PROCESO DE APOYO Código: GTHU-S-PR-014

PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO -SST Versión: 1

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS O ADQUISICIONES DE BIENES Y

SERVICIOS PARA TEMAS RELACIONADOS CON SEGURIDAD Y SALUD Fecha: marzo de 2022
EN EL TRABAJO

1. OBJETIVO
Definir los pasos para identificación y evaluación en las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de bienes y servicios, para el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST)" por parte de la UAERMV.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable para los estudios previos, en la compra o adquisiciones de bienes y servicios del Proceso de Gestión de Talento Humano - SG SST.
3. DEFINICIONES

ADQUISICIONES: La adquisición es el acto de obtener algún producto o servicio mediante una transacción. Esto exige que el demandante realice una orden de compra y que el pago sea aceptado por
el ofertante.
COMPRAS: Se refiere a la acción que realiza una persona de adquirir un bien o servicio mediante dinero. La compra es realizada por el comprador quien interactúa con otra persona, el vendedor, que
ofrece cierto producto. Las compras se efectúan, por lo tanto, mediante un sistema de compra-venta donde el determinante es cierto valor en efectivo.
PROVEEDOR: Una organización o persona que suministra un producto, no se requiere contrato.
CONTRATO: Se conoce como contrato al acto voluntario de una persona de adquirir una obligación para con otra persona. Bien puede ser para dar o hacer una cosa. Vale mencionar que el contrato
puede implicar a dos o más personas; donde ambas adquieren responsabilidades a beneficio de la otra parte. (Artículo Número 1495 del Código Civil)
PRODUCTO: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de bienes tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.).
EPP: Elementos de protección personal.
SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.
EXÁMENES MÉDICOS: : Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias
en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: de laboratorio,
imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un el diagnóstico y las recomendaciones.

4. DESCRIPCIÓN DE LOS SIMBOLOS

SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO
A
Inicio y fin. Conector página. 1 Conector de actividades

Punto de control: se debe describir el control. Son medidas de seguridad o

Operación: desarrollo
Decisión: toma de decisión Prevenciones para ejecutar la actividad de acuerdo con las normas o
de actividad o tarea.
requisitos establecidos

Avenida Calle 26 No. 57-83 Torre 8, Piso 8 CEMSA - C.P. 111321 GTHU-S-PR-014
PBX:(+57) 601-3779555 - Información: Línea 195 Página 1 de 5
Sede Operativa - Atención al Ciudadano: Calle 22D No. 120-40
www.umv.gov.co
 PROCESO DE APOYO Código: GTHU-S-PR-014

PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO -SST Versión: 1

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS O ADQUISICIONES DE BIENES Y

SERVICIOS PARA TEMAS RELACIONADOS CON SEGURIDAD Y SALUD Fecha: marzo de 2022
EN EL TRABAJO
PUNTO TIEMPO DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
CONTROL ESTIMADO INVOLUCRADA

INICIO

Secretaria General
Responsable del SG – - Proceso de Definir la necesidad diseñando una ficha técnica, con las
1 11.Identificar tipo de Adquisición 15 minutos SST o Colaborador Gestión de Talento Contrato especificaciones técnicas, cantidades y descripción del
SST designado. Humano - GTHU - elemento o servicio adquirir.
SST

2. Revisar las necesidades de Secretaria General

Se revisa con el personal de SST en Sedes y frentes de
sedes y frentes de obra, y el Responsable del SG – - Proceso de
inventario disponible con el Correo obra las necesidades y si se cuenta con inventario
1 día SST o Colaborador Gestión de Talento
Proceso de Gestión de Electrónico suficiente consultando al Proceso de Gestión de
SST designado. Humano - GTHU -
Recursos Físicos (si aplica). Recursos Físicos.
SST

¿La NO
necesidad ya
esta Secretaria General
identificada en Responsable del SG – - Proceso de
la Entidad? SST o Colaborador Gestión de Talento
SST designado. Humano - GTHU -
1 SST
SI

Avenida Calle 26 No. 57-83 Torre 8, Piso 8 CEMSA - C.P. 111321 GTHU-S-PR-014
PBX:(+57) 601-3779555 - Información: Línea 195 Página 2 de 5
Sede Operativa - Atención al Ciudadano: Calle 22D No. 120-40
www.umv.gov.co
 PROCESO DE APOYO Código: GTHU-S-PR-014

PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO -SST Versión: 1

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS O ADQUISICIONES DE BIENES Y

SERVICIOS PARA TEMAS RELACIONADOS CON SEGURIDAD Y SALUD Fecha: marzo de 2022
EN EL TRABAJO
PUNTO TIEMPO DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
CONTROL ESTIMADO INVOLUCRADA
A

Secretaria General
Se elabora la ficha técnica de la necesidad y servicio,
Responsable del SG – - Proceso de GTHU-S-FM-027
una vez se identifique que no se encuentre en otro
3. Elaborar Ficha técnica 1 día SST o Colaborador Gestión de Talento Formato Ficha
proceso o dependencia con el presupuesto ya
SST designado. Humano - GTHU - técnica
suministrado por el PAA de la UAERMV.
SST

Secretaria General
4. Revisar y ajustar si es Responsable del SG – - Proceso de GTHU-S-FM-027
2 Se realiza consulta a través de reunión en TEAMS o via
necesario la Ficha técnica. 1 día SST o Colaborador Gestión de Talento Formato Ficha
mail sobre necesidades de bienes o servicios.
SST designado. Humano - GTHU - técnica
SST

5. Iniciar elaboración del Estudio Secretaria General

del Sector. Con la ficha técnica ya definida, se elabora el formato de
Responsable del SG – - Proceso de GCON-FM-022-
Estudios del Sector para su radicación en Borrador en
1 día SST o Colaborador Gestión de Talento V4 Formulacion
ORFEO y proceder con la solicitud ante el proceso de
SST designado. Humano - GTHU - Estudios Sector
Gestión Contractual de la Entidad.
B SST

Avenida Calle 26 No. 57-83 Torre 8, Piso 8 CEMSA - C.P. 111321 GTHU-S-PR-014
PBX:(+57) 601-3779555 - Información: Línea 195 Página 3 de 5
Sede Operativa - Atención al Ciudadano: Calle 22D No. 120-40
www.umv.gov.co
 PROCESO DE APOYO Código: GTHU-S-PR-014

PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO -SST Versión: 1

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS O ADQUISICIONES DE BIENES Y

SERVICIOS PARA TEMAS RELACIONADOS CON SEGURIDAD Y SALUD Fecha: marzo de 2022
EN EL TRABAJO
PUNTO TIEMPO DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
CONTROL ESTIMADO INVOLUCRADA
B
Secretaria General
La ficha técnica puede llegar a ser ajustada, según las
- Proceso de GTHU-S-FM-027
Responsable del SG – cotizaciones del proceso, por ajustes en cantidades de
6. Validar la Ficha Técnica con 1 hora Gestión de Talento Formato Ficha
SST acuerdo al presupuesto asignado u observaciones de los
relación al estudio del sector. Humano - GTHU - técnica
proponentes.
SST

¿La ficha
técnica cumple NO Secretaria General
con los criterios - Proceso de GTHU-S-FM-027
Responsable del SG –
contractuales 1 día Gestión de Talento Formato Ficha
SST
de la Humano - GTHU - técnica
UAERMV? 2 SST

SI

Secretaria General
- Proceso de GTHU-S-FM-027
7. Iniciar el proceso contractual Responsable del SG – Se continuará el proceso acorde a lo dispuesto en el
1 día Gestión de Talento Formato Ficha
SST Manual de Contratación - GCON-MA-001V12
Humano - GTHU - técnica
SST

FIN

Avenida Calle 26 No. 57-83 Torre 8, Piso 8 CEMSA - C.P. 111321 GTHU-S-PR-014
PBX:(+57) 601-3779555 - Información: Línea 195 Página 4 de 5
Sede Operativa - Atención al Ciudadano: Calle 22D No. 120-40
www.umv.gov.co
 PROCESO DE APOYO Código: GTHU-S-PR-014

PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO -SST Versión: 1

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS O ADQUISICIONES DE BIENES Y

SERVICIOS PARA TEMAS RELACIONADOS CON SEGURIDAD Y SALUD Fecha: marzo de 2022
EN EL TRABAJO

REVISÍON Y APROBACIÓN
Validado por
Elaborado y/o Actualizado por Aprobado:
Johan Jair Varela Cano Líderes (Estratégico u Operativo) del Proceso:
Contratista - GTHU-SST

Martha Ines Rodríguez Galindo

Contratista - GTHU

Acompañamiento EQUIPO TÉCNICO SIG: Firma: Firma:

Janyther Guerrero Arenas MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE DIANA MARCELA DEL PILAR REYES TOLEDO
Contratista / Oficina Asesora de Planeación Secretaria General Jefe Oficina Asesora de Planeación

Participó en la Elaboración del Procedimiento

Nombre Cargo Firma

Johan Jair Varela Cano Contratista - GTHU -SST

Martha Ines Rodriguez Galindo Contratista - GTHU

CONTROL DE CAMBIOS
APROBADO
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA Representante de la Alta Dirección

Creación del procedimiento donde se Identificación y evaluación en las

especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de bienes y servicios
1 Marzo de 2022 Jefe Oficina Asesora de Planeación
para el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST)" por parte de la UAERMV.

Avenida Calle 26 No. 57-83 Torre 8, Piso 8 CEMSA - C.P. 111321 GTHU-S-PR-014
PBX:(+57) 601-3779555 - Información: Línea 195 Página 5 de 5
Sede Operativa - Atención al Ciudadano: Calle 22D No. 120-40
www.umv.gov.co