UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS

INGENIERIA CIVIL

CONTROL FIZCAL Y ELABORAZION DE INFORMES TECNICOS

ENSAYO

HERRAMIENTAS CONTROL / LECCIONES APRENDIDAS

GRUPO J:
ICI-S-CO-8-11A

ALUMNO:

BETANIA BRIGGITE ANGULO COBO 33.33%

LEMA TIERRA MAYCKOL JONATHAN 33.33%

ALEXANDER VALDEMAR SANCAN PEREZ 33.33%

DOCENTE:

ARQ. MARIA ELENA VARGAS

AÑO LECTIVO

2022-2023
 LECCIONES APRENDIDAS

INTRODUCCION
La industria de la construcción, pese a ser una de las actividades que más aporta y
contribuye al desarrollo de los países, es vista por muchos como un ejecutante pobre. Aun
cuando es presionada en ofrecer proyectos con topes mínimos de tiempo, espacio y
recursos; y en impactar de manera mínima sobre el medio ambiente circundante, obtiene un
flujo de trabajo poco fiable trayendo como consecuencia retrasos en la entrega de
materiales y equipos, errores de documentación, órdenes de cambio, mal funcionamiento de
herramientas y utilización inadecuada de recursos. Por otro lado, los objetivos del proyecto
a pesar de que se determinan al comienzo del mismo; más bien, cambian a medida que se
desarrollan los eventos imprevistos.

Las lecciones aprendidas de un proyecto es una de las salidas de los

procesos de cierre y que no se nos debe olvidar hacer. Se evalúa el éxito y las
dificultades encontradas durante la ejecución del proyecto analizando qué se hizo
bien y qué no se hizo bien.

Son el conocimiento ganado que se tiene a través de la reflexión o de

reflexiones sobre una experiencia o experiencias en un proyecto. Estas experiencias
o procesos pueden ser positivos o negativos.

Las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto deben ser

detalladas por escrito, ya que luego serán útiles para mejorar nuestras habilidades
de dirección de gestión de proyectos. Aprovechar al máximo la sesión de lecciones
aprendidas es particularmente útil para obtener una certificación PMP®.

METODOLOGÍA

Las tres etapas de la metodología de lecciones aprendidas en proyectos que

utilizo, la cual está basada en sesiones para la identificación de las mismas. Durante
las sesiones se emplea el consenso del equipo para determinar si las prácticas del
proyecto son realmente lecciones aprendidas o no.
 Finalmente, se deben documentar en el registro de lecciones aprendidas e
identificar las métricas. Del análisis de las métricas surgen recomendaciones para la
organización.

Etapa de Preparación:
PASO 1: Organizar la sesión

En este paso de debe establecer la forma cómo se organizará la

sesión de identificación de lecciones aprendidas y los requerimientos para la
misma.

PASO 2: Invitar a los miembros del equipo del proyecto y los interesados
clave

La invitación a las sesiones de identificación de lecciones aprendidas

se puede realizar mediante correo electrónico, aplicaciones de mensajerías,
etc. Se debe enviar la invitación con suficiente antelación.

Etapa de Ejecución
PASO 3: Identificar lecciones aprendidas (Objetivo)

El objetivo de este paso es identificar para cada aspecto clave del

proyecto qué prácticas se deben repetir y cuáles no en proyectos similares.

Requerimientos
Si la sesión se realiza bajo la modalidad presencial se requerirán salas
de reuniones, pizarra, bolígrafos y post-it. En el caso de modalidad virtual se
necesitará una aplicación para videoconferencia, una pizarra electrónica y
una encuesta anónima.
Consideraciones
Se debe tener en cuenta en la etapa de identificación de las lecciones
aprendidas que:

 La sesión de trabajo debe ser por un miembro de la PMO (Oficina de Gestión

de Proyectos) o por el líder del proyecto.
 Si el equipo del proyecto es un equipo muy grande tal vez se tenga que
reducir el número de personas que van a participar en la sesión o realizar la
identificación de las lecciones aprendidas por temas específicos o por
localidades.
 Identificar por temáticas las lecciones aprendidas. Supongamos que se está
evaluando cómo se gestionaron los riesgos o cómo se están gestionando los
riesgos en el proyecto, entonces las personas que participan en la sesión
deberán identificar qué prácticas se deben repetir y cuáles no se debe repetir
para esta temática en particular.
 Si la modalidad que se utiliza es presencial se recomienda que la
identificación de lecciones aprendidas se realice de forma anónima. Para ello
se le debe entregar a cada una de las personas en la sesión un post-it a fin
de que indique para la temática evaluada qué prácticas se deben repetir y
qué prácticas no se deben repetir.
 Si la modalidad es virtual lo ideal es preparar con anterioridad una encuesta
anónima (por ejemplo, mediante Google Form) para que las personas
identifiquen las prácticas que se deben repetir y que no se deben repetir para
las temáticas que se van a evaluar. El envío de esa encuesta debe ser antes
de la sesión virtual donde se analizarán las lecciones aprendidas.

PASO 4: Consensuar

Una vez que los miembros del equipo del proyecto han identificado las
prácticas que consideran son lecciones aprendidas para cada una de las
temáticas del proyecto se debe llevar a cabo el proceso de consenso.
Para ello, se deben tomar las prácticas anónimas que identificaron los
miembros del equipo del proyecto, ya sean los post-its (modalidad presencial)
o en las encuestas anónimas (modalidad virtual) y analizar una a una las
prácticas que fueron propuestas.

PASO 5: Documentar las lecciones aprendidas

Para la documentación de las lecciones aprendidas lo recomendable
es que se haga a través de una herramienta de gestión de conocimiento
pública o en un gestor de contenidos de la organización.
 Esta sección en la herramienta de gestión de conocimiento o gestor de
contenidos será el registro de lecciones aprendidas.

Clasificación de las lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas una vez que han sido documentadas en la herramienta
deben ser clasificadas. La clasificación de las lecciones aprendidas se puede
realizar por:

 Prácticas que se pueden repetir y las que no se pueden repetir.

 Temáticas y tipos de proyectos.

Pueden existir múltiples variedades de clasificaciones que se le pueden dar a las

lecciones aprendidas.

También es recomendable identificar para las lecciones aprendidas los datos del
proyecto como, por ejemplo:

 Nombre del proyecto.

 Código (si tiene algún código del proyecto).
 Fecha en que se ejecutó el proyecto.
 Líder del proyecto.
 Entre otros datos.

Lecciones aprendidas a repetir

 Participación de un equipo multidisciplinario…
 Disposición del cronograma de pruebas…
 Sala situacional para demostraciones y pruebas…
 Diagnóstico inicial que contemple las brechas…
 Análisis del entorno desde el punto de vista estratégico durante la
implementación del proyecto…
 Recreación paso a paso con todos los responsables del proceso…
 Toma decisiones en equipo…
 Manejo de la resistencia al cambio…
 Utilización de técnicas de manejo de conflictos…
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Esta implementación exitosa se consolidó a través de la elaboración de una

base de datos de lecciones aprendidas como gestión del conocimiento, la cual
forma parte del activo intangible de la empresa.

Las lecciones aprendidas debido al programa de constructibilidad aportaron

beneficios a la empresa respecto a: documentación requerida con el fin de poder
replicar cambios y mejoras en acortamiento en tiempos, y disminución en los costos.

Las lecciones aprendidas más relevantes de la implementación tanto en las

fases previas, como en el enlace o relaciones entre las mismas, y en el área
corporativa de la empresa fueron analizadas y documentadas con el fin de formar
parte del conocimiento de la organización.

Debemos centrarnos tanto en los éxitos como en los fracasos. De ambos se

aprende de igual forma y pueden ser aplicados a Proyectos futuros, en ambos
casos, indicar cuales fueron las causas y ámbitos.
 TRELLO
Historia
Surgió en 2010 como un proyecto de Federico Stella. En enero del 2011 se
lanzó un prototipo que esperaba resolver algunas incidencias de planificación de gran
importancia. Se llamaba Trellis así salió la primera versión como una aplicación
web para iPhone. En 2012 se lanzó la versión para android. Para 2014 se creó Trello
Inc. separándose de Fog. El 9 de enero de 2017 fue vendido a Atlassian por 425
millones de dólares.

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta flexible para la gestión del trabajo, con la que los
equipos pueden diseñar planes, colaborar en proyectos, organizar flujos de trabajo y
hacer un seguimiento del progreso de una manera visual, productiva y gratificante.
Con trello se puede gestionar los grandes hitos y las tareas diarias, desde la lluvia
de ideas hasta la planificación y la ejecución, para colaborar juntos y sacar el trabajo
adelante.
Método kamban
Se denomina “sistema de tarjetas”. Pues en su implementación más sencilla
utiliza tarjetas que se pegan en los contenedores de materiales y que se despegan
cuando estos contenedores son utilizados, para asegurar la reposición de dichos
materiales.
Las tarjetas actúan como testigo del proceso de producción. Otras
implementaciones más sofisticadas utilizan la misma filosofía, sustituyendo las
tarjetas por otros métodos de visualización del flujo.
Empleando el sistema kanban, para el registro de actividades con tarjetas
virtuales organiza tareas, permite agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar
eventos, agregar comentarios y compartir tableros.

Elementos
Tablero: Es el espacio donde se va a trabajar y a organizar las tareas
Listas: Son columnas situadas en el tablero que representan el progreso y
estado de las tareas
Tarjetas: Son la unidad más básica, donde se pueden configurar las tareas
que se van a realizar
Etiquetas: Son palabras que clasifican contenidos.
Funciones

1. crear un proyecto o pizarra

2. Elegir la privacidad del proyecto
3. Se puede crear un proyecto en grupo invitando a otras personas a través de
correo electrónico o por medio de búsqueda en la misma plataforma.
4. Se puede crear una lista de tarea que puede personalizarse arrastrándolas
de columna en columna.
5. Se pueden editar las tareas clickeando dos
veces las tarjetas para poder configurarlas.
Las tareas contienen los siguientes
elementos.

Descripción de la tarea

Comentarios: que puede realizar cualquier miembro del equipo

Etiquetado: Se puede dar color y nombrar a los distintos tipos de actividades

Checkist: permite dividir la tarea en subtareas

Vencimiento: se le puede configurar la tarea para agregar una fecha de

inicio y de finalización. Cuando la tarea este por acabar la aplicación te
notificara por correo.

Adjuntar: Permite adjuntar archivos como documentos o imágenes

Platillas: La aplicación te permite agregar portadas creativas para mejorar la

estética.

6. Menú
 7. Power ups: Son los complementos que se pueden añadir a los tableros, Es
decir aplicaciones de terceros entre los cuales tenemos calendarios, redes
sociales, votar, organizador de tareas etc.

8. Editar perfil: Desde esta opción se puede configurar la información con la

que otros usuarios podrán identificarnos como nombres, correo electrónico,
plantillas, biografía y además opciones para configurar la aplicación.

Microsoft Planner
Es una aplicación que forma parte del paquete de office 365que permite
administrar planes de trabajo, de tal forma que facilita asignar de manera
organizada diferentes actividades que se tendrán que realizar para cumplir con un
plan, la fecha de entrega, así como el o los responsables de llevarla a cabo. Es
posible compartir archivos, agregar notas y chatear para hablar sobre el trabajo y
estar al día del progreso.
Es una plataforma común online para que todas las partes interesadas del
proyecto cocreen, revisen, comenten y aprueben sus Planes de Ejecución BIM
(PEB). Diseñe sus PEB en conjunto con su equipo y con base en los conceptos de
trabajo colaborativo. Plannerly utiliza un entorno visual único que convierte los
difíciles procesos de planificación BIM en módulos, categorías, secciones y tareas
en los que uno puede simplemente arrastrar y soltar ítems.
Entre los procesos que cubre Plannerly están definir, acordar y asignar
alcances; monitorear el progreso y rastrear los entregables; y verificar el
cumplimiento de BIM y la publicación de modelos para proyecto.
Además de generar tu BEP puedes gestionar el avance del proyecto según
el plan de manera gráfica gracias a las herramientas altamente visuales
¿Para qué sirve planner?

 Organizar trabajo en equipo de forma sencilla, ya que se pueden crear

estrategias, agregar y asignar tareas o actividades, determinar la fecha de
entrega y los responsables de realizarla.
 Monitorear el grado de avance de las actividades realizadas por los integrantes
del equipo de trabajo, de tal forma que se pueden hacer ajustes de entrega de
actividades, así como de responsables.
 Tener un repositorio de evidencias del trabajo realizado por el equipo, los
documentos que se suben son fáciles de compartir y descargar.
 Disponer de espacios de comunicación en los que se generen acuerdos o
debates sobre las tareas a realizar.

Funcionamiento

1. Para crear empezar con el trabajo se selecciona la opción

2. El para crear el nuevo plan debemos seleccionar un nombre y configurar
quien puede ver el trabajo. También se podrá seleccionar quien formará parte
del grupo de trabajo. Finalmente se puede dar una descripción.

3. Una vez dentro, podemos crear tareas con la opción y

una vez asignado el nombre de la tarea se desplegara una ventana.

Asignar: Nos permite agregar miembros a la tarea.

Etiqueta: Se pueden crear etiquetas y asignarlas a la tarea para poder

mejorar la búsqueda por etiqueta e identificación.

Deposito: Se puede clasificar la tarea para saber si esta completada, en

curso, pendiente o ha sido cancelada.

Progreso: Clasifica la tarea para saber si está terminada, en progreso o no

iniciada.

Prioridad: Se le puede asignar a la tarea un nivel de prioridad.

Fecha de inicio y vencimiento: Se puede agregar una fecha de inicio y

finalización de la tarea.
 Nota: Se le puede dar una descripción o detalle de la tarea.

Lista de comprobación: Nos permite crear subtareas para poder completar

la tarea

Datos adjuntos: Permite adjuntar archivos como documentos o imágenes.

Comentarios: permite hacer anotaciones acerca de la configuración de la

tarea.

4. Una vez creadas tareas podemos ver las listas de las tareas clasificadas por
columnas, las cuales podemos mover o configurar para una mejor
visualización.
Agrupar: Nos permite agrupar las columnas dependiendo del parámetro
seleccionado.
Miembros: Es un buscador donde podemos encontrar los miembros del grupo para poder
asignarlos a algún tarea.

Filtrar: Nos permite filtrar las tareas para mejor visualización o búsqueda de tareas .

Graficos: Nos ayuda a visulizar las tareas por medio de gráficos estadisticos donde podemos
encontrar informacion acerca del progreso de las tareas y miembros del equipo.