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El documento habla sobre la importancia de las agendas de reunión y su estructura. Explica que una agenda establece el marco de trabajo y estrategias de una organización. Debe incluir los objetivos, fecha, hora, lugar, puntos a tratar, y arreglos para la próxima reunión. Una agenda tipo se presenta como ejemplo, con la bienvenida, información sobre talleres de capacitación, duración, costos, inscripción, resolución de dudas, y cierre.
El documento habla sobre la importancia de las agendas de reunión y su estructura. Explica que una agenda establece el marco de trabajo y estrategias de una organización. Debe incluir los objetivos, fecha, hora, lugar, puntos a tratar, y arreglos para la próxima reunión. Una agenda tipo se presenta como ejemplo, con la bienvenida, información sobre talleres de capacitación, duración, costos, inscripción, resolución de dudas, y cierre.
El documento habla sobre la importancia de las agendas de reunión y su estructura. Explica que una agenda establece el marco de trabajo y estrategias de una organización. Debe incluir los objetivos, fecha, hora, lugar, puntos a tratar, y arreglos para la próxima reunión. Una agenda tipo se presenta como ejemplo, con la bienvenida, información sobre talleres de capacitación, duración, costos, inscripción, resolución de dudas, y cierre.
La agenda de trabajo o plan de reunin establece el marco laboral sobre el cual se
desarrollan las distintas estrategias de las organizaciones. El Plan de reunin puede incluir a todas las personas que representan diferentes funciones, realizar el seguimiento de proyectos especficos, para la toma de decisiones, planificar actividades o simplemente para las rdenes del da. Casi siempre antes de una reunin se debe hacer una convocatoria por medio de avisos. Generalmente la agenda tiene como encabezado el nombre de la organizacin, persona que preside la reunin, fecha, hora, lugar de la reunin, los objetivos de la reunin. los puntos que sern tratados se enumeran as: Bienvenida y apertura de la Reunin Lista de los puntos especficos a ser tratados en la reunin. Esta parte es el cuerpo principal de la reunin y por lo cual tiene el contenido ms significativo. Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus reas de atencin Arreglos y anuncios para la prxima reunin Cierre de la reunin. Para hacer una lista de tareas o actividades en las reuniones es importante: Clasificarlas segn la prioridad o la urgencia, sin dejar atrs las otras. Planificar el tiempo que se requiere para cada una. Dejar para el final las labores ms sencillas. No dejar todo para ltimo momento, porque retrasa lo programado. Si piensa que una tarea demora 5 minutos, calcule mejor diez. Recuerde que es de gran importancia agendar todos los puntos a ser tratados en una reunin ya que al organizar y planificar todos los detalles, la informacin llegar a todos directamente. La persona que conduce una reunin debe iniciar diciendo cual es el propsito y objetivo de la reunin. Idealmente, una reunin no debera durar ms de 2 horas. Para desarrollar la agenda los puntos deben ser especficos. Procure transmitir una imagen segura y confiada, evitando dar muestras de temor o timidez, falta de profesionalismo, la presentacin debe no debe ser tan extensa sino concisa, no improvise. Las reuniones se deben realizar en los momentos del da en que las personas estn frescas.
EJEMPLO DE UN PLAN DE REUNIN O AGENDA DE TRABAJO. Este plan puede ser elaborado tanto en forma vertical como horizontal. PLAN DE REUNIN
OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER SAN PEDRO SACATEPEQUEZ Yajaira Mercy Vernica Castro Xicay Fecha: 6 de julio de 2013
Hora: 8:30 a. m. Lugar: Saln de usos mltiples de la Oficina de la mujer de San Pedro Sacatepequez
OBJETIVO: Informar a las amas de casa convocadas acerca a la reunin inicial de los proyectos de capacitacin en las reas de alimentos, textiles y artesanas que las beneficiarn en lo econmico y familiar.
AGENDA Bienvenida y apertura de la Reunin Informacin de los talleres de capacitacin en las reas tcnicas de alimentos, textiles y artesanas. Duracin de los talleres (fechas) Costo de los materiales de los talleres de capacitacin Informacin de la inscripcin a los diferentes talleres Resolucin de dudas de las participantes de la reunin Anuncios para la prxima reunin e inicio de los talleres de capacitacin Despedida y cierre de la reunin