UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL DE COCLÉ

LIC. EN MERCADEO Y NEGOCIOS INTERNACIONALES

PROYECTO SEMESTRAL

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

ESTUDIANTES

CALDERON MADELAINE

CASTILLO LÍA

SÁNCHEZ ANA

VERGARA KRISTHEL

PROFESOR

ROMMEL QUIROS

GRUPO

6NI131

AÑO LECTIVO

2022
 INTRODUCCIÓN

El éxito de cualquier empresa sea pública o privada, depende

fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las
compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como habilidad,
capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos de la
empresa para lograr negociaciones óptimas y condiciones favorables para la
misma, ya que las compras so trascendentales para su permanencia en el
mercado y su consolidación definitiva.

Cada decisión que se toma en una empresa u organización tiene el potencial

de mejorar su rentabilidad o amenazas. Por ello, las compras representan
esencialmente una inversión de su capital y deben ser con más razón
administradas correctamente.

Donde el ejemplo utilizado para mejor explicación de los pasos es la compra de

unos Tamices para el laboratorio del suelo de la Universidad Tecnológica de
Panamá CRU Coclé.
 PARA REALIZAR UNA COMPRA EN EL CENTRO REGIONAL DE COCLÉ
ES NECESARIO REALIZAR ANTES DE LA REQUISICIÓN LOS SIGUIENTES
PASOS:

 Cada una de las áreas solicita por medio de una carta (Informe de
solitud) donde se especifica detalladamente lo que necesita.
 Luego lo llevan a dirección y de allí pasa a la unidad administrativa con
la Lic. Lucinda, para que lo apruebe y tramite la compra.
 Luego pasa la Lic. Kathia donde revisa que todo se encuentre bien.
 Se procede a buscar los proveedores, por medio de la plataforma de
PANAMA COMPRA.

1.REQUISICIÓN

 Se dirige al SIPAF que es el sistema administrativo y financiero

de la UTP en este sistema se capta la requisición de la unidad
solicitante:
 se despliega una pestaña en donde el encargado del
departamento de compra.
 se coloca si está solicitando bienes o servicios.
 se completa todos los campos solicitados por la plataforma
 se coloca porque fondo se va a usar la universidad maneja
diferentes fondos (El centro regional de Coclé se maneja por el
fondo de autogestión).
 En justificación se coloca para donde va destinado el producto (en
el caso de los tamices era para el laboratorio de suelos para
poder realizar los laboratorios)
  Se coloca donde va a ser la entrega (en este caso sería en el almacén
del centro regional de Coclé) y que día se quiere la entrega, de qué
forma va ser la entrega si es global o por renglón, la forma de pago, si es
al crédito o si es una compra menor.
 Cuando se genera el número de requisición la encargada va llenando
cada uno de los renglones y en busca del catálogo lo selección (se envía
directamente a la requisición), se hace una por unió hasta completar
todo lo que se solicita es individual.

(Muchas veces las compras dependen de lo que son las partidas

presupuestarias)

 Cuando se tiene la requisición llena, se coloca el precio de referencia y

se suma, lo que da el total de la requisición.

(El número de los productos que se desean adquirir se colocan uno por uno en
el documento)

 Se pasa al departamento de pendiente de aprobación se imprime.

 Se pasa a secretaria administrativa, es decir al departamento de
presupuesto donde se reserva o se aparta el dinero para la compre y se
firma de que ha sido aprobada, regresa nuevamente a donde la Lic.
Kathia
 Entra nuevamente a la plataforma de panamacomra y solicita la
cotización en línea en esa cotización se puede decidir si es abierta
puede participar cualquier proveedor y cuando está programada el
proveedor prácticamente debe sacar una cita, son 4 horas para que el
proveedor participe en la solicitud de cotización este sistema lo puede
ver todo el mundo.
:
2.LOCALIZACIÓN DE PROVEDORES

 Para localizar los proveedores la requisición ya captada por el SIPAF,

los posibles proveedores empiezan a ofertar en la página web Panamá
Compra.

 El sistema de PANAMA COMPRA te da la oportunidad de subir un

máximo de 3 veces la requisición. Si a la tercera ningún proveedor
participa, la persona encargada de la compra tiene la opción de comprar
directamente en el mercado.

 La empresa que participa en PANAMA COMPRA, se le revisa el precio y

si cumple con los detalles y especificaciones de la requisición, y si el
precio esta dentro del precio referente que se puso en la requisición; la
empresa es escogida.

 La empresa envía la documentación pertinente:

 AVISO DE OPERACIÓN
 PAZ Y SALVO DE SEGURO
 PAZ Y SALVO DE LA DIJ

 Todos estos documentos deben estar vigentes y en caso de no estarlo la

empresa debe volver a entregar dichos documentos.

 Deben tener una Declaración Jurada, que es un documento de

fiscalización y el pacto de Integridad, que es un artículo que está dentro
 de la ley de ética donde el proveedor no puede tener relación con la
unidad solicitante de la compra.

 En este paso, se realiza la tabla comparativa de cotización de los

diferentes proveedores sonde es escogido el que oferte menor precio y
cumpla las especificaciones al 100%.
3. SOLICITUD DE COTIZACIÓN
 Cuando ya se escoge el proveedor la unidad solicitante de la
compra se dirige al SIPAF, para armar la solicitud de cotización,
donde se añade todas las especificaciones de la requisición.
 Este documento va dirigida a la empresa o proveedor ganador.
 4. COTIZACIÓN

 En PANAMA COMPRA se observan los renglones que fueron captados

de acuerdo a la requisición, ubicamos el botón de proveedor e inmediato
nos aparece la empresa ganadora.

 Se dispone a revisar el número de RUC que aparece en el catálogo se

SIPAF y se comprueba que sea igual al del Aviso de Operación de la
empresa.

 Verificamos que la información sea correcta y presionamos el botón click

para aprobar el proveedor.

 Luego que se establece el proveedor, la empresa debe enviar una

cotización manual a la unidad solicitante, donde esta debe verificar que
las especificaciones del proveedor sean exactamente como las de la
requisición. Podemos mencionar:
 LA MARCA
 CASA PRODUCTORA
 PAÍS DE ORIGEN
 MISMO PRECIO
 ITBMS EN EL SCOF
 Nos dirigimos al sitio web de PANAM COMPRA para añadir nuevamente
de forma formal la cotización oficial donde se coloca los datos ya
mencionados para cambiar el estatus de cotización a pendiente.
5.CUADRO DE TABLA COMPARATIVA

 En esta tabla se hace el estudio de cual de todos los proveedores tiene

la mejor oferta respondiendo a las especificaciones dadas.
6.NEGOCIACIÓN
 En este paso se coloca en PANA COMPRA el número de la requisición,
inmediatamente aparece una ventana donde se coloca la opción de
prioridad media siempre.
 Se manda la primera asignación de requisición, luego a solicitud de
cotización, en el cual es el mismo que el de la página de PANAM
COMPRA.
 Se ingresa a la página de SIPAF donde se coloca la cotización y se
agrega que es menor al monto de 500.00-1,000.00, que es una
publicación global y que su pago será a crédito.
 Revelamos impreso este documento para que sea aprobado por el
departamento de presupuesto y por la directora del Centro.
7. ORDEN DE COMPRA
 Para llenar esta orden nos dirigimos primero a la requisición donde se
llena el formulario de cotización de pedido colocando el número de
requisición, se coloca:
 Si la entrega es global
 El tipo de pago (en este caso es a crédito)
 El proveedor oficial
 La cotización en línea
8. PEDIDOS
 La unidad solicitante confirma al proveedor la negociación aprobada.
 Se le hace entrega en línea de la cotización vigente en PANAMA
COMPRA.
 El proveedor debe dirigirse a PANAMA COMPRA para terminar de llenar
el formulario añadiendo las especificaciones nuevamente.
 La unida solicitante, encarga la cantidad de productos y verifica del
precio de la cotización.
 Se debe disponer de la calidad y del tiempo estipulado de la entrega. Si
no se cumple con este requisito la empresa tendrá una multa el cual
varía dependiendo del monto total la misma es puesta por el
departamento de contabilidad.
9. SEGUIMIENTO DE ORDEN DE
COMPRA

 Cuando el pedido ya esta aprobado este seguimiento pasa al

departamento de contabilidad donde lleva un proceso como:

 Las partidas colocadas en cada uno d ellos renglones sea la correcta.

 Se transfiere a dirección toda armada para luego ser enviada a
fiscalización externa. Cuando regresa llega directamente al
departamento de contabilidad y refrenda.

 Se procede a ir al portar de PANAMA COMPRA con la orden

refrendada, donde se le avisa al proveedor que ya se debe hacer la
entrega.
 10. RECEPCIÓN Y COMPRABACIÓN
DE MATERIALES

 Por orden de compra refrendada se saca una copia y se envía una al

almacén y la otra se queda en el departamento de compras.
 Todas las órdenes tienen una fecha de vencimiento, si el proveedor se
pasa de la fecha estipulada, deberá pagar una multa por retraso en la
DJI.
11. ACUSE DE RECIBO

 Si el pedido ya mencionado anteriormente es entregado dentro de la

fecha, el proveedor se dirige al almacén y en este el encargado verifica
que el pedido llegue completo
 En caso que el pedido este incompleto no se sella la factura, y si lo está
se sella con la firma y la fecha.
 Se elabora un documento llamado RECIBIDO CONFORME, que este
indica que todo lo que entrego el proveedor es de satisfacción para la
universidad, donde es firmado por el encargado del almacén conjunto
con el proveedor.
 Se revela impresa una copia la cual se lleva al proveedor y esta entrega
una factura para que se pueda proceder hacer el pago, esto se llama
PRESENTACIÓN DE CUENTAS
12. REVISIÓN DE DOCUMENTOS
Y PAGOS DE FACTURA

 Cuando los proveedores vienen a presentar cuentas traen las facturas

selladas por el almacén.
 El departamento procede a verificar que esto se encuentre con la
información correcta.
 Se dirige a caja donde se hace el cheque y se firma la orden de compra
original.
 El proveedor entrega todos los documentos y se lleva una copia de
gestión de cobros para luego proceder a cobrar
 En tesorera para que se haga el cheque se debe hacer un proceso ya
que el cheque debe ir a Panamá nuevamente para que se ejecute el
pago en el presupuesto.
 Cuando regresa llega a contraloría y el proveedor puede pasar a cobrar.
 CONCLUSIONES

Con el desarrollo de este trabajo podemos concluir que:

 El proceso de compras es un esfuerzo que se realiza en equipo, donde

un grupo de colaboradores intercambian responsabilidades durante el
proceso de investigación y evaluación de marcas y proveedores. Este
trabajo es un resumen de los temas estudiados en clases, los cuales nos
servirán mucho en la práctica diaria en nuestros trabajos y en la
aplicación de nuestra carrera como Licenciados en Mercadeo y
Negocios Internacionales.

 Nos concientizamos más de la importancia del área de compras en una

empresa pasando de la teoría a la práctica y hacen que en el análisis de
este proceso nos diéramos cuenta de que hay una perfecta planificación
en la que intervienen demasiadas personas con varios subprocesos que
finalmente conforman un solo grupo el cual hace que se vean reflejados
los buenos resultados en una empresa. El seguimiento y control es parte
vital en el proceso de compras, así como a planeación y los indicadores
los cuales hacen del área de compras un proceso más efectivo.

 Este estudio nos ofrece luz sobre algunos aspectos del Marketing
Industrial, que forma parte de nuestra formación como profesionales:
Las personas que participan en el proceso de compras reflejan tener un
perfil cada vez más técnico y un enfoque multicanal es lo ideal, ofrecer
un producto que se pueda obtener fácilmente, junto con un buen servicio
y soporte técnico es algo crítico para nuestra carrera.

Ahora que se comprende la relevancia de estas funciones, entenderá la

importancia del departamento de compras en una empresa.
 Como se ha descrito, el departamento de compras es responsable de la
adquisición de materias primas, repuestos, servicios, etc. requeridos
para el funcionamiento normal de la organización, asegurando siempre
niveles óptimos de inventario, minimizando costos y manteniendo la
calidad. y mantener relaciones sólidas con los proveedores en cada
etapa.
Asimismo, es el centro de confianza para la dirección y el resto de
departamentos, permitiéndoles centrarse en sus tareas específicas.
.