Zapata: Realmente el tiempo establecido para el ciclo que va desde la venta hasta la

entrega del producto final es de dos meses máximo, la elaboración depende de la llegada de los

insumos al área de producción.

¿Existe un manual para la elaboración de los productos?

Emiliano Zapata: Trabajamos con una planilla de supervisión de elaboración y seguimiento

donde se reportan todas las actividades del proceso de elaboración de los productos.

¿Cuenta con los insumos necesarios para la elaboración de los productos?

Emiliano Zapata: La entrega de insumos para la elaboración de los productos por parte del área

de materiales ha presentado demoras significativas ya que, al pedir los insumos a los

proveedores, estos tardan más de un mes entre la solicitud, la recepción del insumo, el

almacenamiento y el despacho al área de producción. Esto hace que la elaboración de los

productos tome más tiempo que el determinado para la entrega del producto.

¿Considera necesario adoptar un sistema de información para mejorar el proceso?

Emiliano Zapata: Considero que es importante buscar la solución a los problemas que se han

venido presentando porque esto puede afectar significativamente el logro de los objetivos que la

empresa se ha propuesto. Pienso que un sistema de información que integre las áreas y las
conecte con la información necesaria para su buen funcionamiento en pro de un buen desarrollo

para mejorar puntualmente los procesos.

Nombre del entrevistador Mónica Rocha

Nombre del entrevistado William Arrazola

Área a la que pertenece Coordinador del área de distribución

Objetivo Conocer el área y su funcionamiento

Estructura de la entrevista Estructura de diamante

Preguntas ¿Existe un inventario de productos a nivel

general?

¿Se hace la entrega de los pedidos en los

tiempos acordados con los clientes?

¿El almacenamiento de los productos es el

adecuado para su mantenimiento?

¿Qué tan importante es para usted

implementar un programa para el manejo

de los inventarios?

¿Está de acuerdo en adoptar un sistema de

información que le permita agilizar los

procesos para dar cumplimiento a los

objetivos trazados por la empresa?

¿Existe un inventario de productos a nivel general?

William Arrazola: Actualmente la empresa no cuenta con inventarios de productos ni de insumos

y esto ha generado pérdida de tiempo en el momento de la elaboración de los productos y retraso

en la entrega a los clientes.

¿Se hace la entrega de los pedidos en los tiempos acordados con los clientes?

William Arrazola: Realmente no, debido a los inconvenientes presentados por la demora en los

procesos.

¿El almacenamiento de los productos es el adecuado para su mantenimiento?

William Arrazola: Si, tenemos varias bodegas de almacenamiento para la recepción,

almacenamiento y cuidado de los productos.

¿Qué tan importante es para usted implementar un programa para el manejo de los inventarios?

William Arrazola: Seria muy importante además de muy útil para agilizar los procesos y

minimizar los tiempos en la entrega de los productos.

¿Está de acuerdo en adoptar un sistema de información que le permita agilizar los procesos para

dar cumplimiento a los objetivos trazados por la empresa?

William Arrazola: Considero que un buen sistema de información tiene que demostrar con

resultados su implementación, además de dar agilidad al proceso para cumplir las metas y lograr
los objetivos, en el área de distribución sería de gran de ayuda para dar solución a los problemas

que se han presentado.

4. DIAGRAMA DE FLUJO: SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA

En el Diagrama de Flujo de Datos actual, el Área de Ventas capta al cliente y realiza la venta,

luego hace entrega de la solicitud de pedido al Área Administrativa, ésta hace la solicitud al Área

de Producción para la elaboración del producto. El Área de Producción hace la solicitud de

aprobación de los insumos al Área financiera y ésta a la vez realiza el pedido que llega al Área
de Materiales, quienes hacen entrega al área de producción para la elaboración de los productos.

Luego cada producto es analizado en el Área de Control para verificar la calidad y pasa al Área

de Distribución para ser entregado al cliente.

5. PROBLEMAS IDENTIFICADOS POR AREAS Y EN GENERAL:

Áreas Descripción del problema

Problema general identificado en Pro La empresa Pro insumos S.A. en este

insumos S.A. momento se enfrenta a un problema en los

tiempos de entrega de los productos que

elabora, esto hace que la empresa este en

desventaja con respecto a la competencia.

Problema Área Administrativa Falta de control y solución a los problemas

que se han presentado en las diferentes

áreas.

Problema Área Talento Humano No hay programas de capacitación sobre

inventarios y manejo de existencias, para

los empleados que manejan las bodegas.

Problema Área Financiera No existe un programa para realizar

órdenes de pedido y facturación de

productos. (Se hace por Excel).

Problema Área de Capacitación Deficiencia en la capacitación de los

empleados de las áreas de materiales y

 distribución de productos, ya que es allí

donde está el embotellamiento en el

proceso.

Problema Área de Planes e Incentivos Crear un plan para incentivar a los

empleados al mejoramiento de los procesos

en las áreas de producción, control y

distribución.

Problema Área de Contabilidad Retraso en el proceso de órdenes de

compra. (Excel).

Problema Área de Producción Demora en la elaboración de los productos

debido a los inconvenientes presentados en

el área de materiales.

Problema Área de Ventas El áreas de ventas de ver directamente

afectada por la falta de inventarios de

productos ya que no puede cumplirle a sus

clientes.

Problema Área de Distribución La falta de inventarios acarrea demora y

retraso en la entrega de los productos.

Problema Área de Control La demora en la elaboración de los

productos afecta el área de control ya que

el proceso de verificación e inspección

también se tardan.
Problema Área de Materiales La demora en el proceso de la solicitud, la

recepción del insumo, el almacenamiento y

el despacho al área de producción.

6. OBJETIVOS DEL NUEVO SISTEMA PROPUESTO:

1. Implementar un programa que incluya facturación, órdenes de pedido e inventarios de

productos y de insumos que permitan tener la información necesaria para el buen

funcionamiento del área financiera, contabilidad, ventas, producción, control y

distribución.

2. Integrar las áreas de trabajo mediante un sitio web con el fin de tener información de

primera mano para agilizar el desarrollo de los procesos de venta, producción y

distribución.

3. Solicitar la capacitación y crear los espacios para el manejo de las herramientas

adquiridas.

4. Mantener un stock de productos real para facilitar el desempeño del área de ventas.
7. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA DE INFORMACION PROPUESTO:

Con este nuevo modelo de Diagrama de Flujo de Datos se busca reducir los tiempos de

producción y entrega de los productos e insumos que la empresa Pro Insumos S.A ofrece a sus

clientes.
DESGLOSE DE DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE INFORMACION PROPUESTO:

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:
 Duració JULIO AGOSTO
Actividades Indicia Fin
n Seman Seman Seman Seman Seman Seman Semana Seman

a1 a2 a3 a4 a1 a2 3 a4

Presentación 1
1/07/2019 6/07/2019
Propuesta semana

Aprobación
13/07/201 1
Propuesta y 8/07/2019
9 semana
Presupuesto

Compra de 15/07/201 20/07/201 1

equipos e 9 9 semana
instalación de

Programa

Capacitacion 22/07/201 2
3/08/2019
es 9 semanas

Ingreso de
23/08/201 2
datos al 5/08/2019
9 semanas
sistema

Prueba del

nuevo 26/08/201 31/08/201 1

sistema y 9 9 semana

correcciones
 9. COSTOS:

De acuerdo a su solicitud a continuación detallamos los valores de licenciamiento para el

número de licencias y versión requerida:

Descripción Cantidad Valor Unitario

Licencia Servidor Versión Empresarial 1 $6,990,000.00

Licencia Adicional Versión Empresarial 9 $830,000.00

Servicio de Configuración Escritorio Remoto 1 $240,000.00

Subtotal $

Descuento hasta 10/06/2019

(50% - Licencia Servidor Versión Empresarial y 20% - Licencia Adicional Versión Empresarial) -

Valor Antes de Impuestos

TOTAL COTIZACION $

Obsequios Comprando Antes del 10/06/2019

Facturación Electronica Aplicativo 1

Facturación Electronica Paquete hasta 100 Validaciones por 3 1

Este valor incluye:

• Licencias de uso del software World Office en la versión adquirida.

• Actualizaciones por 1 año. (cualquier mejora del sistema o cambios de ley)

• Capacitaciones ilimitadas por 1 año según los parámetros descritos en la sección "Capacitación"

de esta cotización.
• Soporte por 1 año de acuerdo a los esquemas enumerados en la sección "Soporte" de esta

cotización.

• Aplicación de NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) completamente

integrada.

• Conozca nuestros términos de licenciamiento clic aquí

10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

1. Conclusiones:

- El análisis de la situación actual de la empresa Pro insumos S.A se desarrolló mediante

un estudio que involucró todas las áreas de la empresa, para definir donde está el

embotellamiento y así dar solución al problema.

- Se realizó un estudio de las diferentes actividades con las cuales se dará solución a los

problemas presentes en el proceso de venta, producción y entrega de los productos, con la

información necesaria para la ejecución a través de un diagrama de flujo de datos.

- Se busca agilizar los procesos, en busca de un mejoramiento continuo para eliminar los

problemas que se han detectado en las diferentes áreas y que han afectado

significativamente la empresa, implementando un programa que integre facturación,

pedidos, inventarios y además esté disponible para los diferentes en todas las áreas.
2. Recomendaciones:

-Implementar el sistema de información para llevar a cabo las actividades de

mejoramiento en el proceso de la empresa, teniendo en cuenta todas las áreas que están

relacionadas directamente con la transformación.

-Para llevar a cabo el buen funcionamiento del Sistema de Información a implementar, es

necesario capacitar al personal en el manejo de las nuevas herramientas y apoyarlo para

lograr el cambio deseado.

-Invertir en los programas propuestos para actualizar y agilizar los procesos de venta,

producción y distribución de la empresa y lograr los objetivos de mejoramiento que se

han propuesto para llegar a ser la empresa deseada.