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Concepto

Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto de
reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización, con la finalidad
de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y
materiales.

Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los fenómenos futuros y el


control de los recursos en forma sistemática y ordenada.

Es imprescindible que las reglas, políticas y/o actividades de cada proceso administrativo se
aplique de forma efectiva y simple, y en línea con los objetivos de la empresa u organización.
Para mantener la eficiencia del sistema y cumplir con los objetivos definidos, todo proceso
administrativo debe evitar caer en redundancias de información.

Elementos de la Administración

Por otro lado, la Administración es una actividad humana que así como está constituida por
una serie sucesiva de etapas, cuenta también con elementos inherentes a este proceso. En
este sentido, se pueden considerar los siguientes:

Eficiencia

Este elemento se encuentra directamente relacionado con la capacidad de invertir la menor


cantidad de recursos en las actividades empresariales, dirigidas al logro de las metas, lo cual
implica no sólo que los recursos a utilizar sean calculados de forma correcta, para evitar
derroches, sino que los bienes de la empresa obtenidos con esos recursos también sean
cuidados de forma idónea.

Eficacia

Por su parte, la eficacia consiste en cumplir de forma cabal las metas fijadas, en el tiempo
concebido para ello. De esta forma, la empresa ideal no sólo se distingue por su eficiencia –
usar adecuadamente los recursos- sino por su eficacia, es decir, por cumplir con sus tiempos y
propósitos, lo que a la larga también impacta en el hecho de que la empresa invierta justo lo
planificado.

Productividad

Así mismo, dentro de los elementos de la Administración se contempla también la


Productividad, definida como la capacidad de lograr la fabricación u obtención de los
productos o bienes planificados, dentro del tiempo pensado para ello, y con los estándares de
calidad más altos posibles, a fin de que la empresa pueda valerse de sus productos para
enfrentarse a la competencia del mercado al que pertenece, garantizando su subsistencia y
rentabilidad.
Recursos

Igualmente, la materia prima de todo Administrador estará constituida por los bienes y
recursos de una empresa, sin los cuales sería imposible por sí mismo el ejercicio
administrativo. Sin embargo, una empresa no cuenta con un solo tipo de Recursos, sino que
estos pueden clasificarse según su naturaleza, distinguiéndose cuatro tipos distintos:

Materiales: dentro de este grupo se encuentran los bienes muebles e inmuebles con los que
cuenta una empresa, y que forman parte de su matrimonio.

Técnicos: así mismo, una empresa, sobre todo si se trata de una empresa manufacturera,
cuenta también con un grupo de máquinas y sistemas que conforman sus recursos
tecnológicos.

Humanos: de igual forma, los empleados y directivos de una empresa constituyen los recursos
humanos de una empresa, quienes tienen sobre sus hombros la responsabilidad de cumplir
con las tareas que llevarán a la empresa a cumplir con las metas y objetivos trazados.

Financieros: una empresa también cuenta siempre también con los recursos financieros,
activos y pasivos que conforman el capital de una empresa.

Información: por último, la Empresa tiene dentro de sus recursos más importantes, los
Recursos de la Información, relacionados con su capacidad por manejar conocimiento
indispensable en su área, así como la posibilidad de hacerse conocer en el medio en el cual se
desenvuelve.

Grupo social

Dentro de los Elementos de la Administración, se encuentra también el del grupo social en el


que se integra la Empresa, puesto que toda compañía se debe a este, al punto de definir el
ejercicio administrativo como tal, y de hecho permitir su existencia.

Objetivo

Finalmente, dentro de la Administración se distingue como un elemento básico el objetivo o


grupo de objetivos que se ha trazado como meta la Empresa, el cual además es el centro e
impulso de todo el ejercicio administrativo.

La administración como un proceso

El proceso administrativo, implementado de forma sistemática, genera resultados favorables


en la gestión de empresas, dicho proceso considera a la administración como la ejecutante de
ciertas actividades llamadas funciones administrativas, Planeación, Organización, Dirección y
Control.

Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organización si no se ha establecido la


planificación, no se puede dirigir si anteriormente no se ha planificado y organizado y así
sucesivamente hasta que no se podrá controlar si antes no se planifica, organiza y dirige las
actividades, tareas, operaciones y acciones.

FASES

PLANEACION: Implica que los administradores piensen, a través de sus objetivos y acciones, y
con anticipación, que sus acciones se basan en algún método, plan o lógica, más que una mera
suposición. Los planes dan a la organización sus objetivos y fijan el mejor procedimiento para
obtenerlos. El primer paso en la planeación es la selección de las metas de la organización.

Consiste en seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos,
y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es de la elección de cursos de acción
futuros a partir de diversas alternativas. Existen varios tipos de planes, los cuales van desde los
propósitos y objetivos generales, hasta las acciones más detalladas por emprender.

ORGANIZACIÓN: Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos


entre los miembros de una organización en una forma tal que pueda logra los objetivos de la
organización de manera eficiente. Los administradores deben adecuar la estructura de la
organización con sus objetivos y recursos, un proceso que se denomina DISEÑO
ORGANIZACIONAL.

Es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada


de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es
intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias
para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor
capacitadas para realizar estas tareas. • INTEGRACIÓN: Consiste en los procedimientos para
dotar al organismo social de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que
la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento,
escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos, y buscando su mejor desarrollo. Aunque la

INTEGRACIÓN comprende cosas y personas lógicamente es más importante lo de las personas


y, sobre todo, la de los elementos administrativos o de mando. • Consiste en ocupara y
mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante de la
identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de las personas
disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de
carrera, compensación y capacitación o desarrollo, tanto de candidatos como de empleados en
funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.

DIRECCIÓN: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un


organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los
planes señalados. • Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

CONTROL: Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados


actuales y pasados, en relación con los esperados con el fin de saber si se ha obtenido lo que
se esperaba, a fin de corregir y mejorar y además para formular nuevos planes. El
administrador debe cerciorarse de que las acciones de los miembros de la organización la
lleven a la obtención de sus metas. • Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del
desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto a las normas y
la contribución de la corrección de estas. En pocas palabra el control facilita el cumplimiento
de los planes; Las actividades del control suelen relacionarse con la medición de los logros

Interrelación entre las funciones

La planeación, es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los


siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y
propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han


de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de
la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos,
materiales y financieros.

La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de


los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la
organización.

El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de


una empresa.

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están entrelazadas e


interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes que se
inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como
parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será
quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se halla


involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente
esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el
gerente tal vez está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca
mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual.
Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en
acción.

Las funciones fundamentales no se ejecutan en forma independiente una de otra sino que se
entrelazan entre sí. Forman de esta manera una interrelación entre las mismas, de tal forma
que la ejecución de una influye sobre los demás.

La universalidad de los elementos del proceso

El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de
empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de
objetivos comunes. Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e
igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos. Así mismo, este proceso
puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de
supervisión