Metodología de lecciones aprendidas en proyectos

A continuación, se presentan las tres etapas de la metodología de

lecciones aprendidas en proyectos, la cual está basada en sesiones
para la identificación de las mismas. Durante las sesiones se emplea el
consenso del equipo para determinar si las prácticas del proyecto son
realmente lecciones aprendidas o no.

Finalmente, se deben documentar en el registro de lecciones

aprendidas e identificar las métricas. Del análisis de las métricas
surgen recomendaciones para la organización.

Metodología de lecciones aprendidas en proyectos

Etapa de Preparación:        

PASO 1: Organizar la sesión

En este paso de debe establecer la forma cómo se organizará la sesión

de identificación de lecciones aprendidas y los requerimientos para la
misma.

PASO 2: Invitar a los miembros del equipo del proyecto y los

interesados clave
La invitación a las sesiones de identificación de lecciones aprendidas
se puede realizar mediante correo electrónico, aplicaciones de
mensajerías, etc. Se debe enviar la invitación con suficiente antelación.

Etapa de Ejecución

PASO 3: Identificar lecciones aprendidas

Objetivo

El objetivo de este paso es identificar para cada aspecto clave del

proyecto qué prácticas se deben repetir y cuáles no en proyectos
similares.

Requerimientos

Si la sesión se realiza bajo la modalidad presencial se requerirán salas

de reuniones, pizarra, bolígrafos y post-it. En el caso de modalidad
virtual se necesitará una aplicación para videoconferencia, una pizarra
electrónica y una encuesta anónima.

Consideraciones

Se debe tener en cuenta en la etapa de identificación de las lecciones

aprendidas que:

● La sesión de trabajo debe ser por un miembro de la PMO

(Oficina de Gestión de Proyectos) o por el líder del proyecto.
● Si el equipo del proyecto es un equipo muy grande tal vez se
tenga que reducir el número de personas que van a participar en
la sesión o realizar la identificación de las lecciones aprendidas
por temas específicos o por localidades.
● Identificar por temáticas las lecciones aprendidas. Supongamos
que se está evaluando cómo se gestionaron los riesgos o cómo
se están gestionando los riesgos en el proyecto, entonces las
personas que participan en la sesión deberán identificar qué
prácticas se deben repetir y cuáles no se debe repetir para esta
temática en particular.
 ● Si la modalidad que se utiliza es presencial se recomienda que la
identificación de lecciones aprendidas se realice de forma
anónima. Para ello se le debe entregar a cada una de las
personas en la sesión un post-it a fin de que indique para la
temática evaluada qué prácticas se deben repetir y qué prácticas
no se deben repetir.
● Si la modalidad es virtual lo ideal es preparar con anterioridad
una encuesta anónima (por ejemplo, mediante Google Form)
para que las personas identifiquen las prácticas que se deben
repetir y que no se deben repetir para las temáticas que se van a
evaluar. El envío de esa encuesta debe ser antes de la sesión
virtual donde se analizarán las lecciones aprendidas.

PASO 4: Consensuar

Una vez que los miembros del equipo del proyecto han identificado
las prácticas que consideran son lecciones aprendidas para cada una
de las temáticas del proyecto se debe llevar a cabo el proceso de
consenso.

Para ello, se deben tomar las prácticas anónimas que identificaron los
miembros del equipo del proyecto, ya sean los post-its (modalidad
presencial) o en las encuestas anónimas (modalidad virtual) y analizar
una a una las prácticas que fueron propuestas.

Una vez que se llegue al consenso de que cada una de esas prácticas
definitivamente deben quedar registrada en el registro de lecciones
aprendidas, se procederá a su documentación.

PASO 5: Documentar las lecciones aprendidas

Para la documentación de las lecciones aprendidas lo recomendable

es que se haga a través de una herramienta de gestión de
conocimiento pública o en un gestor de contenidos de la organización.
Esta sección en la herramienta de gestión de conocimiento o gestor de
contenidos será el registro de lecciones aprendidas.

Es importante utilizar una herramienta dentro de la organización,

porque esto facilitará a miembros futuros la identificación de cuáles
lecciones aprendidas se deben repetir y no se deben repetir en
proyectos similares.

Esto ayudará a ahorrar tiempo y dinero en sus proyectos.

Clasificación de las lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas una vez que han sido documentadas en la

herramienta deben ser clasificadas. La clasificación de las lecciones
aprendidas se puede realizar por:

● Prácticas que se pueden repetir y las que no se pueden repetir.

● Temáticas y tipos de proyectos.

Pueden existir múltiples variedades de clasificaciones que se le

pueden dar a las lecciones aprendidas.

También es recomendable identificar para las lecciones aprendidas los

datos del proyecto, como, por ejemplo:

● Nombre del proyecto.

● Asignatura
● Objetivo
● Propósito (s)
● Problemática
● Acciones
● Recomendaciones
● Fecha en que se ejecutó el proyecto.
● Líder del proyecto.
● Entre otros datos.

Enlaces a documentos
La parte más importante de la documentación de las lecciones
aprendidas es incluir enlaces a documentos o información de interés
que ilustre la práctica utilizada.

Realmente aquí es donde se va a reflejar el conocimiento o lo que se

aprendió con esa experiencia.

Métricas y Recomendaciones

PASO 6: Identificar métricas

Existen cualquier cantidad de clasificaciones que se pueden realizar

dentro de la identificación de las lecciones aprendidas en una
organización. Esto permitirá obtener las métricas de estas lecciones
aprendidas.

Se pueden obtener métricas asociadas a los proyectos, programas o

portafolios. También se pueden tener métricas por categorías, tipos de
proyectos, unidades de la empresa que ejecutan los proyectos, entre
muchas otras.

PASO 7: Identificar recomendaciones

Con el análisis y recopilación de las métricas se podrán elaborar

recomendaciones a la organización o la Oficina de Gestión de
Proyectos – podrá elaborar recomendaciones que servirán para
mejorar la Gestión de Proyectos.