MACRO PROCESO ESTRATEGICO MPE03P01

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DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION

REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO
22/08/2022 01 ORIGINAL

LISTA DE DISTRIBUCIÓN
VERSIÓN CARGO
Coordinador de sistemas de gestión
01 integral
01 Personal que solicite el documento

ELABORO REVISO APROBO

Jaina Bustamante Balanta Yeiny Tatiana Contreras

Jhuliana Almeida
Coordinador de sistemas de gestión Presidente del Comité
integral Organizacional Gerente General
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DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION

1. OBJETIVO: Crear y mantener en la empresa un orden especifico que

contribuya a la preservación y disponibilidad de los documentos.

2. RESPONSABLE: Coordinador de sistemas de gestión integral.

3. ALCANCE: Inicia desde identificar la necesidad y analizar la información

a documentar hasta hacer un control y seguimiento de los documentos.

4. DEFINICIONES:
Documentos: Información (3.8.2) y el medio en el que está contenida.
Información documentada: información que una organización tiene que
controlar y mantener, y el medio que la contiene.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades realizadas.
Listado maestro de los documentos: El listado maestro de documentos y
registros es el índice de documentos establecidos que apoyan el control y la
operación de los procesos garantizando su actualización, disponibilidad y su uso.
Documentos externos: Son todos aquellos documentos que no son generados
por la Entidad, sin embargo, su contenido apoya y/o soporta el desarrollo de las
actividades de la organización. Se consideran documentos externos: normas,
códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.
Fuentes:
- NTC ISO 9000 2015
- https://www.reincorporacion.gov.co/es/agencia/Paginas/maestro-de-
documentos.aspx

5. MARCO LEGAL O NORMATIVO: NTC ISO 9001 2015 Numeral 7.5

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6. FLUJOGRAMA:
INICIO
ENTRADA SALIDA

NECESIDAD DE Identificar la necesidad y analizar la

DOCUMENTAR información a documentar

Establecer el tipo de documento

Doc. Interno Doc. Externo (7.5.3.2)

1
Instructivo de la
Elaborar o actualizar el documento Documento de prueba
elaboración de
documentos
MPE03P01-IN01 IED
Revisar y aprobar el documento
MPE03P01-IN01
IED

¿Los documentos NO Devolverse a la actividad 1

fueron aprobados?

SI
Listado maestro de
Documentos
Registrar los documentos aprobados documentos MPE03P01-
aprobados original
F01 LM

Listado maestro de Lista de distribución

Comunicación y distribución del documento
documentos MPE03P01-
de los documentos
F01 LM
MPE03P01-F02 LD

Como será la
distribución?

1
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DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION

FISICA DIGITAL

Original impreso Original digital

Impreso

Listado maestro de
documentos MPE03P01- Conservar y mantener la información
F01 LM documentada

Documento y
Lista de distribución comunicado y
Hacer un control y seguimiento de los
de los documentos distribución
documentos
MPE03P01-F02 LD

FIN
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1. REALIZACIÓN

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO

Identificar la
necesidad de crear,
modificar o anular
Identificar la
información Coordinador de
necesidad y
documentada según sistemas de
analizar la
1. lo acordado con la gestión integral No aplica
información a
organización.
documentar
Analizar que la
información sea
eficaz para el sistema
de gestión integral

Se realiza una
revisión para conocer
el objetivo del
documento y se
clasifica como
documento interno o
documento externo.
Se agruparán en dos
Establecer el paquetes separados Coordinador de
2. tipo de y establecerá una sistemas de No aplica
documento secuencia gestión integral
cronológica,
alfabética o numérica
dentro de cada
grupo.

Si el documento
externo hace parte
de la planificación y
operación del SGC
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pasa a elaboración
del documento, sino,
se informa sobre la
decisión tomada del
proceso de la Gestión
Documental.

Se procede a
elaborar o actualizar
el documento
dependiendo de la Instructivo de
Elaborar y necesidad, teniendo Coordinador de la elaboración
3. actualizar el en cuenta el sistemas de de documentos
documento Instructivo para la gestión integral
MPE03P01-IN01
elaboración de
IED
documentos.
De esta actividad
saldrá un documento
de prueba.

Elaborado el
documento se
procede a la entrega
del formato para que
sea revisado y
respectivamente
Revisar y aprobado por el Coordinador de
4. aprobar el gerente general. sistemas de No aplica
documento gestión integral
Si el documento NO
es aprobado se
devuelve a la
actividad elaborar y
actualizar el
documento.
Si el documento es
aprobado se continua
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con la siguiente
actividad.

En base a los Listado

documentos maestro de
Registrar los Coordinador de
aprobados originales documentos
5. documentos sistemas de
se registraran en el
aprobados gestión integral MPE03P01-
listado maestro de
documentos F01 LM

Se realiza la
divulgación del
documento,
relacionando los Lista de
datos requeridos en distribución de
Comunicación la lista de distribución Coordinador de los
6. y distribución de los documentos. sistemas de documentos
del documento gestión integral
Se procedera a elegir MPE03P01-
la forma en que el F02 LD
documento sera
distribuido mediante
forma fisica o digital.
Se debe conservar la
información dentro
de un lugar donde se
pueda proteger del
deterioro, perdida y
mal uso.
Conservar y Los documentos Coordinador de
mantener la generados se deben sistemas
7. de No aplica
información escanear para gestión integral
documentada guardarlos
digitalmente en la
base de datos de la
organización y así
mantenerla a
disposición cuando
se requiera.
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Lo anteriormente
mencionado será
registrado bajo el
formato listado
maestro de
documentos.

Se debe realizar el
Hacer un control y seguimiento
control y a los documentos Coordinador de
8. seguimiento de dentro del registro del sistemas de No aplica
los listado maestro de gestión integral
documentos documentos, tambien
mediante las
auditorias.

DOCUMENTOS GENERADOS
VERSION NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
01 Instructivo para la elaboración de documentos MPE03P01-IN01 IED

01 Listado maestro de documentos MPE03P01-F01 LM

01 Lista de distribución de los documentos MPE03P01-F02 LD