INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO INATEC

JUAN DE DIOS MUÑOZ REYES

20 febrero 2023.
Registro de Operaciones contables.
Unidad I: Documentación Contable.
Tema: Generalidades de contabilidad.
A5. Realización de archivo de documentos soportes.

Custodia de los documentos contables

Es un proceso de análisis, categorización, ubicación y protección de todo tipo de archivos, ya sean

físicos o electrónicos.
Su aplicación le brinda a la empresa un mayor control y manejo de su información, optimizando
tareas y automatizando procesos de importancia documental.

Utilidad de custodiar o archiva los documentos soportes

1. Mayor seguridad y confidencialidad:

El proceso de custodia se centra en el mejoramiento de aspectos importantes en cuanto al uso y
disposición de la información. Por lo que la base del servicio es el garantizar la conservación y la
seguridad de todos los documentos, ya sean por medio magnético o físico en los repositorios.

2. Facilidad en los procesos de auditoría:

Toda empresa se debe someter a la realización de auditorías internas o externas, a fin de
aumentar los puntos de control de calidad para llevar a la empresa a un camino de mejora
continua.

La custodia de documentos realizada de manera correcta permite ese tipo de gestión, ya que le
provee al cliente el control total de la información en orden de relevancia y dependiendo el tipo y la
oportunidad de acceder a las matrices de contenido en las que, por medio de un software
especializado, se conocen las propiedades y la ubicación de los documentos.

3. Procesos administrativos rápidos y eficientes:

Revisiones computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por
prioridades y depuración de información que ha perdido vigencia. Todo ello contribuye a la
consolidación de procesos y tareas más eficientes y con mejores resultados.

El proceso tiene varios puntos de control y de revisión que permiten mantener estrategias claras
para la consecución de logros documentales, entre los puntos de importancia están:

 Depósito y tratamiento.
 Etiquetación por códigos y referencias.
  Condiciones de conservación y seguridad.
 Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.
Permite identificar:
 Estado de los archivos.
 Tiempos de conservación.
 Disposición final.

Ventajas de la custodia de documentos:

El manejo adecuado de la información genera beneficios que se ven al instante en cada empresa.
Los más destacables son:

 Eliminación de costos de ubicación recuperación y re archivo

 Reducción de espacio de almacenamiento.
 Mayor seguridad.
 Optimización de tiempos y recursos.
 Control del crecimiento de la documentación.
 Reducción del uso de papelería (generando un impacto económico y ambiental positivo).
Archivos de los documentos soportes

El registro de los comprobantes se supedita a algunas normas fundamentales. En primer lugar, se

debe respetar el momento de su contabilización, pues en principio todas las operaciones y sus
justificantes se deben anotar en los libros en el momento en que tienen lugar, a final de mes
como máximo. Asimismo, no puede faltar ningún documento y se han de almacenar de forma clara,
es decir, en orden cronológico y correlativo.

La Agencia Tributaria señala las obligaciones de empresas y profesionales en cuanto a facturación

según marca la Ley. En su página oficial indica los documentos mercantiles que deben conservarse
junto a todos los documentos acreditativos de actividades sometidas a tributo.

Al mismo tiempo que la documentación se conserva en papel o en formato digital, también se ha

de anotar en los libros registro de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de
inversión y de operaciones intracomunitarias con todos los datos: el número y la serie, la fecha de
expedición y la fecha de realización de las operaciones si es diferente, el nombre y los apellidos, la
razón social o denominación completa, el número de identificación fiscal del destinatario, la base
imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria. En función del régimen
tributario de la empresa o el profesional, también varían sus obligaciones registrales y
contables, por lo que conviene informarse bien de los libros obligatorios y opcionales para cada
tipo de actividad.
Bibliografía
 Custodia de documentos soporte disponible en: https://atsgestion.net/custodia-de-documentos/
 El documento contable y su papel en la contabilidad disponible en:
https://www.ionos.es/startupguide/gestion/el-documento-contable-soporte-de-la-contabilidad/