San José de Cúcuta, 18 de octubre de 2022

Señora
CLAUDIA LILIANA AGUDELO VARELA
Propietaria Jardín El Edén de los Niños Creativos
Ciudad

ASUNTO: Hallazgos de auditoria a ingresos periodo enero a septiembre 2022.

Cordial saludo
Por medio de la presente relaciono los hallazgos encontrados en la auditoría realizada
con respecto a los ingresos correspondientes al periodo comprendido del 1 de enero al
30 de septiembre del presente año.

Cabe aclarar que la auditoria solo fue posible realizarla a los ingresos realizados
mediante transferencias bancarias ya que el dinero recibido en efectivo no se le realizó
el manejo adecuado el cual no permite indagación alguna.

INTRODUCCION
La presente auditoria es requerida por la propietaria del JARDIN EL EDEN DE LOS
NIÑOS CREATIVOS para tener un mejor conocimiento sobre el estado de los ingresos
obtenidos tanto por concepto de pensiones y matriculas como ingresos extras obtenidos
en el periodo comprendido desde enero 1 hasta septiembre 30 del 2022, así como el
manejo que se le dio a cada recibo de caja emitido por el personal responsable de dicha
labor. El día miércoles 05 de octubre del presente año se solicitaron de forma verbal los
siguientes documentos y archivos físicos y digitales a la señora Claudia Agudelo
propietaria para iniciar con la Auditoria:
 Recibos de caja de pensiones y matriculas de enero 2021 a septiembre 2022
 Recibos de caja de pagos extras de enero 2021 a septiembre 2022
 Extractos bancarios de enero a septiembre 2022
 Acceso al formato en Excel digitado por el personal responsable
OBJETIVOS

1. Conocer el estado de los recibos de caja tanto de pensiones y matriculas como de

pagos extras realizados en el periodo de enero a septiembre 2022.
2. Verificar el medio de pago para poder identificar los pagos por transferencias
bancarias.
3. Inspeccionar sobre las transferencias bancarias constatando el ingreso en el
extracto bancario
4. Validar el formato en Excel con la información física que se encuentre
debidamente organizada.
5. Dar a conocer el estado actual de los recibos de caja validando que los ingresos
por transferencias bancarias estén de manera adecuada o en su defecto informar
los posibles errores encontrados.
6. Entregar el estado de cuenta individual para cada estudiante después de verificar
los recibos de caja del periodo comprendido en la auditoria.

ALCANCE

Como resultado de la revisión realizada a los ingresos obtenidos en el periodo

comprendido de enero 1 a septiembre 30 del presente año del JARDIN EL EDEN DE
LOS NIÑOS CREATIVOS, verificando la existencia real en los extractos de los ingresos
recibidos como transferencia bancaria, presentamos para su conocimiento y análisis,
este documento donde hemos resumido aquellos puntos sobre los cuales se presentan
algunas observaciones, con el propósito que sean analizadas y si lo ven conveniente
subsanarlas.

Es de mencionar que nuestra labor se desarrolló de acuerdo a las Normas de Auditoría

Generalmente Aceptadas en Colombia, utilizando los procedimientos y pruebas que
aconseja la profesión.
 INFORME ADMINISTRATIVO

I) REGISTROS EN EXCEL DE LOS INGRESOS

Se evidencia que el registro de los ingresos en Excel está desactualizado desde el

mes de febrero del presente año, por lo que se procedió a indicar a la persona
encargada desde octubre de 2022 para que se realizara la digitación completa hasta
30 de septiembre.

II) RECIBOS DE CAJA PAGOS EXTRAS (FISICOS)

Realizando la respectiva revisión de los recibos de caja físicos correspondientes a

pagos extras realizados por los estudiantes en el periodo comprendido de enero 1 a
septiembre 30 del 2022 se evidencian los siguientes hallazgos:

a) Verificando el consecutivo de los recibos de caja se identifica que el talonario

comprendido del 101 al 150 fue utilizado con fechas del 3/08/2021 al
25/10/2021, luego se sigue con el talonario 0052-0099 utilizado del
26/10/2021 al 28/02/2022.

b) Del talonario comprendido del 151-200 no aparecen originales ni copias de

ninguna fecha, no existe talonario

c) No existen recibos de caja de pagos extras realizados por los estudiantes

entre el 01 al 31 de marzo de 2022, el siguiente talonario inicia el 1/04/2022

d) Se evidencian recibos de caja con las siguientes anomalías:

 Con medios de pago no marcados

 Con fechas que no mantienen un orden cronológico

 Con añadiduras a lapicero realizadas en las copias que reposan en la

oficina

 Con dos medios de pago y un solo valor que no se permiten identificar

 Sin datos de quien realiza el pago

 Anulado solo con una copia, es decir no tienen el original

Por lo anterior se relaciona el siguiente cuadro con las anomalías físicas del inadecuado
uso de los recibos de caja de pagos extras realizados por los estudiantes hallados en
esta auditoria; a continuación, se relacionan los colores utilizados en cada caso
encontrado.

Errores e fechas , no Recibos que se

Errores con tachones y
tienen orden desaparecieron y
añadiduras
cronologico utilizaron antes
 PAGOS EXTRAS A PENSION Y MATRICULA
( Empiezan en el consecutivo 0087 del 31/01/2022)

COLOR NUMERACION OBSERVACIONES

91 No aparece copia de recibo , y en el original no aparece el valor

Fue utilizado con fechas anteriores rango 03/08/2021-

101-150 25/10/2021luego inicia con 0052-0099 rango 26/10/2021-
28/02/2022
No aparecen ni originales ni copias de ninguna fecha ( no existe
151-200
talonario)

1/03/2022-31/03/2022 No existen recibos por estos conceptos

203 el valor del pago esta colocado en lapicero

hay 2 fechas que no coinciden con el consecutivo 229: 3/05 y

229-231
230:20/5 y 231:3/05
el valor del pago esta colocado en lapicero sobre el valor de la
246
copia
hay 2 fechas que no coinciden con el consecutivo 251: 2/06 y
251-253
252:1/6 y 253:2/06
pertenecen a otro mes fecha 02/05 y anteriores y posteriores a
254-255
02/06

260 el valor del pago de interclases (60.000) esta colocado en lapicero

263 valor devolucion (-20.000) no especifica medio de pago

283 conceptos aparecen estan colocados en lapicero

hay 2 fechas que no coinciden con el consecutivo 284: 14/06 y

284-286
285:18/06 y 286:14/06

287 especifica 2 medios de pago (efectivo y banco )1 solo valor

especifica 2 medios de pago (efectivo y banco )1 solo valor , en

293
lapicero esta banco y en la copia dice efectivo
No hay datos de quien realiza el pago, adicional hay valoress
295
escritos a lapicero

296 el valor del pago esta colocado en lapicero

hay 2 fechas que no coinciden con el consecutivo 306: 11/07 y 307-

306-309
308:8/07 y 309:11/07
solo esta la copia, el valor se recibió en efectivo y esta colocado a
321
lapicero anulado
hay 2 fechas que no coinciden con el consecutivo 322: 29/07 y
322-324
323:13/07 y 324:29/07
hay 2 fechas que no coinciden con el consecutivo 345: 02/09 y 346-
345-348
347:1/09 y 348:02/09
hay 2 fechas que no coinciden con el consecutivo 365: 16/09 y
365-367
366:15/09 y 367:19/09
 III) RECIBOS DE CAJA PENSIONES Y MATRICULAS (FISICOS)

Realizando la respectiva revisión de los recibos de caja físicos correspondientes a

pagos de pensiones y matriculas realizados por los estudiantes en el periodo
comprendido de enero 1 a septiembre 30 del 2022 se evidencian los siguientes
hallazgos:

a) Verificando el consecutivo de los recibos de caja se identifica que el talonario

comprendido del 351 al 400, el recibo 383 no existe fue arrancado, aunque
este pertenece a diciembre/2021, el mismo talonario comprende las fechas de
enero 1 iniciando en el consecutivo 396.

b) El recibo de caja 448 se evidencia anotación que especifica dineros recibidos

en el talonario que no aparece de los ingresos extras (rango 151-200).

c) Se evidencian recibos de caja con las siguientes anomalías:

 Con medios de pago no marcados

 Con fechas que no mantienen un orden cronológico

 Con añadiduras a lapicero realizadas en las copias que reposan en la

oficina

 Con dos medios de pago y un solo valor que no se permiten identificar

 Con tachones realizados a lapicero

 Conceptos y anotaciones escritas a lapicero en copia que reposa en la

oficina

 Anulado solo con una copia, es decir no tienen el original y tachados con
lapicero

Por lo anterior se relaciona el siguiente cuadro con las anomalías físicas del inadecuado
uso de los recibos de caja de pagos de matrículas y pensiones realizados por los
estudiantes hallados en esta auditoria; a continuación, se relacionan los colores
utilizados en cada caso encontrado.

Errores en fechas , Errores con tachones y Recibos que evidencian

no tienen orden añadiduras , dos ingreso en talonarios
cronologico medios de pago que no aparecen
 PAGOS DE PENSION Y MATRICULA
( Los recibos 376-379-382-386-387-391-393-394-395 son año 202 , pero pertenecen a
matricula 2022)
( Empiezan en el consecutivo 396 del 14/01/2022)

COLOR NUMERACION OBSERVACIONES

383 No existe , esta arrancado (pertenece a diciembre)

No coincide con fecha ya que el anterior 20/01/2022 y este esta

398
26/12/2021 , tiene 2 medios de pago en efectivo y banco

399 Tiene 2 medios de pago en efectivo y banco

400 Tiene 2 medios de pago en efectivo y banco

406 No coincide con fecha 405: 18/01 , 406: 19/02 , 407:24/01

Tiene 2 medios de pago en efectivo y banco, circulo manual en

408
efectivo

425 No coincide con fecha 424: 07/02 , 425: 05/02 , 426:08/02

433 Tiene 2 medios de pago en efectivo y banco

441 Aparecen valores tachados con lapicero, que aparecen en la copia

447 Aparecen valores escritos a lapicero

Aparece anotacion de 90.000 recibidos en efectivo según rc 159

448
(talonario que no aparece)

26 Conceptos aparecen en lapicero

35 Aparece concepto tachado en lapicero diferente a la copia

Aparece solo copia , con escrito a lapicero de anulado, tiene 2

98
medios de pago

105 Tiene anotacion que reemplaza el recibo 0098

No tiene concepto en uno de los valores pagados , tiene 2 medios

111
de pago

113 Tiene aclaracion del concepto a lapiz

148 solo esta original y no dice anulado

153 No coincide con fecha 152: 28/06 , 153: 01/07 , 154:23/06

191 El concepto esta escrito a lapicero

solo esta la copia, valor recibido en efectivo y dice a lapicero

192
anulado

194 No coincide con fecha 193: 29/07 , 194: 13/06 , 195:29/07

215 No coincide con fecha 214: 10/08 , 215: 11/08 , 216:10/08

235 No coincide con fecha 234: 29/08 , 235: 11/08 , 236:SF , 237: 31/08
 IV) INGRESOS CON MEDIO DE PAGO TRANSFERENCIA BANCARIA
REVISADOS CON EXTRACTO

Realizando la respectiva revisión de los recibos de caja físicos correspondientes a

pagos de pensiones y matriculas junto con los recibos de caja de pagos extras
realizados por los estudiantes en el periodo comprendido de enero 1 a septiembre
30 del 2022 mediante el medio de pago de transferencia bancaria identificando la
real existencia en los extractos bancarios suministrados del mismo periodo a auditar
se evidencian los siguientes hallazgos:

a) Se evidencian que algunos de los recibos de caja que indican medio de pago
transferencia bancaria en concordancia con los extractos bancarios presenten
las siguientes anomalías:

 Pagos que no se evidencia entrada en bancos

 Pagos que están por mayor valor en bancos y que pertenecen al mismo
mes en que el talonario de rango 151-200 no existe, no aparece

 Pagos que están por menor valor al relacionado en el recibo de caja

Por lo anterior se relaciona el siguiente cuadro con las anomalías de los dineros
registrados en los recibos de caja por medio de pago transferencia bancaria que no
existen en los extractos suministrados por el banco que sirvieron en el proceso de los
hallazgos en esta auditoria; a continuación, se relacionan los colores utilizados en cada
caso encontrado.

Estan por menor valor

Estan por mayor valor
No se evidencia entrada (se evidencia entrada
(pendientes recibos
en bancos en el banco con menor
talonario perdido)
valor al recibo de caja)
 EVIDENCIAS SEGÚN RECIBOS VS EXTRACTOS
NOTA: SOLO SE PUDO VERIFICAR EL MEDIO DE PAGOS (BANCOS), YA QUE EL DINERO RECIBIDO EN EFECTIVO
NO SE LE DIO EL MANEJO CORRECTO A LAS ENTRADAS Y SALIDAS

NO SE EVIDENCIA EN BANCOS

MEDIO DE
# RECIBO FECHA ESTUDIANTE VALOR NOTAS ADICIONALES
PAGO

410 26/01/2022 EMANUEL GELVEZ BANCO 500.000

EFECTIVO Y
433 14/02/2022 VALENTINA ISABEL 450.000
BANCO

38 1/04/2022 EMANUEL GELVEZ BANCO 350.000

EFECTIVO Y TENER EN CUENTA QUE TIENE

98 9/05/2022 ANULADO 300.000
BANCO ANOTACIONES ALTERADAS

113 24/05/2022 MARTIN JHOEL MORA BANCO 185.000

115 25/05/2022 MARIA PAZ REYES BANCO 330.000

121 31/05/2022 JAVSAN DEREK GARCIA BANCO 600.000

134 3/06/2022 JUAN DAVID SANTAFE BANCO 480.000

199 1/08/2022 MARIA PAZ REYES BANCO 330.000

TENER EN CUENTA QUE HAY 2

227 19/08/2022 SHARICK NICOL BANCO 350.000 RECIBOS POR EL MISMO VALOR PERO
SOLO 1 ENTRADA EN EL BANCO

249 6/09/2022 JUAN DAVID SANTAFE BANCO 480.000

R.E.356 6/09/2022 JUAN DAVID SANTAFE BANCO 90.000

258 14/09/2022 MARIA PAZ REYES BANCO 330.000

262 16/09/2022 MILAN MOGOLLON BANCO 250.000

EFECTIVO Y
264 20/09/2022 EMMA CUDRIS 150.000
BANCO

TOTAL DIFERENCIAS 5.175.000

 EVIDENCIAS SEGÚN RECIBOS VS EXTRACTOS
NOTA: SOLO SE PUDO VERIFICAR EL MEDIO DE PAGOS (BANCOS), YA QUE EL DINERO RECIBIDO EN
EFECTIVO NO SE LE DIO EL MANEJO CORRECTO A LAS ENTRADAS Y SALIDAS

ESTAN POR MAYOR VALOR

OBSERVACIONES

ESTAN POR
MEDIO DE MAYOR VALOR NOTAS
# RECIBO FECHA ESTUDIANTE VALOR
PAGO (PENDIENTES ADICIONALES
RECIBOS
TALONARIO
PERDIDO)
ESTA POR EL TENER EN CUENTA
DANTE CRISS
12 9/03/2022 BANCO 1.040.000 VALOR DE QUE EL
BERMON
1.359.000 TALONARIO DE
JAVSAN PAGOS EXTRAS NO
ESTA POR EL
26 24/03/2022 DEREK BANCO 330.000 APARECIO EN EL
VALOR DE 360.000
GARCIA RANGO DE ESTAS
SAMUEL FECHAS Y SE
ESTA POR EL
27 30/03/2022 EDUARDO BANCO 350.000 ASUME QUE LOS
VALOR DE 435.000
PORRAS VALORES DE MAS
CANCELADOS POR
GERMAN ESTA POR EL
33 30/03/2022 BANCO 622.500 EL ESTUDIANTE
MUNAR VALOR DE 730.500
PERTENECEN A
VALORES QUE
BYRON ESTA POR EL
34 30/03/2022 BANCO 330.000 PERTENECIAN A
MEDINA VALOR DE 438.000
OTROS
TOTALES 2.672.500
 EVIDENCIAS SEGÚN RECIBOS VS EXTRACTOS
NOTA: SOLO SE PUDO VERIFICAR EL MEDIO DE PAGOS (BANCOS), YA QUE EL
DINERO RECIBIDO EN EFECTIVO NO SE LE DIO EL MANEJO CORRECTO A LAS
ENTRADAS Y SALIDAS
ESTAN POR MENOR VALOR
ESTUDIANT MEDIO DE
# RECIBO FECHA VALOR OBSERVACIONES
E PAGO
JUAN
SOLO HAY ENTRADA DE
428 9/02/2022 DAVID BANCO 480.000
180.000 EN BANCOS
SANTAFE

JOSE DAVID SOLO HAY ENTRADA DE

66 25/04/2022 BANCO 480.000
MORA 400.000 EN BANCOS

TOTAL DIFERENCIAS 380.000

HALLAZGOS GENERALES

Según lo anterior en la auditoría realizada a los recibos de caja en el periodo

comprendido de enero 1 a septiembre 30 de 2022 de manera general se encontraron
los siguientes hallazgos:

 Manejo inadecuado de los recibos de caja físicos

 Alteraciones, tachones y añadiduras en recibos de caja físicos

 Recibos de caja arrancados sin dejar evidencia

 Perdida de talonarios que dejan sin poder auditar un mes completo en cuanto a
pagos extras

 Dineros no recibidos en bancos a los que se les realizó recibo de caja

correspondiente dejando entre dicho si realmente ese fue el medio de pago

 Dineros recibidos en bancos por menor valor a los que se realizó recibos de
caja por valores diferentes sin especificar otro medio de pago

 Recibos de caja a los cuales no se indican medio de pago y que se prestan para
el manejo inadecuado de dineros recibidos

Adicional se aclara que debido al uso inadecuado de los ingresos recibidos no se

pudo auditar los recibos en efectivo, ya que la persona encargada no especifica en
los egresos el medio de pago, ni en los ingresos algunos de los recibos de caja no
tienen forma de pago.
RECOMENDACIONES

Después de realizada la auditoria a los ingresos obtenidos entre enero 1 y septiembre

30 del 2022 se hacen las siguientes recomendaciones para el adecuado manejo tanto
de ingresos como de egresos teniendo el control que corresponde en cada caso:

 Mantener la información de manera Actualizada puesto que se evidencian

falencias lo que puede llevar malas decisiones por no tener la información al día.

 Asegurar la debida integridad en el registro y control de los ingresos recaudados

y gastos efectuados, de forma de que todo abono y cargo bancario cuente con el
comprobante contable de sustento, debidamente autorizado y archivado en forma
correlativa sin excepciones.

 Implementar conciliaciones bancarias mensuales, las cuales deben ser

revisadas por la administración, asegurando la debida integridad a los
movimientos bancarios y registros contables.

 Realizar revisión continua a los recibos de caja, estados de cuenta de los

estudiantes y egresos que se efectúen de manera semanal, quincenal o mensual.

 Corroborar los estados de cuenta que se suministró archivo en excel de cada

estudiante según los recibos encontrados.

Atentamente,

MARIA ISABEL ROBAYO AMADO

Gerente