¿Cuál es la importancia de la labor secretarial en las empresas de hoy?

Qué es productividad

La productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los
recursos utilizados para obtener dicha producción .

La productividad se define como la capacidad de la naturaleza o la industria para producir.

La productividad se define:

Productividad = Producción / Recurso + MANO DE OBRA

Mirando esta fórmula, podríamos decir que hay tres formas básicas para aumentar la
productividad:

★ Aumentar P

★ Disminuir R

★ Aumentar P y Disminuir R.

Sin embargo, no son los únicos factores que ayudan al aumento de la productividad. Otro factor
que afecta que seamos productivos, también tiene que ver con las emociones, cómo nos sentimos
respecto al trabajo, el clima laboral, la salud, etc., factores que dependen totalmente de mí como
ser humano, ya que los recursos o la tecnología para producir no dependen siempre de mí.

Existen otros factores externos a las organizaciones que afectan la productividad, como el clima,
las políticas, impuestos, logística, etc. Y son necesarios tener presentes todos los factores para
poder generar indicadores de productividad, para realizar un verdadero seguimiento

AYUDAS PARA SER PRODUCTIVOS:

1. Planea:

a. Realiza una lista de pendientes.

 Define tareas concretas con objetivo claro.

 Las tareas grandes, divídela en pasos.

  Revisar esa lista como mínimo dos veces al día (al iniciar y al finalizar). y
actualízala cuando corresponda.
 Prioriza:
 Qué es importante y qué es urgente.
 Qué no es importante o qué no es urgente.
 Planifica el día.
 Define metas.
 Autoevalúate, piensa en qué pasó para que no cumplieras alguna meta y qué
fue lo que ayudó a que las cosas fluyeran mejor de lo que pensabas.

2. Concéntrate:

Deja a un lado lo que te distrae.

A. Concéntrate en una cosa a la vez.

B. Ordena tu espacio de acción.
C. Identifica el lugar y el horario en
que más te rinde tu trabajo

3. Reconócete:
* Identifica qué te gusta, qué no te gusta,
quién te alegra, quién te indispone. Para
que aprendas a manejar tus emociones en
la vida laboral.
* Dedícate tiempo para dormir bien y para
realizar actividades que te alimenten el
ánimo y espíritu, así llegarás con mejor
energía tanto al trabajo como a los
espacios de relacionamiento familiar y
social.
* Consume alimentos saludables, está
confirmado que la alimentación afecta la
salud mental y física.
* Identifica cuándo realmente necesitas
un descanso. Las pausas activas son
importantes para un buen rendimiento.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN

Estudios han demostrado, que la buena comunicación además de generar mejor productividad,
genera mayor satisfacción, sentido de pertenencia y motivación. De ahí, que en la medida en que
trabajemos con procesos claros de comunicación y fortalezcamos nuestras competencias
personales, nuestros resultados serán más visibles.

Si las empresas en las que trabajamos no tienen procesos claros de comunicación, es decir,
definidos; igual la comunicación se dará, pues hasta la ausencia de los procesos nos está hablando
de un estilo de trabajo, pero muy seguramente seremos menos efectivos y asertivos, lo que sin
duda tocará la productividad de nuestra labor. Si yo no sé qué norte tiene la empresa, o cuáles son
las prioridades de mi jefe, es posible que yo trabaje mucho, pero la percepción de mis superiores
sea de insatisfacción, por poner solo un ejemplo. No se trata, entonces, solo de tener claros los
procedimientos oficiales de comunicación, también debemos revisar nuestros canales de
comunicación con superiores, pares y dependientes, con el fin de que todos podamos aportar
hacia el mismo norte y evitemos distracciones, confusiones o reprocesos. Además es muy
importante tener en cuenta la comunicación asertiva.

GESTIÓN POR PROCESOS

COMPETITIVIDAD

En un mundo donde la globalización ha hecho que la competencia por un mercado sea cada vez
más compleja, pues no necesitamos que nos disputemos el mismo cliente con empresas de otras
ciudades o países, sea grande o pequeña, con gran edificio o virtual, debemos entender que las
empresas sobreviven y son exitosas si son competitivas. Debemos estar preparados para
responder a las necesidades del mercado de hoy.

Y qué tiene que ver esto con los tipos de organización. Pues muy sencillo, teniendo en cuenta la
estructura, que sin duda indica el cómo se hacen las cosas en mi empresa, debemos entender
cómo se mueve el mercado para darnos cuenta qué tan eficientes y eficaces podemos ser con la
estructura que manejamos.

Debemos aprender a pensar de manera holística la organización en la que laboramos, no solo

nuestro puesto de trabajo, sino el entorno en el que se encuentra, pues esto hará que tengamos
una visión más clara de lo que puede o no servir en nuestra propia gestión.
PLAN ESTRATÉGICO
El reglamento de trabajo es un conjunto de normas que define una empresa u organización para
determinar las condiciones básicas de interacción de los miembros de una organización. Es un
documento regulador de las empresas con el empleador.

Las empresas son autónomas en su elaboración, sin embargo es fundamental tener presente el
respeto y los derechos de cualquier empleado, además debe tener en cuenta, en caso de que
existan, las convenciones colectivas, acuerdo con trabajadores, pacto colectivo, etc.

Este documento es sin duda una herramienta que debe invitar a prevenir y resolver conflictos que
puedan presentarse. El reglamento interno de trabajo es como las reglas de juego, que permite
tener claro cómo debemos comportarnos en el trabajo, complementando aquello que la ley no
expresa claramente. Este debe incorporarse al contrato individual de cada empleado, pues es de
carácter obligatorio.

Todo reglamento para tener validez y aplicabilidad debe contar con la aprobación del Ministerio
de Protección Social. Y es este el que sanciona a las empresas que no cumplan con las
disposiciones de la ley.

Un reglamento de trabajo siempre debe contar con los siguientes puntos:

 Condiciones para admitir un nuevo empleado, proceso de aprendizaje y periodo de prueba.

 Quiénes son y qué condiciones tienen los empleados accidentales o transitorios.

 Horario laboral: horario de ingreso y salida, así como el tiempo definido para alimento y
descanso durante la jornada.
 Definir horas extras o nocturnas, y su autorización, reconocimiento y forma de pago.

 Días de descanso obligatorio, convencional y adicional.

 Salario Mínimo legal vigente o convencional.

 Fechas, periodos y formas de pago.

 Prescripciones de orden y seguridad
 Cómo evitar riesgos profesionales

 Orden jerárquico.
 Normas especiales que requieren algunas labores.
 Obligaciones y prohibiciones para empleadores y empleados.

 Definir faltas y procedimientos para comprobación.

 Escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación.
 Estancia o rol ante el que se presentan reclamos. CCL

 Prestaciones adicionales a las reglamentarias.

 Publicación y vigencia del reglamento.

Cultura organizacional
La cultura organizacional es el conjunto de creencias, hábitos, valores y costumbres de los
diferentes grupos dentro de una organización.
Edgar Shein, a quién se le atribuye la primera definición de cultura organizacional vista desde la
administración, esta se conforma por tres niveles del conocimiento:
 Supuestos inconscientes: creencias adquiridas en relación a la empresa.
 Valores: principios, normas y modelos de la organización.

 Resultados: como producto de la razón social de la empresa.

Si analizamos estas definiciones, nos muestran cómo toma vida una empresa, la cual se ve
reflejada en el cómo se hacen las cosas en ellas. Cuál es su estructura, qué estrategias se definen,
entre otros.