DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD CONTRA

INCENDIOS

Quito, domingo, 31 de julio de 2022

Las acciones, procedimientos, documentación que debe realizar un

coordinador se la detalla de la siguiente forma.:

1. Gestionar adecuadamente la Zona – planificar – controlar –

seguimiento – soporte – conocimiento de lo que pasa en la Zona.
2. Atención al Usuario.
3. Elaboración y manejo de Indicadores de Gestión - Hasta el 2 de inicio
de mes.
4. Manejo del sistema de Inspecciones – Hasta el 2 de inicio de mes.
5. Supervisión – Conforme procedimiento
6. Reporte de movilización – Fin de mes.
7. Reportes de limpieza – Cada 15 días
8. Reportes de recibos de combustible – Cada lunes
9. Revisión del Gestor documental SITRA – Diario
10.Mantener reuniones con el personal de inspectores, replica de las
reuniones mantenidas.
11.Realizar los seguimientos respectivos de los mantenimientos de las
camionetas.
12.Elaborar salvoconductos en caso de operativos.
13.Llevar un registro y dar seguimiento de Centros Comerciales,
Gasolineras, Entidades públicas, casos problema.
14.Inducción personal de inspectores nuevos.
15.Realizar el archivo de documentos.

1. Gestionar adecuadamente la Zona – planificar – controlar –

seguimiento – soporte – conocimiento de lo que pasa en la Zona.

2. Atención usuarios.

Las inspecciones giran alrededor del usuario, la atención debe ser siempre
cordial.

Usuario solicita:
  Inspecciones por denuncia
 Inspecciones por trámite LUAE
 Inspección por entidades públicas, vehículos, eventos.
 Asesoría técnica.

LUAE

Los establecimientos que generan actividad económica deben tramitar La

Licencia Metropolitana Única para el Ejercicio de Actividades Económicas -
LUAE es el permiso de funcionamiento que otorga el GAD del Distrito
Metropolitano de Quito, al desarrollo de actividades económicas en un
establecimiento ubicado en el Distrito Metropolitano de Quito.
Categorías.

1. Simplificado
2. Ordinario
3. Especial

WEB – TRÁMITE NUEVO

Simplificado – Se entrega una LUAE

Ordinario – Debe esperar nuestra inspección favorable para entregar LUAE
Especial – Procedimiento especial, importantes tiempos de atención.

RENWEB - RENOVACIÓN

Simplificado – Se entrega una LUAE

Ordinario – Se entrega una LUAE
Especial – Se entrega una LUAE

SIMPLIFICADOS

Se debe dar seguimiento a determinados establecimientos, ya que debido a

la categorización del municipio en esta se encuentran Centros Comerciales,
establecimientos mercantiles de gran magnitud, Industrias, entre otras.

WEB ORDINARIO

Su atención en los tiempos establecidos es importante debido que mientras

no obtengan nuestro informe favorable no obtendrán su LUAE
WEB ESPECIALES

Los tramites especiales WEB entran a un procedimiento especial de

licenciamiento, poseen un tiempo de atención mediante una mesa técnica
varias entidades están involucradas, dicha mesa facultara o no a que dicho
establecimiento posea una LUAE.

RENWEB

Son trámites que ya poseen una LUAE, su renovación es conforme al 9no

digito de su RUC, su atención debe finalizarse un mes antes de que caduque
la LUAE, una RENWEB ESPECIAL no atendida en los tiempos genera un
gran problema.

3. Elaboración Indicadores de Gestión.

Mensualmente se debe reportar los indicadores de gestión, por Zona

los cuales están en el DRIVE.
¿Qué controlamos?

1. Tiempos de atención en inspecciones LUAE – Finalización del proceso.

 LUAE WEB especiales.
 LUAE WEB sin auto declaración
 LUAE WEB con ato declaración.
 LUAE RENWEBLUAE
 Atención de tramites ingresados en el mes Ordinarios, especiales.
 Atención de tramites ingresados en el mes simplificados.
2. Tiempos de atención en Vehículos.
3. Tiempos de atención en Entidades Públicas.
4. Tiempos de atención en Eventos.
5. Tiempo de atención en Solicitudes – Llenar registro (Tiempo 5 días)
6. Tiempos de atención en Simulacros.
7. Tiempos de atención en Operativos.

No está en indicadores, pero actualmente se controla la atención de

trámites en primera inspección.
4. Manejo del sistema de Inspecciones.

TODA acción que realiza un inspector debe estar en el SISTEMA DE

INSPECCIONES.

En el sistema de inspecciones.

 Ingresan todos los trámites LUAE, vehículos, Entidades Públicas,

Eventos.
 Se generan tramites SOLICITUDES para atención en caso de no
tener una LUAE, los casos más comunes de creación de solicitudes
se dan para denuncias, solicitudes de inspección solicitadas por
otras entidades, casos que considere la Dirección de Prevención.
 Se asignan tramites al personal de inspectores.
 Proporciona los datos para los Indicadores de Gestión.
 Proporciona información de las encuestas de LUAE al trabajo del
personal de inspectores el cual siempre debemos estar pendiente y
verificar que no haya novedades, en caso de haberlas dar
seguimiento.
 Permite visualizar la agenda de todos los inspectores.
 Permite reasignar trámites de forma masiva.
 Permite actualizar determinada información de un trámite (teléfonos,
correos, zona, parroquia)
 Genera los certificados de Vehículos y entidades Públicas.
 Genere el número de certificado en eventos.

Creación de SOLICITUDES.

Caso 1. Hay registro del establecimiento al ingresar el RUC o cedula.

Pestaña Transacciones y generar inspección LUAE

Colocamos el RUC o cedula y buscamos, se desplegarán los locales que
posee ese RUC o cedula.
Verificamos la dirección y datos del establecimiento, en caso de confirmarse
los mismos generamos SOLICITUD (INSPECCIÓN) en el cuadro.
 Tenemos 3 opciones de solicitud simplificado, ordinario, especial, la
generalidad es la opción ORDINARIO, mieras que la opción ESPECIAL
sería solo en los casos particulares de esta categoría, siempre preguntar
antes de crear una solicitud ESPECIAL.

Caso 2. Hay registro al ingresar el RUC o cedula, pero no es la dirección

del establecimiento.

Para este caso debemos realizar la verificación de si con el RUC hay o no

registros del establecimiento conforme el CASO 1, de no ser así seguimos el
siguiente paso

Se ingresa a mantenimiento en empresas, se coloca el RUC y se manda a

buscar, el sistema desplegará los locales con ese RUC y colocamos NUEVO
LOCAL, llenamos los datos grabamos la información y luego volvemos a
grabar.

Generado los datos en el nuevo establecimiento para crear la solicitud

realizamos el proceso del caso 1.
5. Supervisión – Conforme procedimiento

 Realizar la supervisión conforme procedimiento, llenar la matriz y seguir

disposiciones de acuerdo a lo dispuesto por la DP.

 El enfoque en la supervisión debe buscar temas de riesgo,

retroalimentar y capacitar al personal, no es una persecución.

6. Reporte de movilización – Fin de mes.

 Al fin de mes conforme correo electrónico de la Asistente de

Prevención se debe realizar el reporte de movilización, en los formatos
establecidos.

 La movilización está establecida a 0.70 ctvs. por inspección presencial,

NO se contabilizan las Tele inspecciones.

 En Caso de uso de la camioneta en las zonas que se tenga, no se

contabilizan esas inspecciones.

7. Reportes de limpieza – Cada 15 días

 En todas las zonas se tiene el servicio de limpieza, el mismo tiene un

corte del 14 del mes anterior al 13 del presente mes, pero puede haber
cambios por parte del administrados del contrato, Marco Varela de la
DAL.

 Se tiene un formato de encuesta y oficio que se debe reportar,

 Cada corte de mes la empresa entrega los insumos con la hoja de

detalles, la misma se debe guardar.

 Tener impresa la hoja de asistencia del personal de limpieza para evitar

problemas al momento del reporte.

 Adicional se debe responder encuesta digital enviada por Marco Varela.

8. Reportes de recibos de combustible – Cada lunes

 En las Zonas donde se posee camionetas, se debe cada lunes reportar

en la DAL los recibos de combustible, el memo se realiza a la DAL en
el formato establecido.

 Se debe ingresar al sistema de flotas los datos de los recibos de

combustible caso contrario lo devuelven.

 Actualmente el Coordinador elabora el memo, ingresa la información al

sistema de flotas y la entrega nos ayuda la Asistente siempre que se le
deje los recibos.

9. Revisión del Gestor documental SITRA – Diario

 El coordinador debe revisar diariamente el gestor documental, ya que

hay ingresos de solicitudes de usuarios, providencias de la AMC,
informados, reportes negados del personal de inspectores.

 La atención de los requerimientos ingresados al Sitra tienen un tiempo

de atención de 5 días, únicamente en las providencias pueden
presentarse casos especiales para las respuestas de los trámites
negados a la AMC.

 En caso de ingreso de proyectos para revisión se deben registrar en el

Sitra y asignarle al inspector respectivo.

 Solicitar habilitar herramienta de registro de documentos en el Sitra,

mediante el señor Director.

10.Mantener reuniones con el personal de inspectores, replica de las

reuniones mantenidas.

 Es muy importante mantener al menos una reunión en zona con el

personal de inspectores, donde se exponga temas tratados con la DP,
casos particulares presentados en zonas, replicar información.

 Siempre es importante mantener un acta de reunión por temas de

auditoría.
11.Realizar los seguimientos respectivos de los mantenimientos de
las camionetas.

 En las Zonas donde se tengan camionetas se debe llevar un control del

mantenimiento, esto es una responsabilidad compartida con el personal
de inspectores.

 El personal de inspectores debe mantener las camionetas limpias,

informar cuando ya requiera el mantenimiento por kilometraje o
informar en caso de alguna novedad en los vehículos.

 Para solicitar el mantenimiento respectivo se lo realiza a través del

sistema (flotas) lo debe realizar el técnico, dicha solicitud la autoriza el
coordinador, técnico descarga documento lo firma electrónicamente y
envía al coordinador quien procede con la firma y envío mediante
correo al responsable de la mecánica quien informa que día deben
llevar la camioneta.

12.Elaborar salvoconductos en caso de operativos.

 Las camionetas no pueden movilizarse luego del horario laboral, en

caso de operativos, el encargado de los mismos (Ing. Oswaldo Maggi)
procede a informar que camioneta requiere salvoconducto, el
coordinador será el responsable de tramitar el mismo.

 Los salvoconductos se realizan desde el BPM, para lo cual deben tener

el código pin del que solicita el sistema.

 El salvoconducto se lo debe realizar con tiempo ya que demora

aproximadamente unas 3 horas en generarse desde la DAL

13.Llevar un registro y dar seguimiento de Centros Comerciales,

Gasolineras, Entidades públicas, casos problema.

 Siempre se solicita los datos de estos establecimientos por lo que se

debe buscar las formas de tener los registros en una tabla o a su vez
buscar las formas de encontrarlos usando el sistema de inspecciones.

En este tipo de locales y al no ser muchos el coordinador debe tener

siempre el conocimiento del estado de los mismos.
 14.Inducción personal de inspectores nuevos.

 Cuando se presentes los casos de ingreso de personal nuevo, el

coordinador debe capacitar o delegar una persona para la inducción
respectiva.

 El personal nuevo debe tener los respectivos registros de capacitación

y entregar los mismos a quien solicite.

15.Realizar el archivo de documentos.

 El coordinador y el personal de inspectores deben llevar un adecuado

archivo de documentos a fin de que cuando se solicite la entrega de los
mismos no se generen cargas de trabajo.

 Actualmente se tiene archivo de:

o Negados y notificaciones
o Solicitudes de nueva inspección
o Proyectos de SCI cuando haya documentos físicos
o Eventos en caso de documentos físicos

Otros.

 Actualmente se maneja la mayor parte de informes de forma digital,

pero en el caso de falla de sistemas, el personal de inspectores
siempre debe llevar formularios físicos para la atención, en especial de
tramites donde se generé un negado.
 Controlar los horarios de salida y llegada de inspectores.
 Porte adecuado del uniforme.
 Que el personal de inspectores lleve siempre sus equipos de trabajo,
formularios, notificaciones, credencial.
 Tener o buscar un reemplazo de coordinador cuando se requiera.
 Realizar siempre un control de trámites negados y su respectiva
notificación a la AMC cuando ya se cumpla el plazo establecido en el
COA, el personal de inspectores posee un registro que almacena
constantemente.
 En caso de requerir insumos de oficina, esto se realiza mediante el
sistema (Vacaciones) para validación del señor Director.
 El coordinador debe empaparse de normativas procedimientos etc.,
debido que el usuario siempre llegará con solicitudes de información de
capacitación, área técnica, procedimientos de la AMC.
 El coordinador es una persona que debe solventar la duda de los
inspectores, debe ser una persona en quien confiar, recuerde un
inspector le consulta porque tiene una duda.

FORMATOS

Debemos manejar un miso formato para los documentos que

generamos desde la Zona.