Procedimiento para Confeccionar el Rol de Trabajo de Conductores

Recopilación de Información:
Reúne la información necesaria, como la disponibilidad de los conductores, las horas de trabajo
permitidas, los días libres, las preferencias individuales, y cualquier otra información relevante.

Diseño de la Estructura del Rol:

Determina la duración del rol (por ejemplo, día o semana).

Decide el período de trabajo diario.

Establece los criterios para asignar conductores a diferentes turnos y rutas.

Creación de un rol Base:

Utiliza herramientas como hojas de cálculo o software de programación para crear un calendario base
que muestre los días laborables, los horarios de trabajo, hora de entrada y ruta asignada por conductor.

Asignación de Turnos:
Asigna turnos a los conductores basándote en la disponibilidad y en los criterios establecidos. Considera
factores como la ruta, las preferencias individuales y los días libres o permisos.

Comunicación del Rol:

Comunica el rol de trabajo a los conductores, se colocan en la pizarra afuera de la oficina de
operaciones.

Monitoreo y Ajustes:
Monitorea el desempeño del rol de trabajo y realiza ajustes según sea necesario. Estos ajustes pueden
incluir cambios en los horarios de trabajo, la asignación de conductores a diferentes rutas o la cobertura
en alguna ruta donde se necesita reforzar.

Retroalimentación y Mejora Continua:

Recopila información de los conductores sobre el rol de trabajo y utiliza esta retroalimentación para
realizar mejoras continuas en el proceso de programación. Asegúrate de mantener abiertas las líneas de
comunicación para abordar cualquier problema o inquietud que puedan surgir.

Documentación y Archivo:
Documenta el rol de trabajo finalizado y archívalo adecuadamente en el sistema (drive) para futuras
referencias y auditorías.

Recuerda que la flexibilidad y la comunicación son clave para asegurar que el rol de trabajo sea efectivo
y satisfactorio tanto para la empresa como para los conductores.
Procedimiento para la Confección de la Planilla Semanal y Quincenal
Recopilación de Datos del Personal:
Reúne la información necesaria, como horas trabajadas, días laborables, horas extras, ausencias, y
cualquier otro concepto salarial relevante para cada empleado.

Determinación de Períodos de Pago:

Decide si la planilla será elaborada semanalmente, quincenalmente.

Utilización de un Sistema de Planillas:

Utiliza un software de planillas o una plantilla de planilla previamente establecida para facilitar el cálculo y
la organización de la información del personal.

Registro de Horas Trabajadas:

Registra las horas trabajadas por cada empleado durante el período correspondiente, asegurándote de
incluir horas regulares y horas extras si corresponde esto se realiza por medio del reloj de entrada y
salidas para los compañeros de monitoreo.

Registro de Ausencias y Permisos:

Registra cualquier ausencia o permisos solicitado por los empleados.

Verificación de Precisión:
Revisa detalladamente la planilla para asegurarte de que todos los cálculos sean precisos y estén
correctamente documentados.

Emisión de la Planilla:
Una vez verificada, se imprime la planilla se le entrega al coordinador del departamento para que la
verifica y revise que este todo en orden y luego se entrega al departamento de recursos humanos.

Revisión y Ajustes:
Si se identifican errores o discrepancias, realiza los ajustes necesarios y emite correcciones a tiempo.

Comunicación:
Comunica cualquier cambio en las políticas de pago o procedimientos relacionados con la planilla para
realizar mejoras continuas en el proceso.

Recuerda que la precisión, la transparencia y el cumplimiento con las regulaciones laborales son
fundamentales en la confección de la planilla para garantizar la satisfacción del personal y el
cumplimiento legal de la empresa.

Procedimiento para la Entrega de Tarjetas de Rol a Conductores

Llegada al Sitio de Entrega:
Llega al lugar designado para la entrega de las tarjetas de rol a los conductores, preferiblemente a las 3
de la mañana, para que los conductores las reciban con tiempo para que hagan la revisión correcta de la
unidad asignada

Preparación Previa:
Antes de la entrega de las tarjetas de rol, revisa el chat de coordinación del taller para verificar qué
unidades quedaron varadas del día anterior o de la madrugada. Toma nota de estas unidades y cualquier
información relevante sobre su estado y ubicación.

Preparación de las Tarjetas de Rol:

Prepara las tarjetas de rol para cada conductor que indiquen el número de unidad, la ruta asignada y la
hora de salida. Asegúrate de que las tarjetas estén completas y precisas.

Entrega de las Tarjetas de Rol:

Entrega las tarjetas de rol a cada conductor, asegurándote de que revisen los datos incluyendo el
número de unidad, la ruta asignada y la hora de salida.

Comunicación de Información Relevante:

Comunica cualquier información relevante a los conductores, como algún desvió o cierres que van a ver
durante el día y cualquier otra instrucción especial que deban tener en cuenta durante su jornada laboral.
Luego de terminar el despacho se envía el reporte del saque al grupo de WhatsApp (operaciones)

Seguimiento y Soporte Continuo:

Proporciona a los conductores la tranquilidad de saber que cuentan con el apoyo del coordinador del
departamento y equipo de supervisión en caso de cualquier eventualidad durante su jornada laboral.
Recuerda a los conductores a mantener una comunicación abierta y constante para resolver cualquier
problema que puedan enfrentar durante la jornada.

Procedimiento de Inducción para Nuevos Conductores

Objetivo: Introducir de manera efectiva a los nuevos conductores en las políticas, procedimientos y
responsabilidades de la empresa de transporte público.

1. Sesión de Inducción: a. Bienvenida y Presentación: - Saluda cordialmente al nuevo conductor y

preséntate, así como al equipo de supervisión. - Proporciona una visión general de la empresa y su
misión.

b. Rol de Trabajo y Funciones del Conductor: - Explica en detalle las responsabilidades y

expectativas del puesto de conductor de autobús. - Presenta el horario de trabajo, las jornadas laborales
y los días libres asignados.

c. Reglamentos y Políticas de la Empresa: - Repasa los reglamentos de la empresa, incluyendo

normas de seguridad, conducta en el lugar de trabajo y políticas de cumplimiento. - Destaca la
importancia del cumplimiento de las regulaciones de tránsito y las normativas de seguridad vial.

d. Procedimientos Operativos: - Describe cómo deben operar los conductores durante sus rutas,
incluyendo la puntualidad, la atención al cliente, el manejo de emergencias y el respeto a las señales de
tránsito. - Detalla el proceso para solicitar permisos y cambios de día libre, así como los canales de
comunicación adecuados para realizar estas solicitudes.

e. Seguridad y Manejo de Incidentes: - Instruye sobre los procedimientos a seguir en caso de

accidente de tránsito, incluyendo la notificación inmediata a las autoridades correspondientes y a la
empresa. - Explica qué hacer en caso de quedarse varado en la carretera, incluyendo la comunicación
con el centro de monitoreo y la coordinación para recibir asistencia.

1. Seguimiento y Soporte Continuo:

Proporciona oportunidades continuas de capacitación y apoyo para los conductores, incluyendo sesiones
de actualización y retroalimentación regular.

2. Documentación y Archivo:
Se firma la hoja de inducción que entrega Recursos Humanos, para hacer constar que se le dio la
capacitación adecuada al conductor luego de finalizada la capacitación se devuelve la hoja a Recursos
Humanos.

Procedimiento de Información al Usuario sobre Cambio de Tarifa en las

Rutas de la Empresa
Objetivo: Informar de manera efectiva a los usuarios sobre cualquier cambio en las tarifas de las rutas de
la empresa de transporte público.

1. Revisión de la Gaceta:
Regularmente, el coordinador revisará la gaceta oficial para verificar los cambios de tarifa que salen
anunciados en la gaceta.

2. Actualización de las Tarifas: a. Si hay un cambio en las tarifas: - Se imprimen nuevas hojas con
las tarifas actualizadas para cada ruta afectada por el cambio. - Se mandan hacer tarifarios para los
conductores, los cuales contienen la nueva estructura de tarifas por ruta. - Se imprime la portada de la
gaceta donde se muestra el número de alcance del cambio tarifario.

3. Comunicación Interna:
Se notifica a todos los conductores para que recojan menudo y los colaboradores de carretera sobre el
cambio de tarifa y se les proporciona una copia de las nuevas tarifas.

4. Comunicación Externa:
Se manda un correo electrónico al departamento de Servicio al Cliente indicando las nuevas tarifas para
que puedan realizar la actualización en las redes sociales y en cualquier otro medio de comunicación
utilizado para informar a los usuarios.

5. Publicación en Redes Sociales:

El departamento de Servicio al Cliente se encarga de subir la información sobre el cambio tarifario a las
redes sociales oficiales de la empresa, asegurándose de proporcionar una explicación clara y completa
de las nuevas tarifas a los usuarios.

7. Archivo y Documentación:
Se archiva una copia de la portada de la gaceta, las nuevas tarifas y cualquier comunicación relacionada
con el cambio tarifario para referencia futura y auditorías.

Este procedimiento garantizará que los usuarios estén informados de manera oportuna y precisa sobre
cualquier cambio en las tarifas de las rutas de la empresa, asegurando así una comunicación clara y
transparente con los clientes.

Procedimiento de Rotulación de Unidades según Rol de Trabajo

Objetivo: Rotular las unidades de autobuses de acuerdo al rol de trabajo asignado, indicando la ruta
correspondiente y la tarifa asociada.
1. Revisión del Rol:
El conductor revisa la tarjeta para determinar a qué ruta ha sido asignado.

2. Preparación de Rótulos:
Se preparan los rótulos con la información de la ruta asignada y la tarifa correspondiente para cada
unidad de autobús.

3. Instalación de los Rótulos:

El conductor coloca los rótulos en la unidad en el parabrisas específicamente en el parabrisas lado
derecho, en caso de que la unidad tenga rotulación digital hacer la colocación de la ruta designada con el
panel de rotulación que trae la unidad.

4. Verificación de la Instalación:
Se realiza una verificación visual para asegurarse de que los rótulos estén correctamente instalados y
sean fácilmente legibles.

5. Comunicación Interna:
Se comunica a los conductores sobre la asignación de rutas y tarifas a través de los canales internos de
comunicación de la empresa.

6. Seguimiento y Mantenimiento:
Se lleva a cabo un seguimiento regular de la condición de los rótulos y se realiza el mantenimiento
necesario para garantizar su legibilidad y durabilidad.

Este procedimiento simplificado se centra en la tarea específica de rotular las unidades de autobús de
acuerdo al rol de trabajo asignado, facilitando el proceso de preparación para que los conductores
puedan comenzar su ruta con la información necesaria para el usuario.

Procedimiento de Solicitud y Aprobación de Permisos para Conductores

Objetivo: Establecer un proceso estructurado para que los conductores soliciten y obtengan permisos
según sus necesidades sin afectar la operación.

1. Identificación de Necesidades de Permiso:

Los conductores identifican la necesidad de un permiso, ya sea para cambios de día libre, solicitudes de
ausencia o cualquier otra razón justificada.

2. Completar el Formulario de Solicitud:

Los conductores completan un formulario de solicitud de permiso, indicando la razón del permiso, las
fechas solicitadas y cualquier otra información requerida.

3. Revisión de la Solicitud:
El coordinador y el supervisor general del equipo revisa la solicitud de permiso para asegurarse de que
esté completa y correctamente documentada.

4. Aprobación o Rechazo del Permiso:

Basándose en la disponibilidad del personal y las necesidades operativas, el coordinador aprueba o
rechaza la solicitud de permiso.

5. Notificación al Conductor:
Se notifica al conductor sobre la aprobación o el rechazo de su solicitud de permiso.

6. Registro de Permiso:
Se registra la información de la solicitud y la decisión tomada en la bitácora para mantener un registro
preciso y organizado, se anota en la pizarra y así enviar la bitácora a Recursos Humanos.

7. Seguimiento y Cumplimiento:
Se realiza un seguimiento regular de los permisos concedidos para asegurar su cumplimiento y para
resolver cualquier problema o conflicto que pueda surgir.

9. Evaluación y Mejora Continua:

Se recopila retroalimentación de los supervisores de carretera y monitoreo sobre las solicitudes y
aprobación de permisos, identificando áreas de mejora y haciendo ajustes según sea necesario para
optimizar la eficiencia y la satisfacción del personal.

Este procedimiento proporciona un marco claro y consistente para el proceso de solicitud y aprobación
de permisos, asegurando que los conductores puedan gestionar sus necesidades de manera eficiente y
que la operación de la empresa no se vea afectada negativamente.

Procedimiento de Atención y Gestión de Incidentes en la Carretera

Objetivo: Establecer un proceso estructurado para que los conductores puedan manejar eficientemente
cualquier incidente que ocurra mientras están en la carretera, garantizando la seguridad de los pasajeros
y la coordinación adecuada con las autoridades competentes.
1. Identificación del Incidente:
El conductor identifica cualquier incidente en la carretera, como accidentes, averías mecánicas o
cualquier otro evento que requiera atención.

2. Evaluación de la Situación:
El conductor evalúa el incidente para determinar las acciones necesarias y la urgencia de la situación.

3. Comunicación con el Centro de Monitoreo:

El conductor se comunica de inmediato con el centro de monitoreo de la empresa a través de la radio o
cualquier otro medio de comunicación designado para informar sobre el incidente y solicitar asistencia.

4. Coordinación con Autoridades y Servicios de Emergencia:

En el momento que el conductor pase la información correspondiente al departamento de monitoreo ellos
coordinan con el tránsito, el ins y servicios de emergencia, proporcionando información precisa sobre la
ubicación y la naturaleza del incidente.

5. Seguridad de los Pasajeros:

El conductor prioriza la seguridad de los pasajeros, haciendo trasbordos con otras unidades de la
empresa para que puedan llegar a su destino.

6. Registro de Detalles del Incidente:

El conductor registra todos los detalles relevantes del incidente, incluyendo la hora, la ubicación, y el
numero de usuarios trasbordados en la tarjeta de roll.

7. Apoyo y Asistencia:
El centro de monitoreo proporciona apoyo continuo al conductor, coordinando la asistencia necesaria,
como remolques, servicios de reparación o reemplazo de autobuses.

8. Documentación y Reporte:
Se completa un reporte detallado del incidente, que incluye todos los detalles relevantes, acciones
tomadas en la bitacora de accidentes.

Procedimiento de Apertura de SOT al Llegar al Plantel

Objetivo: Establecer un proceso claro y eficiente para abrir una SOT cuando las unidades llegan al
plantel, asegurando la correcta documentación y notificación del problema de la unidad.

1. Recepción de la Unidad:
Cuando una unidad llega al plantel, el personal de operaciones verifica la identificación de la unidad,
incluyendo el número de unidad y el kilometraje actual.
2. Identificación del Problema:
El conductor o el personal de mantenimiento identifica y documenta cualquier problema o necesidad de
servicio que requiera atención.

3. Apertura de la SOT: a. Registro de Información: - El personal de operaciones registra el

kilometraje, el número de unidad y el código de empleado responsable en el sistema de gestión de
órdenes de trabajo (WebSCA). b. Detalle del Problema: - Se detalla el problema o la necesidad de
servicio en el formulario de la SOT, incluyendo una descripción clara del problema observado.

4. Registro en el Sistema WebSCA:

El personal de operaciones ingresa la información de la SOT en el sistema WebSCA, asegurándose de
incluir todos los detalles relevantes.

5. Notificación a Coordinación de Taller:

Se envía una notificación automática al sistema de gestión de mantenimiento (WesSCA), se cambia el
estado en el software (SAM) y al grupo de coordinación de taller a través de WhatsApp, informando
sobre la apertura de la SOT y proporcionando detalles del problema y la unidad afectada.

6. Seguimiento y Asignación de Recursos:

El departamento de taller revisa la SOT y asigna los mecanicos necesarios para abordar el problema,
como repuestos o herramientas especiales.

7. Realización del Trabajo:

El personal asignado realiza el trabajo especificado en la SOT, siguiendo los procedimientos.
8. Actualización y Cierre de la SOT:
Una vez completado el trabajo, se actualiza la SOT con los detalles de las acciones realizadas y se cierra
en el sistema WebSCA, se cambia el estado en el sofware SAM, indicando la finalización del trabajo.

9. Notificación de Finalización:
Se envía una notificación de finalización al grupo de coordinación de taller a través de WhatsApp,
informando que la SOT ha sido cerrada y proporcionando cualquier información relevante sobre el
trabajo realizado.

Este procedimiento garantizará una gestión eficiente y transparente de las solicitudes de orden de trabajo
cuando las unidades llegan al plantel, facilitando la identificación y resolución oportuna de cualquier
problema o necesidad de servicio.

Procedimiento de Cambio de Tarifa en Validadores de Cobro Electrónico

Objetivo: Establecer un proceso para cambiar la tarifa en los validadores de cobro electrónico de
acuerdo a la ruta correspondiente, asegurando que los pasajeros sean cobrados correctamente.

1. Verificación del Rol de Salida:

Al inicio del turno, el compañero encargado del turno nocturno verifica el rol de salida para determinar las
rutas programadas para cada unidad.

2. Preparación de los Validadores:

Basándose en la información del rol de salida, el compañero encargado del turno nocturno deja los
validadores de cada unidad con la tarifa correspondiente a la ruta asignada.

3. Monitoreo de Cambios en la Tarifa:

Durante el día, el equipo de monitoreo está atento a cualquier cambio en las tarifas de las rutas. Esto
puede ser comunicado al fiscal de ruta o el supervisor de turno.

4. Cambio de Tarifa en Carretera:

Si se detecta un cambio en la tarifa durante el día, ya sea por un fiscal de ruta o el supervisor de turno, el
conductor o el fiscal de ruta proceden a cambiar la tarifa en los validadores de cobro electrónico.
5. Proceso de Cambio de Tarifa:
El supervisor o el fiscal de ruta hace el cambio del QR para la ruta donde se va enviar la unidad, se
confirma el cambio y se verifica que la nueva tarifa esté correctamente registrada en el validador.

6. Verificación de la Tarifa Cambiada:

Se realiza una verificación visual para asegurar que la nueva tarifa esté correctamente mostrada en el
validador.

7. Comunicación con el Centro de Monitoreo:

Se informa al centro de monitoreo sobre el cambio de tarifa realizado para actualizar la información.
8. Registro de Cambios:
Se registra cualquier cambio de tarifa realizado durante el día en un registro de cambios, incluyendo la
fecha, hora, ruta y nueva tarifa aplicada se toma una foto y se envía al grupo de WhatsApp reportes de
validadores.

9. Seguimiento y Control de Calidad:

Se realiza un seguimiento regular para asegurar que los cambios de tarifa se realicen de manera precisa
y oportuna, y se toman medidas correctivas si es necesario.

Este procedimiento garantiza que las tarifas en los validadores de cobro electrónico se actualicen de
manera efectiva de acuerdo a las rutas asignadas, asegurando un cobro correcto y transparente para los
pasajeros.

Procedimiento de Asignación de Unidades a Conductores

Objetivo: Establecer un proceso estructurado para asignar unidades a conductores de acuerdo a la ruta y
las características requeridas, asegurando una distribución eficiente de los recursos de la empresa.
1. Revisión de Conductores y Rutas Asignadas:
El supervisor general del departamento de operaciones revisa la lista de conductores y las rutas
asignadas para determinar las necesidades de asignación de unidades.
2. Verificación de Unidades Disponibles:
Se verifica la disponibilidad de unidades de la empresa para determinar qué unidades están disponibles
para ser asignadas.

3. Coincidencia de Características y Rutas:

Se revisan las características específicas requeridas para la ruta asignada, como capacidad de
pasajeros, estado mecánico, entre otros, para asegurar una coincidencia adecuada con las unidades
disponibles.
4. Selección de la Unidad Adecuada:
Basándose en la coincidencia de características y la disponibilidad, se selecciona la unidad más
adecuada para la ruta y el conductor asignado.
5. Autorización del Coordinador de Operaciones:
El encargado del departamento de operaciones informa al coordinador sobre la asignación propuesta,
proporcionando detalles sobre la unidad seleccionada, el conductor asignado y la ruta correspondiente.
6. Revisión y Aprobación:
El coordinador revisa la propuesta de asignación y aprueba la asignación de la unidad, asegurándose de
que cumpla con los requisitos y necesidades operativas.
7. Comunicación de la Asignación:
Una vez aprobada, se comunica al conductor la asignación de la unidad se le da la capacitación
requerida para el uso correcto de la unidad y la ruta correspondiente, proporcionándole cualquier
información adicional relevante.

8. Actualización de Registros:
Se actualizan los registros internos de la empresa para reflejar la asignación de la unidad, asegurando
que la información esté actualizada y precisa para futuras referencias.

9. Seguimiento y Evaluación:
Se realiza un seguimiento de la asignación de la unidad para asegurar su efectividad sobre la asignación
aprobada.

Este procedimiento garantiza una asignación eficiente y efectiva de unidades a conductores, asegurando
que las necesidades operativas sean cumplidas y que los recursos de la empresa sean utilizados de
manera óptima.

Procedimiento de Gestión de Beneficios para Conductores

Objetivo: Establecer un proceso formal para que los conductores soliciten beneficios específicos,
asegurando una evaluación adecuada y una gestión eficiente de las solicitudes.

1. Solicitud del Beneficio:

El conductor se acerca al coordinador de operaciones para solicitar un beneficio específico, como días
de hacer noche, día libre adicional o cambio de día libre, asignación de ruta específica o horario especial
de trabajo.

2. Evaluación de la Solicitud:
El coordinador de operaciones revisa la solicitud del conductor y evalúa la viabilidad del beneficio
solicitado en base a las necesidades operativas y las políticas de la empresa.

3. Consulta con el Supervisor General:

El coordinador de operaciones consulta con el supervisor general para validar la solicitud del conductor y
confirmar que el beneficio propuesto no afectará negativamente la operación.

4. Aprobación del Beneficio:

Si la solicitud es aprobada, el coordinador de operaciones informa al conductor y procede a solicitar
formalmente el beneficio ante el departamento de Recursos Humanos.

5. Preparación de la Acción Personal:

El departamento de Recursos Humanos redacta una acción personal que incluye los detalles del
beneficio aprobado, como los días asignados, la ruta específica, o el horario especial de trabajo.

6. Inclusión en el Expediente del Conductor:

Una vez preparada la acción personal se solicita la firma del conductor y la del coordinador de
operaciones, se incluye en el expediente del conductor para su registro y seguimiento.

7. Comunicación al Conductor:
Se informa al conductor sobre la aprobación del beneficio y se le proporcionan los detalles pertinentes,
como los días asignados o el horario especial de trabajo.

8. Seguimiento y Evaluación:
Se realiza un seguimiento regular del beneficio otorgado para asegurar su cumplimiento y para evaluar
su impacto en la operación y el desempeño del conductor.

Este procedimiento garantiza una gestión ordenada y justa de los beneficios para los conductores,
asegurando que se satisfagan sus necesidades individuales mientras se mantienen las operaciones de la
empresa en funcionamiento de manera eficiente.