LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.

ACTIVIDAD 2
IMPORTACIA DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Asignaura: Administración de compras

grupo :601
Alumno : Nandy Lizeth Camarillo Acosta
Docente:Mireya Paz Gallardo
Los controles Administrativos en el Departamento de
Compras.

 Registro de solicitud de cotizaciones.

la solicitud de cotización servirá para poner al tanto a los proveedores que

deseamos adquirir algún producto de su catálogo. Si bien el primer contacto
entre el departamento de compras y los abastecedores puede darse por
teléfono, siempre será más formal hacer la petición por escrito, para
posteriormente recibir por el mismo medio una cotización formal, parecida a
la que vimos en entradas anteriores, puedes revisar los detalles generales en
el enlace a continuación.

Cómo hacer una Solicitud de Cotización.

Antes de empezar a redactar nuestro documento, hay una serie de elementos
que deberemos tener sobre la mesa. Por una parte contaremos con la
información completa del receptor una vía para hacerle llegar nuestra
petición, y por la otra, proporcionaremos los datos de contacto del
responsable del departamento de compras o su equivalente.

Después, haremos una descripción breve pero precisa de los requerimientos

de la empresa, es decir, nombre del producto, cantidad, método de paga,
fecha y dirección de entrega. También resaltaremos un deadline para recibir
la propuesta y que esta sea tomada en cuenta dentro del proceso de
selección.

 Formato de cotización

Una cotización es un documento que cumple un rol de soporte dentro del

inicio de una transacción comercial, lo que significa que se usa para asignar
un valor o precio a un determinado producto o servicio. No es un compromiso
de compra, por lo tanto no genera un registro contable; sin embargo, es de
utilidad como comprobante de lo acordado previo a la celebración de un
negocio.

Como varias de las palabras en español, la etimología de cotización proviene

del latín, surge de la palabra quotus y significa cuánto. 

Por lo tanto, si queremos saber cuánto vale algo, ya sea un mantenimiento de

pintura en nuestro hogar o el precio que vamos a pagar por el último celular
de moda, solicitamos al pintor o al vendedor un documento de
cotización donde observaremos los datos que informan de la descripción del
servicio o producto que queremos adquirir, en compañía de los valores
determinados en dinero que debemos pagar en caso de aceptar el trato.

Con un formato de cotización elaborado como es debido, incluso podrás

compararlo fácilmente con otra proforma o cotización adquirida en la
competencia. De esa manera, eliges lo que más te convenga con base en el
análisis de los diferentes datos plasmados en los documentos.

 Registro de cotizaciones recibidas

Cuando reciba las cotizaciones de los distribuidores, insértelas en el registro

de Solicitud de cotizaciones línea a línea. Al final del proceso, puede revisar
las cotizaciones y adjudicar una cotización para cada línea de la cotización. A
continuación, las cotizaciones se convierten en una o más órdenes de
compra o contratos, dependiendo del flujo de abastecimiento dentro de su
organización.
Visión general de las solicitudes de cotizaciones
La creación de solicitudes de cotizaciones (SDC) es el primer paso del
proceso de compra. Puede especificar líneas de detalle, fechas de entrega
requeridas y otras condiciones que desee que el distribuidor cumpla en
relación con la entrega de una parte o servicio.
Trabajo con solicitudes de cotizaciones
La solicitud de cotizaciones es una solicitud que se envía a uno o más
distribuidores potenciales. Las solicitudes de cotización se reciben de los
distribuidores, se registran, se revisan y se adjudican de una en una a cada
línea de detalle. Las cotizaciones se convierten en una o varias órdenes de
compra o contratos.
Los proveedores seleccionados deben haber sido homologados previamente
por la compañía, o al menos deben haber pasado algún tipo de filtro que nos
asegure que podremos ejecutarles la compra con el mínimo de riesgos
posible. Trataremos de potenciar la relación con aquellos proveedores que
consideremos estratégicos y que podemos identificar mediante las siguientes
formas de actuación:

 Interesados en establecer relaciones a largo plazo.

 Que compartan con nosotros sus desarrollos y novedades y potencien
las relaciones entre ambas compañías.
 Activos en la definición y seguimiento de objetivos y procesos
de mejora continua.
 Que se integren y potencien nuestra cadena de suministro.
 Que desarrollen con nosotros las mejores prácticas del mercado
para atender las mutuas necesidades de ambas empresas.
 Que contribuyan a la protección del medio ambiente a través del
control de sus procesos, que potencien valores como la ética, la
responsabilidad y la transparencia.

 Formato de cuadros comparativos

Corresponde a la consolidación de las ofertas económicas de los diferentes

proveedores. Adicional a la consolidación de ofertas de todos los oferentes y
la información consignada por el comprador, se tienen los siguientes
campos: 

 Menor, mayor y promedio de los precios ofertados por los oferentes y el

comparativo de estos valores con el valor presupuestado: En estos
campos se permite tener todo el espectro de precios de un ítem e
identificar posibles desviaciones entre las propuestas presentadas. Es
importante recordar que no necesariamente el menor precio es el
 mejor, dado que pueden tener consideraciones que no representan
el menor TCO (Costo total del propietario). 

 Registro de órdenes de compra y/o contratos (de contar con esta

normativa interna en las empresas)

Cuando se realizan compras es muy importante comunicar claramente las

solicitudes para evitar cualquier tipo de confusión.

Para lograr esta claridad en la comunicación puedes utilizar órdenes de

compra, que son documentos útiles que facilitan a las empresas y
proveedores comunicarse entre sí de manera formal. Son una herramienta
importante que ayuda al manejo de los procesos relevantes para muchas
empresas, además de que funcionan como documentación que protege a
ambas partes ante un procedimiento legal o de auditoría.

Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el
vendedor, ya que mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de
confusión en los procesos de compraventa. Al realizar una orden de compra
se mantienen las operaciones de la empresa de manera organizada. Esto
permite que los proveedores visualicen el pedido y comprueben si se puede
llevar a cabo, antes de que se comprometan a cumplirlo. 

Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos
productos o servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que
deberá efectuarse en el tiempo establecido en el documento. 
formato Caracteristicas
Registro de  Datos del solicitante:
nombre de la
cotización empresa, domicilio,
dirección y RFC
(opcional).
 Información de
contacto del
solicitante, que será
un representante de
la empresa
perteneciente al área
de compras.
 Nombre de la
empresa a la que se
le hace la solicitud de
costos.
 Información del
producto o servicio
que se cotiza.
 El número de
unidades que se
quieren adquirir.
 Formas de pago.
 Tiempo estimado de
entrega.
Cotización Datos de quien vende
Si es una empresa o una
persona natural la que
ofrece el producto o servicio,
su razón social o su nombre
debe estar dentro de la
cotización. Este dato estará
acompañado de su registro
mercantil, su domicilio,
teléfono y correo electrónico.
Datos del cliente
Dentro de la cotización no
puede faltar el nombre del
comprador. De igual manera,
como ocurre con el
vendedor, debe incluir el
máximo de datos posibles en
aras de su individualización.
Es decir, dirección, teléfono
y demás información similar.
utilidad Importancia
El formato de solicitud Elaborar y optimizar tus
de cotización se envía cotizaciones es una gran
cuando se quieren oportunidad para
solicitar costos proporcionarles a tus
aproximados de un clientes potenciales toda la
determinado lote de información que necesitan
mercancía o serie de para cerrar ese trato que
servicios. Dicha tanto deseas. Sigue
información servirá para leyendo este contenido y
hacer una planeación conoce todo lo que
de presupuestos requieres saber sobre la
generales, comparar realización de una
opciones y al final, cotización para leads y
elegir la alternativa con clientes.
la mejor relación
costo/beneficio/calidad.
Sirve, además, para no
tomar a los proveedores las cotizaciones por escrito
a la ligera. Hacerlo, son las que permiten llevar
genera la posibilidad de una sana contabilidad y
aumentar las generar los informes
afectaciones de la financieros. Esto, a su vez,
operación de un ayuda a garantizar la
negocio. Imagina, por transparencia de las
ejemplo, no exigir actividades empresariales y
una cotización sus gastos mensuales y
formal a un proveedor, anuales, además poder así
y este te promete un contar con varios
precio por determinado proveedores para el
insumo de manera cumplimiento de valores
verbal. Aceptas. como la ética en el
Cuando el pedido llega departamento de Compras.
te encuentras con la Si tu cliente pide un
sorpresa de que el valor adelanto del costo
de la factura es mayor aproximado, pídele que
al negociado. aguarde a que elabores el
documento formal. Esto te
 El concepto En el ejemplo, la servirá para el control
Este es uno de los datos presencia de la cotizaci interno y te permitirá
importantes porque detalla ón te sirve para tomarte el tiempo de
todos los elementos que demostrar el acuerdo y evaluar las consideraciones
conforman el producto o no retrasar la que determinarán el precio
servicio que se está producción por la final.
cotizando. ausencia del insumo, el
cual puede faltar
Importe mientras se acuerdan
unos términos
Cuando hablamos de diferentes para
importe estamos haciendo continuar con la
referencia a la cantidad de negociación.
dinero que vale una
mercancía.  Garantiza el
orden
Forma de pago
Elegir una forma de pago Cuando una empresa
adecuada es el resultado acostumbra a solicitar
una cotización de
Otros elementos que se productos o
pueden incluir son: una cotización de
servicios a cada
 Plazo de entrega proveedor,
 Garantía y soporte dependiendo del caso,
 Condiciones legales es una empresa que
garantiza el orden y es
reflejo de su
responsabilidad, pues
siempre tendrá a su
disposición los datos
que les brindará la
organización necesaria
antes de realizar las
compras.

De igual manera, si aún

te preguntas para qué
sirve una cotización,
sirve para detallar la
falta de información y, si
las dudas persisten,
siempre estarás a
tiempo de contactar al
vendedor para
resolverlas antes de
tomar decisiones de
compra.

Registro de  Descripción del producto la orden de compra Administrativamente

o servicio. será la aceptación hablando, las cotizaciones
cotizaciones  Precio unitario y total. de la cotización. por escrito son las que
 Datos de la empresa que Pero es frecuente permiten llevar una sana
recibidas presta el servicio o vende que la orden de contabilidad y generar los
el producto.
  Datos del cliente.
 Fecha de expedición.
 Forma de pago.
 Método de pago.
compra también informes financieros. Esto,
contenga cláusulas a su vez, ayuda a
comerciales que garantizar la transparencia
buscan resguardar de las actividades
los intereses del empresariales y sus gastos
comprador, por lo mensuales y anuales,
que  generalmente además poder así contar
son contrapuestas con varios proveedores
con las cláusulas para el cumplimiento de
indicadas en la valores como la ética en el
cotización. departamento de Compras.
Si tu cliente pide un
adelanto del costo
aproximado, pídele que
aguarde a que elabores el
documento formal. Esto te
servirá para el control
interno y te permitirá
tomarte el tiempo de
evaluar las consideraciones
que determinarán el precio
finaL.

Cuadros Ejecutar todo el proceso Es el formato único que  El comparativo en el

de cotización enfocado en inicia con el proceso de compras.
comparativos consolidar el cuadro diligenciamiento por
comparativo, se debe parte del comprador Una de las
pensar en este como un con la información responsabilidades del
inicio del proceso donde necesaria para que Departamento de Compras,
todo lo que se envíe y se cada uno de los es satisfacer las
solicita está alineado con proveedores diligencie necesidades de compra de
el diligenciamiento del correctamente su oferta todas las unidades de la
formato final para económica. Compañía en coste, calidad
comparar y no al y servicio; tratando de
contrario, donde se obtener la mayor ventaja
solicita de cualquier forma del aprovechamiento
y se deja que el conjunto de los recursos,
proveedor use sus volúmenes y conocimientos
propios formatos y del mercado proveedor de
posterior se deba los que disponemos. Para
interpretar cada oferta y cumplir con esta función, el
hacer la labor titánica de Comprador debe disponer
consolidar.  de toda la información
necesaria para la toma de
Unificar el formato para decisión de compra, de una
todos los gestores de manera clara y concisa.
abastecimiento, esto
genera beneficios al
compartir la información,
agiliza las presentaciones
y la toma de decisiones y
evita dolores de cabeza
en las auditorías. Dar
 lineamientos únicos hasta
en los colores del formato,
permite generar confianza
en lo desarrollado por el
área de compras.
El formato debe ser
universal y debe ser
construido en
conjunto tanto por
compras como por los
usuarios solicitantes y
debe contener todos los
campos necesarios para
tomar una decisión.
 Es un documento oficial Las
y legal. compra
Registro de
 Constata y acredita una
órdenes de compra operación comercial.
y/o contratos  Es un respaldo
mercantil.
 Es detallado en cuanto a
 los elementos que lo
integran.
 Permite orden y control,
ya que debe haber
algún folio o secuencia.
 Ayuda a visualizar los
movimientos de compra.
 Permite la comunicación
entre un vendedor y un
comprador.
 Puede integrar garantías
de una compra.
 Es un proceso ágil.
órdenes de
son La orden de compra es un
documento que puede
documentos que
usarse para verificar lo que
permiten agilidad y
se compró, cuánto costó y
ahorro de tiempo, cuándo se realizó la
además de que compra. Entre los objetivos
ofrecen la garantía de más importantes se
una transacción. encuentran:
Independientemente
del tipo de orden de Brinda la certeza de que
compra ambas partes tienen la
información correcta y que,
en caso de que haya
alguna confusión, este
documento pueda servir
como comprobante.
Agiliza la optimización de
los procesos de compra en
la empresa.
Otorga eficiencia en el
proceso de compra y venta
para ambas partes.
Una de las funciones
principales de la orden de
compra es el control, para
el cual es fundamental
hacer un seguimiento de
órdenes de compra, es
decir, hacer un monitoreo
del pedido que se ha hecho
para verificar que se
cumpla en los términos
señalados. Este proceso
implica el momento de
hacer la orden de compra,
cuando se aprueba el
documento y la recepción
 de la mercancía adquirida.

 Importancia de los controles administrativos en el

departamento de compra
La gestión de compras actualmente destaca y toma un papel de relevancia en
las empresas puesto que afecta el flujo de efectivo, los costos de inventario,
los problemas contractuales y la disponibilidad del producto etc.

Por lo tanto, es crucial que las empresas tengan un buen proceso para
adquirir su inventario u almacenes.

El principio más básico de la gestión de compras es que los bienes y servicios

siempre se deben comprar y entregar al mejor precio posible para ayudar a
maximizar las ganancias.

Mantener un exceso de inventario cuesta dinero y representa un costo de

oportunidad cuando el dinero podría haberse gastado mejor en otra parte.

La gestión de compras y el control administrativo del departamento es

importante porque se lleva a cabo el proceso de adquirir los bienes correctos,
por el precio correcto y en el momento correcto. Si está pagando demasiado
por las existencias requeridas en el negocio minorista o de producción, puede
reducir seriamente sus ganancias.

Este sistema de controles que crea reglas de aprobación personalizadas

que brindan la capacidad de acelerar las aprobaciones y la colocación de
pedidos para la recepción oportuna de existencias de inventario.

Para esto es muy importante que las empresas implementen un ERP.

Ya que agiliza el proceso de control de compras e inventario de una
organización para una mayor eficiencia y menores costos.
un sistema completo de gestión de compras sirve para respaldar, automatizar
y estandarizar todas las fases de su ciclo de pedidos de compra, desde las
solicitudes hasta el pago a los proveedores.

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