Procedimiento SSO-P-49 Rev.

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Gestión de Contratistas

1. OBJETIVO
Establecer reglas y requisitos generales mínimos para la gestión de SSMA de las empresas
contratistas que realicen trabajos para el Grupo Milpo o en su nombre.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las unidades del Grupo incluyendo los procesos de
proyectos de expansión desarrollados por Milpo o en su nombre.

3. DEFINICIONES

3.1 Empresa contratada

Es aquella que luego del proceso de identificación, evaluación y habilitación ha sido calificada
como la empresa que va a recibir el alcance técnico desarrollado por el gestor del contrato para
ejecutar las obras y trabajos específicos.

3.2 Empresa subcontratada

Es aquella a la cual la empresa contratada deja bajo su responsabilidad, formalmente a través de
contratos, la ejecución de parte de las obras y/o servicios.

3.3 Solicitante del Servicio

Persona o grupo de personas indicada por la unidad como profesional competente para
representarla en la definición de los alcances técnicos, los elementos que lo componen así como
la toma de decisiones favorables para el buen avance del proyecto.

4. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

4.1 Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería - DS-055-2010-EM.
4.2 DS-009-2005-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el trabajo.
4.3 SSO-DD-01 Manual de SSMA para Contratistas

5. RESPONSABILIDADES

5.1 Gerente Corporativo de Recursos Humanos, Seguridad y Salud

Es responsable de aprobar el presente procedimiento y propiciar su aplicación.

5.2 Gerente de la Unidad Minera

Asegurar la disponibilidad de recursos humanos, materiales y demás necesarios para garantizar
la prevención de accidentes.
Asegurar que no sean permitidos incumplimientos de los procedimientos, obligaciones
contractuales
Delegar responsabilidades a quien corresponda para asegurar el cumplimiento de los requisitos
de SSMA de modo que se asegura el buen avance del proyecto.
Garantizar los esfuerzos y recursos para que sistemáticamente los procesos relacionados al
proyecto sean auditados, las no conformidades sean registradas, comunicadas, analizadas, se
planifiquen acciones correctivas/preventivas y sean cumplidas adecuadamente.
Análisis crítico de los indicadores de seguridad y desempeño del proyecto basado en reportes
gerenciales emitidos, desvíos encontrados y los planes de acción desarrollados.

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5.3 Logística
Cumplir las prácticas y requisitos internos del grupo Milpo SAA y los determinados por este
procedimiento.
Cumplir los requisitos legales aplicables en cuanto a SSMA.
Enviar las invitaciones de oferta a las empresas postulantes para la participación en el proyecto,
así como custodiar los documentos del expediente de selección.
Consolidar los resultados de la habilitación.
Análisis final de los documentos para validar y aceptar los términos del contrato.

5.4 Solicitante del Servicio

Desarrollar el alcance técnico del servicio (obra, parada de planta, mantenimiento, montage, etc.)
cumpliendo los requisitos legales y otros aplicables a SSMA.
Identificar las condiciones de riesgo y hacer constar en el alcance técnico.
Asegurar que los requisitos técnicos de la organización (procedimientos, manuales, licencias
especiales, etc) estén disponibles para las empresas contratistas.
Asegurar los recursos y tecnología para que los análisis de riesgo del proyecto y análisis de
operatividad del proyecto sean analizadas para todas las fases del proyecto, incluyendo el cierre
de los pendientes.
Asegurar el retiro de la empresa contratista sólo cuando los requisitos específicos del proyecto
estén atendidos.
Orientar en coordinación con RRHH al contratista para que la instalación de sus talleres,
campamentos sean hechos en condiciones que permitan el efectivo desarrollo del trabajo y el
cumplimiento de los requisitos de Milpo y las normas legales vigentes.
Monitorear el desempeño de las actividades desarrolladas por las empresas contratadas e
informar a las áreas correspondientes y reforzar el cumplimiento de los procedimientos Milpo.
Consolidar las informaciones técnicas de SSMA y productividad para el informe final para la
Gerencia, de modo que se proceda al pago pactado del proyecto/servicio en ejecución.
Auditar e inspeccionar el contrato de modo que se asegure su cumplimiento irrestricto.
Coordinar con SSMA el monitoreo, evaluación y ejecución de los análisis de riesgo de los
procesos, liberaciones de campo, y demás necesarios para cumplir la directiva de PREVENCIÓN
DE ACCIDENTES.
Asegurar que la actividad sea paralizada hasta su adecuación formal todas las veces que las
evaluaciones de riesgo o demás herramientas de seguridad no estuvieran adecuadamente
implementadas en el área, o cuando condiciones naturales (lluvia, viento, rayos, etc) arriesgue la
integridad física de las personas.
Convocar reuniones ordinarias y extraordinarias entre las partes interesadas para medir el
desempeño del proyecto y realizar análisis crítica con base en resultados o para que los desvíos
sean corregidos tan pronto sean identificados.

5.5 SSMA
Brindar soporte al solicitante de servicio en el cumplimiento del presente procedimiento.

5.6 Áreas Involucradas

Mantener comportamiento responsable, idóneo y de alerta en cuanto a la conducta de sus
colaboradores en las dependencias de Milpo no permitiendo que los colaboradores que no
tengan condiciones técnicas, psicológicas y/o físicas permanezcan o ingresen a las instalaciones
a realizar el trabajo.
Comunicar cualquier violación a las reglas de oro establecidas por la unidad identificada durante
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la ejecución del proyecto.

5.7 Empresas Contratadas

Asegurar y garantizar recursos materiales, humanos, técnicos y financieros, para que el alcance
técnico sea fielmente cumplido en atención al pedido de compras y de contrato de prestación de
servicios, pactado entre las partes.
Asegurar y garantizar que las operaciones y actividades desarrolladas por la contratada cumplan
los requisitos internos establecidos por Milpo.
Desarrollar de modo adecuado las evaluaciones y análisis de riesgos pertinentes al proyecto de
modo que se atienda la premisa de PREVENCIÓN DE ACCIDENTES.
Presentar los resultados de desempeño de SSMA y calidad inherentes al servicio en cuanto a
reuniones ordinarias y extraordinarias, así como, monitorear los indicadores de desempeño
establecidos por Milpo y realizar análisis crítico de los resultados.
Garantizar que todos los recursos operacionales sean suficientes en número, calidad y cantidad
para alcanzar el objetivo técnico del proyecto.
Garantizar que los procedimiento de inspección y auditoria formal sean llevados a cabo dentro
del proyecto.
Garantizar que los cronogramas semanales de operación, ejecución, montaje, basados en planes
de trabajo y de seguridad previamente aprobados sean desarrollados y puestos a disposición con
anticipación, para garantizar que los análisis de riesgo sean proporcionados con anticipación.
Garantizar que los planes de mantenimiento de máquinas y equipos estén disponibles y en
ejecución antes del desplazamiento de las mismas en las instalaciones de Milpo.
Garantizar y mantener los procedimientos operacionales específicos y necesarios para la
operación para que sea posible mantener el entendimiento de sus colaboradores en cuanto al
desarrollo de una práctica operacional específica.
Asegurar que la actividad sea paralizada hasta su adecuación formal todas las veces que las
evaluaciones de riesgo o herramientas de seguridad no estuvieran adecuadamente desarrolladas
o que no estuvieran disponibles en el área.
Garantizar que las actividades sean paralizadas y no sean reiniciadas hasta la normalización de
los efectos naturales como viento, lluvias, rayos y formación de tempestades que puedan
comprometer la integridad física de las personas.
Garantizar que el programa de entrenamiento y desarrollo de sus colaboradores sea constante y
continuo, evaluado con criterios definidos que midan la eficacia del entrenamiento más que la
cantidad de éstos.
Asegurar que las empresas subcontratadas sean sistemáticamente monitoreadas,
inspeccionadas y auditadas, en cuanto a los requisitos establecidos por Milpo y/o otros
formalmente establecidos.
Hacer uso de los procedimientos gerenciales establecidos por Milpo y consultar al solicitante del
servicio si existiesen dudas.
Garantizar que las condiciones del lugar donde se ejecuta el trabajo/presta el servicio, taller,
baños, vestuarios, áreas de vivienda, comedor, cocina, dormitorios, oficinas, estacionamientos,
áreas de carga y descarga, lugares de colecta de residuos, zonas de tratamiento de efluentes,
desagües, almacén de residuos, áreas de almacenamiento atiendan de modo irrestricto los
requisitos Milpo y las normas legales vigentes.
Garantizar el mantenimiento de la integridad de las condiciones de salud física y psíquica de los
colaboradores.

5.8 Legal
Determinar si las contrataciones deben ser por intermediación laboral o tercerización en

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coordinación con el área Logística.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIO – PLANEAMIENTO

El área interesada o solicitante del servicio debe desarrollar el alcance técnico detallado para la
solicitud del servicio, este alcance técnico debe contener por lo menos:
Detalle técnico, especificaciones técnicas, del servicio incluyendo el alcance.
Requisitos legales de SSMA mínimos aplicables al servicio.
Principales riesgos de SSMA.
Exigencias mínimas de exámenes médicos, permisos y licencias según la normativa legal
vigente o norma más estricta.
Se debe realizar todo el flujo de contratación inclusive nuevo contrato cuando hay cambios en el
alcance del servicio o adición de un nuevo servicio.
El área interesada llena en el sistema logístico una requisición de servicio (RQ), enviando todas
las informaciones para el área logística luego de la aprobación del Gerente de la Unidad.
El área de Logística de Milpo, a través de un proceso formal, convoca a las empresas para la
visita técnica y emisión de propuesta técnica-económica para los servicios solicitados.
El objetivo principal de la visita técnica es asegurar la mejor comprensión del alcance del servicio,
aspectos técnicos de SSMA a las empresas interesadas en realizar el servicio para el Grupo
Milpo.
La visita técnica debe ser liderada por el solicitante del servicio con el apoyo del área de SSMA,
los contenidos de la visita técnica son además de la presentación del alcance técnico del servicio,
la presentación de las exigencias mínimas de SSMA para las empresas contratistas así como los
factores que pueden impactar de alguna forma en la composición de las propuestas técnicas –
económicas.
Durante la visita técnica deberá ser realizado un levantamiento preliminar de los riesgos de las
actividades involucradas en el alcance del servicio que servirá como base para la elaboración del
planeamiento específico de SSMA del servicio a ser ejecutado. Puede ser utilizado el IPERC para
la identificación de los principales controles.
Deben ser registrados en acta los asuntos discutidos durante la visita técnica con la firma de
todos los participantes. El registro de la visita técnica debe ser archivado en la unidad en el área
logística junto con el expediente técnico del servicio. El área logística será el canal de
comunicaciones en caso de dudas de los contratistas.
Después de la visita técnica el área de logística recibe la propuesta técnica económica y el file de
la empresa postulante con las informaciones solicitadas para la realización del servicio. Logística
envía para el solicitante del servicio, el cual debe evaluar y emitir la evaluación técnica de cada
proveedor según el SSO-P-49-1 y el parecer técnico según el SSO-P-49-2 Parecer Técnico de
Evaluación de Proveedores.

6.2 PROCESO DE HABILITACIÓN - CALIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

La selección de proveedores de servicio es un procedimiento cuyo objetivo es identificar en el
mercado las empresas que tengan la debida competencia para desarrollar un proyecto específico
necesario para las operaciones del Grupo Milpo, la conducción de este proceso es el área
Logística.
La evaluación es un proceso de medición de la capacidad técnica, operacional y de disponibilidad
para el proyecto así como del compromiso y competencia de la empresa en las prácticas de
SSMA.
a) Proceso de Habilitación

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 El solicitante del servicio con el apoyo del área de seguridad deben informar al área
logística de los requisitos relativos a SSMA que deberán ser entregados al momento de
la propuesta por las empresas postoras.
 Las empresas postoras envían la documentación correspondiente al área logística.
 El área logística recibe la documentación y entrega al solicitante del servicio quien con
el apoyo de SSMA emite la evaluación técnica.
 La evaluación técnica es enviada al área logística para iniciar el proceso de calificación.
b) Proceso de Calificación
 Existen dos formas de calificación: los procesos de homologación y los de evaluación in
situ (evaluación técnica).
 Para los casos de homologación la unidad definirá los criterios a evaluar en la empresa
contratista.
 El área de SSMA deberá informar si la empresa será evaluada (en caso de que ésta
empresa ya tenga una evaluación previa, en un período corto de tiempo)
 Envío de cuestionario de calificación de SSMA para la empresa seleccionada SSO-P-
49-1 Check list Evaluación de Proveedor.
 El grupo evaluador podrá estar conformado por gerencia de la unidad, representante del
área solicitante, SSMA, logística, RRHH, RRCC, etc.
 Realización de la evaluación técnica según SSO-P-49-1, evaluación y reunión de las
evidencias.
 Emisión de plan de acción, para los desvíos que fueron identificados durante la
evaluación.
 Envío de SSO-P-49-1 acompañado del plan de acción para el área logística.
El proceso de calificación, cuando fuere posible, será realizado después del envío de las
propuestas. La visita deberá ser realizada en los potenciales proveedores.
La unidad deberá aprobar o desaprobar a las empresas subcontratistas en función de su
desempeño en SSMA.

6.3 PROCESO DE CONTRATACIÓN

La unidad definirá el procedimiento para ejecutar el proceso de contratación.
El área de logística en común acuerdo con el solicitante (gestor de contrato) define en base en
una minuta estándar del contrato los porcentajes de multas contractuales en caso de desvíos en
relación a los procedimientos de SSMA de Milpo y legislación aplicable, así como otras
penalidades. Para este proceso debe ser consultada el área legal.

6.4 PREINICIO DE LAS ACTIVIDADES

Las empresas contratadas deben entregar toda la documentación prevista en los procedimientos
de Milpo antes del inicio de las actividades al área Logística.
La unidad debe establecer una metodología de verificación y evaluación de la documentación por
el área de RRHH con el apoyo de SSMA.
Después de la aprobación de la documentación el área de RRHH de la unidad debe programar el
entrenamiento de inducción garantizando que después del proceso de inducción los empleados
de la empresa contratista aprobados reciban el fotocheck de riesgos críticos para la ejecución de
actividades específicas de riesgo.
El entrenamiento de inducción debe cumplir las exigencias del DS-055-2010-MEM o norma más
exigente.
La unidad debe establecer una sistemática de aprobación de todos los materiales (por ejemplo

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productos químicos, equipos, máquinas, herramientas, EPP´s) de las empresas contratistas antes
del inicio del servicio en la unidad incluyendo en caso aplique planes de mantenimiento así como
inspecciones pre uso de los equipos.

6.5 REALIZACIÓN DEL SERVICIO

La empresa contratista debe seguir las orientaciones del Manual de SSMA para Contratistas
SSO-DD-01 Manual de SSMA para empresas contratadas y prestadoras de servicios, que define
las principales directrices para la realización del servicio con seguridad.
El solicitante del servicio debe garantizar que las empresas contratadas estructuren el proceso
de reuniones de SSMA diarias y mensuales.
El planeamiento de las reuniones debe incluir, mas no restringir el análisis crítico de los
indicadores de desempeño que serán medidos y monitoreados con frecuencia mensual y
acumulada. Estos indicadores deben ser capaces de medir el desempeño de las empresas
contratadas y demuestran el control de los riesgos en los temas de SSMA.
La empresa contratada debe presentar un plan de trabajo (montaje, ejecución y/o operación),
plan de seguridad y medio ambiente (IPERC), fechado y visado por el área de SSMA.
La empresa contratada debe presentar un plan de inspección y mantenimiento específico
(demostración formal de la integridad actual de las máquinas, equipos, herramientas (por
ejemplo facturas, planos, planes de reemplazo, plan de mantenimiento) que serán comisionados
por el proyecto e interferirán en los procesos de Milpo, así como inventarios preliminares
especificando tipo, especie y cantidades (máquinas, equipos, herramientas, productos químicos
peligrosos, etc.) y los controles específicos.
La unidad debe definir e implementar junto con la empresa contratista el plan y ejecución de las
inspecciones y auditorías formales que deben ser realizadas por las contratistas, representantes
de Milpo u otra empresa designada por Milpo.
Milpo deberá exigir a las empresas contratistas la necesidad de implementar un proceso de
auditoría externa a cargo de una empresa especialista en SSMA, para evaluar el estado del
sistema de SSMA cuando los indicadores tengan bajo desempeño.
El solicitante debe ejecutar por lo menos cada dos meses una evaluación formal tomando como
base el SSO-P-49-3 Planilla de Evaluación de Proveedores. Todos los ítems identificados como
no conformes deber ser tratados por el solicitante del servicio junto con la empresa contratada.
La empresa contratista debe presentar y gerenciar el levantamiento de las necesidades de
entrenamiento y desarrollo de los colaboradores directos e indirectos asociados al proyecto, así
como el cronograma de ejecución y reentrenamientos. Deberán ser presentados las fichas del
entrenamiento indicando el nombre del curso, objetivo, contenido programático, recursos
necesarios y las formas de evaluación del aprendizaje.
Todas las no conformidades y desvíos identificados durante el proceso de ejecución deberán ser
atendidos por las empresas contratadas bajo supervisión del solicitante del servicio.
Todas las empresas contratadas deben conocer y entender el procedimiento de gestión de
consecuencias y reglas de oro de la unidad donde se realiza el servicio.
En caso de proyectos de construcción de nuevas unidades industriales u otros, el equipo del
proyecto define las reglas de oro, las cuales deberán ser difundidas y entendidas por todos los
trabajadores propios y terceros.
La unidad debe desarrollar un programa de incentivo y reconocimiento de las empresas
contratadas con el propósito de evaluar e incentivas las mejores prácticas. Este programa se
basa en un listado de requisitos que buscan adherir a la empresa contratada a los padrones VM
y al marco legal vigente.

6.6 ENTREGA DEL SERVICIO

La unidad o el equipo de proyectos deben realizar una evaluación formal final de la empresa
contratada, indicando puntos positivos, oportunidades de mejora y recomendación o no para
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próximas contrataciones. La evaluación final debe tener en cuenta el promedio de las
evaluaciones periódicas bimestrales a través del SSO-P-49-3 Planilla de Evaluación de
Proveedores.

6.7 FRECUENCIA DE INSPECCIONES

Según los formatos establecidos las empresas contratistas serán evaluadas por lo menos
bimestralmente.

6.8 EQUIPO DE TRABAJO

No Aplica.

6.9 REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

Las prácticas de gerenciamiento de los contratistas serán auditadas por lo menos una vez al año
según los formatos corporativos, después de análisis críticos de los sistemas o cada vez que se
identifique alguna oportunidad de mejora en el sistema producto de inspecciones, aplicaciones
de gestión de consecuencias, ocurrencia de incidentes, etc.

7. ANEXOS
SSO-P-49-1 Check List de Evaluación de Proveedor
SSO-P-49-2 Parecer Técnico de Evaluación de Proveedores.
SSO-P-49-3 Planilla de Evaluación de Proveedores.
Anexo 01: Flujograma de Procesos de Selección y Evaluación de Contratistas.

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Gestión de Contratistas
ANEXO 01: FLUJOGRAMA DE PROCESOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE CONTRATISTAS
SOLICITUD DEL SERVICIO
INICIO
AREA SOLICITANTE DESARROLLA
ALCANCE TECNICO DEL SERVICIO,
LICENCIAS Y EXAMENES MÉDICOS
REQUERIDOS
SSMA IDENTIFICA REQUISITOS PARA
EJCUCIÓN DEL SERVICIO
AREA INTERESADA GENERA RQ
(ALCANCE TECNICO + REQ.SSMA)
LOGISTICA ENVIA A POSTORES RQ
MANUAL SSMA, ANEXO 05
SI
¿APLICA VISITA
TECNICA?
NO
POSTULANTE EN ENVIA A LOGISTICA
FILE CON LAS INFORMACIONES
LOGISTICA RECEPCIONA EL FILE CON
INFORMACIONES Y ENVIA AL
SOLICITANTE PARA EVALUACIÓN
Procedimiento del SGI
VISITA TECNICA
LOGISTICA INVITA A POSTORES A VISITA
TECNICA
POSTULANTES, SOLICITANTE Y SSMA
PARTICIPAN DE VISITA TECNICA
SOLICITANTE LEVANTA ACTA DE VISITA
TECNICA
NO
¿ HAY DUDAS?
SI
SOLICITANTE Y SSMA RESUELVEN LAS
DUDAS A TRAVÉS DE LOGÍSTICA
SOLICITANTE Y SSMA RESUELVEN LAS
DUDAS A TRAVÉS DE LOGÍSTICA
HABILITACIÓN CALIFICACIÓN DE POSTULANTES
LOGISTICA ENVIA A SOLICITANTE EL FILE
CON LAS INFORMACIONES DE LOS
POSTULANTES
COMITE EVALUA EL FILE DEL
POSTULANTE Y LO CALIFICAN SEGÚN EL
CHEK LIST DE EVALUACION DE
PROVEEDORES
SOLICITANTE CONSOLIDA LAS
EVALUACIONES EN EL FORMATO DE
PARECER TECNICO
SI
¿ POSTULANTE
CALIFICA PARA EL
SERVICIO?
NO
POSTULANTE ES SEPARADO DEL
CONCURSO
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Aprobado P.N.L.
EVALUACION DE PROPUESTAS Y CONTRATOS INSPECCIONES PERIODICA Y DE CIERRE DE CONTRATO
LOGISTICA EVALUA LOS ASPECTOS SOLICITANTE EVALUA BIMESTRALMENTE
TECNICO-ECONÓMICOS DE LOS AL CONTRATISTA CON LA PLANILLA DE
POSTULANTES SELECCIONADOS EVALUACION DE PROVEEDORES
LOGISTICA SOLICITA A LEGAL LA SOLICITANTE EVALUA BIMESTRALMENTE
CONFECCION DEL CONTRATO AL CONTRATISTA CON LA PLANILLA DE
INCULUYENDO LAS SANCIONES POR EVALUACION DE PROVEEDORES
INCUMPLIMIENTO DE TEMAS DE SSMA
EMPRESA GANADORA ENVIA PLANILLA SI
IPERC PARA SSMA DE LA UNIDAD
¿ SE ENCUENTRAN
DESVIOS?
SI
NO
¿ HAY
CORRECCIONES?
NO SE REGISTRAN SE REGISTRAN
LOS RESULTADOS PLAN DE ACCIÓN
EMPRESA GANADORA INICIA EL
PROCESO DE INDUCCION
SOLICITANTE HACE EVALUACION FINAL
DEL SERVICIO CON LA PLANILLA
EMPRESA GANADORA INICIA EL SERVICIO
SOLICITANTE ENVIA A LOGISTICA LAS
EVALUACIONES
FIN
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