Objetivo

• Conocer la Organización: Sus objetivos, principios que lo rigen, características que tiene, los
elementos del proceso de organización, su estructura y la departamentalización

1 Introducción

Las empresas son organizaciones totalmente cambiantes, no son estáticas. Tienen un proceso de
constitución, un organismo que vive y palpita, que crece y se desarrolla, que necesita ser
organizada y estructurada para lograr cumplir los objetivos propuestos.

2 Generalidades de la Organización

La organización es la segunda etapa del proceso administrativo, esto quiere decir que cualquier
actividad en la empresa antes de ser ejecutada debe ser planeada y organizada.

Organizar es la función administrativa que se encarga de agrupar las actividades planeadas en la

empresa, para lograr el cumplimiento de los objetivos.

Agrupar las actividades involucra el proceso de reunir a las personas, asignación de recursos
empresariales bajo la dirección de un jefe. La organización necesita tratar con personas,
organismos y relaciones de autoridad y responsabilidad, para lograr la realización eficiente de las
tareas, y por ende, cumplir con los objetivos propuestos en el proceso de planeación. El proceso
de organización con base en la unión de personas, asignación de recursos y distribución de
responsabilidades y autoridad, para que los objetivos sean alcanzados, los planes ejecutados
según lo establecido en los planes, es muy importante la distribución de las actividades y distribuir
conveniente y eficientemente la línea de autoridad requerido para tal fin.

La organización se puede definir como establecer o reformar una cosa, que debe estar sujeta a
reglas, orden, armonía y dependencia de las partes que la conforman.

3 Objetivos de la Organización

La organización administrativa sirve como herramienta estratégica en la empresa, para agrupar y

estructurar todos los recursos necesarios para que la empresa pueda funcionar eficientemente,
entre estos recursos tenemos personas, recursos físicos y financieros, que se requieren para el
cumplimiento de los objetivos trazados en la empresa de la mejor forma posible.

• Agrupar adecuadamente a las personas en la empresa, para que desarrollen las actividades en
conjunto orientadas a cumplir las exigencias de los planes estratégicos de la empresa.

• Generar sinergia entre procesos, de tal forma que se puedan realizar las actividades en armonía,
cooperación, disciplina y responsabilidad

• Distribuir eficientemente los recursos de la empresa en los diferentes planes establecidos.

• Definir adecuadamente las líneas de autoridad requerida para el óptimo funcionamiento de la
empresa.

4 Principios de la Organización Administrativa

Todo proceso administrativo, orientado a realizar la actividad de organización, deberá basarse

bajo los siguientes principios rectores:

• Principio de la especialización: En este principio se deben orientar los esfuerzos encaminados a

definir con claridad las actitudes y aptitudes de los miembros del equipo de trabajo, teniendo en
cuenta que todos no somos buenos para todo, pero si todos somos buenos para algo. Por tal
motivo, la organización deberá fundamentarse en división del trabajo, lo que conlleva a que se
asignen las tareas adecuadas a cada persona, conllevándonos a los que se conoce como la
especialización, que de seguro incrementará los resultados en la ejecución de los planes o tareas.

• Principio de la definición funcional: El trabajo que realice cada persona, la actividad de cada
organismo y las diferentes relaciones de autoridad y responsabilidad, son situaciones que deben
estar muy bien definidos en la empresa de forma escrita.

Generalmente, en la empresa se utiliza el organigrama, la descripción de cargos, el manual de

funciones para aplicar este principio. Lo más importante, es que quede claro cuál es la posición de
cada persona en la conformación de la estructura de la empresa, su nivel de responsabilidad
frente al desempeño y realización de las actividades.

• Principio de igualdad de responsabilidad y autoridad: Es un principio que proviene de los

principios generales de la administración, el cual define la autoridad como la capacidad que se
tiene para dar órdenes y exigir obediencia de las mismas, por otro lado, la responsabilidad es el
deber de dar cuentas a algún superior sobre las daciones tomadas en el proceso. El principio
referente a la igualdad, destaca que debe haber una correspondencia entre el volumen de
autoridad y la responsabilidad atribuida a cada persona u organismo.

• Principio de gradación: Este principio está orientado a que cada persona debe tener claro, saber
a quién da cuentas y de quién debe recibir órdenes, está relacionado con la línea directa de
autoridad establecida en la empresa.

• Principio de las funciones de línea y de staff: Se debe definir de la manera más clara posible, no
sólo en lo referido a la cantidad de autoridad que se ha dado a cada persona u organismo, sino
también la naturaleza de la misma. Este principio está orientado a tener clara la diferencia entre
autoridad de línea y de staff dentro la empresa. Se puede definir la función de línea a las
actividades que están directamente relacionadas con los objetivos generales y principales de la
empresa, en tanto que las funciones de línea staff no están ligadas a los objetivos principales de la
empresa.

5 Importancia de la Organización Administrativa

La importancia del proceso de organización en la empresa, está dado por ser el dinamizador y
activador de los planes diseñados, pero podemos citar otros aspectos que hacen que el proceso de
organización aun sea de mayor importancia en la empresa:

• La organización permite precisar las actividades requeridas para cumplir los objetivos propuestos
en los planes estratégicos de la empresa.

• La organización permite que se haga la agrupación o distribución eficientemente de las tareas y

recursos en la empresa.

• Se crean los mecanismos adecuados para que haya procesos de delegación de autoridad,
buscando mayor eficiencia en la realización en las tareas.

• La organización permite desarrollar destrezas y habilidades directivas.

• La organización permite que haya una relación directa con todos los recursos empresariales
requeridos para el funcionamiento de la misma

• La organización permite la minimización de costosos puntos débiles, porque evita la duplicidad

de funciones, superposición de esfuerzos y la ociosidad en la realización de los procesos y
actividades empresariales.

6 Características de la Organización Administrativa

La organización es un proceso formal: En la organización se desarrollan un sinnúmero de tareas y

actividades que realiza una o más personas, que son coordinadas para el logro de los objetivos, es
formal porque los miembros de la organización tienen disposición y voluntad de cumplir con las
exigencias, frente a la responsabilidad adquirida por formar parte de la empresa.

La organización es un proceso: La eficacia se logra gracias al seguimiento de la serie de pasos

ordenados, que sin ser inflexibles garantizan el diseño de la estructura más adecuada para la
empresa.

La organización no es perfecta: La organización por ser un proceso desarrollado por personas, está
sujeto a errores, es decir, debe tener la capacidad de ajustarse a las nuevas necesidades de la
empresa, corregirse y, dar nuevos rumbos al proceso de acuerdo a las exigencias requeridas.

La organización no es un fin: Es un instrumento al servicio de los administradores, quienes deben

tener la habilidad para aplicarla eficientemente en la empresa, para que le garantice el
cumplimiento a través de la reactivación de los planes según sea el caso.

7 Elementos del Proceso de Organización Administrativa Los elementos básicos que inciden en el
desarrollo de un proceso de organización eficiente son:
Insumos: Forman parte de los recursos totales con los que cuenta la empresa, y los podemos
definir como: Recurso Humano, capital, materias primas e insumos, maquinaria y equipo y, la
infraestructura de la empresa.

El Proceso: Está dado por el manejo adecuado de los recursos, mediante la utilización de
reglamentos y procedimientos, con el fin de que se permita la realización de las actividades
empresariales, y que se desarrollen y se cumplan eficientemente.

El Producto: Es el resultado de la sinergia de cada componente que integran la empresa. El

producto es el esfuerzo por el cual, la empresa desarrolla toda la gestión administrativa en pro del
cumplimiento de los objetivos propuestos.

8 El Organigrama

Es la representación de la organización formal de la empresa, representa los cargos u organismos

en los cuales está constituida la empresa, que están unidos entre sí por líneas que representan las
relaciones de comunicación.

9 Estructura Organizacional

La palabra estructura, es disposición u ordenación de las partes que conforma un sistema, también
se puede decir que la estructura organizacional es la disposición u orden de los órganos o cargos
que conforman una empresa.

En la actualidad existen dos tipos de estructuras organizaciones:

• Estructura formal: Es la estructura legalmente constituida y aceptada por la dirección de la

empresa, la cual está compuesta por los cargos y cargos de la misma.

• Estructura informal: Es la red de relaciones sociales que surgen espontáneamente y libremente,

por las personas que trabajan en una empresa, que al ocupar cargos y trabajar en organismos de
la empresa, en la cual las personas desarrollan relaciones de amistad que facilitan las relaciones de
amistad en la empresa. Las relaciones informales no cuentan con organigramas, pero pueden
facilitar o dificultar el funcionamiento de la estructura formal de la empresa.

La estructura organizacional, es la forma como los órganos y cargos están distribuidos en los
distintos niveles jerárquicos, y en los distintos departamentos que conforman la empresa.

10 Elementos de la Estructura Organizacional

Autoridad: Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe, para dar órdenes y esperar que
sean obedecidas.

Especialización: Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados.

Departamentalización: Identificación y clasificación de las actividades, agrupación de dichas

actividades para cumplir los objetivos de la organización, asignación de las actividades a
administradores con autoridad para supervisarla, establecimiento de la coordinación horizontal y
vertical… Para lograr un proceso ideal de departamentalización se deben considerar:

• Departamentalización y sus patrones más usados.

• Entender la Departamentalización moderna.

• Entender que no hay un esquema universal.

Cadena de Mando, línea de toma de decisiones: Representa la cascada como se pueden

desarrollar las órdenes y las responsabilidades en la empresa, por ejemplo Gerente General al
Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.

Tramo de Control, es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe?, es de considerar que

en una estructura, los tramos de control no pueden ser tan amplios que permitan control eficiente
en los procesos empresariales.

Centralización/Descentralización: Está relacionada con la forma como se darán las órdenes y los
niveles de responsabilidad en la empresa.

11 La Departamentalización

Se define como, el proceso por el cual en la empresa se determina la estructura organizacional, en

donde se establecen las áreas más importantes y necesarias que faciliten el cumplimiento de los
objetivos.

El proceso de departamentalización, debe estar orientado a la construcción de un sistema

estructural formal e informal con base en los departamentos, que permitan de esta forma las
estructuras y sus divisiones, garantizando el uso adecuado de los recursos empresariales.

La estructura organizacional se representa gráficamente en los organigramas, en el cual se

identifican subsistemas que conforman la empresa, la ubicación de los empleados, las relaciones
del trabajo y las líneas explicitas de comunicación empresarial.

12 La Consideraciones a Tener en Cuenta para la Departamentalización

Para lograr un óptimo desarrollo del proceso de departamentalización se deben tener en cuenta:

El tipo de relaciones de la estructura: Se debe tener en cuenta que por lo general, siempre
encontramos este tipo de estructuras en la empresa, los cuales deben estar plenamente
coordinados, con el fin que no existan conflictos, y afecten negativamente el cumplimiento de los
objetivos de la empresa.

Debemos recordar que, la estructura formal es la que tiene una relación directa entre los recursos
de la empresa y su representación, es el organigrama, y que su orientación de las acciones está
dada al cumplimiento de los objetivos. Mientras que la organización informal, se basa en las
relaciones y el contacto de las personas que trabajan en la empresa, y son los sentimientos,
actividades y las relaciones no planificadas basadas en las normas establecidas en la organización
formal.

La relación de los planes organizacionales con los objetivos: Las características de las actividades
que la empresa desea desarrollar debe estar limitada por los planes, y son los que sirven para las
funciones primarias, las subdivisiones secundarias y, para seguir dividiendo la estructura de la
empresa en un orden lógico que permitan el cumplimiento de los objetivos.

Para lograr desarrollar un correcto de este proceso se recomienda:

• Defina las funciones existentes y la que se considere que pueden necesitarse en un futuro
cercano.

• Definir las funciones repetidas o similares en la empresa.

• Defina las funciones recomendadas y estén plasmadas en los manuales de funciones diseñados
para la empresa.

• Desarrolle un organigrama que tenga visión futurista de desarrollo de la empresa.

La definición de las funciones en la empresa: Las funciones en el proceso de departamentalización,

deben permitir tener una división adecuada de divisiones y áreas fundamentales como:
Administración, finanzas, comercial y marketing, producción y, las funciones adicionales que se
requieran que formen parte del organigrama de la empresa.

La composición de las funciones en la empresa: Todas las funciones del organigrama deben estar
compuestas por una serie de órganos, que a su vez se encuentren constituidas por otras funciones
secundaras que se apoyan entre sí, para lograr cumplir los compromisos plasmados en los
objetivos.