Manual de Normas Copservir PDF

CÓDIGO: MP-GSA-04
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
FECHA ELABORACIÓN: Julio 12 de 2021
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 1 de 23
GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Área de Procesos
Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

Este documento es propiedad exclusiva de COPSERVIR LTDA. Está prohibida su reproducción total o parcial, inclusión, transmisión o almacenamiento a través de medios
analógicos, digitales o de cualquier otro sistema o tecnología creada o por crearse, sin autorización previa y escrita de COPSERVIR LTDA.
CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 2 de 23
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO 4
2. ALCANCE 4
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4
3.1. Correspondencia 4
3.2. Cuadro de Clasificación Documental (CCD) 4
3.3. Cuadro de Codificación a Nivel Estructural (CCE) 4
3.4. Estructura Orgánica de Acuerdo a las Tablas de Retención 4
3.5. Expedientes 4
3.6. Expedientes Electrónicos 5
3.7. Gestión Documental 5
3.8. Gestor de Correspondencia 5
3.9. Gestor de Documentos y de Archivo 5
3.10. Gestión de Documentos Electrónicos 5
3.11. Inventario Documental 5
3.12. Metadatos 5
3.13. Programa de Gestión Documental (PGD) 6
3.14. Software Electrónico de Gestión Documental 6
3.15. Tablas de Retención Documental 6
3.16. Tula 6
4. NORMAS Y CONDICIONES GENERALES 6

4.1. Comité de Gestión Documental y de Archivo 6
4.2. Gestión de Documentos 8
4.2.1. Ciclo de Vida en la Gestión de Documentos 8
4.2.2. Principios Documentales 9
4.2.3. Etapas de la Gestión de Documentos 10
4.2.4. Tipos de Fuentes y Repositorios de Información Documental 10
4.2.5. Instrumentos de Apoyo en la Gestión Documental 12
4.2.6. Responsabilidad en la Gestión de Documentos 13
4.2.7. Capacitación en la Gestión Documental 14
4.2.8. Procesos en la Gestión de Documentos 14

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 3 de 23
4.2.9. Programa de Gestión Documental 15

4.2.10. Gestión de Documentos Digitales y Electrónicos 15
4.2.10.1. Características Del Documento Digital o Electrónico: 15
4.2.11. Recibo y Radicación de Correspondencia 16
4.2.12. Despacho de Correspondencia 18
4.2.13. Comunicaciones Oficiales 19
4.3. Función Archivística 21
5. PROCEDIMIENTOS 22
5.1. Recepción y Radicación de Correspondencia (ver enlace adjunto) 22
5.2. Gestión de Documentos por el Aplicativo de SIADOC. (ver enlace adjunto) 22
6. ÁREAS INVOLUCRADAS 22
7. SEGURIDAD 22
8. REGISTROS 22
9. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS 22
10. DOCUMENTOS MARCO LEGAL 22
11. CONTROL DE CAMBIOS 23
12. ANEXOS 23
12.1. Anexo 1 : Formato Acta de Reunión (ver enlace adjunto). 23

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 4 de 23
1. OBJETIVO
Establecer las políticas y procedimientos que se deben seguir al interior de la cooperativa, que
permita gestionar, custodiar, actualizar, suministrar de manera oportuna a las diferentes áreas
de Copservir en la Gestión de los Documentos.
2. ALCANCE
Comprende las directrices básicas para la administración de la documentación que se produce

en cada área y la que ingresa por medio del área de Correspondencia hasta el trámite de
gestión en el archivo.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1. Correspondencia
Se entiende por correspondencia todas las cartas, memorandos, telegramas, télex de carácter
externo, facturas etc., que se produzcan al interior de la cooperativa o que las entidades
externas requieren de un trámite de algún funcionario de la cooperativa.
3.2. Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

Es un instrumento de especial importancia que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida al interior de la Cooperativa; por cuanto en éste se consignan los
documentos que durante su historia institucional ha producido la Cooperativa y en el que se
registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación; a su vez, las
agrupa por las unidades productoras o dependencias, el cual permite que cualquier trabajador
pueda conocer la información.
3.3. Cuadro de Codificación a Nivel Estructural (CCE)

Es un instrumento que permite realizar la codificación documental acorde a la estructura
jerárquica de la cooperativa.
3.4. Estructura Orgánica de Acuerdo a las Tablas de Retención

Es un instrumento de gestión que permite ver con claridad la jerarquía en las diferentes áreas
de Copservir para definir el nivel documental de cada dependencia y así, estructurar las tablas
de retención.
3.5. Expedientes
Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 5 de 23
procedimiento, acumulados por un trabajador, dependencia o unidad administrativa, vinculados

y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad en el orden que fueron
tramitados desde su inicio hasta su resolución definitiva.
3.6. Expedientes Electrónicos

Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo,
cualquiera que sea el tipo de información que contenga.
3.7. Gestión Documental

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la Cooperativa, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación durante su ciclo
vital.
3.8. Gestor de Correspondencia

Función designada a un trabajador de Copservir, quien será responsable de tramitar los
documentos asignados al área donde trabaja para gestión de otro usuario o de él si es el caso,
por medio del módulo de correspondencia del software electrónico de Gestión Documental.
3.9. Gestor de Documentos y de Archivo

Función designada a un trabajador de Copservir, quien será responsable de custodiar,
inventariar, crear los expedientes en el módulo de archivo del software Electrónico de Gestión
Documental
3.10. Gestión de Documentos Electrónicos

Está orientada al control, almacenamiento y gestión de los archivos de oficina. Gestiona
archivos y expedientes electrónicos durante su fase de actividad administrativa y permite su
modificación.
3.11. Inventario Documental

Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y
tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o
nuevos, de cada área de trabajo, además de que serán los únicos que permitan realizar una
Transferencia Primaria, que es la operación de traslado al Archivo de Concentración de los
expedientes, cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica.
3.12. Metadatos
Los metadatos, consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad,
condiciones, história, disponibilidad y otras características de los datos.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 6 de 23
3.13. Programa de Gestión Documental (PGD)

Es el instrumento archivístico que le permite a Copservir Ltda., formular y documentar a corto,
mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de gestión documental.
3.14. Software Electrónico de Gestión Documental

Herramienta adoptada por Copservir Ltda., para realizar el trámite documental de los diversos
tipos de documentos, que se generan o reciben en la Cooperativa, hasta el trámite en el módulo
de Archivo.
3.15. Tablas de Retención Documental

Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, producidos o
recibidos por un área en cumplimiento de sus procesos, a los cuales se les asigna un tiempo de
permanencia en cada archivo.
3.16. Tula
Bolsa que se usa al interior de Copservir para efectuar el envío de correspondencia desde la
sede administrativa hacia los puntos de venta y viceversa.
4. NORMAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. Comité de Gestión Documental y de Archivo
• El Comité de Gestión Documental y de Archivo, tiene como objetivo primordial definir las
políticas y planes de trabajo, para la toma de decisiones en los procesos administrativos,
gestión documental y técnicos de archivo, de conformidad a las normas reglamentarias.
• Los integrantes del Comité de Gestión Documental y de Archivo, serán representados por el
Vicepresidente Administrativo y Financiero, quien solicitará a los diferentes Jefes Inmediatos
de cada área, la vinculación de un integrante de conformidad a lo estipulado en la
normatividad de ley y deberán reunirse como mínimo dos veces por año o en forma
extraordinaria cada vez que las circunstancias lo ameriten; dejando como constancia, un acta
por cada reunión.
• La estructura del Comité de Gestión Documental y de Archivo, deberá estar definida en

conformidad de ley, de la siguiente manera:
₋ Directivo de alto nivel de quien dependa el archivo.

₋ Responsable del Archivo quien actuará como secretario técnico.
₋ Un representante por cada una de las siguientes áreas:

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 7 de 23
∗ Servicios Administrativos.
∗ Tecnología.
∗ Jurídico.
∗ Logística.
∗ Procesos.
∗ Auditoría quien tendrá voz pero no voto.
∗ Talento Humano.
∗ Financiero.
• El Comité de Gestión Documental y de Archivo, tendrá las siguientes funciones:
₋ Aplicar la normatividad de ley archivística.

₋ Aprobar la política de gestión de documentos e información de la Cooperativa, los
instrumentos de apoyo para la aplicabilidad de la gestión documental, la respectiva
publicación y divulgación al interior de la cooperativa de las tablas de retención
documental.
₋ Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la
Cooperativa, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la
información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido
en la normatividad de ley.
₋ Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos.
₋ Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos
contra diferentes riesgos.
₋ Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado y tomar las decisiones que permitan su implementación al
interior de la Cooperativa, respetando siempre los principios archivísticos.
₋ Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la
Cooperativa teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la
gestión documental.
₋ Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y
determinaciones tomadas.
₋ Hacer seguimiento a la aplicabilidad de las tablas de retención documental por cada una
de las áreas.
₋ El Vicepresidente Administrativo y Financiero, podrá asignar funciones adicionales a los
miembros del comité, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la
normatividad de ley en materia de gestión documental y archivo.
• El Vicepresidente Administrativo y Financiero, determinará las responsabilidades de cada

uno de los integrantes acorde a las funciones del comité.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 8 de 23
• El representante de cada área ejercerá la función designada mientras se encuentre vinculado

con la Cooperativa o hasta que se realice un cambio que amerite su irrevocabilidad. En caso
que se presente ausencia de uno de los integrantes, el Vicepresidente Administrativo y
Financiero, deberá solicitar un reemplazo al Jefe Inmediato del área donde se presenta la
ausencia del trabajador.
4.2. Gestión de Documentos
• La Gestión de Documentos de Copservir Ltda., deberá propender por:
₋ Normalizar y racionalizar la documentación desde su producción hasta el destino final.

₋ Manejo integral de la información y documentación que permitan la toma de decisiones y
la preservación de los datos de la Cooperativa.
₋ La evaluación y valoración de los documentos para evitar la acumulación innecesaria de
documentos e información, reducir costos en la producción y conservación de los mismos.
₋ La normalización de las actividades archivísticas en cada una de sus fases.
4.2.1. Ciclo de Vida en la Gestión de Documentos
• En Copservir, se tendrá en cuenta el ciclo de vida en la gestión documental desde que se

crea el documento hasta su disposición final, aplicando criterios acorde a los tiempos
definidos en las tablas de retención que se encuentran establecidas al interior de la
cooperativa. A continuación se observa el ciclo de vida de la Gestión Documental.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 9 de 23
4.2.2. Principios Documentales
• Las diferentes áreas de Copservir en la administración documental deberán regirse en lo

siguientes principios:
₋ Planeación: el Comité de Gestión Documental y de Archivo, deberá definir estándares

para la creación de documentos, los cuales tendrán un análisis legal, funcional y
archivísticos que permitan determinar su utilidad; dicha gestión, será emanada al interior
de la Cooperativa para la producción de documentos.
₋ Eficiencia: en Copservir solo se almacenarán los documentos avalados por el Comité de
Gestión Documental y de Archivo y que se encuentren estipulados en las tablas de
retención documental, los cuales deben permitir el cumplimiento de los objetivos, una
función determinada o los procesos internos.
₋ Economía: el Comité de Gestión Documental y de Archivo, evaluará en sus reuniones los
costos derivados de la gestión de documentos, determinando que tan necesaria es su
aplicabilidad archivística en los diferentes procesos que se llevan a cabo en la
Cooperativa.
₋ Control y Seguimiento: el Gestor de Documentos y de Archivo, deberá realizar control y
seguimiento a la totalidad de documentos que se generan o que se reciben en el
desarrollo propio de las actividades del área a cargo, durante el ciclo de vida de estos.
Siendo posible garantizar que los documentos estén disponibles cuando se requieran o
cuando los trabajadores autorizados requieran consultar o utilizarlos. Con el control y
seguimiento se garantiza que los documentos estarán disponibles a la hora que se
necesiten independientemente en el medio que se haya creado.
₋ Agrupación: el Supervisor de Gestión Documental, deberá garantizar que los
documentos de archivos sean agrupados en clases o categorías (series, subseries y
expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.
Siendo posible esto por medio de capacitaciones a los usuarios responsables del trámite
documental.
₋ Vínculo archivístico: los documentos que tengan relación en un mismo trámite, deberán
conservar el vínculo entre sí. Lo cual el Supervisor de Gestión Documental, implementará
un medio de clasificación de formas descriptivas, metadatos de contexto, una estructura y
contenido; de tal manera que facilite su gestión como agrupación.
₋ Protección del Medio Ambiente: Copservir garantizará que en la producción de
documentos, estos no deberán ser impresos, solo en las condiciones que lo ameriten ya
sean por razones legales o de preservación histórica.
₋ Autoevaluación: el Supervisor de Gestión Documental, deberá evaluar el uso del
Software de Gestión Documental constantemente sobre la gestión de cada una de las
áreas que les corresponda realizar los trámites documentales.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 10 de 23
₋ Coordinación y Acceso: cada una de las áreas deberá actuar de manera coordinada con
el Supervisor de Gestión Documental, en torno al acceso y manejo de la información que
custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo
y el cumplimiento de la misión de los mismos.
₋ Cultura Archivística: cada Vicepresidente, Gerente, Director, Jefe, deberán sensibilizar a
los trabajadores bajo su cargo, respecto a la importancia y valor de la Gestión Documental
y los archivos de la Cooperativa.
₋ Modernización: las actividades de Gestión Documental y de Archivo, deberán estar en
función de las modernas prácticas de tratamiento de documentos, siendo posible por
medio de herramientas tecnológicas y de comunicaciones.
₋ Protección de la Información y los Datos: Copservir garantizará la protección de la
información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.
₋ Procedencia: los documentos producidos o recepcionados en una área no deben
mezclarse con los de otras áreas.
₋ Orden Original: el ordenamiento documental, se debe conservar en todas sus etapas,
desde su producción hasta el archivo, durante su servicio activo.
4.2.3. Etapas de la Gestión de Documentos
• Para tener una correcta Gestión de Documentos, en Copservir cada área deberá tener en
cuenta las siguientes etapas:
₋ Creación: los documentos creados internamente, deberán estar diseñados bajo el

estándar definido por el Comité de Gestión Documental y de Archivo, los cuales en cada
área determinarán la identificación, formato y características. Esto permitirá mantener la
integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en la gestión documental.
₋ Difusión: el Comité de Gestión Documental y de Archivo deberá establecer los requisitos
para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los
documentos.
₋ Administración: el Supervisor de Gestión Documental en Representación de la
Vicepresidencia Administrativa y Financiera administrará todas las operaciones relativas a
los documentos, tanto funcionalmente como en el Software Electrónico de Gestión
Documental.
4.2.4. Tipos de Fuentes y Repositorios de Información Documental
• En la Gestión de Documentos se deberá contemplar las diferentes fuentes y repositorios de

información donde se generan y custodian los diversos tipos de documentos que se
produzcan o que se reciban al interior de la Cooperativa, ya sea, por medio de registro
(análogo o digital) y que se producen en:

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 11 de 23
TIPOS DE FUENTES Y REPOSITORIOS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL

₋ Software de Ventas (POS WEB).
₋ Datafonos.
₋ Sistemas de Información (SIICOP-ERP).
₋ Sistemas de Mensajería Electrónica (Correo electrónico).
₋ Uso de tecnologías en la nube. (Gsuite).
Fuentes de Información
₋ Software de Gestión de Trabajo (Wrike).
₋ Software para Administración de Créditos (Wog).
₋ Software de Automatización de Procesos (Mayasoft).
₋ Y demás fuentes de información que implemente la Cooperativa con el
fin de estandarizar y minimizar sus procesos.
₋ Software Electrónico de Gestión Documental (Siadoc).
₋ Bases de Datos.
Repositorios documental
₋ Disco duro, servidores, medios portables, cintas o medios de video y
y de información
audio (análogo o digital), etc.
₋ Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
• Por medio de los diversos tipos de fuentes de información se produce la documentación de la

siguiente manera:
₋ Software de Ventas (POS WEB): por medio de este software se produce la

documentación pertinente a los movimientos que se generan en el proceso de las ventas
y otras actividades como desembolsos etc.
₋ Datafonos: por medio de esta herramienta se generan los voucher de confirmación de
pagos.
₋ Sistema de Información Siicop y ERP: por medio de estos software se produce, orden
de compra/servicios, entrada de compra/servicio o mercancía, documentos contables,
comprobantes de egresos etc.
₋ Sistemas de Mensajería Electrónica (Correo Empresarial): es la documentación
remitida a través del correo electrónico por entidades externas.
₋ Software de Gestión de Trabajo: por medio de este software se realiza el trabajo
colaborativo al interior de la cooperativa, donde los asociados priorizan tareas, proyectos
para cumplir objetivos específicos. Los formularios que sean soportes de aprobación
acorde a los niveles de aprobación estipulados en la norma GG-01 Niveles de
Aprobación, deberán ser impresos en formato PDF por el usuario responsable del trámite
documental y ser adjuntado al módulo de correspondencia hasta el trámite en el módulo
de archivo del Software Electrónico de Gestión Documental, según lo establecido en las
tablas de retención.
₋ Uso de Tecnología en la Nube: por medio de la nube se realiza trabajo colaborativo
entre las diferentes áreas y los usuarios pueden consultar su información en cualquier
dispositivo.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 12 de 23
₋ Software de Administración de Créditos: por medio de este software se tramitan las

solicitudes de créditos de los asociados.
₋ Software de Automatización de Procesos: por medio de este software se realizan las
diferentes integraciones automáticas entre los procesos.
• La documentación generada en cualquiera de las fuentes de información y que se

encuentren estipuladas en las tablas de retención, deberán ser tramitadas en el Software
Electrónico de Gestión Documental, por ningún motivo, estas fuentes serán repositorios
documentales.
• Para la documentación física que es convertida a medio digital en algunos software al interior
de la Cooperativa, se deberá garantizar que su traslado hacia el software Electrónico de
Gestión Documental, cumpliendo los parámetros establecidos de Ley en la conservación
Documental, es decir, en formato PDF, deberá estar soportado todo archivo digital y
electrónico.
• Por medio de los repositorios se gestionará la documentación de la siguiente manera:
₋ Software Electrónico de Gestión Documental: por medio de este software, se tramita y

archiva la documentación digital y electrónica que se produce o genera en los diferentes
tipos de fuentes de información. Siendo este el único repositorio documental digital y
electrónico, el cual cuenta con dos módulos que le permiten realizar el trámite documental
y archivar la misma acorde a las tablas de retención estipuladas al interior de la
cooperativa.
₋ Bases de Datos, Disco duro, servidores, medios portables, cintas o medios de video
y audio (análogo o digital), etc, Cintas y medios de soporte (back up o
contingencia): son repositorios para guardar información y respaldar en caso de
contingencias, más no son repositorios documentales.
4.2.5. Instrumentos de Apoyo en la Gestión Documental
• En Copservir, aplicarán los siguientes instrumentos que permitan llevar a cabo la correcta
gestión de los documentos, siendo estos:
₋ Estructura Orgánica de Acuerdo a las Tablas de Retención.

₋ Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
₋ Cuadro de Codificación a Nivel Estructural (CCE)
₋ Tablas de Retención Documental (TRD).
₋ Programa de Gestión Documental (PGD).
₋ Inventario Documental.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 13 de 23
₋ Gestión de Documentos Electrónicos.

₋ Administración del Archivo Físico y Electrónicos.
4.2.6. Responsabilidad en la Gestión de Documentos
• Cada Vicepresidente, Gerente, Director o Jefe de Área, designará un trabajador responsable

de su dependencia, quien para el presente documento tendrá el rol de Gestor de
Documentos y de Archivo, donde se encargará de tramitar por el módulo de correspondencia
y en el módulo de archivo la documentación producida o recepcionada del área a cargo,
donde clasificará los documentos acorde a las tablas de retención documental estipuladas
por Copservir y que están definidas para cada uno de los departamentos y de mantener
inventariada la misma.
• El Supervisor de Gestión Documental, será responsable de la actualización anualmente de

los instrumentos de apoyo para la gestión documental y solicitar aprobación de los mismos al
Comité de Gestión Documental y de Archivo; una vez aprobados, deberá realizar la
respectiva publicación y divulgación de los que correspondan, por los medios establecidos
por la Cooperativa.
• Es responsabilidad de cada Gestor de Documentos y de Archivo, la conservación y

preservación de los diversos tipos de documentos que se produzcan y/o recepcionen ya sea
físicos, digitales o electrónicos en su dependencia hasta el destino final, acorde a lo
establecido en el presente manual.
• Para aperturar, crear o definir un expediente físico o electrónico, cada Gestor de Documentos
y de Archivo, deberá tener en cuenta las tablas de retención documental con el fin de
identificar la serie, subserie y tipos de documentos y a lo estipulado en la normatividad
interna de archivo.
• Cada expediente físico o electrónico, contará con una codificación acorde a lo estipulado en
el cuadro de clasificación documental, siendo responsabilidad del Gestor de Documentos y
de Archivo, el asignar el código a cada expediente.
• El Supervisor de Gestión Documental coordinará los diferentes aspectos de disponibilidad y

conservación, que garanticen la correcta gestión de documentos a través de los archivos
definidos para la custodia de los mismos.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 14 de 23
4.2.7. Capacitación en la Gestión Documental
• El Supervisor de Gestión Documental deberá coordinar capacitaciones semestrales o cada

vez que lo determine el Comité de Gestión Documental y de Archivo con los trabajadores a
cargo de la correspondencia y del archivo, siendo estas temáticas en Gestión Documental,
Tablas de Retención, uso del Software Electrónico de Gestión Documental, etc.
• También deberá capacitar a los diferentes usuarios de cada área responsables del trámite
documental, en los temas de archivo de gestión, uso del Software Electrónico de Gestión
Documental (módulos correspondencia y archivo).
4.2.8. Procesos en la Gestión de Documentos
• En Copservir Ltda., en la gestión de documentos en sus diferentes niveles y áreas,

comprende los siguientes procesos:
₋ Planeación: actividades encaminadas a la generación y valoración de los documentos de

la Cooperativa, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro en el software electrónico de Gestión
Documental.
₋ Producción: el Comité de Gestión Documental y de Archivo deberá realizar un estudio a
los documentos en su forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
₋ Gestión y trámite: son las actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un
trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los
asuntos.
₋ Organización: son las operaciones técnicas para declarar el documento en el software
Electrónico de Gestión Documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.
₋ Transferencia: son operaciones adoptadas por Copservir, para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de
generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
₋ Disposición de documentos: los documentos en cualquier etapa del archivo deben
contar con una disposición adecuada, con miras a su conservación temporal, permanente
o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 15 de 23
₋ Preservación a largo plazo: son las acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de
su medio y forma de registro o almacenamiento.
₋ Valoración: es el proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con
el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su
destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
4.2.9. Programa de Gestión Documental
• Copservir, cuenta con un Programa de Gestión Documental (PGD), el cual se encuentra

formulado a corto, mediano y largo plazo y está estipulado en el manual de operaciones
MO-01-MP-GSA-04 Programa de Gestión Documental.
4.2.10. Gestión de Documentos Digitales y Electrónicos
• Para la gestión de Documentos Digitales y Electrónicos en Copservir, estos deberán cumplir

con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad,
disponibilidad y conservación, que garanticen que estos mantienen su valor de evidencia a lo
largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos). Cuando se realice el
trámite utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este
mismo medio.
• Las diversas fuentes de información, al generar la documentación en un formato diferente a

PDF, deberán garantizar que este se encuentre estipulado en las tablas de retención y que
su traslado al módulo de archivo sea en formato PDF cumpliendo con las políticas de
documentos digitales y electrónicos.
4.2.10.1. Características Del Documento Digital o Electrónico:
• Los documentos digitales o electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la

física. Los documentos que se generen y gestionen a través de los sistemas electrónicos en
Copservir, deberán tener como mínimo las siguientes características:
₋ Contenido estable: el contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios

deben estar autorizados conforme a reglas establecidas por el Comité de Gestión
Documental y de Archivo, limitando y controlando los mismos, de forma que al ser
consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere
siempre el mismo resultado.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 16 de 23
₋ Forma documental fija: todos los documentos digitales o electrónicos tramitados en

Copservir, deben garantizar que su contenido permanecerá completo y sin alteraciones, a
lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.
₋ Vínculo archivístico: los documentos digitales o electrónicos deberán están vinculados
entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este
vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el
contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación
documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente).
4.2.11. Recibo y Radicación de Correspondencia
• El recibo de correspondencia se presenta en dos escenarios, interna y externa. La

correspondencia interna se debe a la recepción del envío de documentos desde PDV,
Dirección Zonal y Sedes Principales. La correspondencia externa es aquella que es enviada
por alguna entidad que requiera de trámite de un funcionario de Copservir.
• La correspondencia externa que llega a la sede administrativa, deberá recogerse dos veces
al día (7:30 AM y 2:00 PM) en la portería de la sede administrativa correspondiente, por parte
del Auxiliar de Correspondencia.
• La correspondencia interna deberá ser entregada por los conductores ya sea internos de la
Cooperativa o terceros, Mensajeros de Servicio a Domicilio, Mensajero de Servicios
Administrativos y correo certificado en el área de correspondencia.
• El Auxiliar de Correspondencia al momento de la recepción de la correspondencia externa

deberá:
₋ Validar que toda documentación presenté un destinatario y/o remitente, si no presenta

mínimo estos datos, se abstendrá de dar recibido a satisfacción.
₋ El Auxiliar de Correspondencia se encargará de clasificar y organizar en los casilleros
asignados a cada área la correspondencia recibida; también ingresará en la base de
datos correspondiente la información de fecha, remitente, destinatario, canal por donde
llegó el documento, número de guía y contenido.
• La correspondencia electrónica y/o digital será recepcionada por medio de los siguientes
correos electrónicos:
CORREOS ELECTRÓNICOS PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

SEDE CORREO
Barranquilla ventanillaunicabaq@copservir.com

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 17 de 23
Bogotá ventanillaunicabog@copservir.com
Bucaramanga ventanillaunicabga@copservir.com
Cali ventanillaunicaclo@copservir.com
Externos facturacionelectronica@copservir.com
• El Auxiliar de Correspondencia correspondiente, validará que documentos han sido enviados

por los medios electrónicos establecidos por la Cooperativa con el fin de radicar en el módulo
de correspondencia del software Electrónico de Gestión Documental asignándole la
documentación al respectivo gestor documental. Cuando sean documentos enviados a los
correos electrónicos de ventanilla única, deberá descargar y radicar en dicho software.
• Cada Gerencia, designará un trabajador que se encargará de recoger la correspondencia

física del área como máximo cada quince (15) días hábiles en las sedes correspondientes y
un trabajador para tramitar la correspondencia electrónica por medio del módulo de
correspondencia del software Electrónico de Gestión Documental, una vez esta haya sido
notificada por el medio correspondiente.
• La correspondencia física que sea recepcionada en la ventanilla única de correspondencia y

que venga en sobre sellado, será radicada en la base de datos correspondiente acorde al
asunto y entregada al Gestor de Correspondencia encargado de recoger la correspondencia
del área; dicho sobre, sólo será abierto únicamente por el colaborador a quien está dirigida la
misma. Quien, acorde a las tablas de retención, deberá aplicar las políticas dispuestas en el
manual de operaciones MO-02-MP-GSA-04 Gestión de Archivo.
• Las facturas físicas enviadas a la ventanilla única de correspondencia por los proveedores de
bienes y/o servicios y/o mercancía, el Auxiliar de Correspondencia, las deberá escanear y
radicar por medio del Módulo de Correspondencia del software Electrónico de Gestión
Documental y asignarlas para trámite al Gestor de Correspondencia del área que
corresponda el trámite. Quedando bajo su responsabilidad la custodia del físico.
• Los documentos que sean recepcionados en las áreas, serán escaneados por el trabajador
designado como Gestor de Correspondencia, quien deberá enviar el documento en formato
PDF con el asunto del trámite y a quién va dirigido, al correo electrónico de ventanilla única
respectivo, para que sean radicados por medio del módulo de correspondencia del software
Electrónico de Gestión Documental y asignados para trámite del Gestor de Correspondencia
del área.
• La correspondencia física se maneja en un casillero de entrada y salida con un espacio para

cada área y sección.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 18 de 23
• El Auxiliar de Correspondencia, notificará la relación de la documentación radicada y la que

esté pendiente de trámite o recogida, por medio de correo electrónico al trabajador
encargado de recoger la correspondencia física y por medio del módulo de correspondencia
del software Electrónico de Gestión Documental al Gestor de Correspondencia del área.
• La recepción y entrega de la correspondencia se realizará acorde a lo establecido en el

procedimiento 5.1 Recepción y Radicación de Correspondencia de el presente manual.
4.2.12. Despacho de Correspondencia
• Por medio del área de correspondencia solo se realizará el despacho de documentos que
requieran trámite de otras áreas, sedes, proveedores y entidades, previa validación del
contenido sin abrir su empaque por parte del Auxiliar de Correspondencia.
• El Auxiliar Correspondencia será el encargado del despacho de la correspondencia con

destino a puntos de venta, sedes administrativas y proveedores u otras entidades.
• La correspondencia que se despache de la sede administrativa hacia los puntos de venta, se

organizará en la respectiva tula del punto de venta.
• Será responsabilidad de cada área que la correspondencia vaya bien dirigida a su destino.
• No se manejará envíos, ni recepción de correspondencias personales o de dinero.
• La correspondencia con destino a los puntos de venta a cargo de la sede administrativa, se

despachará por medio de los furgones de la Cooperativa o de terceros, teniendo en cuenta
los itinerarios de despacho del Cedí correspondiente. En caso de correspondencia urgente y
que no coincida con las rutas de despacho, deberá enviarse por correo certificado previa
autorización del Jefe Inmediato del área.
• El envío de la correspondencia a las demás sedes administrativas, proveedores o entidades,

se realizará el mismo día de la recepción o el día siguiente hábil, por medio de mensajería
certificada. Se realizará la recepción hasta una hora antes que la empresa de transporte
preste el servicio de recogida, después de la recogida por parte de la transportadora, la
documentación recepcionada quedará para el día siguiente hábil.
• El área de correspondencia ejercerá sus labores de recepción y despacho de

correspondencia dentro de los horarios establecidos por la Cooperativa.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 19 de 23
4.2.13. Comunicaciones Oficiales
• Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

legalmente en Copservir, independientemente del medio utilizado.
• Las comunicaciones oficiales en general se clasifican en Externa e Interna:
₋ Comunicación oficial externa: se produce entre Copservir y otras entidades o

particulares y se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la Cooperativa en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente.
₋ Comunicación oficial interna: son todos aquellos comunicados que se generan al
interior de la Cooperativa en función de sus actividades; siendo estos, memorandos,
cartas, actas, etc.
• El Auxiliar de Correspondencia recibirá los sobres que lleguen sellados y sin abrir, procederá
a verificar la competencia, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las
remite, dirección donde se debe enviar respuesta y asunto correspondiente, luego radicará y
registrará estas comunicaciones en la base de datos, clasificándolos de acuerdo con los
siguientes grupos:
₋ Folletos, revistas y publicaciones.

₋ Las comunicaciones oficiales que estén dirigidas a nombre de Copservir Ltda., que se
refiera a los asuntos propios de la cooperativa.
• Las comunicaciones oficiales podrán ser recepcionadas o enviadas físicas o por medio de
correo electrónico y que se refieran a temas exclusivos a los asuntos propios de la
cooperativa.
• Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable de su

contenido, se considerará anónima y deberá ser recibida por el Auxiliar de Correspondencia
sin radicar y será custodiada hasta que se presente un responsable, pasado tres (3) días
hábiles después de la recepción, el Auxiliar de Correspondencia deberá abrir el sobre o
empaque si lo tiene y verificar a quién va dirigida la comunicación para su respectivo trámite.
• En el radicado de los comunicados recibidos o producidos, deberá quedar constancia de la

fecha y hora del recibo o envío, con el propósito de cumplir con los términos de vencimiento
establecidos por la ley. Los términos se aplicarán a partir del día siguiente de la radicación.
• El área de correspondencia, manejará la numeración 0001 ascendente hasta la última

radicación anual y se iniciará una nueva numeración al comenzar el siguiente año.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 20 de 23
• La distribución de la correspondencia externa una vez registradas las comunicaciones en la

base de datos, se clasifican y seleccionan por área de destino.
• Los comunicados que sean dirigidos a trabajadores y/o áreas diferentes a las de Copservir,
deberán conservar original y copia como se detalla a continuación:
₋ Original: con membrete de Copservir para el destinatario.

₋ Primera copia: para conservarse en el Archivo de Gestión del área productora en la Serie
Documental. Esta debe quedar firmada en idéntica forma que el original; se le deja copia
de los anexos enviados.
• El despacho de las comunicaciones oficiales producidas en cada una de las áreas de

Copservir, estará centralizada en el área de correspondencia de cada sede. Se entiende por
correspondencia todas las cartas, memorandos, las formas estadísticas, circulares, actas,
solicitudes, comunicaciones internas, licitaciones, cotizaciones, facturas, comprobantes y
demás documentos contables, los informes periódicos rutinarios sobre resultados de labores
etc.
• Los comunicados internos de Copservir, deberán conservar normas acorde a lo establecido

en la NTC, en cuanto a: presentación de los documentos; modelo, estilo, calidad del papel,
cantidad de copias, firmas autorizadas, tipos de sobres, formas y horarios de despachos.
• Para la elaboración de actas administrativas se debe tener en cuenta lo siguiente:
₋ Las actas son documentos en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una
reunión y que corresponden a reuniones de consejo, comités, reuniones de trabajo y
juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la Cooperativa.
Para la elaboración de acta se debe tener en cuenta el siguiente esquema:
₋ Razón Social: Copservir Ltda.

₋ Título: nombre de la reunión y su naturaleza.
₋ Denominación del documento y número: después del título se ubica la palabra ACTA y el
número consecutivo.
₋ Fecha: formato (día, mes, año). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la
reunión.
₋ Hora: se tiene en cuenta el inicio y finalización de la reunión.
₋ Lugar: se escribe el sitio de reunión.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 21 de 23
₋ Asistentes: se escribe la relación de los nombres de los asistentes en mayúscula inicial,

el cargo que desempeña cada uno en la reunión y se separa del nombre con coma (,),
se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en
orden alfabético por apellidos.
Nota: en comités internos, en los que el cargo en la cooperativa cuenta para la reunión, el
orden alfabético se aplica por dependencias. Cuando varias personas tienen la misma
denominación de cargo dentro de la reunión, se podrá enunciar con un subtítulo común.
₋ Invitados: en caso que se cuente con ellos, los nombres se escriben con mayúscula
inicial en orden consecutivo del apellido.
₋ Ausentes: se escribe el nombre con mayúscula inicial, en orden consecutivo al apellido y
se indica si la ausencia es justificada o no.
₋ Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial,
identificándose con número arábigos cada punto.
₋ Desarrollo: es la descripción de los temas tratados en la reunión, debe contener los
nombres de quienes participan en la discusión de los mismos.
₋ Conclusiones: se escribe el acuerdo al que llegaron los participantes al finalizar la
discusión de cada punto del temario. Algunas veces las conclusiones van integradas a
cada punto del desarrollo.
₋ Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar
en que se realizará.
₋ Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables, el cargo y el
espacio de cuatro a seis renglones para firmar. Las firmas deben aparecer en la página
donde finaliza el texto, aplica si la reunión es presencial o si se requiere de las firmas
digitales.
₋ Aspectos generales: se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero
no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren. Cuando sea necesario
mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.
Cuando haya lugar a votaciones se indica el número de votos emitidos a favor, en contra
y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres
completos de las personas nombradas. (Ver anexo 1. Formato de Acta).
4.3. Función Archivística
• La función archivística de Copservir estará estructurada de la siguiente manera acorde al

manual de operaciones MO-02-MP-GSA-04 Gestión del Archivo:
₋ Archivo de Gestión.
₋ Archivo Central.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 22 de 23
₋ Archivo Histórico.
₋ Tablas de Retención Documental.
5. PROCEDIMIENTOS
5.1. Recepción y Radicación de Correspondencia (ver enlace adjunto)

5.2. Gestión de Documentos por el Aplicativo de SIADOC. (ver enlace adjunto)
6. ÁREAS INVOLUCRADAS
• Vicepresidencia Administrativa y Financiera, Comité de Gestión Documental y de Archivo.
7. SEGURIDAD
Todos los trabajadores de la Cooperativa, tienen acceso a la consulta del presente manual.
8. REGISTROS
• No aplica.
9. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS
• GG-01 Niveles de Aprobación

• MO-01-MP-GSA-04 Programa de Gestión Documental
• MO-02-MP-GSA-04 Gestión de Archivo
10. DOCUMENTOS MARCO LEGAL
• Ley 594 de 2000: por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
• Decreto 2609 DE 2012: por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
• Acuerdo 006 de 2014: por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título
XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

Área de Procesos

CÓDIGO: MP-GSA-04
VERSIÓN: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
PÁGINA 23 de 23
• Acuerdo 008 de 2014: por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía
y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en
desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000.
• NTC 4095 de 1997, expedida por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas de
Certificación -ICONTEC.
• Resolución 2015400002925 DE 25 de marzo de 2015: por la cual se establecen las
directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir
los vigilados por la Superintendencia de La Economía Solidaria.
• Decreto 2578 DE 2012: por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se
establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado, en el
Capítulo II Archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, Artículo 26.
Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado.
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN VERSIÓN
(DD-MM-AAAA)
12 - 07 - 2021 Versión Inicial 01
12. ANEXOS
12.1. Anexo 1 : Formato Acta de Reunión (ver enlace adjunto).

Área de Procesos


Manual de Normas Copservir PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Normas Copservir PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CÓDIGO: MP-GSA-04

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

4. NORMAS Y CONDICIONES GENERALES 6

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

4.2.9. Programa de Gestión Documental 15

9. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS 22

10. DOCUMENTOS MARCO LEGAL 22

11. CONTROL DE CAMBIOS 23

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

Comprende las directrices básicas para la administración de la documentación que se produce

3.2. Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

3.3. Cuadro de Codificación a Nivel Estructural (CCE)

3.4. Estructura Orgánica de Acuerdo a las Tablas de Retención

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

procedimiento, acumulados por un trabajador, dependencia o unidad administrativa, vinculados

3.6. Expedientes Electrónicos

3.7. Gestión Documental

3.8. Gestor de Correspondencia

3.9. Gestor de Documentos y de Archivo

3.10. Gestión de Documentos Electrónicos

3.11. Inventario Documental

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

3.13. Programa de Gestión Documental (PGD)

3.14. Software Electrónico de Gestión Documental

3.15. Tablas de Retención Documental

4. NORMAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1. Comité de Gestión Documental y de Archivo

• La estructura del Comité de Gestión Documental y de Archivo, deberá estar definida en

₋ Directivo de alto nivel de quien dependa el archivo.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

• El Comité de Gestión Documental y de Archivo, tendrá las siguientes funciones:

₋ Aplicar la normatividad de ley archivística.

• El Vicepresidente Administrativo y Financiero, determinará las responsabilidades de cada

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

• El representante de cada área ejercerá la función designada mientras se encuentre vinculado

4.2. Gestión de Documentos

• La Gestión de Documentos de Copservir Ltda., deberá propender por:

₋ Normalizar y racionalizar la documentación desde su producción hasta el destino final.

4.2.1. Ciclo de Vida en la Gestión de Documentos

• En Copservir, se tendrá en cuenta el ciclo de vida en la gestión documental desde que se

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal

4.2.2. Principios Documentales

• Las diferentes áreas de Copservir en la administración documental deberán regirse en lo

₋ Planeación: el Comité de Gestión Documental y de Archivo, deberá definir estándares

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Janeth Pinto R. – Vicepresidente Administrativo y Financiero

Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoría y Procesos Representante Legal