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Auditoria Del Efectivo

Se lleven a cabo para el manejo del disponible. El efectivo tambin llamado el


disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico y
puede utilizar para fines gerenciales o especficos, dentro de los cuales podemos
mencionar la caja, los depsitos en bancos y otras entidades financieras entre
otras.
Efectivo: Dinero al contado al que se puede reducir todos los activos lquidos.
Valores Negociables: Instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que
ganan intereses y que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos
ociosos temporalmente.
Juntos, el efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos,
que se utiliza para pagar cuentas conforme stas se van venciendo y adems para
cubrir cualquier desembolso inesperado.
Fuentes y Naturaleza del Efectivo
La generacin de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La
mayora de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o
indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la
operacin, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso,
los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueos un rendimiento
satisfactorio.
Incluye las cuentas bancarias de la compaa las cajas chicas, los fondos de
operacin, cuentas bancarias de la nomina, fondos restringidos para objetivos
especficos, fondos de ahorro y de inversin.
Normalmente se presenta en el balance un concepto de Efectivo y sus
Equivalentes, el cual incluye los fondos de mercado de dinero, certificado de
depsito, certificados de ahorro y otros tipos de ahorro.
Programa de Control Interno y Auditoria Para la Empresa
Para cada empresa los programas de control interno y auditora pueden variar, y
estos se aplican a travs de elementos dentro de las organizaciones y la utilidad
que prestan para el anlisis de gestin y para la toma de decisiones de los altos
mandos y la gerencia.

Para validar la informacin que la empresa ha suministrado con respecto al rubro


disponible (efectivo), se fija el programa de auditora y control interno
desarrollando los puntos que se describen a continuacin:
1. Revisar y evaluar la solidez y o debilidades del sistema de Control Interno y con
base en dicha evaluacin:
Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidades
de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo a las circunstancias.
Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones
alcanzadas y los comentarios acerca de solidez y o debilidades del control interno,
que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para la
carta de recomendaciones.
2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los
estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Objetivos en la Auditora del Efectivo
Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de
fraude.
La medicin del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las
normas de auditoria de general aceptacin, es por ello que se pretenden mostrar
algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla en este sentido y las
posibles salidas que tiene al encontrar fallas en el manejo del disponible.
Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo.
La clasificacin de riesgo inherente despus de hacer el anlisis puede clasificarse
como: alto, medio o bajo, segn el anlisis el auditor tomar las medidas de
control interno necesarias para ajustar los rubros del disponible a los objetivos
propuestos en el programa de auditoria.
Verificar la existencia del efectivo registrado.
Las protecciones fsicas del efectivo en caja es indispensable para un manejo
adecuado se debe Incrementar las pruebas de saldos para verificar la integridad
de los mismos.
Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado.
Este tiene validacin de acuerdo a las polticas y fines establecidos en la entidad.
Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo.

En bsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja


determinar una suma mxima para pagos individuales y controlar quien y como se
realizan los pagos hechos por la misma.
Determinar si son apropiadas la presentacin y revelacin del efectivo, entre
otras cosas los fondos restringidos.
Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del
personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorizacin de pagos
previos y saldos compensadores o fondos para la amortizacin de obligaciones,
de acuerdo a las polticas con las cuales se rija la entidad se decide si el
disponible se podr revelar o no.
Examinar los Riesgos Inherentes
El riesgo de control y el riesgo inherente es grande en esta rea por que se tiene
el manejo directo del disponible el cual es importante para la gestin que realiza el
administrador financiero de las fuentes de financiacin en el corto plazo.
Existe el riesgo de originar exageraciones en las cifras, lo mismo que
subestimaciones. Como por ejemplo registrar un pago de proveedores a una cifra
superior a la debida y luego el desembolso de diferencia se desvi a otra cuenta.
Los puntos fuertes y dbiles del control interno suavizan o intensifican los efectos
de estos riesgos de fraude. Dependiendo de el nivel de control se vera si las
personas que trabajan con el disponible realizan sus funciones de acuerdo a los
objetivos, procedimientos y programa establecidos por la entidad.
Fraudes normales en el efectivo:
- Intercepcin de los ingresos de efectivo antes de registrarlos se ve siempre
cuando se realizan ingresos y egresos de fondos significativos, en este caso se
debera de hacer un anlisis detallado de la operaciones relevantes.
- Pago de materiales no recibidos, efectuar desembolsos de supuestos recursos q
son indispensables pero nunca llegan a su destino.
- Duplicacin y pago a trabajadores inexistentes es cuando se realiza pagos
dobles sin justificacin y cuando se cancela nomina a empleados no vigentes.
- Pagos por gastos personales de funcionarios o partes relacionadas, por ejemplo
cuando se cancelan viticos ficticios.

Examinar el Control Interno del Efectivo


Conocer el control interno.
Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los
que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si estn
siendo aplicados en la forma establecida.
Evaluar el riesgo de control y disear mas pruebas de controles y pruebas
sustantivas del efectivo.
El auditor buscar asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la
que se desempea dicho control y de determinar si los controles han sido
aplicados continuamente durante todo el periodo.
Realizar mas pruebas de los controles que los auditores planean incluir en su
evaluacin del riesgo de control.
A. Correccin Aritmtica:
Sumar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser incluidas
dentro de los papeles de trabajo de Auditoria. Conciliar los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general.
B. Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuacin o asignacin,
Recuento del efectivo en caja:
Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables posedos por la empresa
hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del
efectivo este presente durante el arqueo.
C. Correccin e Inclusin:
Realizar pruebas para cerciorarse que todas las partidas que deban estar incluidas
estn y eliminar aquellas partidas que no deben estar incluidas.
D. Presentacin en los Estados Financieros y Revelacin Suficiente.
Realizar investigaciones e inspeccionar documentacin para las restricciones de
efectivo y gravmenes.
Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas del efectivo.

Se debern comparar los saldos en caja con las expectativas de lo presupuestado


y realizar estudios de los informes de variaciones en el presupuesto mensual de
efectivo.
Realizar ms Pruebas de los Controles
Comprobar los registros y las conciliaciones contables por repeticin.
Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos en efectivo con el
correspondiente, con los asientos de las cuentas por cobrar y con los
comprobantes autenticados de depsito.
Comparar los detalle de una muestra de los desembolsos registrados en diario
con los asientos de las cuentas por pagar, con las rdenes de compra, con los
informes de recepcin, con las facturas y los cheques pagados.
Realizar Pruebas Sustantivas de las Transacciones y de los Saldos de Efectivo
Obtener anlisis de los saldos de efectivo y conciliarlos con el mayor general.
Enviar formularios estndar de confirmacin a las instituciones financieras para
verificar los montos depositados.
Obtener o preparar conciliaciones de las cuentas bancarias a la fecha del
balance general y considerar la necesidad de conciliar la actividad bancaria en
otros meses.
Obtener un estado bancario de corte, que contenga las transacciones al menos
de siete das hbiles posteriores a la fecha del balance general.
Contar e incluir el efectivo disponible.
Verificar el corte de ingreso y desembolsos en efectivo del cliente.
Analizar las transferencias bancarias efectuadas en la ltima semana del ao de
la auditoria y en la primera semana del ao siguiente.
Investigar los cheques de pagos cuantiosos o inusuales a partes relacionadas.
Evaluar la presentacin correcta de los estados financieros y la revelacin del
efectivo.

Analizar las Transferencias Bancarias


La finalidad es detectar exageraciones en los saldos de efectivo atribuibles a
desfalcos.
Se incluye el depsito en ambos bancos y el saldo inflado protege un desfalco o
emisiones de cheque sin fondos.
Se establece una hoja de anlisis.
Deteccin de Desfalco
Las fechas en que se registro la transferencia segn los libros corresponden a
diferentes periodos.
La fecha del cheque en que el banco la registro corresponde al periodo de los
estados financieros antes que fuera incluido en los libros.
Girar un cheque para atender pagos urgentes. El cheque por buenas relaciones
con el cliente el banco lo hace disponible inmediatamente, pero el otro banco no lo
ha rebajado todava y se juega con ese tiempo.
Auditoria Para las Inversiones Financieras
Las empresas hacen inversiones en valores por muy variadas razones. Y el
efectivo que se requiere en los perodos activos de las operaciones estara ocioso
e improductivo si no estuviera invertido durante la estacin floja. La inversin
temporal de dinero ocioso en tipos selectos de valores cotizados es un elemento
de buena administracin financiera.
En el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar si
existe un control interno adecuado sobre los valores y sobre el rendimiento de
dichas inversiones.
Tambin el de determinar que los valores realmente existen y que son propiedad
del cliente, que estn valorizados razonablemente de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados, y que estn adecuadamente clasificados
en el balance general.
Realizar Pruebas Sustantivas
Conseguir o preparar anlisis de cuentas de inversin y de la cuenta conexa de
ingresos, ganancias y prdidas para conciliarlas con el mayor general.
Analizar los valores disponibles y revisar los acuerdos en que se basan los
derivados.

Confirmar los valores y los instrumentos derivados con tenedores y contrapartes.


Examinar los riesgos inherentes entre ellos los fraudes.
Examinar el control interno de las inversiones financieras.
Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas de las
inversiones.
Realizar pruebas sustantivas de las inversiones financieras y de los saldos de fin
de ao.
Efectuar ms Pruebas de Controles
Revisas los informes mensuales de los valores que poseen, se comparan y se
venden, as como el importe de los ingresos ganados y presupuestados.
Seguir en el sistema contable las transacciones de compra y venta de las
inversiones.
Revisar los informes de las actividades de inversin preparados por el comit.
Analizar los informes de los auditores internos respecto a la inspeccin y la
revisin peridica de los valores y de los instrumentos derivados.
Realizar Pruebas Sustantivas
Comprobar algunas compras y ventas de inversiones financieras hechas en el
ao y el control de ese tipo de transacciones por parte del cliente.
Revisar las minutas y los informes del comit de inversiones.
Efectuar procedimientos analticos.
Hacer clculos independientes de los ingresos provenientes de los valores
Inspeccionar la documentacin relativa a la intencin de los directivos de
clasificar las transacciones derivadas como actividades de proteccin.
Evaluar el mtodo de contabilidad de las inversiones verificar la valuacin de las
inversiones financieras.
Verificar la valuacin de las inversiones financieras.
Evaluar la presentacin de los estados financieros y la revelacin de las
inversiones financieras.

Revisin del Efectivo


La revisin del efectivo es de gran importancia en las auditorias, los auditores se
enfocan ms y son cuidadosos, delicados y atentos.
Cunto tiempo de la auditoria se dedica al efectivo?
Los auditores dedican al efectivo ms tiempo de la auditoria a pesar de la cantidad
relativamente pequea que aparece en el balance general.
Razones
Gran cantidad de cuentas del balance pasan por las cuentas de efectivo,
permitiendo comprobar otras cuentas del balance.
l es el ms lquido de los activos y ofrece la mayor tentacin para cometer robo,
desfalco o malversacin.
El riesgo inherente es alto en los activos lquidos, dedicando en casos de gran
riesgo una investigacin ms exhaustiva.
En ocasiones la inconsistencia en el efectivo no es material, el auditor
comunicara y discutir esta situacin con los miembros de Junta Directiva, el
Comit de Vigilancia y la Auditora interna para que ellos finiquiten el caso y tomen
las medidas necesarias para su correccin.
Control Interno Sobre las Transacciones en Efectivo
La responsabilidad del manejo de efectivo esta bajo el control del departamento
de finanzas, en la direccin de tesorera.
Cheques, control de fondos, pago planillas y proveedores, requerimientos de
efectivo, requerimientos de financiacin.
Las funciones de finanzas y contabilidad deben integrarse para controlar y
brindar seguridad.
Efectivo: Control y Seguridad
Se requiere que el efectivo a recibir sea realmente recibido, registrado y
depositado en el banco en forma inmediata.
Los desembolsos sean para fines autorizados y registrados correctamente y
oportunamente.

Mantener controlados los saldos de efectivo que se requieren en cada periodo


escogido, e invertir o solicitar prstamos cuando se requiera.
Reglas Generales de Control Interno
No permitir que ningn empleado maneje una transaccin de principio a fin.
Separar la funcin del manejo del efectivo del registro del mismo.
Centralizar la recepcin del efectivo siempre que lo permita la eficiencia.
Registrar oportunamente los ingresos de efectivo.
Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencias electrnicas de
fondos, excepto gastos pequeos.
Las conciliaciones bancarias deben prepararse por personas que no tengan
accesos a registros o al manejo de fondos. Debe ser revisada por un empleado de
jerarqua.
Pronosticar las entradas y salidas del efectivo e investigar las variaciones.
Presentar un informe a un empleado de jerarqua designado.
Control Interno de los Ingresos en Efectivo
El auditor debe de chequear los cobros tales como: las ventas al contado, punto
de venta, cobranzas, pagos, transferencias.
Ventas al Contado
En el proceso de venta deben participar por lo menos dos personas en el
proceso, una que vende y confecciona la factura y otra que cobra. (restaurantes,
en los teatros un empleado vende el boleto y otros lo recoge).
En otros negocios tres: uno que factura, otro que cobra y otro que entrega la
mercadera.
Sistemas Electrnicos en el Punto de Venta
Utilizacin en los cajeros de cajas registradoras o sistemas computadores.
El caso de las cajas registradoras ofrece:
Una presentacin visual del monto a cobrar y en algunos casos el detalle de los
artculos comprados.

Una factura que se les entrega junto con la mercanca detallando los artculos
comprados y su precio.
Acumulacin de un total encerrado de las ventas del da.
En caso de sistemas computarizados de control ofrecen:
El cdigo del producto establece el precio a ingresar.
El empleado no tiene acceso a variarlo.
Descarga el tipo de inventario.
Verifica el lmite crediticio.
Actualiza las cuentas a cobrar.
Lleva otros controles como, ventas por lneas de producto, por vendedor, por
departamento y tipo de venta.
Cobranzas de Clientes a Crdito
Pagos de los clientes por correo.
Bajo este sistema se favorece poco el desfalco, a menos que un empleado
reciba los cheques, los deposite y lleve el control de los libros auxiliares de los
clientes.
Pagos de Clientes por Correo
El recibidor de los cheques los endosas a la compaa para depositarlos
exclusivamente y prepara una lista de control con nmero, cliente, nombre,
facturas que cancela, fecha del cheque, fecha recibida, monto, banco del cheque.
Los cheques junto con la lista de control se envan al cajero.
El cajero hace depsitos diarios que son controlados por contabilidad.
Se utiliza una caja de seguridad para guardar los depsitos que se reciben
durante el da.
Una copia junto con las hojas de remisin de los clientes se enva al encargado
de las cuentas por cobrar.

Para Transferencias Electrnica de Fondos


La evolucin de la transferencia electrnica de fondos (EFT) cambiar la manera
en que se procesan las transacciones de efectivo. Una EFT utiliza los impulsos
electrnicos computarizados para realizar transacciones de efectivo. Esto elimina
la necesidad de cheques y de dinero fsico.
Las EFT tienen una presencia particularmente abundante en las ventas al por
menor. Los clientes utilizan sistemas de punto de venta para pagar sus compras
usando tarjetas de crdito, tarjetas de dbito, y tarjetas bancarias. Las principales
ventajas del sistema EFT son sus costes reducidos y una informacin ms rpida
y exacta.
Ventajas
- Mejora sensiblemente el control
- Reduce el papel.
- Disminuyen los costos y retrasos del procesamiento.
Requiere
- Ms controles en las redes de computacin.
- Cdigo de acceso restringido al sistema y al registro de datos.
- Requieren sistemas y archivos de respaldo.
Control Interno de los Desembolsos en Efectivo
Para presentar el problema en trminos positivos, todos los pagos debern
hacerse por medio de cheques, excepto los pagos por partidas menores que se
hacen con fondos de caja chica. Aun cuando la emisin de cheques es en cierto
modo ms costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene por el uso de
cheques generalmente justifica el gasto implicado.
La ventaja principal es obtener un recibo del beneficiario en la forma de un endoso
en el cheque.
Otras ventajas incluyen:
La centralizacin de la facultad de pagar en manos de pocos funcionarios
designados, nicamente las personas autorizadas para firmar cheques.
Un registro permanente de desembolso.

Una reduccin en la cantidad de dinero en efectivo en caja.


Se deben verificar los asientos en los registros inciales de desembolsos
comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques pagados
y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados
mltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables
(especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su
depsito en un banco).
Deben verificarse tambin los asientos en los registros inciales de desembolsos
mediante un examen de los documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido
examinados como parte de la auditoria de compras y cuentas a pagar.
El examen de documentos justificativos debera comprobar la existencia de las
pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y distribuciones de
cuentas.
Ventajas de los Pagos en Cheque
Los cheques vienen prenumerados con control de la numeracin y de los
cheques anulados.
Los cheques anulados se perforan.
Los cheques se emiten por computadora con los montos del sistema o se les
estampa el monto con mquinas protectoras. Las chequeras estn registradas en
el sistema.
Los cheques estn custodiados por el departamento de Tesorera.
Los documentos que originaron el cheque, deben ser perforados como pagados,
para evitar utilizaciones futuras.
Los documentos deben ser revisados y analizados por contabilidad, verificando
las sumas aritmticas, los documentos que los originaron como orden de pago,
orden de compra, pagos fijos, estos documentos deben ser originales y las
facturas deben estar timbradas, y deben tener las firmas de los responsables del
departamento que lo autorizaron.
Las conciliaciones bancarias son un control fundamental, no deben ser hechas
por un solo empleado que autorice, registre las transacciones en efectivo y maneje
el efectivo.
La conciliacin debe ser revisada y firmada por un funcionario de nivel
independiente.

Existe un sistema de comprobantes de pago, los cuales son prenumerados,


trabajados en contabilidad, llevan documentos adjuntos para el pago una vez
hechas las revisiones del caso, muestra quien los prepar, quien los reviso, y las
cuentas contables en que se registraron.
Mensualmente se debe emitir un balance de comprobacin de proveedores que
se concilia con el saldo de la cuenta de control del mayor.
Los estados de cuenta que se reciben de los proveedores se concilian de
inmediato y se informa de su situacin a un funcionario de nivel, que delega en un
empleado el anlisis y arreglo de las diferencias.
En los Fondos de Caja Chica
Se debe tener un procedimiento de caja chica o de pagos menores.
Debe haber un formulario preenumerado para desembolso de caja chica
previamente autorizado por un funcionario de nivel.
El control numrico del formulario en custodia debe llevarlo la contabilidad o el
funcionario encargado de autorizarlos.
Se debe establecer un monto mximo para pagar en esta va.
El cajero debe pedir reembolsos peridicos del fondo, para esto debe emitir un
documento de solicitud de reintegro con los documentos pagados.
La contabilidad debe revisar estos documentos en cuanto sin son originales, si
estn autorizados, que estn perforados como pagados, si aritmticamente estn
bien, si la numeracin de las autorizaciones de caja chica esta consecutiva, y si el
monto solicitado corresponde a la suma de los documentos a reintegrar.
Si est bien se autoriza su reembolso y se pasa el comprobante de pago al
departamento de tesorera para su pago.
Se exigen arqueos peridicos al custodio de la caja chica, como medida de
control interno.
Existen cajas chicas que mantiene cuentas bancarias, en estos casos se prohbe
hacer depsitos en estas cuentas de ingresos por ventas, solo se depositan
reintegros de caja chica.
Se requiere doble firma en la emisin de los cheques de caja chica.
La conciliacin bancaria debe hacerse por una persona independiente al
custodio, normalmente en la contabilidad.

Documento de Auditoria Para el Efectivo


Un diagrama del flujo del efectivo.
Un cuestionario de control interno.
Un programa de auditora para el efectivo.
Hoja resumen
Hoja de cuentas de efectivo
Confirmaciones bancarias
Lista de cheques no cobrados
Lista de cheques investigados
Recomendaciones para mejorar el control dirigida al cliente.
Fundamentos
Todos los procedimientos deben basarse en los principios contables de general
aceptacin, como en los principios generales de auditora.
La administracin del efectivo es una de las reas ms importantes de la
administracin del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la
empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el
momento de su vencimiento.
Estos activos lquidos pueden funcionar tambin como una reserva de fondos para
cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo as el riesgo de una "crisis de
solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e
inventarios) se convertirn finalmente en efectivo mediante la cobranza y las
ventas, el dinero efectivo es el comn denominador al que pueden reducirse todos
los activos lquidos.
CONCLUSIONES
La administracin eficiente del efectivo es de gran importancia para el xito de
cualquier empresa. Y del debido seguimiento sobre los programas y controles
internos depender la estabilidad de las mismas
El efectivo es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para
comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc. Por eso que la

auditoria sobre el mismo debe hacerse sin vicios, ni manipulaciones u otra


alternativa que desve los resultados verdaderos.
Se desprende que los procedimientos de control interno y de auditora
relacionados con las operaciones de caja y bancos se ocupan de la posibilidad de
mantener unos registros de caja y bancos, mientras que el control interno sobre
los saldos se ocupa de determinar que la cantidad real del efectivo disponible en
caja y bancos se ajusta a la registrada. Igualmente se expusieron las posibilidades
de perpetrar y encubrir las irregularidades que afectan a los cobros, desembolsos,
saldos de caja y bancos y a los procedimientos de control interno asociados.
Podemos concluir que el presente trabajo nos beneficio en conocimiento sobre
una de las cuentas mas importante de las entidades que es el Efectivo y
Equivalente de Efectivo y que a travs de ella se pueden analizar otros rubros de
cuentas que se relacionan, nosotros como contadores y auditores debemos velar
por el cumplimiento de las Normas y Controles que existen para el manejo de
efectivo y cumplir as con las metas y objetivos de las empresas.