SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD VERSIÓN 01

NCh 2728:2015 03-01-2020

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS PÁGINA 1 DE 7

1.- Control de Cambios

2.- Objetivo

3.- Alcance

4.- Responsabilidades

5.- Definiciones

6.- Referencias

7.- Registros

8.- Descripción del Procedimiento

9.- Anexos

Aprobó:
Preparó: Revisó: Directora OTEC
Representante de Gerencia Directora OTEC Fecha de Aprobación:
03-01-2020
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1.- Control de Cambios

Versión Fecha Modificaciones

1 03-01-2020 Inicial

2.- Objetivo
Este procedimiento tiene como objetivo establecer la metodología para la Solicitud,
Elaboración, Revisión, Aprobación, Formato y control tanto de los Documentos del
Sistema de Gestión de Calidad como de los Registros que proporcionan evidencia objetiva
de cumplimiento.

3.- Alcance
Este procedimiento se aplica al control de los procedimientos, manuales, documentos
externos, registros, instructivos, descripciones de cargo entre otros.

4.- Responsabilidades
Directora Otec: Es responsable o quien el designe de la aprobación de los documentos
del Sistema de Gestión de Calidad.

Representante de Gerencia: Es responsable de:

 Elaborar los documentos requeridos, Siguiendo la estructura presentada en este

procedimiento.
 Mantener el Listado maestro de documentos y registros actualizado.
 Mantener la copia de la documentación para ser presentada en auditoría externa o en
otra instancia que se requiera.
 Efectuar la difusión interna de los documentos.
 Resguardar la documentación obsoleta (archivo electrónico).
 Efectuar la revisión periódica de los documentos.
 Efectuar la revisión periódica de los documentos externos.
 Asegurar el respaldo de documentación electrónica.

Aprobó:
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Representante de Gerencia Directora OTEC Fecha de Aprobación:
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5.- Definiciones.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

Documento: Información y su medio de soporte incluye políticas, procedimientos,

instructivos, manual de calidad, descripciones de cargo.

Política: Es un conjunto superior de normas o procedimientos establecidos por la

dirección de la empresa para regular diferentes aspectos del funcionamiento de la misma.

Manual de Calidad: Es un documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de

una organización

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instructivo: Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas específicas.  

Descripción de Cargo: Documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del
cargo, así como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto.

Documentos externos: Todas aquellas normativas necesarias para la realización del

servicio; y aquellas que contienen las leyes y disposiciones que regulan la forma de operar
de la empresa.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

6.- Referencias
NCh 2728:2015: pto 4.2.3, control de documentos.

NCh 2728:2015: pto 4.2.4, control de registros.

7.- Registros
Listado Maestro de Documentos y Registros.

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8.- Descripción del Procedimiento

Creación de documentos
Los documentos del SGC son elaborados utilizado un procesador de textos y se identifican
mediante un nombre único para cada documento.

Una vez creado un documento debe ser ingresado al Listado Maestro de Documentos y
Registros.

Aprobación de los Documentos.

Los documentos del SGC serán revisados y aprobados de acuerdo al Siguiente cuadro:

RESPONSABILIDAD DE RESPONSABILIDAD DE
DOCUMENTO
REVISIÓN APROBACIÓN

Manual Directora Otec Directora Otec

Procedimientos Directora Otec Directora Otec

Descripciones de cargo Directora Otec Directora Otec

Políticas de Empresa Directora Otec Directora Otec

Los documentos aprobados y controlados del SGC serán los que se mantengan en la nube
virtual (Dropbox) del SGC.

Se podrán mantener para los procesos de auditoría copias Física, las que no serán
documentos controlados.

Revisión de los documentos

Los documentos del SGC son revisados anualmente por el Representante de Gerencia,
para asegurar su adecuación, si existen cambios, estos serán revisados y aprobados de
acuerdo a lo indicado en el cuadro anterior, la revisión de los documentos debe ser
siempre previo a la auditoría interna.

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Identificación de los cambios.

Para identificar los cambios cada Documento del SGC (procedimiento, instructivo, manual
o descriptor) tiene un cuadro de control de control de cambios.

En este cuadro se indican los cambios realizados al documento con su nueva revisión y
fecha de aprobación.

Se deben cambiar la nueva revisión y fecha de aprobación en el encabezado del

procedimiento y en el Listado Maestro de Documentos y Registros.

Disponibilidad de los Documentos

Los documentos se mantienen en nube virtual disponible para todo el personal.

Una vez que se genere un nuevo documento o una nueva revisión, será comunicado a
través de correo electrónico, para que sea de conocimiento de todo el personal.

Documentos Externos.
Los documentos externos son identificados en el Listado Maestro de Documentos y
Registros.

Se revisa su validez al momento de revisar la adecuación de los documentos anualmente.

Estos se mantendrán en la nube virtual disponibles para todo el personal.

Documentos Obsoletos.
Los documentos que sean obsoletos serán eliminados del sistema documental, para
cualquier consulta debe revisar el historial de cambios de la última versión.

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Control de los Registros.

Identificación de los registros.

Los registros del SGC son identificados a través del nombre de registro.

Una vez creado un registro se deberá incluir al Listado Maestro de Documentos y

Registros.

Almacenamiento:
El almacenamiento indica el lugar físico o digital donde se mantiene el registro. Este será
indicado en el Listado Maestro de Documentos y Registros.

Protección:
La protección indica cómo se protegen los registros ya sean físico o digitales, la, protección
puede ser mediante una nube virtual o archivo con clave o llave.

Los registros mantenidos en medios digitales son guardados en carpeta digital la cual es
constantemente respaldada en la nube donde se alojan los documentos y registros.

Los registros físicos son almacenados en archivos debidamente identificados y protegidos

de condiciones ambientales que puedan afectar su integridad.

Recuperación:
La recuperación indica el cargo, área autorizada para el uso del registro, es a este cargo al
que se le puede solicitar de manera rápida el registro, también puede ser la ruta digital
para llegar al registro. Esto será indicado en el Listado Maestro de Documentos y
Registros.

Tiempo de Retención:
El tiempo de retención indica el periodo de tiempo que se mantendrá un registro. Esto se
indica en el Listado Maestro de Documentos y Registros. Para los registros del sistema de
gestión de calidad se establecen 3 años de retención.

Disposición Final:

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Indica que se hace con el registro una vez cumplido el tiempo de retención. Esto se indica
en el Listado Maestro de Documentos y Registros.

9.- Anexos
Encabezado de los documentos.

VERSIÓN 0
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FECHA DE
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APROBACIÓN
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
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