Manual de Procedimientos

Twang México S. de R.L.

Código: PR-CAL-01 CONTROL DE Área
DOCUMENTOS Y Fecha: 01/04/ 2009
: Calidad
Revisión : 01 DATOS
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1. Propósito y Alcance

1.1 Propósito

Establecer el sistema de control, implementación y difusión de los documentos

establecidos para asegurar que se encuentren en los lugares apropiados, y su
actualización sea permanente en sus cambios y/o modificaciones asegurando tener los
documentos vigentes

1.2 Alcance

El presente procedimiento deberá aplicarse a todos los documentos internos como

externos del Sistema de Administración de la Calidad, así como aquellos que la
organización requiera mantener bajo este control.

2. Responsables del Control de Documentos

Tendrá como responsabilidad asignar la clave a los documentos emitidos, llevar el control
de los mismos, publicar los documentos vigentes en la red interna, distribuir documentos
impresos emitidos y/o las modificaciones que se presenten, así como reunir y distribuir los
documentos que sufrieron cambios y/o modificaciones y mantener los documentos
originales del sistema de administración de la calidad.

Usuarios:
Es responsabilidad del personal la elaboración de documentos de acuerdo a sus
necesidades, así como modificarlos según se requiera.

Gerentes, Jefes de Áreas:

Son responsables de que el personal a su cargo conozca, entienda y aplique lo

establecido en los documentos implementados.
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3. Procedimiento

3.1 Para la codificación de documentos se considerarán los siguientes criterios para

determinar el código de los documentos:

3.1.1. El código del documento se formara de la siguiente manera.

XX – YYY – ZZ
Donde:
XX corresponde al tipo de documento.
YYY corresponde al departamento donde aplica.
ZZ corresponde al número de documento consecutivo del
departamento.
3.1.2. Para los tipos de documentos se tiene la siguiente nomenclatura:
Manual MA
Procedimiento PR
Instrucción de Trabajo IT
Programa PG
Catálogo CA
Formato FO
Registro RE
Descripción de Puesto DP
Hojas de aseguramiento de Calidad HAC
Hojas de operaciones HO

3.1.3 En cuanto a los departamentos tenemos:

Administración ADM
Producción PRO
Mantenimiento MTO
Laboratorio LAB
Calidad CAL
Almacén AL

Seguridad e Higiene SEGH

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Logística LOG

3.2 La distribución de documentos, serán en forma impresa, con una versión digital
para su administración y actualizaciones basadas en el principio de mejora continua.

3.2.1 La forma impresa tienen las siguientes opciones:

3.2.2 Si es un documento con la naturaleza de documento controlado, estos

documentos se registrará su distribución en la Lista de Registro de Documentos
FO-CAL-01 y el documento tendrá la impresión de “DOCUMENTO
CONTROLADO”.

3.2.3 En el caso de ser un documento de naturaleza no controlado, no se registrará su

distribución y únicamente el documento tendrá un sello de “DOCUMENTO NO
CONTROLADO”.
3.3 Los documentos que se integran al programa de calidad deben elaborarse con la
participación de las personas responsables de las áreas, departamentos o secciones
de la empresa, que tengan una relación directa con el tema tratado en el documento.
3.4 Todos los documentos establecidos e implementados deben ser aprobados, por el jefe
de departamento junto con el departamento de calidad y adecuarlos antes de su
emisión.
3.5 El departamento de calidad es responsable de distribuir los documentos a todas alas
áreas de la empresa, copias en papel o por medios electrónicos. Además de llevar un
registro actualizado FO-CAL-02.
3.6 Es responsabilidad del usuario de esos procedimientos e instructivos, asegurarse de
que se cuente con la ultima revisión de esos documentos, y que los documentos
obsoletos sean retirados de sus áreas.
3.7 La responsabilidad de hacer las revisiones, actualizaciones, y de re-aprobarlos, a los
documentos o procedimientos e instructivos, es del departamento de control de
calidad, quien tendrá una impresión original, de todos los documentos vigentes y de
salvaguardar los documentos controlados a su cargo.
3.7.1 La revisión de los documentos debe de constar, que el documento sea claro
legible y comprensible, ser identificado con una clave que los singularice,
contener el numero de revisión que les corresponda, contener las fechas de
emisión y cancelación, tener las hojas numeradas en forma consecutivas, tener
las firmas de revisión de Aseguramiento de la Calidad, así como la leyenda
documento controlado, mantener un registro de la revisiones realizadas FO-CAL-
03.
3.7.2 Se conserva actualizando un registro de la distribución de las copias del
documento original, con el objeto de que dichas copias se actualicen en caso de
modificación de cualquier parte de su contenido. Cuando haya modificaciones de
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cualquier documento del programa de calidad, la edición original anterior se
conservara como referencia y se marcara con la leyenda cancelado.
3.7.3 Las copias anteriores a la modificación del documento deben ser remplazadas por
nuevas, conforme al registro de control de dicho documento, recabando
constancia de su remplazo en el mismo registro de control y recogiendo las copias
anteriores para su destrucción.

3.8 Para realizar un cambio o modificaciones, el usuario o cualquier otra persona, debe de
llenar en el formato FO-CAL-04 registrado en este sistema de control de documentos,
donde se especifica el nombre del documento, su numero de revisión vigente y el
numero de hoja de referencia que contiene el párrafo que va a ser modificado.
3.9 Los documentos obsoletos se destruirán los que existan en forma impresa y únicamente
se mantendrán guardados en formatos digitales y guardados en CD por periodo de seis
meses a partir de que fueron considerados obsoletos, los que se encuentren en la red.
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4. Referencias

Código Titulo Tipo de Documento

PR-CAL-01 Lista de Documentos Controlado

5. Definiciones y Terminología

Termino Definición

Documento Controlado Un documento controlado es todo aquel que se

controla su distribución y revisiones.
Un documento no controlado es todo aquel al que no
Documento No Controlado
se le controla su distribución y revisiones.