Atl - Ssoma-E002 - Estandar de Control de Documentos, Registros e Información

ESTANDAR DE CONTROL DE DOCUMENTOS,
REGISTROS E INFORMACIÓN UNIDAD MINERA

CODIGO: ATL – SSOMA-E002 VERSIÓN: 01
FECHA DE ELABORACION: 18/12/2020 Página: 1/14
CAMBIOS EN LA ULTIMA REVISIÓN
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Aprobado por:
Simeón Romero
Mariella Seguin
Estuardo Pairazaman Eduardo Dwinter
Cargo: SUPERVISOR
DE CONTRATOS DE Cargo: Representante de Cargo: Gerente de
Cargo: Sup. SHEQ
SERVICIOS - los trabajadores Línea de Negocio
ANTAMINA
Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación: Fecha de Aprobación:

18/12/2020 12/09/2021 15/09/2021 15/09/2021
TABLA DE CONTENIDOS
1. OBJETO 3
2. ALCANCE 3
3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS APLICABLES 3
4. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR 3
4.1 ABREVIATURAS 3
4.2 DEFINICIONES 3
4.3 PROCEDIMIENTO 4
4.3.1 NIVEL DE DOCUMENTOS, REVISOR Y APROBADOR 4
4.3.2 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION 5
4.3.3 REVISION Y APROBACION DEL DOCUMENTO 11
4.3.4 EDICION FINAL DEL DOCUMENTO 11
4.3.5 ACCESO A LOS DOCUMENTOS 11
4.3.6 IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
EXTERNOS 12
4.3.7 CONTROL DE REGISTROS 12
5. RESPONSABLES
5.1 GERENTE GENERAL 13
5.2 SUPERVISION MANTENIEMIENTO MECANICO Y ELECTRICO 13
5.3 SUPERVISOR DE SHEQ 14
5.4 COORDINADORES DE CONTROL DE DOCUMENTOS DE AREA 14
6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACION 14
7. REVISION Y MEJORA CONTINUA 14
1. OBJETIVO:
Establecer la forma en la cual se debe llevar el control de la documentación del

Sistema Integrado de Gestión y las modificaciones autorizadas a esta misma.
2. ALCANCE:
Este procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que forman
parte del SIG de Atlas Copco Perú S.A.C.
3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS APLICABLES:

 D.S. 024-2016-EM: REGLAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL EN MINERÍA Y SU MODIFICATORIA DS 023-2017 EM.
 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE LA NORMA ISO 14001:2015.
 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE LA NORMA ISO 9001:2015.
 7.5 INFORMACION DOCUMENTADA DE LA NORMA ISO 45001:2018
4. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR:

4.1. ABREVIATURAS
SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
SGA: Sistema de Gestión Ambiental.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SGSSO: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
4.2. DEFINICIONES
 Archivo histórico: Conjunto de registros conservados después de su
uso. Puede ser digital o físico.
 Documento: Información y su medio de soporte y puede estar en
papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía, muestra
patrón o una combinación de estas.
 Iinformación Documentada: Información que una organización tiene
que controlar y mantener, y el medio que la contiene.
 Documento Externo: Documento que no es generado por Atlas
Copco Perú SAC. Pero que, por su información específica, es
adoptado como parte del sistema de gestión y debe ser controlado.
 Estándar: Documento que establece los parámetros, pautas,
patrones y requisitos mínimos que se deben considerar para realizar
un proceso.
 Formato: Soporte para el registro y conservación de datos y/o
información. Presenta características determinadas en su estructura,
composición y presentación. Cuando el formato contiene información

se convierte en registro.
 Instructivo: Serie de instrucciones a seguir de manera clara,
detallada y precisa para llevar a cabo una determinada actividad.
 Manual: Documento que contiene una la descripción detallada de las
consideraciones que debemos observar en el desarrollo de una
actividad, operación o aplicación de una determinada función.
 Plan: Documento que especifica qué procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben
aplicarse a un proyecto, producto, procesos, contrato específico o
circunstancia.
 Política: Manifiesto de las intenciones y compromisos generales de
la
organización relacionadas con su desempeño.
 Procedimiento: Documento que define un conjunto de actividades u
operaciones que tienen que realizarse de la misma forma para
obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Responde a las preguntas: ¿Qué hacer?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo
se hará?, ¿Quién es el responsable de hacer el trabajo?
 Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro: Documento que
contiene la descripción específica de la forma como llevar a cabo o
desarrollar una tarea de manera correcta y segura desde el comienzo
hasta el final, dividida en un conjunto de pasos consecutivos o
sistemáticos. Resuelve la pregunta: ¿cómo hacer el trabajo o tarea de
manera segura?
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades realizadas.
 Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia o la aplicación de un
registro
4.3. PROCEDIMIENTO
4.3.1. Nivel de documentos, revisor y aprobador
La documentación del Sistema Integrado de Gestión tiene los niveles
presentados en la Tabla 1, en función a su valor e importancia en
ATLAS COPCO PERÚ S.A.C. Sólo los responsables del nivel
correspondiente pueden aprobar los documentos respectivos.
Tabla 1: Nivel de documentos

NIVEL DOCUMENTO REVISOR APROBADOR
Gerente
1 Política Gerente de proyecto
General.
Representante de la Gerencia / Gerente

2 Manual del SIG
Responsable SIG. General
Jefe de área /
3 Estándares Responsable del SIG. Gerente
General
Jefe de área /
Procedimientos
Supervisor de área. Gerente
Generales
General
4 Procedimiento
Jefe de área/
Escrito de
Supervisor de área. Gerente
Trabajo Seguro
General
(PETS)
Jefe de área/
Supervisor de área /
5 Planes Gerente
Responsable del SIG.
General
Supervisor de
Instructivos /
6 Supervisores área / Jefe de
Cartillas
área
Supervisores / Responsable del
7 Formatos Jefe de área
SIG.
4.3.2. Estructura de la documentación

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión, exceptuando
manuales, programas, formatos o registros; se presentan en papel
tamaño A4 y tienen la siguiente estructura:
a) Políticas: Debe llevar un título en la parte superior, seguido del

logo de la empresa en la parte superior izquierda, debajo del
título irá una breve descripción de la empresa, seguidamente la
manifestación de las intenciones y compromisos generales
agrupados en párrafos. En la parte inferior debe llevar la fecha
de aprobación, la firma del Gerente General y la versión actual.
Además puede llevar fotos y dibujos como complemento.
b) Documentos en general
 Encabezado: Todos los documentos del SIG, a
excepción de los estándares y PETS incluirán la
siguiente información en el contenido del encabezado y
deberán ser incluidos en todas las páginas.
 Nombre del documento: Se deberá indicar el tipo y

nombre del documento ya sea un Estándar,
procedimiento, Instructivo, Plan, Programa, etc.
 Código: Se ha establecido un código para cada tipo de
documento. Asimismo, se han establecido códigos para
cada una de las áreas de ATLAS COPCO PERÚ S.A.C.,
de manera que se pueda identificar la procedencia de
cada tipo de documento. Ver Tabla N° 2.
Tabla N 2: Codificación
TIPO DE
CODIFICACIÓN OBSERVACIÓN
DOCUMENTACIÓN
Políticas N/A Se identifica por su nombre
ATL: ATLAS COPCO PERÚ S.A.C.
SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional
REGISTROS E INFORMACIÓN
y Medio Ambiente. UNIDAD MINERA
Manuales ATL-SSOMA-M00X
CODIGO: ATL – SSOMA-E002 VERSIÓN:
M: Manual01
FECHA DE ELABORACION: 18/12/2020 Página:

00X: 7/14
Número Correlativo del
Documento.

Estándar ATL-SSOMA-E00X y Medio Ambiente.
E: Estándar
00X: Número correlativo del
Documento.
CTS: COMPRESSOR TECHNOLOGY

SERVICE
PETS ATL-CTS-PETS00X
PETS: Procedimiento Escrito de

Trabajo Seguro.
Documento.

y Medio Ambiente.
Instructivos ATL-SSOMA-IN00X
IN: Instructivo
Documento.
SST: Seguridad, Salud en el Trabajo.

Planes en General ATL-SST-PL00X
PL: Plan
Documento.

y Medio Ambiente.
Programas ATL-SSOMA-PG00X
PG: Programa
Documento.
ADM: Administración.
SSOMA: Seguridad, Salud
ATL-ADM-RIT00X Ocupacional y Medio Ambiente.
Reglamento ATL-SSOMA- RIT: Reglamento Interno de Trabajo.
RISSO00X RISST: Reglamento Interno de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Documento.
X= SSOMA: Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente.
X= SO: Salud Ocupacional
 Versión: Se deberá indicar en qué versión se

encuentra el documento comenzando desde la
versión 00 para los documentos que son creados
por primera vez.
 Fecha de elaboración: Para la versión 00 se
incluirá la fecha de elaboración del documento, en
las posteriores versiones se incluirá en este punto la
fecha de revisión.
 Página: Incluir el número de página del total.
En el caso de los PETS el encabezado deberá incluir la
siguiente información:
 Nombre del PETS: Se debe incluir el nombre del

PETS.
 Área: Se debe indicar a qué área corresponde el
PETS creado o actualizado.
 Código: El código del documento deberá ser de
acuerdo como lo indica la Tabla N°02.
 Versión: Se deberá indicar en qué versión se
encuentra el documento comenzando desde la
versión 00 para los documentos que son creados
por primera vez.
 Página: Incluir el número de página del total.
c) Cuadro de aprobación del documento
El cuadro de aprobación irá en la parte inferior de la
carátula, los revisores y aprobadores dependerán del tipo
de documento que se esté elaborando o actualizando (Ver
Tabla N° 1). La elaboración, revisión y aprobación del
documento puede ser realizada por más de una persona.
Las fechas incluirán el día, mes y año (DD/MM/AAAA).
d) Carátula: La carátula está estructurada de la siguiente

manera:
 Encabezado
 Número de copia controlada (Esta información se
completa solo para copias físicas de los originales).
 Cuadro de aprobación del documento.
 Pie de Página; todos los documentos tendrán como
pie de página lo siguiente.
e) Contenido de los documentos
Cada documento deberá cumplir con la siguiente
estructura:
 Estándares:
o Objetivo.
o Alcance.
o Referencias legales y otras normas.
o Especificaciones del estándar.
o Responsables.
o Registros, controles y documentación.
o Revisión y mejora continua
o Anexos.
 Instructivos:
o Objetivo.
o Alcance.
o Abreviaturas y/o definiciones.
o Instructivo (secuencia de pasos).
o Registros, controles y documentación
 Procedimiento escrito de trabajo seguro (PETS):
o Personal.
o Equipos de protección personal.
o Equipos / herramientas / materiales.
o Procedimiento.
o Restricciones.
En el caso de otro tipo de planes y programas el contenido
dependerá de su uso y tomará como guía los estándares y
procedimientos del cliente.
f) Restricciones
Para el caso de Plan de Respuesta a Emergencias, el
contenido deberá cumplir con la estructura establecida en
el D.S 024-2016-EM y su modificatoria D.S.023-2017- EM.
El Manual del Sistema Integrado de Gestión
preferentemente presentará un contenido similar al Anexo
SL de las nuevas normas ISO, incluyendo los
requerimientos que corresponda.
En el caso que las áreas de ATLAS COPCO PERÚ S.A.C.
requieran elaborar un documento cuya estructura no está
mencionada en el presente estándar, el área usuaria
definirá la estructura según sean sus requerimientos con el
Responsable del SIG.
g) Control de cambios del documento
En la primera página del documento, en el CUADRO DE
CONTROL DE CAMBIOS, se colocan los cambios
realizados al documento con respecto a la versión anterior.

En caso se trate de la primera versión, no se completa este
campo.
4.3.3. Revisión y aprobación del documento
 Una vez elaborado o modificado el documento, debe ser
enviado al responsable de la revisión de acuerdo a la Tabla
N° 1.
 Durante la revisión se determina si el documento cumple
los requisitos para lo cual fue creado. Finalizada la revisión
se elevará el documento para su aprobación, según la
Tabla N° 1.
4.3.4. Edición final del documento
De ser aprobado el documento, el responsable del SIG lo
archivará en sus carpetas revisando que cumpla con los
siguientes requisitos:
 Formato adecuado al tipo de documento.
 Código, de acuerdo a la tabla N° 2 del presente estándar.
 Versión; si es la primera versión, será “Versión: 00”.
 Numeración de páginas.
 Fecha de aprobación y/o Firma de aprobador.
 Identificación de los cambios.
Cumplido esto, el documento queda listo para su utilización y
archivamiento dentro de los elementos del sistema de gestión.
4.3.5. Acceso a los documentos
Los documentos y formatos están disponibles en la red interna de
ATLAS COPCO PERÚ S.A.C. con acceso a “sólo lectura”. Todos
los documentos que requieran ser distribuidos en forma física,
serán registrados en la “Recepción y distribución de documentos
internos y externos por proceso” con el N° de copia respectiva y
el área a quien se le hace la entrega. De preferencia los
documentos se manejarán de manera electrónica a fin de reducir
las impresiones.
Una vez cargados los documentos en la red interna de ATLAS
COPCO PERÚ S.A.C., el responsable del SIG, es responsable de
comunicar mediante correo electrónico a todas las áreas acerca
de la inclusión de nuevos documentos, de la actualización de los
mismos, indicando los cambios del documento o la eliminación de
los documentos.
Cuando la versión creada o actualizada reemplaza una versión
anterior, se debe guardar la versión anterior en el archivo
histórico.
4.3.6. Identificación y control de documentos
externos
Los documentos externos que sean aplicables al Sistema de
Gestión serán identificados como tales por cada área. Estos
documentos deben ser incluidos en la lista maestra de
documentos.
Ante un cambio, se debe retirar la versión obsoleta y reemplazarla
por la versión actualizada; además de actualizar la lista del
formato “Recepción y distribución de documentos internos y
externos por proceso”. No se requiere guardar las versiones
obsoletas de estos documentos.
4.3.7. Control de registros
a) Generación
Los registros son generados por la(s) persona(s) que
realiza(n) la actividad en los formatos definidos.
Los formatos deberán contener la versión y fecha de
aprobación en el pie de página.
b) Almacenamiento y Protección de los Registros
Los registros son archivados, conservados y protegidos en
cada área, en copia dura y/o archivo electrónico. El acceso
a los registros archivados en cada área será determinado
por el responsable del SIG.

Los registros serán conservados protegidos del sol, de la
humedad, de animales e insectos.
c) Identificación de Registros
Para la identificación de los Registros, estos deben llevar
título, fecha de aprobación, código y de ser necesario algún
dato complementario, de manera que sean trazables. Estos
registros deben ser incluidos por el responsable del SIG en
el “Lista maestra de documentos”
d) Tiempo de Conservación de los Registros
El tiempo de conservación de los registros depende de la
necesidad de su uso y debe ser definido por el área usuaria
de acuerdo a las necesidades y regulaciones (normas)
existentes.
e) Disposición Final de los Registros
La disposición final de los registros se realiza luego que se
haya cumplido el tiempo de conservación establecido “Lista
maestra de documentos”. Una vez cumplido este tiempo, el
responsable de su conservación procederá a eliminarlos o
pasarlos a un archivo histórico, según se indique en el
mencionado formato.
5. RESPONSABLES
5.1. GERENTE GENERAL
 Conocer el contenido del presente estándar y dar las facilidades
para aplicarlo en las áreas bajo su responsabilidad.
 Nombrar uno o más coordinadores de control de documentos
en las áreas bajo su responsabilidad.
5.2. SUPERVISIÓN MANTENIMIENTO MECÁNICO Y

ELÉCTRICO:
 Asegurar que los documentos que son de aplicación a su área,
sean correctamente distribuidos y entendidos por los
empleados.
 Verificar que los documentos que se utilicen en su área
correspondan a la versión vigente.
5.3. SUPERVISOR DE SHEQ
 Controlar los documentos y registros de aplicación general en
todas las áreas de ATLAS COPCO PERÚ S.A.C. Puede
delegar funciones a otras personas.
5.4. COORDINADORES DE CONTROL DE

DOCUMENTOS DE ÁREA
 Identificar y controlar los documentos y registros de aplicación
en su área de responsabilidad.
 Informar al responsable de SIG respecto a los cambios en los
documentos y registros controlados en su área.
6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN

 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS.
 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS Y
EXTERNOS.
7. REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

La revisión de este documento se realizará anualmente; también se
realizarán cambios cuando se requieran; esto será establecido por el
encargado del área.

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CAMBIOS EN LA ULTIMA REVISIÓN

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Aprobado por:

Estuardo Pairazaman Eduardo Dwinter

Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación: Fecha de Aprobación:

Establecer la forma en la cual se debe llevar el control de la documentación del

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS APLICABLES:

4. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR:

composición y presentación. Cuando el formato contiene información

correspondiente pueden aprobar los documentos respectivos.

Tabla 1: Nivel de documentos

Representante de la Gerencia / Gerente

4.3.2. Estructura de la documentación

a) Políticas: Debe llevar un título en la parte superior, seguido del

 Nombre del documento: Se deberá indicar el tipo y

FECHA DE ELABORACION: 18/12/2020 Página:

ATL: ATLAS COPCO PERÚ S.A.C.

SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional

CTS: COMPRESSOR TECHNOLOGY

PETS: Procedimiento Escrito de

SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional

SST: Seguridad, Salud en el Trabajo.

SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional

X= SSOMA: Seguridad, Salud

 Versión: Se deberá indicar en qué versión se

 Nombre del PETS: Se debe incluir el nombre del

Las fechas incluirán el día, mes y año (DD/MM/AAAA).

d) Carátula: La carátula está estructurada de la siguiente

realizados al documento con respecto a la versión anterior.

por el responsable del SIG.

5.2. SUPERVISIÓN MANTENIMIENTO MECÁNICO Y

5.4. COORDINADORES DE CONTROL DE

6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN

7. REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

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