APOYO AL AREA CONTABLE Y ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA

MULTIAGRO INVERSIONES S.A.S

LUIS FERNANDO OROZCO LANDERO

UNIVERSIDAD POPULAR DE CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONOMICAS
PROGRAMA CONTADURIA PUBLICA
VALLEDUPAR
2018 - 1
 APOYO AL AREA CONTABLE Y ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA
MULTIAGRO INVERSIONES S.A.S

LUIS FERNANDO OROZCO LANDERO

Informe de prácticas curriculares

DOCENTE
LAURA MARIA CALDERON MENDOZA

UNIVERSIDAD POPULAR DE CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONOMICAS
PROGRAMA CONTADURIA PUBLICA
VALLEDUPAR
2018-1
 DEDICATORIA

Principalmente a Dios por ser el dador de la sabiduría y la fuerza necesaria para

afrontar los retos sobrepasados, a mi familia, compañeros y docentes por ser parte
importante de este proceso de formación y de incursión en el mercado laboral
utilizando las herramientas adquiridas como estudiante UPECISTA.
 AGRADECIMIENTOS

• A mi Madre, Luz Marina Landero Arrieta, por el inmenso apoyo moral y

económico.
• A la Universidad Popular del Cesar y su personal tanto administrativo como
docente, por brindar la guía necesaria y por ser el medio directo de
aprendizaje y formación en mi carrera profesional.
• Al Sr. Alberto Maestre, Contador público por ser una excelente guía externa,
aportando su experiencia y conocimiento en el ámbito laboral.
• A la empresa MULTIAGRO INVERSIONES S.A.S, por la confianza brindada,
por permitir mi desarrollo profesional y por permitirme el acceso a sus
procesos internos.
 CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 8
CAPÍTULO 1 ............................................................................................................ 9
1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA ........................................................... 9
1.1 RESEÑA HISTÓRICA .................................................................................... 9
1.2 ACTIVIDAD ECONOMICA QUE DESARROLLA LA EMPRESA .................... 9
1.3 MISIÓN......................................................................................................... 10
1.4 VISIÓN ......................................................................................................... 10
1.5 POLITICAS................................................................................................... 10
1.6 VALORES .................................................................................................... 11
1.7 ORGANIGRAMA .......................................................................................... 12
CAPITULO 2 .......................................................................................................... 13
2. ACTIVIDADES ................................................................................................... 13
2.1 NOMBRE DEL TRABAJO ............................................................................ 13
2.2 DIAGNÓSTICO ............................................................................................ 13
2.3 JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 14
2.3.1 Desde el punto de vista practico ............................................................ 14
2.3.2 Desde el punto de vista social ............................................................... 14
2.4 OBJETIVOS ................................................................................................. 15
2.4.1 Objetivo general ..................................................................................... 15
2.4.2 Objetivos especificos ............................................................................ 15
2.5 PLAN DE ACTIVIDADES ............................................................................. 16
2.6 DESARROLLO DE LA PRÁCTICA .............................................................. 17
2.6.1 Registro de transacciones contables diarias. ......................................... 17
2.6.2 Elaboración de informes para declaraciones de los impuestos de IVA,
ICA y Retención en la Fuente. ........................................................................ 18
2.6.3 Preparacion de informes de estupefacientes y de distribuidor-
comercializador a los Ministerios de Salud y Agricultura. ............................... 19
2.6.4 Facturación de contratos de la empresa con entidades del sector
público. ........................................................................................................... 20
2.7 CONCLUSIONES ......................................................................................... 21
2.8 RECOMENDACIONES ................................................................................ 22
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 22
 LISTA DE GRAFICAS Pag

Grafica No 1 Organigrama MULTIAGRO INVERSIONES SAS 12

 LISTA DE CUADROS Pag

Cuadro No 1 Diagnostico FODA MULTIAGRO INVERSIONES SAS 13

Cuadro No 2 Plan de actividades 17
 INTRODUCCIÓN

El siguiente informe presenta los resultados de las diferentes actividades realizadas

durante la práctica curricular desarrollada en la empresa MULTIAGRO
INVERSIONES SAS, específicamente en el área de contabilidad, desde el mes de
marzo hasta el mes de junio del año 2018. En ese sentido, la labor del pasante en
el área antes mencionada, es brindar apoyo al área contable y administrativa en lo
que respecta a clasificación y registro de transacciones, elaboración de
declaraciones de impuestos de IVA, ICA y Retención en la Fuente, redacción de
informes de estupefacientes y del distribuidor y comercializador al Ministerio de
Agricultura y también en la facturación de contratos efectuados por la empresa con
el sector público. Así como también la propuesta e implementación de estrategias
para el mejoramiento de los procesos del departamento de tal manera que se
adquieran conocimientos en el campo y se pongan en práctica los adquiridos en el
aula.

MULTIAGRO INVERSIONES SAS tiene como objetivo principal la comercialización

de productos agrícolas y veterinarios, animales vivos y plantas eléctricas.

Se puede afirmar que estas prácticas, son de suma importancia en la carrera

profesional ya que genera experiencia y oportunidades en el ámbito laboral,
obteniendo un mayor dominio en el área donde se realice la práctica.
 CAPÍTULO 1

1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA

1.1 RESEÑA HISTÓRICA
MULTIAGRO es una entidad de iniciativa privada creada en la ciudad de Valledupar
el 16 de abril de 1987 por el Sr Luis Gustavo Almenarez, en ese entonces inicia
como un pequeño almacén de agro veterinaria ofreciendo productos agrícolas y
medicamentos veterinarios al por menor, dándole inicio al lema “Servimos en
nuestro Campo” en el año 2012 y continuando con los mismos principios fundados
por su padre, su hijo, el Sr. Ehumir Almenarez Mendoza, mediante acta 00001 de
asamblea constitutiva el 3 de enero del 2012, le da inicio a lo que hoy se conoce
como MULTIAGRO INVERSIONES S.A.S, constituyéndose en una pequeña
empresa, inscrita en la cámara de comercio de Valledupar el 24 de mayo del 2012
bajo número 000103802, con una duración indefinida y cuyo objetivo principal es la
comercialización de productos agrícolas y veterinarios, animales vivos y plantas
eléctricas.

Desde su constitución como una empresa perteneciente al régimen común,

Multiagro expandió su portafolio de productos y servicios, enmarcándose como líder
en mercado cearense, sin embargo, se visionaba una expansión a nivel nacional,
por lo cual se utilizó como vehículo la contratación estatal, lo cual le permitió realizar
presencia en numerosas regiones del país, adquiriendo experiencia y
consolidándose de una manera competitiva en el mercado del agro colombiano.

1.2 ACTIVIDAD ECONOMICA QUE DESARROLLA LA EMPRESA

Comercio al por mayor de materias primas agropecuarias, animales vivos, comercio

al por mayor de productos farmacéuticos, medicinales, cosméticos y de tocador y
comercio al por mayor de maquinaria y equipo agropecuarios.

9
1.3 MISIÓN

Brindar a nuestros clientes los mejores productos a los mejores precios, ofreciendo
excelencia en nuestras asesorías, realizadas por profesionales idóneos, cobijando
una gran amplitud de alternativas en busca de la producción eficiente y sostenible.

1.4 VISIÓN

MULTIAGRO INVERSIONES S.A.S pretende a mediano plazo ser el hipermercado

agropecuario de mejor influjo regional destacándose por manejar con absoluta
solvencia e idoneidad los temas como biotecnología, producción limpia y armonía
ecoambiental, necesarias para el desarrollo sostenible y amigable de nuestro
entorno.

1.5 POLITICAS
La empresa tiene establecidas diferentes políticas contables así:

Base de Elaboración De los Estados Financieros: MULTIAGRO INVERSIONES

S.A.S, presenta los efectos de sus transacciones, hechos y sucesos económicos en
sus estados financieros individuales, acorde con lo establecido en el Marco Técnico
Normativo para Microempresas que se encuentra en el anexo 3 de DUR 2420/15,
la contabilidad se encuentra sistematizada, con software licenciado, utiliza el
sistema de causación, cumpliendo con lo establecido en los nuevos Marcos
Técnicos Contables.

Unidad Monetaria: De acuerdo con las disposiciones legales, los Estados

Financieros se presentan en pesos colombianos (COP), es la moneda funcional y
la moneda de presentación.

10
Deudores: La empresa tiene una rotación de cartera de 90 días, su cartera se
considera sana, por lo que no se considera la necesidad de hacer provisiones.

Propiedades, Planta y Equipo: Se registran por su costo de adquisición, la

depreciación se realiza por el método de línea recta; los gastos de reparación y
mantenimiento se cargan a los resultados del ejercicio en la medida en que se
causan.

Diferidos: Está compuesto por los gastos pagados por anticipado y los Cargos
Diferidos, su más representativo corresponde a gastos de constitución y pre
operativos, para ser amortizados en cinco años.

Reconocimiento de costos y gastos: Tanto los ingresos, como los costos y

Gastos se registran por su causación, en el respectivo periodo.

1.6 VALORES
• Confianza: Fieles en nuestro lema de servir al campo colombiano, cumplimos
con lo prometido al ofrecer los mejores productos, desde el punto de vista de la
calidad, y con el valor agregado de las adecuadas asesorías que prestamos.
• Honestidad: Todas las operaciones que realizamos son efectuadas con total
transparencia y rectitud, atendiendo a principios morales y éticos.
• Responsabilidad: Nuestra responsabilidad va más allá del compromiso
adquirido con nuestros clientes, a la hora entregar bienes de calidad, se extiende
hasta la responsabilidad que tenemos con nuestro entorno, aportando a la
preservación y el desarrollo de nuestro sector.
• Respeto: Buscamos la armonía en nuestros procesos a partir del respeto hacia
terceros.

11
1.7 ORGANIGRAMA

Grafica No 1 Organigrama MULTIAGRO INVERIOSNES SAS

Fuente: Manual Corporativo MULTIAGRO INVERIOSNES SAS

12
 CAPITULO 2

2. ACTIVIDADES
2.1 NOMBRE DEL TRABAJO
Apoyo al área contable y administrativa en la empresa MULTIAGRO INVERSIONES
S.A.S

2.2 DIAGNÓSTICO
Se realizó el diagnóstico del departamento de contabilidad en el cual se desarrolló
la práctica, usando la herramienta FODA determinando lo siguiente:

Cuadro No 1 Diagnostico MULTIAGRO INVERSIONES S.A.S

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

❖ El practicante cuenta con los ❖ Posibles alianzas u ofertas

conocimientos en el área asignada,
❖ El practicante cuenta con personal
de apoyo área contable de la
empresa
❖ El practicante es capaz de
adaptarse fácilmente a cualquier
entorno laboral.
DEBILIDADES
laborales con el practicante
❖ El practicante podría ganar un
amplio crecimiento del sector
agrícola.
❖ El practicante puede ser
Capacitado de manera frecuente
❖ Oportunidad de crecimiento
personal y profesional del
practicante
AMENAZAS

❖ La no documentación de los ❖ Posibles errores en la facturación

procesos hace que la inducción
sea de forma verbal, sin un
proceso estructurado.
❖ Poco mantenimiento de los
sistemas y equipos del área
contable.
❖ El practicante no posee tanta
experiencia en el tema de
contratos con el sector público.
Fuente: Elaboración Propia
por descuidos del practicante.
❖ Posibles sanciones por la
presentación extemporánea o
errónea de las declaraciones
realizadas por el practicante.
❖ Posible pérdida de información por
malos manejos al software por
parte del practicante.

13
2.3 JUSTIFICACIÓN

2.3.1 Desde el punto de vista practico

La realización de estas prácticas curriculares, contribuyó con la agilización de los
procesos establecidos en la empresa MULTIAGRO INVERSIONES S.A.S de tal
manera que no hubiera represamiento de las actividades, lo que representó para la
empresa una mejora en la operatividad y calidad de las operaciones contables.

Con las propuestas de mejora que se aplicaron por parte del practicante, basándose
en el diagnóstico realizado, la empresa logró aprovechar las oportunidades de
mejora para disminuir los tiempos y las actividades acumuladas.

Además, se brindó el apoyo en la elaboración de informes que son de obligatoriedad

para la empresa como lo son el informe de estupefacientes en el cual se reportan
las ventas de medicamentos de control y el informe de distribuidor comercializador
donde se reportan las compras y ventas de productos agrícolas y veterinarios.

2.3.2 Desde el punto de vista social

Socialmente, la realización de esta pasantía servirá para mejorar la calidad de
prestación de servicio de una empresa lo que a su vez beneficiará a clientes,
empleados y demás acores indirectos, lo que contribuye a una mejora en el sector
empresarial y a su vez a la economía nacional.

14
2.4 OBJETIVOS

2.4.1 Objetivo general

Apoyar al área contable y administrativa en la empresa MULTIAGRO

INVERSIONES S.A.S

2.4.2 Objetivos específicos

• Realizar registros de transacciones contables diarios.

• Elaborar Informes para declaraciones de los impuestos de IVA, ICA y
Retención en la Fuente.
• Preparar informes de estupefacientes y de distribuidor- comercializador al
Ministerio de Salud y Agricultura.
• Facturar contratos efectuados por la empresa con el sector público.

15
2.5 PLAN DE ACTIVIDADES
Cuadro No 2 Plan de actividades

Fuente: Elaboración Propia

16
 CAPITULO 3

3.1 DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

3.1.1 Registro de transacciones contables diarias.

Diariamente en la empresa se realiza la contabilización de las transacciones

económicas (ingreso, egreso y transferencia).

Estos registros son realizados en el software contable Siigo.Net, En el cual el

practicante ingresa toda la información de su competencia, como registro de gastos,
compras, pagos o anticipos a proveedores, recibos de caja, consignaciones
bancarias y causaciones de nómina.

Todos estos comprobantes de diario se imprimen y se anexan a sus respectivos

documentos soportes para luego ser archivados de acuerdo a su clase y concepto,
por ejemplo, los comprobantes de proveedores son archivados en A-Z
clasificándolos de manera alfabética y los gastos son archivados dependiendo del
concepto de gasto, es decir que existe una carpeta para gastos de Transporte, fletes
y acarreos, para gastos de vehículos, gastos de Útiles de aseo y cafetería, Casino
y restaurante, etc. Esta clasificación permite un acceso más rápido y eficiente a la
hora de dirigirnos al archivo para consultar algún documento, de igual manera cada
documento contable cuenta con su respectiva carpeta de consecutivos, cumpliendo
así con todas las disposiciones de ley.

El diseño y conformación de los comprobantes diarios responden a requerimientos

y necesidades del sistema contable implementado por la empresa, este incluye
cinco columnas verticales, seguidas de seis horizontales en la parte inferior. (Ver
anexos)

17
Realización de Comprobantes de diario ingreso

En estos registros se incluyen y exponen información referente a la contabilización

solo y únicamente de transacciones u operaciones que generan ingreso real de
fondos a la empresa.

Realización de Comprobantes de diario egreso

Se denominan así, a todos aquellos registros que incluyen y exponen información

referente a la contabilización solo y únicamente de transacciones u operaciones que
generan salida real de fondos de la empresa.

Todos los comprobantes originales necesariamente deben adjuntarse a la

documentación de respaldo para su correspondiente empaste y cumplimiento de
disposiciones estipuladas al respecto, debiendo quedarse mientras termine el
ejercicio fiscal en oficinas de Contabilidad para luego ser enviados al Archivo de la
empresa.

La primera copia, también se quedará en oficinas de Contabilidad para realizar

consultas inmediatas y preservar de esa manera el original.

La segunda copia, deberá ser remitida si el caso corresponde, a Gerencia

Financiera de la empresa para que esta unidad administrativa cuente con tal
información.

3.1.2 Elaborar Informes para declaraciones de los impuestos de IVA, ICA y

Retención en la Fuente.

Los formularios para la declaración de impuesto son documentos diseñados por la

administración tributaria donde, establecida la obligación de declarar, la empresa
MULTIAGRO INVERSIONES SAS como sujeto pasivo del impuesto debe consignar
la información necesaria para su identificación y para reportar la ocurrencia de

18
hechos gravados en un lugar y un tiempo determinado, de tal manera que permita
la cuantificación de su obligación.

En virtud de cumplir con la obligación formal que tiene la empresa de presentar y

pagar sus declaraciones de manera oportuna, el practicante teniendo en cuenta los
términos de vencimiento aplicables a la empresa, prepara los informes necesarios
para el diligenciamiento de los formularios de declaración, los cuales son
diligenciados y presentados por el Contador, luego se emiten los respectivos recibos
de pagos, en el caso del Iva y Retención en la fuente se imprimen dos copias las
cuales son enviadas a gerencia para su respectivo tramite de pago.

Para la declaración de ICA se Ingresa a Internet a la página de la Secretaria de

Hacienda municipal, se diligencia el formulario de declaración bimestral de la
declaración de retenciones a título de Impuesto de Industria y Comercio, se imprime
cuatro copias de la declaración que hace las veces de recibo de pago.

3.1.3 Preparar informes de estupefacientes y de distribuidor-comercializador

para los Ministerios de Salud y Agricultura.

Se elabora el informe para mantener el Certificado de Carencia de Informe Tráfico

de Estupefacientes (CCITE) el cual es una autorización que le permite a las
empresas como MULTIAGRO INVERSIONES SAS poder comprar, comercializar,
almacenar, consumir y distribuir sustancias químicas para el uso en la industria
nacional. Además de mantener el certificado, las entidades de control realizan un
control previo a la empresa sobre la información suministrada y se exige un acta de
inspección de la Policía Nacional, también es el encargado de seguir realizando
revisiones periódicas a las organizaciones y se encarga de revocar el permiso
cuando infringen la ley, dichos informes se realizan en base a la información que es
registrada en el sistema, durante el periodo a informar.

19
Los informes son elaborados directamente por el practicante en periodos
mensuales, y los cuales son enviados en medio magnéticos al correo electrónico
designado por el ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

3.1.4 Facturación de contratos efectuados por la empresa con entidades del

sector público.

La empresa MULTIAGRO INVERSIONES SAS realiza contratos con entidades

pertenecientes al sector público, a través de la participación en licitaciones públicas.

Luego de que se le es adjudicado el contrato y es ejecutado en su totalidad, el

practicante procede a realizar la respectiva facturación, para ello se debe tener en
cuenta las especificaciones contenidas en el contrato, como los precios ofertados y
las características técnicas del producto, adjunto a la factura deben ir todos los
documentos soportes exigidos por las entidades para darle el respectivo tramite de
pago, como: Rut, Certificación Bancaria no mayor a 30 días, Planilla de pago de
seguridad social, etc.

Las facturas son enviadas por correo certificado a las oficinas de la entidad, para
que después de recibidas procedan a realizar la respectiva cancelación, la cual va
a depender de las condiciones de pago que se estipulan en el contrato, cuyo termino
normalmente es de 15 días hábiles luego de su ejecución.

Todas las facturas enviadas son archivadas en los folders correspondientes a cada
entidad, en él, se puede encontrar inicialmente copia del contrato, actas de inicio y
finalización del contrato, remisiones de entrega y las facturas con sus respectivos
recibos de caja.

20
3.2 CONCLUSIONES

Como conclusión, se puede decir que las practicas curriculares asignadas por la
Universidad Popular del Cesar a sus estudiantes, cumplen una función muy
importante en el crecimiento profesional y personal de estos, ya que los somete a
un ambiente laboral competitivo y de alto desarrollo, permitiéndoles demostrar
habilidades profesionales que no se pueden desarrollar desde las aulas.

El acogimiento del pasante por parte de la empresa también le brinda beneficios a

esta, puesto que le permite mejorar su operatividad, procesos y desarrollo de las
actividades ordinarias. La empresa está contando con un personal altamente
capacitado por la Universidad Popular del Cesar capaz de resolver situaciones en
el campo laboral y contables lo que poco a poco contribuye con el logro de las metas
propuestas.

En el presente caso, se logró aplicar los conocimientos contables en la Registro de

transacciones contables diarias que eran realizadas en el software contable
SIIGO.NET, que de manera automática genera reportes del libro diario y los demás
libros principales. A demás se elaboraron declaraciones de impuestos de IVA, ICA
y Retención en la Fuente. A través del aplicativo muisca debidamente diligenciado
y firmado.

A esto se le suma la redacción de informes de estupefacientes y del distribuidor y

comercializador al Ministerio de Agricultura. Lo cual mantiene la autorización que le
permite a las empresas como MULTIAGRO INVERSIONES SAS poder comprar,
comercializar, almacenar, y consumir y distribuir sustancias químicas para el uso en
la industria nacional. También se Facturaron contratos efectuados por la empresa
con el sector público revisando que la empresa contara con la documentación
requerida por estas.

Por último, se propusieron estrategias para el mejoramiento de los procesos del

departamento. Contable como lo fueron: Propuesta de organización documental y
Propuesta de documentación del proceso de inducción al área.

21
3.3 RECOMENDACIONES

Se recomienda a la empresa MULTIAGRO SAS continuar en el proceso de mejora

continua que viene implementando desde principios del presente año, además de
mantener organizada toda su documentación de manera cronológica por carpetas.
También se les recomienda seguir documentando los procesos importantes para la
empresa, lo que les permitirá a futuro estandarizar toda su operación.

La vinculación de pasantes al recurso humano de la empresa enriquece y oxigena

al equipo de trabajo, dándole la oportunidad de conocer diferentes puntos de vista
y aportes, es por ello que también se les recomienda seguir con este tipo de
vinculaciones.

22
 BIBLIOGRAFÍA

Multiagro SAS (2018) Manual de identidad corporativa, versión 2 Colombia.

23
ANEXOS

24
 Archivo de comprobantes de gastos.

Archivo de comprobantes de Proveedores

25
Registro de compras (software Siigo.net)

Modelo comprobante de Proveedores

26
 Registro de Giros (Egresos)

Modelo de comprobante de Gastos (Giros y Egresos)

27
Folders Facturas de contratos entidades públicas.

28
Factura con su respectivo formato de recibo de caja

29
Diligenciamiento formato para informe de Distribuidor Comercializador

30
Diligenciamiento de Formato de informe de Estupefaciente

31