Unidad 7: MANUALES

ADMINISTRATIVOS
I Introducción

 “Las personas pasan, los sistemas quedan”.

 Los manuales son una herramienta de la administración.

 Antecedente histórico: Necesidad de personal capacitado

durante la Segunda Guerra Mundial. Actualmente la cultura
de la calidad exige que las actividades de una organización
se documenten.

 La elaboración de manuales corresponde a la dimensión

formal de una organización.
 Los manuales aplican el principio de organización llamado
estandarización.

 Los manuales pueden ser elaborados por un área

especializada o un equipo de consultores externos.

 Los manuales administrativos deben reservarse para

información de carácter estable: Estructura, procedimientos,
historia, aspectos técnicos.

 Elaborar un manual no significa dejar de cambiar. Los

cambios deben estar documentados.
II Concepto de Manual

Según Miguel Duhalt Kraus:

Un manual es un documento que contiene , en una forma

ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre
la historia, organización, políticas y procedimientos de una
empresa, los que se consideran necesarios para la mejor
ejecución del trabajo.

Según G.R. Terry

Un manual es un registro escrito de información

e instrucciones que conciernen al empleado y
puede ser utilizado para orientar sus esfuerzos en
la empresa.
Según Enrique Franklin

Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de

los objetivos fijados y las políticas implementadas para
lograrlos, señalan la secuencia lógica y cronológica de una
serie de actividades traducidas en un procedimiento
determinado, indicando quien lo realizará, que actividades han
de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de
ellas, en forma tal que constituyan una guía para el personal
que ha de realizarlas.

Importante: Todas las definiciones se complementan

III Objetivos de los Manuales
Administrativos

a) Instruir al personal: Sobre

objetivos, políticas,
procedimientos, normas, etc.

b) Precisar funciones y relaciones

de autoridad: Los manuales
administrativos incluyen
organigramas.

c) Ayudan a la ejecución correcta de

las funciones correspondientes
propiciando la uniformidad.

d) Facilitan la integración del

personal de nuevo ingreso.
IV Clasificación de los Manuales

A. De acuerdo a su contenido:

a) De historia de la empresa: Relata la historia de la

compañía desde sus inicios, su desarrollo y situación
actual. Se hace mención a los logros o distinciones
alcanzadas, asimismo se resalta la filosofía de la
empresa.

b) De organización: Su propósito es exponer en forma

detallada la estructura organizacional formal mediante
la descripción de los objetivos, relaciones, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.
Asimismo contienen información sobre los
antecedentes , legislación aplicable y misión de la
organización y se puede incluir información sobre el
directorio.
c) De políticas: Describen los lineamientos que deben
tomarse en cuenta para la toma de decisiones, lo
que permite:
 Agilizar el proceso de toma de decisiones.
 Facilita la descentralización.
 Sirven de base para una revisión.

d) De Procedimientos: Se detallan en forma analítica

los procedimientos administrativos que operan en
una empresa. Este manual explica como se deben
hacer las cosas, lo cual es muy útil sobretodo para
el personal de nuevo ingreso.

e) Manual de Contenido Múltiple: Se le utiliza

cuando el volumen de actividades, la cantidad de
personal o la simplicidad de la estructura no
justifican la elaboración de varios manuales. Es
importante separar el contenido en secciones.
B. De acuerdo a una función específica

a) De Producción: Se detalla el proceso de fabricación.

b) De Compras: Son una fuente de referencia para los
compradores, sobretodo en el caso de situaciones
fuera de lo común.
c) De Ventas: Abarca políticas, procedimientos y
controles, lo que constituye un marco de referencia
para la toma de decisiones.
d) De Finanzas
e) De Contabilidad
f) De Crédito y Cobranza
g) De Personal
V Manual de Organizaciòn

Lectura correspondiente