Planteamiento

Análisis de la problemática interna

I.1 Introducir y presentar la problemática

De acuerdo con el análisis de la metodología de checkland, para introducir la problemática

debemos analizar dos fases que son “la situación problema no estructurada” y “situación
problema no expresada”.

Al describir nuestra problemática con la primera fase podemos decir que la empresa de
autobuses tiene problemas de comunicación entre sus departamentos, por lo que pierde
el control de la información de clientes y como tal al cliente en sí, también describe que
utiliza sistemas independientes, esto genera confusión, duplicidad y retrasos de alto
costo.

Al continuar con la siguiente fase de checkland podemos estructurar el funcionamiento de

la empresa comenzando con la producción de la empresa que consiste en el área de
técnicos, estos se especializan en la instalación y configuración de los equipos, después
encontramos con el área de administración compuesto por el área de compras donde se
lleva el inventario del almacén y se realizan compras, esta área es una de las mas
afectadas por el uso de sistema independiente ya que mantenerlo actualizado puede
complicado pues cada dato es independiente por lo que si no concedide da como
resultado “no existente” y pueden ser perdidas monetarias muy altas.
Ejemplo de error en la sincronización de compras por medio del sistema independiente.

Por último, se encuentra el área de recepción o ventas aquí el personal que está
capacitado para atención al cliente recompila información muy importante sobre el cliente
y la orden de este, es una gran cantidad de datos necesarios para realizar las compras
por lo que el método de manipulación de datos debe ser eficiente y robusto sin errores.

I.2 Definiciones raíz de los sistemas pertinentes.

En esta etapa deberás establecer la definición raíz de la solución propuesta en el

planeamiento, en términos de la metodología que se está utilizando. Parte de las siglas
CATWOE (Clientes, actores, procesos de transformación, visión global, propietarios,
restricciones ambientales) e integra los elementos que ésta plantea para proponer tu
definición.
En el siguiente esquema se plantean las mejoras propuestas para optimizar los procesos. Los
recuadros verdes representan las secciones donde el ERP apoyará. Utiliza el esquema como
material de apoyo.

En este punto comenzaremos a plantear las mejoras propuestas por el sistema de planificación de
recursos empresariales (ERP) que nos propuso para optimizar los procesos de la empresa. Antes
de comenzar a realizar los cambios en los procesos operacionales de cada departamento, se
instalará un nuevo software que responda a las necesidades de todas las áreas. Con la instalación
de esta nueva plataforma todos los departamentos estarán conectados para evitar retrasos,
duplicidad de procesos y de trabajo.

En este punto con la plataforma ya instalada, el nuevo proceso para brindar un mejor servicio y
experiencia al cliente comenzara de la siguiente manera:

1. El cliente al ingresar a las instalaciones de la empresa será recibido por área de recepción
de vehículos que será la encargada de asignare un asesor capacitado para darle
seguimiento y brindarle una excelente experiencia al cliente, cuando el asesor empieza
con su proceso de ofrecer los servicios que tiene la empresa, le solicitará información al
cliente para agregar/actualizar sus datos a nuestra plataforma, con la información
proporcionada por el cliente se le podrá dar entrega de la cotización presencialmente.
2. Con la nueva plataforma también podrán realizar cotizaciones en línea sin necesidad de ir
a las instalaciones de la empresa, así también podremos obtener sus datos para futuras
posibles ventas. En el modo en línea su cotización le llegara por medio del correo
electrónico.
3. Al realizar la cotización en automático le notificará la plataforma al área de compras y de
servicio Técnico de un posible servicio, esto es para que estos departamentos puedan
validar su inventario y cola de producción con tiempo, y así poderle brindar un tiempo de
entrega al cliente. También esto le servirá a la empresa para tener un historial del
movimiento de dicha pieza o armado, en base al historial podrán tener una noción del
movimiento o solicitudes.
4. En este proceso el cliente podrá validar los precios ofrecidos, solicitar ajustes de precio o
cambio de piezas. Cuando el cliente ha confirmado que está de acuerdo con los precios y
confirma que realizara la compra. Tendrá que realizar el pago en base a la cotización
realizada.
5. Cuando el pago se ve reflejado en la plataforma, le notificará en automático al área de
compras para que confirme el inventario, y así puedan surtir nuevamente las piezas a
vender en el servicio, para contar en stock para futuras ventas.
6. Al recibir compras la confirmación, programara el camión del cliente a la cola de
producción para que pueda ingresar a la línea de producción que se encuentra en el
departamento de servicio Técnico. Cuando ha ingresado a la línea, darán comienzo los
técnicos especializados en la instalación y configuración de equipos electrónicos en
autobuses, a trabajar con el camión del cliente.

7. Durante ese proceso, se realizarán pruebas y servicio de calidad que se le será notificado
por medio electrónico al cliente, recepción/Asesor el estatus de su camión.

8. Cuando se ha terminado el proceso del camión en el departamento de técnicos, se le

notificará al área de recepción/asesor, para que pueda realizar el acta de entrega / Factura
y ponerse en contacto con el cliente.

9. Finalmente, el cliente recibirá su camión y la documentación que se elaboró durante el

tiempo que estuvo equipo en las instalaciones de la empresa.