PE-DE-RD-F01

FECHA VERSIÓN
FORMATO REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
01/03/2018 2

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RECURSOS
No INFORMACIÓN A REVISAR OBSERVACIONES ACCIONES A TOMAR
NECESARIOS

Para proceder a la revisión Actualizar el procedimiento PA-GA-GD- Manual de

documental se toma como 01 elaboración y control de documentos procesos y
referencia el contenido del y registros del sistema de gestión de procedimientos.
procedimiento calidad.
Profesional de
ELABORACION Y CONTROL DE Seguir el procedimiento establecido para apoyo SGC
DOCUMENTOS Y REGISTROS actualización crear o modificar: procesos,
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE procedimientos, documentos y formatos: Responsables
del proceso
CALIDAD; se evidencia diferentes
1. Identificar necesidades
acciones de mejora que son
necesarias aplicar: 2. Recolectar la información
Manual de Proceso y
1. 3. Elaborar el documento o formato
Procedimientos
ACTUALIZACIÓN 4. Revisar el documento / formato
5. Aprobar el documento / formato
Documental, según la guía técnica
colombiana GTC 185
Actualización de procesos y
procedimientos
Creación de procesos y
procedimientos

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alcaldia@chinacota-nortedesantander.gov.co, sec.general@chinacota-nortedesantander.gov.co
www.chinacota-nortedesantander.gov.co, Código Postal 541070
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1. Todos los formatos, Actualizar el procedimiento

documentos, etc. Establecidos ELABORACION Y CONTROL DE
en la entidad de Alcaldía DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL
Municipal de Chinácota no SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
cumplen con el formato de
En los siguientes puntos:
encabezado establecido:
1. Aplicar al documento según lo
establece la GTC 185.
2. Modificar encabezado:
Equipo Mipg.
Especificando; macroproceso,
MACROPROCESO DE SOPORTE
proceso y procedimiento especifico Profesional de
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
de cada documento. apoyo calidad
PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y
2. La codificación de documentos, CONTROL DE DOCUMENTOS Y
en seguimiento realizado REGISTROS DEL SISTEMA DE
presenta diferencias con la GESTIÓN DE CALIDAD
nomenclatura establecida.
- De ser aprobados los cambios en el
mismo modificar fecha de
conformidad y versión

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3. Anexar en el punto 5.1 los estándares Equipo Mipg.

de la norma NTC 185
Profesional de
5.1 DEFINIR EL FORMATO: apoyo calidad

5.1.1 Estructura del formato

5.1.2 Tipo de formato

Se Anexa proceso Gestión de

Comunicaciones (GC) y las letras que
corresponden al proceso

Modificación a las letras del proceso

Gestión de seguridad, orden público y
convivencia (GO)

Anexar: Control de cambios

4. no se evidencia el control de Cada procedimiento debe contener el
cambios cuadro control de cambios después de la
primera versión.

Creación del proceso Gestión de 1. Se adopta el plan de comunicaciones Manual de

Manual de Proceso y
2. Comunicaciones dentro del proyectado por el doctor Ruber Morales procesos y
Procedimientos
Macroproceso estratégico Garrote. procedimientos.

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ME-GC-PC-01 PLAN DE Profesional de

COMUNICACIONES apoyo SGC
2. Se crea el procedimiento Recepción y Responsables
Distribución Interna de documentos. del proceso
ME-GC-RD-02 RECEPCION Y Equipo Mipg.
DISTRIBUCIÓN INTERNA DE
DOCUMENTO
3. Se crea el procedimiento Distribución
Externa de Documentos
ME-GC-DE-03 DISTRIBUIÓN EXTERNA
DE DOCUMENTOS
4. Se crea el procedimiento Elaboración
de Respuestas a Solicitudes Internas
o Externas
ME-GC-ER-04 ELABORACIÓN DE
RESPUESTAS A SOLICITUDES
INTERNAS O EXTERNAS
5. Se crea la carpeta de registro, donde
se encuentran modificados y
actualizados los tipos de formatos
usados para comunicaciones internas
o externas de la entidad. Según el
plan de comunicaciones proyectado

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por el doctor Ruber Morales se crea el

formato ME-GC-CI-F02 Memorando.

Profesional de
apoyo SGC
Creación del proceso Gestión de Anexa proceso Gestión de Calidad (GQ) Responsables
Manual de Proceso y
3. calidad dentro del Macroproceso y las letras que corresponden al proceso del proceso
Procedimientos
estratégico
Equipo Mipg.

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PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES

Fecha Cumplida?
Compromisos Responsable
límite SI NO

Realizar las modificaciones a los formatos, manteniendo el cuadro de

Profesional de apoyo SGC 30-07-2021 X
firmas.

Compartir las acciones de mejora al SGC con el doctor Ruber Morales, 06-08-
Profesional de apoyo SGC X
solicitando su concepto y firma de revisión. 2021

Revisar el procedimiento Gestión de Comunicación Creado. Asesor Externo

Doc. Ruber Morales Garrote

Socializar las acciones de mejora a jefes de despacho dando inicio a la Profesional de apoyo SGC
implementación de los cambios.
Comité Mipg

PENDIENTES PRÓXIMA REVISIÓN:

Verificación de la socialización e implementación del nuevo proceso

Firma: RAQUEL CONSTANZA GARAVITO PEREZ

Profesional de apoyo SGC

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