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10 PASOS PARA REUNIONES

EFECTIVAS EN
TELETRABAJO
10 PASOS PARA REUNIONES
EFECTIVAS EN TELETRABJO

El trabajo remoto nos impulsa nuevos desafíos, uno de


esos es optimizar nuestros tiempos para compatabilizar
los distintos roles que se mezclan diariamente.

En este contexto, mantener una buena comunicación


con los equipos, para continuar con los proyectos y
resultados es fundamental.

A continuación, te presentamos algunas


recomendaciones para reunirte en forma efectiva con tu
equipo de trabajo u otras personas, considerando el
trabajo remoto que estamos realizando.
10 PASOS PARA REUNIONES
EFECTIVAS EN TELETRABJO

1. Define los objetivos de la reunión


Es importante que antes de citar a una reunión, definas lo que quieres conseguir de
ella, los objetivos, el alcance y el contexto actual.

2. Planificación y programación de reuniones


Comparte el motivo de la reunión con antelación y fija una fecha, lo cual les permita a
los asistentes prepararse para la reunión con apuntes, presentaciones, entre otros. De
este modo, todos sentirán que aportan.
Considera la planificación de tus invitados, en días que no estén tan copados de
agenda, para contar con ellos con total disposición.

3. Invita sólo a los necesarios


Convoca sólo a los necesarios, considera que si quieres que la reunión sea decisoria
y quieres un rol activo de cada uno, no deben ser mas de 8 personas.
Si tu objetivo, es indagar en nuevas perspectivas pueden ser hasta 16 personas.
Si es de un trabajo particular, considera sólo las personas que deberán están
involucrados con el tema, de este modo su interés es mayor y se sentirán fructíferos.
10 PASOS PARA REUNIONES
EFECTIVAS EN TELETRABJO
4. Elige la mejor plataforma para la reunión
Procura considerar tus invitados y su manejo en plataformas para la elección del
mejor canal. De este modo, te asegurarás realizarla por el mejor medio tecnológico a
disposición y podrás optimizar los tiempos de familiarización con el dispositivo.

5. Horarios y puntualidad
Informa el horario con antelación para que las personas se puedan planificar, así
mismo procura ser puntual, y señalar el inicio y término en la invitación. Es importante,
que consideres las condiciones en las que esta trabajando tu equipo, para fijar la hora,
ya que es importante que cuentes con ellos presencial y mentalmente para que tu
reunión sea productiva.

6. Respeta los horarios frontera y descansos


Para asegurar la disponibilidad de los convocados a la reunión, coordina reuniones en
horarios que aseguren que todos se encuentran disponibles
(preferentemente entre 09:30 y 17:30 horas.).
Evite horarios de almuerzo, entre 13:00 y 15:00 horas, y convocar muy cerca del
horario de entrada y salida, así todos se encontrarán más disponibles para aportar
con sus ideas a los objetivos de la reunión.
Considera pausas de descanso entre las reuniones, sobretodo ahora que las
distracciones son mayores.
10 PASOS PARA REUNIONES
EFECTIVAS EN TELETRABJO

7. Pautas y agenda
Procura considerar tus invitados y su manejo en plataformas para la elección del
mejor canal. De este modo, te asegurarás realizarla por el mejor medio tecnológico a
disposición y podrás optimizar los tiempos de familiarización con el dispositivo.

8. Genera un ambiente cálido


Al inicio de la reunión parte con algún tema informal para relajar el ambiente.
Posteriormente asegúrate que todos los miembros se conozcan, sino es así deberás
dedicar tiempo a una breve presentación.
Compromete la atención de tus asistentes, cuidando la concentración de ellos.

9. Interacción respetuosa durante la reunión


Procura que las personas interactúen, con un lenguaje sencillo y directo.
Escucha todas las opiniones, evitando formar bandos.
Aclara todas las dudas que tenga el equipo.

10. Al finalizar siempre Agradece la asistencia y el tiempo


Resume los principales aportes, celebra la participación, declara los compromisos y
acuerdos con fechas.
Compromete el envío del acta, comparte la información y siempre haz seguimiento a
los compromisos.
EN RESUMEN

1. Define los Objetivos de la reunión.


2. Planifica y porgrama reuniones con antelación.
3. Invita sólo a los necesarios.
4. Elige la mejor plataforma para la reunión.
5. Horarios y puntualidad.
6. Respeta los horarios frontera y descanso.
7. Pautas y agenda.
8. Genera un ambiente cálido.
9. Asegúrate de una interacción respetuosa durante la reunión.
10. Al finalizar sintetiza, agradece y comparte la información.

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