PLANIFICACIÓN GENERAL

PROYECTO “EXPO REVIVE”

AULA MAGNA

Feria de Emprendedores
ÍNDICE

Capítulo 1: Plan de trabajo

Objetivo del documento…………………………………………………………3

Quienes somos……………………………………………………………………….3

Concepto………………………………..………………………………………………4

Capítulo 2: Objetivos de La Agencia

La Agencia……………………………………………………………………….……5

Objetivo General…………………………………………………………………..7

Objetivo Específico……………………………………………………………….7

Capítulo 3: Desarrollo de Producción

Desarrollo de Producción…………………………………………………….8

Programa General del Evento………………………………………………10

Funciones de la Producción General……………………………………11

Capítulo 4: Expo Revive

Estructura Orgánica…………………………………………………………….15

Asignación de Cargos…………………………………………………………..15

Capítulo 5: Direcciones

Dirección Ejecutiva…………………………………………….…….………….16

Dirección de Marketing………………………………………….…………….20

Dirección Relaciones Públicas…………………………….….……………23

OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO

Este documento intenta lograr convertirse en un reglamento

general de trabajo para el proyecto “Expo Revive”, ya sea como
base para eventos de menor a mayor envergadura, consiguiendo
así que todos los integrantes tengan claras sus funciones y
objetivos, clave especial del é xito.

QUIENES SOMOS

SOMOS: Expo Revive, es una Agrupació n de Emprendedores

Artesanos & Pymes, asociados en pro de llevar adelante un
proyecto de apoyo colaborativo, dedicada a apoyar a los
emprendedores, travé s de la creació n y producció n de ferias, en
diferentes lugares de Chile. Realizamos para ello, ferias,
exposiciones, eventos, capacitaciones en Marketing, Finanzas,
Gestió n y nos encanta conocer sus diferentes emprendimientos,
para hacerlos crecer en conocimiento y rentabilidad.
MISION: Reunir emprendedores de la regió n para lograr el desarrollo
colectivo y promoció n de este tipo de eventos destinados al crecimiento
social y microeconó mico del país.

VISION: Ser el principal exponente de eventos de emprendimientos a

nivel nacional, con el fin de apoyar la diversidad de emprendedores y
expandir las oportunidades fuera de la regió n.
CONCEPTO

Uno de los genios má s relevantes del siglo XX, Albert Einstein (1935),
escribió :

“…La crisis es la mejor bendición que puede sucederle a personas y a

países, porque la crisis trae progreso. La creatividad nace de la
angustia, como el día nace de la noche oscura. Es en la crisis que nace
la inventiva, los descubrimientos y las grandes estrategias. Quién
supera la crisis, se supera a sí mismo, sin quedar “superado”.”

Haciendo referencia a la crisis mundial que estamos viviendo (pandemia de

COVID-19), nos remitimos a algunos campos en donde la creatividad e
inventiva del hombre han aparecido. Tomamos estas palabras del
científico, las cuales se encuentran má s vigentes que nunca ya que ponen
de relieve la grandeza del espíritu humano para superar las vicisitudes y
tempestades que se le presentan, promoviendo el esfuerzo y la creatividad
para superar las crisis. Expo Revive, es la inspiració n que renace durante la
tormenta, para ayudar a renacer el emprendimiento, la convicció n en las
personas, su entorno, motivando al ser humano a la reinvenció n y a revivir
antes las adversidades, con mira a este nuevo mundo que no dejará de
avanzar. Expo Revive, es el medio y la mejor herramienta para lograr el
bien comú n con un espacio adaptado para que todos podamos superar
nuestros desafíos. Es el mejor ejemplo de valor agregado.

www.exporevive.cl
LA AGENCIA

Circulo Delta SpA, Agencia de Servicios Digitales, Publicitarios,

Campañas, Productora de Eventos (presenciales y digitales),
realizando campañ as, digitales a nivel nacional. Creadores de estrategias
publicitarias, programas por televisió n online, informativos, ciudadanos y
contingentes, dentro de todo el contexto miscelá neo en pro de la
ciudadanía, el emprendimiento y el desarrollo social.
Contamos con un programa de TV Online, denominado El Mañ anero
Ciudadano, rompiendo todos los esquemas en vivo por nuestra pá gina web
www.circulodelta.cl Facebook Live, Fanpage, YouTube, Twitter, por
streaming, donde nuestros programas trascienden en interacciones y
reproducció n, desde el momento de su emisió n.

El personal de Circulo Delta, se encontrará a disposició n para desarrollar la

producció n de este proyecto, ya sea de manera presencial o virtual,
participando en los distintos departamentos que será n designados y segú n
su perfil profesional.

Es por lo que, para seguir siendo un aporte para la comunidad que nos
rodea, se ha propuesto un proyecto a corto plazo, el cual consiste en la
realizació n de eventos semanales basado en una “Feria de
Emprendedores”, por lo cual se ha designado entre todo nuestro capital
humano un equipo de campañ a para poder llevar a cabo la realizació n de
estos eventos de la mejor manera posible, con profesionales capacitados en
cada á rea relevante para el desarrollo de este.

Así también en Expo Revive / Aula Magna, realizaremos notas,

entrevistas en vivo, que sea transmitido por todas nuestras
plataformas y compartidas por ustedes.
OBJETIVO GENERAL

Realizar la producció n de eventos, de artesanos, compraventa, artístico

cultural y de emprendimiento para nuevas pymes, denominado “Expo
Revive”. Así logrando desarrollar los objetivos específicos, que son claves para
el éxito, con el fin principal que nuestros emprendedores asociados puedan
exponer y comercializar sus productos o servicios. Para esto debemos lograr
la mayor cantidad de convocatoria de emprendedores y de clientes que
visiten la feria. Estos dos ú ltimos objetivos son los má s relevantes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Locació n Sede.
2. Campañ a.
3. Convocatoria de emprendedores.
4. Convocatoria Clientes.
5. Costo y Presupuesto.
6. Capacitació n. Seminario Online, para nuevos y actuales emprendedores.
Interacció n. (sá bados 10:30 horas)
7. Clientes asistentes interesados en conocer los productos propuestos por
los expositores y participar en un seminario sobre emprendimiento.
8. Ventas.
9. Fidelizació n.
10. Servicios para el evento.
11. Levantamiento y capacitació n de nuevas administraciones.
12. Encontrar otras locaciones que interactú en de manera simultá nea en
el centro y otro que sean atractivos.
13. Mantener cada semana abierta las Expo Revive itinerantes en distintos
lugares, los eventos no pueden parar.
14. Lograr un evento masivo trimestral.

DESARROLLO DE PRODUCCION

1. Aná lisis de mercado.

2. Investigar competencias.
3. Aná lisis de precio.
4. Oferta y demanda.
5. Clientes Objetivos.
6. Nichos de clientes.
7. Estrategia de captació n de emprendedores online.
8. Plan de trabajo.
9. Reglamento general.
10. Asignació n de cargos.
11. Locació n Sede.
12. Layout.
13. Presupuesto General.
14. Bases de Inscripciones expositores.
15. Diseñ o de grafica oficial y línea grá fica.
16. Producció n grá fica (Diferentes piezas durante la campañ a).
17. Producció n Audiovisual (Diferentes piezas durante la campañ a).
18. Impresos.
19. traslados
20. Telemarketing.
21. Gestiones en terreno.
22. Direccionamiento y seguimiento a Staff Expo Revive.
23. Producció n de programa TV online Expo Revive.
24. Convenios con organizaciones y agrupaciones.
25. Bú squeda de otras locaciones.
26. Plan de Marketing convocatoria a emprendedores.
27. Plan de Marketing convocatoria clientes.
28. Estrategias de convocatoria.
29. Capacitació n al Staff Expo Revive.
30. Seminario de Emprendimiento a interesados gratuito (Jueves 18:00).
31. Seminario a expositores Expo Revive (jueves 20:00 horas)
32. Producció n del Evento en la semana.
33. Stand de Informaciones e Inscripció n (Aníbal Pinto con Barros Arana)
34. Sponsor, Patrocinadores y Auspiciadores.
35. Bú squeda constante de locaciones y otros eventos donde asociarse.
36. Evaluació n Posterior.
PROGRAMA GENERAL DEL EVENTO

Programa lunes a viernes:

10:00 a 12:00 horas Instalación Emprendedores Participantes

12:00 horas Stand de informació n (Aníbal Pinto con Barros

Arana).

12:00 horas Apertura al Pú blico / Expo Revive.

13:00 horas Almuerzo (No existe horario puntual para almorzar,

por lo que cada tienda, tendrá que coordinar junto a un
expositor temporal cuando se requiera almorzar).

19:00 horas Cierre Stand de Informació n (Aníbal Pinto con

Barros Arana).

19:00 horas Cierre.

Todos los jueves de 18 a 19 horas, se propone desarrollar un seminario

de emprendimiento, el cual contemplará cátedras de marketing digital,
influencia, punto de ventas y formalización.
FUNCIONES DE LA PRODUCCION GENERAL

Con el objetivo de lograr un desempeñ o eficiente del Comité Organizador

de cada EXPOREVIVE en particular, se deben agrupar las diversas
funciones y acciones que se llevan a cabo, durante su desarrollo y
realizació n por Á reas de Coordinació n. En cada una de esas
coordinaciones que conforman el comité organizador, en su totalidad, se
dividen todas las funciones y acciones necesarias para la realización de un
evento de calidad.

1. Planificar, elaborar y difundir las inscripciones, el reglamento y las

bases del evento.
2. Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender a
nuestros expositores y participantes.
3. Coordinar e integrar la informació n y documentos té cnicos para su
difusió n.
4. Producció n de programa de tv online.
5. Determinar e implementar los procedimientos y sistemas
necesarios.
6. Coordinar la obtenció n de los permisos y licencias.
7. Acuerdo con proveedores.
8. Elaborar el programa general de actividades.
9. Coordinar la elaboració n de bases de datos
10. Coordinar las adquisiciones y contrataciones.
11. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las
 ponencias para el seminario.
12. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general.
13. Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas.
14. Elaborar el presupuesto para montar la exposició n.
15. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores.
16. Controlar los recursos financieros.
17. Confeccionar el catá logo de cuentas para elaborar el presupuesto
general.
18. Presentar el Informe Financiero.
19. Cada Direcció n debe rendir un check list de sus avances en reunion
de consejo.

El Director Ejecutivo.
Es el encargado de tomar las decisiones de planificació n, programa,
reglamento, presupuesto, Producto, precio, plaza, estrategia y evaluació n
posterior. Así también entregar aporte intelectual y de gestió n en sus
respectivas á reas, dando direcciones a los Directores para el equipo de
trabajo, se asesora por El Consejo.
El Consejo.
Es el Staff asesor del director ejecutivo, que apoya la toma las decisiones de
planificació n, programa, reglamento, presupuesto, producto, precio, plaza,
estrategia y evaluació n posterior. Así también entregar aporte intelectual y de
gestió n en sus respectivas á reas, dando direcciones para el equipo de trabajo.
Son elegidos por el Director Ejecutivo.

Los Directores.
Son elegidos por el director ejecutivo y asumen cargos directivos de confianza
y también del staff designado por los directores de Circulo Delta. Encargados
de los departamentos que conforman la estructura orgá nica de Expo Revive.
Para coordinar los eventos, que posteriormente se vayan levantando. Estos
pueden realizar una gestió n presencial o virtual. Sus tareas principales son
gestionar, investigar, capacitar, delegar y expandirnos.

La Sub-Dirección Ejecutiva
Está a cargo de la agenda de direcció n del evento, participar en todas las
reuniones, presentar las minutas correspondientes a su respectiva direcció n,
así también se encarga del seguimiento de las tares y plazos encargados al
staff. Cronograma de actividades en Google calendar y Carta Gantt de cada
proyecto.

Los Coordinadores
Son los encargados de coordinar avances en requerimientos, convocatoria a
reuniones, minutas de reunió n y presentació n de trabajos solicitados, segú n
sea las direcciones. Estos pueden ser trabajadores presenciales o virtuales.
Personal disponible de Circulo Delta para Direcciones Expo Revive. El
resultado de cada equipo depende de su director.

El Staff
Dirigidos por un director o coordinador, son los encargados de lograr un
desempeñ o ó ptimo de cada á rea, gestionando las diferentes tareas delegadas,
actividades y funciones para llevar a cabo el desarrollo de los puntos
relevantes para la realizació n del evento, mesas de trabajo investigació n,
campañ a. Deben ser capacitados constantemente y evaluar sus avances.

ESTRUCTURA ORGANICA EXPO REVIVE

ASIGNACIÓN DE CARGOS

Dirección Ejecutiva - Jeremy Frank

Director: Jeremy Frank

Gestiones:
Operaciones
1. Definir las políticas de participació n para los expositores.
2. Transmitir al equipo, espíritu de colaboració n entre todo el grupo de
organizadores.
3. Definir e implementar sistemas de cooperació n y comunicació n entre las
coordinaciones, antes, durante y después (como feedback) del eventual
desarrollo del evento.
4. Establecer y automatizar la comunicació n y el intercambio de informació n
eficiente, asegurando la participació n de todos y facilitando la toma de
decisiones.
5. Armar el programa de trabajo para cada á rea que forme parte de la
estructura de organizació n del equipo de trabajo, para poder medir
avances y, dado el caso, tomar las medidas correspondientes y avisar a la
alta jefatura del caso.
6. Coordinar con direcció n de marketing las estrategias de venta y difusió n.
7. Coordinar el sistema de registro.
8. Ser un enlace o contacto con los emprendedores que participará n en la
feria.
9. Elaborar la memoria del evento. (Reunir todo el material en carpeta de
drive).

Capacitación
1. Capacitar a su equipo de trabajo.

Investigación
1. Investiga las gestiones de su á rea y la comparte con las demá s direcciones.

Administración y Finanzas (Javiera Mora).

1. Presupuesto.
2. Reglamento.
3. Contractual.
4. Bases del Evento.
5. Informe Financiero.
6. Coordinació n de contabilidad, tesorería y finanzas en general.
7. Minutas de puntos acordados en cada reunió n de socios.
8. Catering.
9. Informes a socios.
10. Seguimiento de pendientes.
11. Presentar avances en reunió n de socios.

Recursos Humanos (Andrea Sánchez)

1. Gestió n de Recursos Humanos.
2. Pagos personales y proveedores.
3. Manejo de presupuestos específicos.
4. Manejo de presupuesto general.
5. Jefe de personal.
6. Caja Chica.
7. Controlar los recursos financieros.
Coordinación Técnica
1. Coordinar, integrar e instalar los equipos, ficha y requerimientos
técnicos.
2. Coordinar presentaciones animació n artístico-cultural o
ponencias.
3. Coordinar la obtenció n y funcionamiento del equipamiento té cnico.
4. Coordinar la selecció n, distribució n y colocació n de los materiales
en general.
5. Supervisar, coordinar y definir la ubicació n de los mó dulos y la
señ alizació n segú n layout acordado.
6. Planificar, integrar y controlar la instalació n del mó dulo de
informaciones y promociones.
7. Concertar, proporcionar y controlar los servicios de cará cter
general, a las Coordinaciones del Comité Organizador y a los
expositores.
8. Coordinar el Centro de Operaciones.
9. Check List. Lista de pendientes para chequeo que presentará en
evento.
10. Presenta Layout.

Productor General (Camila Diaz)

1. Carta Gantt.
2. Se encarga de entregar los servicios a coordinaciones y
participantes.
3. Requerimientos té cnicos.
4. Personal.
5. Insumos.
6. Centro de operaciones.
7. Catering.
8. Personal y contingencia.
9. Planos.
10. Cierre.
11. Desinstalació n.
12. Entrega.
13. Resolver acuerdos pendientes.
14. Evaluació n posterior.

Seguridad
1. Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y
participantes.
2. La estrategia, logística y sistema de seguridad, la debe establecer
junto al coordinador de piso.
3. Coordinar los servicios de primeros auxilios.

Investigación en Terreno (Josefa Merino)

1. Investigació n en terreno de lugares estratégicos donde realizar el
evento.
2. Gestió n de Lobby.
3. Asociaciones.
4. Negociació n.
5. Convenios.

Dirección de Marketing – Rodrigo Gatica

Directora: Rodrigo Gatica

Gestiones:
Marketing
1. Diseñ o de plan de marketing para “Feria de Emprendedores”.
2. Slogan segú n campañ a.
3. Definir Línea Grafica
4. Definició n de estrategias de difusió n en medios de comunicació n digital.
5. Investigació n, aná lisis y planteamiento en informes de factores específicos.
6. Desarrollo audiovisual del evento.
7. Implementar acciones formativas con informació n técnica al equipo de
trabajo.
8. Obtenció n de Sponsor, patrocinadores y colaboradores.

Capacitación
1. Capacitar a su equipo de trabajo.

Investigación
1. Investiga las gestiones de su á rea y la comparte con las demá s direcciones.
2. Investigació n de mercado y competencia.

Propuesta Grafica (Diseñador)

1. Grá fica oficial del evento.
2. Grá fica para “reels” en Instagram.
3. Grá fica del seminario.
4. Grá fica Instagram en formato cuadrata.
5. Grá fica para Facebook en portada.
6. Grá fica para posteras de 2x1
7. Grá fica para Lienzo de 3x2 /con ojetillos.
8. Grá fica para pendó n en entrada de 3x1 / con ojetillos.
9. Mantenció n de grá ficas constantemente en redes sociales.
10. Mantenció n de grá ficas promocionales durante la semana.
11. Grá ficas para que expositores convoquen a participantes en sus bases.
12. Actualizació n de pá gina web.
13. Grá fica para pop up en pá gina web.
14. Actualizació n de grá ficas en pá gina web.
15. Grá fica para impresió n de flyer por tiro y retiro.
16. Grá fica para impresió n de Invitació n a “Seminario Gratuito” (Sá bado 11
horas).
17. Grá fica para impresió n de Invitació n a “Seminario Expositores” (jueves,
20 horas).
18. Solicitud a Direcció n Operaciones de textos para grá ficas.
19. Diseñ o de pendones.
20. Diseñ o de acreditació n para staff en evento.
21. Informació n en có digos QR.
22. Diseñ o de Señ alética.
23. Constante retroalimentació n con relacionadora pú blica para evaluar
estrategias de contingencia.

Programa TV Online (Dirección Operativa)

1. Temá tica.
2. Staff técnico de Circulo Delta.
3. Invitados.
4. Timing.
5. Grá fica.
6. Coordinació n.

Producción de Seminario (Dirección Operativa)

1. Temá tica.
2. Ponencias.
3. Programa.
4. Timing.
5. Grá fica.
6. Coordinació n

Investigación
1. Delegar tareas a su staff.
2. Investigació n de mercado.
3. Investigació n de competencia.
4. Nuevos negocios relacionados.
5. Estrategias para captar a má s emprendedores.
6. Constante investigació n sobre su á rea de trabajo para mejorar el servicio y
retroalimentar a los demá s departamentos.

Dirección Relaciones Públicas – Camila Diaz

Directora: Camila Diaz

Gestiones:
Relaciones Públicas (Katherine Baeza)
1. Direcció n de relaciones pú blicas.
2. Ventas en general.
3. Comunicaciones.
4. Base de datos generales de expositores.
5. Definir las políticas de participació n para los expositores.
6. Transmitir al equipo, espíritu de colaboració n entre todo el grupo de
organizadores.
7. Definir e implementar sistemas de cooperació n y comunicació n entre las
coordinaciones, antes, durante y después (como feedback) del eventual
desarrollo del evento.
8. Establecer y automatizar la comunicació n y el intercambio de informació n
eficiente, asegurando la participació n de todos y facilitando la toma de
decisiones.
9. Armar el programa de trabajo para cada á rea que forme parte de la
estructura de organizació n del equipo de trabajo, para poder medir
avances y, dado el caso, tomar las medidas correspondientes y avisar a la
alta jefatura del caso.
10. Coordinar con direcció n de marketing las estrategias de venta y
difusió n.
11. Coordinar el sistema de registro.
12. Obtenció n de Sponsor, patrocinadores y colaboradores.
13. Ser un enlace o contacto con los emprendedores que participará n en la
feria.
14. Recibir los consejos, comentarios, quejas y reclamos de los
expositores y visitantes y actuar en consecuencia (centro de
informaciones).
15. Elaborar la memoria del evento. (Reunir todo el material en carpeta
de drive).

Capacitación
1. Capacitar a su equipo de trabajo.
Investigación
1. Investiga las gestiones de su á rea y la comparte con las demá s direcciones.
2. Investigació n de mercado y competencia.

Programa General
1. Elaboració n de programa general del evento.
2. Cronograma de actividades para el desarrollo del evento
3. Timing en evento.
4. Coordina eventos especiales.
5. Carta Gantt.
6. Layout.

Capacitación (Leonardo Sepúlveda y Felipe Rojas)

1. Capacitar a su equipo de trabajo.
2. Delega mesa de trabajo.
3. Seguimiento.
4. Dos reuniones semanales.

Comercialización
1. Contactar emprendedores.
2. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoció n,
 publicidad y difusió n para un evento que propondrá la direcció n de
marketing.
3. Coordinar la integració n de la fuerza de ventas.
4. Levantamiento de staff de ventas.
5. Constante comunicació n con expositores.
6. Gestió n de base de datos.
7. Solicitud a emprendedores de crear su propio “spot amateur” sobre la
feria y su participació n, difundiéndolo en sus redes sociales. (para esto se
debe crear una guía tipo para todos los participantes.
8. Entrega informació n.
9. Confirma pagos a la direcció n ejecutiva.
10. Verifica y actualiza formularios.
11. Mide la campañ a y retroalimenta a la direcció n de marketing.
12. Habilidades blandas.
13. Recibir los consejos, comentarios, quejas y reclamos de los
expositores y visitantes, actuando en consecuencia (centro de
informaciones).
14. Actualiza layout.

Bases de datos (Josefa Merino)

1. Base de datos expositores.
2. Base de datos clientes.
3. Base de datos locaciones.
4. Bases de datos organizaciones afines.
5. Bases de datos Dideco de cada comuna
6. Base de datos Fomento Productivo

Contenido de Difusión (Camila Diaz)

1. Contenido para redes sociales.
2. Contenido para pá gina web.
3. Minutas de reunió n.

Producción de Piso
1. Staff en evento.
2. Timing en evento.
3. Acreditació n.
4. Informació n general en evento.
5. Promoció n en terreno.
6. Coordinar el sistema de informació n y la ubicació n de los mó dulos.
7. Supervisar, coordinar y definir la ubicació n de los mó dulos y la
señ alizació n.
8. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones.
9. Coordinar el centro de operaciones.
10. Montar y desmontar la exposició n.
11. Coordinar las actividades posteriores a la exposició n.
Personal (Andrea Sánchez)
1. Selecció n de Personas
2. Manejo de Personal en Evento.
3. Reuniones de Pauta

4. Habilidades blandas.
5. Productora de piso en evento.

Capacitación
1. Capacitar a su equipo de trabajo.
2. Delega mesa de trabajo.
3. Seguimiento.
4. Dos reuniones semanales.

Staff en Evento (Camila Diaz)

1. Selecció n de personal idó neo evento.
2. Conformació n de staff de relaciones pú blicas.
3. Levantamiento de equipo de ventas.
4. Capacitació n de su equipo.

Investigación
1. Constante investigació n sobre su á rea de trabajo para mejorar el servicio y
retroalimentar a los demá s departamentos.
FIN