Universidad Mariano Gálvez de Guatemala.

Ciencias de la administración
Administración II
Sección C
Licda. Etty Saraí Castro.

Tema:
Manuales administrativos.

Grupo 3
Nombres: Carné:
Olivia Cristina Lix 0229-22-2278
Carmen Catarina Lobos 0229-22-9241
Johana Elizabeth Sequen 0229-22 19631
Vicenta Sebastiana Mendoza Gutiérrez 2029-19-7671
Nissi Saraí López García 0229-19-12118
Fecha 08/10/2022
 INDICE

Introduccion -------------------------------------------------------------3
MANUALES ADMINISTRATIVOS--------------------------------------------------------4
Tipos de manuales administrativos.------------------------------------------------------4, 5
Contenidos de los manuales administrativos.---------------------------------------------5
Índice o Tabla de Contenido-------------------------------------------------------------- 5
Introducción o Antecedentes-------------------------------------------------------------5
Glosario---------------------------------------------------------------------------------------6
Cuerpo Principal----------------------------------------------------------------------------6
Anexos-----------------------------------------------------------------------------------------6
Características y Contenido de Manuales Administrativos---------------------------6
Manuales de Organización y Funciones---------------------------------------------6,7
Manual General de las Organizaciones---------------------------------------------7, 8
Manual de Cargos-----------------------------------------------------------------------8, 9
Manual de Procesos y Procedimientos---------------------------------------------9, 10
Manual de Calidad-------------------------------------------------------------------11, 12
Manuales Para Los Clientes-------------------------------------------------------------12
Manual General del Empleado---------------------------------------------------------12
Proceso Para El Desarrollo De Un Manual Administrativo--------------------------13

Etapas Del Proceso De Desarrollo De Un Manual Administrativo------------------13

Preparación del Trabajo-----------------------------------------------------------------13
Planificación del Trabajo----------------------------------------------------------------14
Estudio de Resultados----------------------------------------------------------------14, 15
Conclusiones-------------------------------------------------------------------------------------16

E-grafía-------------------------------------------------------------------------------------------17

2
 Introducción.

Los manuales administrativos son necesarios para una empresa, tienen como función el

apoyo para mejorar la organización de las actividades de dentro de la organización, las empresas

necesitan del apoyo de los manuales, porque hacen que el empleado sepa de la estructura, las

políticas de las organizaciones y de igual forma los procedimientos, ya que la estructura de una

organización es muy compleja, es una ayuda para que el empleado le sea fácil saber lo que necesite

sobre la empresa.

Con el paso del tiempo las empresas crecen más y es necesario que los manuales

administrativos sean actualizados en un cierto periodo que la empresa crea necesario y así evitar

los posibles cambios es sus procedimientos. Es necesario que las organizaciones tengan manuales

administrativos por las ventajas que ofrece. Ya que también existen muchos manuales que se

clasifican según sea sus necedades.

3
 MANUALES ADMINISTRATIVOS

Se puede definir a un manual como “un registro inscrito de información e instrucciones

que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en

una empresa 1” o “un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o

instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una empresa, que se

consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Un documento que contiene, en forma ordenada, sistemática y accesible, información

relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a terceros que

se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización. (Trías, 2009)

Los manuales en las organizaciones son también como un medio de comunicación, porque

ofrece un de una manera sistematizada la información y las decisiones de la administración con

respecto a las políticas, organización y procedimientos.

Tipos de Manuales Administrativos.

Estos pueden ser por su contenido, alcance o destinatario.

De acuerdo a su destinatario, se encuentran:

1. Manuales cuyos usuarios son miembros de la organización, como por ejemplo los

manuales de procedimientos.

2. Manuales destinados a usuarios externos a la organización: clientes, proveedores, público

en general, como por ejemplo los manuales generales de la organización que se mencionan

en este documento.

4
Con referencia al contenido, se pueden distinguir, entre otros:

1. Manuales de organización y funciones.

2. Manuales de procedimientos.

3. Manuales de cargos.

Respecto a su alcance, se pueden distinguir:

1. Manuales generales que contiene información o instrucciones respecto a diversos

tópicos o contenido, como por ejemplo lo manuales de organización y funciones.

2. Manuales específicos, que detallan información respecto a un área o tema

específico como un manual de compras.

Contenidos de los Manuales Administrativos.

Los manuales administrativos son documentos que muestran una serie de capítulos donde

se identifican las secciones de un manual administrativo.

Índice o Tabla de Contenido

Brinda una versión esquemática del contenido del manual, con referencia a la página donde

se ubica la información.

Introducción o Antecedentes.

Es un breve enunciado del objetivo o propósito del manual, su alcance, aplicabilidad y su

uso.

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Glosario.

Incluye el detalla de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de términos

importantes usados en el manual, especialmente en los casos que en lenguaje común pudiera otra

aceptación.

Cuerpo Principal

El contenido y organización del cuerpo principal del manual depende de la temática del

mismo.

Anexos

Se suele incluir como Anexo documentos cuya inclusión en el cuerpo principal del manual

dificultaría la lectura. Por ejemplo, puede incluirse como anexo el marco normativo de la

organización. No es recomendable incluir material de consulta que no esté específicamente

relacionado con el manual.

Características y Contenido de Manuales Administrativos.

Manuales de Organización y Funciones.

Describen la organización formal y detallan la estructura organizativa, los órganos que la

componen, sus niveles jerárquicos, las relaciones formales que los vinculan y las funciones y

actividades asignadas a cada órgano.

Estos manuales pueden ser generales, cuando describen a todos los órganos de la organización, o

específicos, cuando describen los órganos que componen un área de la organización. Esto es

6
frecuente en organizaciones de gran tamaño, que elaboran un manual general donde describen los

órganos de mayor nivel y luego elaboran manuales específicos para cada área.

Sin perjuicio de la información adicional que sea pertinente incluir en cada caso, es recomendable

que un manual de Organización y Funciones incluya como mínimo:

1. Carátula

2. Índice

3. Introducción, Objetivos y Propósito del manual

4. Aspectos Metodológicos involucrados en su elaboración

5. Organigrama

6. Para cada órgano, su denominación, descripción de su relacionamiento formal y

dependencia jerárquica, misión o propósito y las actividades o funciones asignadas.

Los manuales de organización y funciones presentan una visión de conjunto de la

organización y determinan claramente las funciones y actividades asignadas a cada órgano.

Contribuyen así a evitar la existencia de “zonas grises” en la cual la responsabilidad por el

desarrollo de una actividad sea dudosa, asimismo facilitan el proceso de inducción del personal y

sirven como instrumento de consulta.

Manual General De Las Organizaciones.

Manual General de la Organización dirigido a usuarios externos, en el cual ponen en

conocimiento de sus proveedores, clientes y otros interesados la estructura e historia de su

organización. Este manual tiene generalmente un grado menor de detalle que los manuales

dirigidos a los usuarios internos

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Este manual detalla:

a. Organigrama de la empresa,

b. Directores y Personal Superior,

c. Breve reseña histórica,

d. Memoria anual,

e. UTE en cifras,

f. Información Económica,

g. Indicadores de Gestión,

h. Normativa Legal.

En un manual general de las organizaciones es recomendable incluir lo siguiente:

a. Carátula,

b. Introducción, objetivos y propósito del manual,

c. Organigrama de la empresa,

d. Autoridades,

e. Breve reseña histórica,

f. Área de actividad, productos y servicios brindados,

g. Normativa legal pertinente

Manual De Cargos.

El manual de cargos contiene la descripción detallada de los cargos de una organización.

Su utilidad se vincula a la planificación, reclutamiento, selección, capacitación y evaluación de

recursos humanos. Para el personal, la descripción de cargos proporciona una referencia de cuáles

son sus tareas y responsabilidades, así como las pautas de evaluación de su labor. Al disponer de

8
un manual de cargos, se facilitan los procesos de evaluación del desempeño, así como el

reclutamiento y la selección de nuevo personal.

Los manuales de cargos resultan útiles además para la realización de diversas actividades

de gestión de personal. Por ejemplo, resultan útiles para la elaboración de los planes de

capacitación, la evaluación de cargos o los planes de carrera.

En información es recomendable incluir lo siguiente:

a. Carátula,

b. Índice,

c. Introducción, objetivos y propósito del manual,

d. Aspectos metodológicos involucrados,

e. Organigrama de la empresa,

f. Para cada cargo, una hoja de descripción que generalmente contiene su dependencia

jerárquica y relacionamiento formal, el objetivo o parámetros de éxito, las tareas asignadas,

áreas de responsabilidad y las aptitudes requeridas para su desempeño.

El manual de cargos se puede elaborar con alcance general, describiendo todos los cargos

existentes en una organización o se puede limitar su alcance a un nivel jerárquico, a un área

funcional específica o a una sucursal.

Manual De Procesos Y Procedimientos

Los manuales de procesos o de procedimientos describen en detalle los procesos o

procedimientos que se realizan en una organización. Contribuyen a uniformizar la acción del

personal, al establecimiento de medidas de calidad y facilitan la racionalización de los procesos.

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Según las características y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que

describen los procedimientos, los procesos o ambos.

a. Estos deben de contener un manual de procesos y procedimientos.

b. Carátula.

c. Índice.

d. Introducción y Objetivos.

e. Mapa general de procesos o cuadro índice de los procedimientos incluidos, según

corresponda, de forma de poder apreciar en forma global la interrelación entre los

diferentes procesos y procedimientos que se realizan en la organización.

f. Organigrama de la Organización, para facilitar la visualización de la ubicación jerárquica

de las unidades intervinientes en los procesos y procedimientos.

g. Políticas y reglas generales que guían la ejecución de los procesos y procedimientos.

h. Glosario de términos utilizados y símbolos, si corresponde.

i. Descripción literal de cada procedimiento, detallando cada uno de los pasos a realizar, su

forma de ejecución y el o los responsables de su ejecución.

j. Formularios, registros y archivos utilizados en el procedimiento.

k. Plano de la planta física – en ocasiones.

l. Diagramas de los procedimientos, en la medida que resulten de utilidad para los usuarios.

La inclusión de un diagrama de procedimientos o de un diagrama de procesos puede

resultar útil en la medida que sintetiza gráficamente los procedimientos detallados, pero en los

casos en que los usuarios no están familiarizados en este tipo de presentación, su utilidad se ve

disminuida. No se detalla en esta instancia los aspectos referidos a la utilidad de los diagramas de

procedimientos ya que se trata dicho tema en otra unidad temática de la asignatura.

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Manual De Calidad.

Detalla la política de la calidad, la estructura de la organización y las principales

disposiciones y actividades adoptadas para una gestión de la calidad eficiente, siguiendo las

directrices de las normas utilizadas como modelo de referencia.

El manual de calidad constituye un documento que resume gran cantidad de información

referida a la organización y que asume carácter público: muchas organizaciones entregan su

manual a clientes, proveedores, socios, para que conozcan el funcionamiento de la organización.

De acuerdo a la norma ISO 9001:2000, el contenido del manual de calidad es el siguiente:

a. Carátula

b. Índice

c. Presentación de la organización

d. Estructura del Sistema de la Gestión de la Calidad (ajustado a la norma)

 Sistema de Gestión de la Calidad

 Responsabilidad de la Dirección

 Gestión de los Recursos

 Realización del Producto / Prestación del Servicio

 Medición, Análisis y Mejora

Las normas ISO determinan asimismo la metodología para la elaboración de los manuales,

establecen pautas para su actualización y aprobación y su metodología de elaboración.

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 La existencia de un manual de calidad debidamente elaborado y aprobado es una condición

imprescindible para que una empresa u organización se certifique bajo las normas ISO.

La presencia de manuales de carácter público debidamente aprobados, aseguran a los

terceros que interactúan que existe un compromiso formal para realizar los procedimientos de

determinada forma. En particular, aseguran que la dirección de la organización se ha

comprometido a realizar determinados pasos y controles en la prestación de sus servicios o el

desarrollo de sus productos.

Manuales Para Los Clientes.

Estos manuales procuran orientar a los usuarios respecto a los servicios que les brinda la

organización, o ayudarles en la realización de diversos procedimientos o trámites.

Los beneficios que se derivan del uso de estos manuales se vinculan a brindar una mejor

atención al cliente, disminuyendo las demoras, solucionando sus problemas y dudas.

Manual General Del Empleado.

Contiene información de interés para el empleado que se incorpora a la organización en

referencia a su historia, políticas, objetivos, derechos y obligaciones de los empleados. Incluyen

información general útil al personal de la organización, como puede ser el detalle de sucursales y

filiales de la empresa, descripción de la planta física, organigrama general, las normas de

disciplina, los criterios de calificación.

Estos manuales resultan útiles para facilitar el entrenamiento inicial de los empleados y para

establecer claramente las relaciones laborales

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Proceso Para El Desarrollo De Un Manual Administrativo.

La elaboración de manuales forma parte del proceso de mejoramiento administrativo de las

organizaciones y gran parte de la utilidad que brindan los manuales deriva, precisamente, del

proceso de mejoramiento previo a su elaboración. No tiene ningún sentido elaborar un manual

referido a un aspecto en el cual la organización requiera claramente acciones de cambio: un

procedimiento que es necesario cambiar, una estructura que será modificada o cargos cuyo perfil

se espera varíe. La elaboración del manual parte, entonces, del supuesto básico que el aspecto de

la organización que será manualizado está acorde con sus objetivos.

Etapas Del Proceso De Desarrollo De Un Manual Administrativo.

La preparación previa implica asignar la responsabilidad por la elaboración del manual y

determinar sus usuarios y objetivos

Preparación Del Trabajo.

• Determinar El Responsable De La Elaboración: Es recomendable asignar la

responsabilidad por la elaboración de manuales en forma expresa.

• Determinar Los Usuarios y El Objetivo Del Manual: Todo manual tiene por objetivo

satisfacer las necesidades de información de un grupo específico vinculado a la

organización respecto a un determinado tema.

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 Para determinar el objetivo, el primer paso es identificar quiénes necesitan información

sobre un determinado tópico. De esta forma se identifican los usuarios del manual: quienes lo

utilizarán en el futuro. Los usuarios del manual a elaborar pueden ser internos o externos a la

organización y pueden tener diferentes intereses y grados de participación en el tema a tratar, lo

que genera diferentes abordajes para la información.

Planificación De Trabajo:

Una vez que se ha determinado el objetivo del manual, sus usuarios y las necesidades de

éstos, se debe planificar el trabajo a realizar para elaborar el manual. Dos aspectos son clave: la

determinación de los contenidos del manual y la elaboración de los cronogramas de trabajo.

• Determinación Del Contenido: Se establece una estructura primaria del manual y su

contenido tentativo, para determinar las fuentes de información a las que recurrir.

• Determinación De Los Cronogramas De Trabajo: Una vez determinado el contenido

tentativo, es posible establecer los cronogramas de trabajo, que deben incluir todas las

actividades necesarias para la elaboración y desarrollo del manual, así como los

responsables de su ejecución

Estudio De Resultados

Cualquier empresa sin importar su tamaño, ni actividad a la que se dedica, necesita obtener

información acerca del desempeño de su operación en el período determinado, de esta manera

saber cuantificadamente si han alcanzado los resultados esperados, maximizando sus utilidades y

además tener donde apoyarse para la toma de decisiones oportunas.

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 En general los diferentes estados financieros ayudan a tener una visión exacta de la situación

financiera de la empresa, incluyendo aspectos de relevancia para la administración y operación de

la misma.

La administración por resultados es un modelo de administración a través del cual todos los

gerentes de una organización establecen metas para sus administraciones, al inicio de cada periodo

en constancia con las metas generales de la organización fijadas por los accionistas, a través de la

dirección. Un objetivo debe ser cuantificable, complejo, relevante y compatible.

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 Conclusión

Los manuales administrativos son herramientas de apoyo en las organizaciones, es una

necesidad que las empresas tengan un respaldo impreso, y las políticas sea respetadas reduciendo

los errores en las operaciones evitando cualquier cabio en el sistema de la organización y que surja

decisiones demasiado rápido.

Esta herramienta también ayuda a reducir el tiempo o periodo de capacitación de los

empleados que recién ingresan en la organización es un método donde se puede guiar el nuevo

empleado enterándose de las políticas internas y externas de la organización, y como es la

ubicación de su lugar de trabajo.

En el manual de procedimientos en una producción, ayuda a que los trabajadores sigan los

pasos establecidos, y eso evita posibles cambios en los procedimientos a la hora de la elaboración

y alterando la producción. Son estos y más los que justifican la necesidad de elaborar un manual

administrativo según sea su área de necesidad.

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 E-grafía

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