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Diseño e Implementación de un sistema para el manejo de inventarios en GSA Ingeniería

Barranquilla.

Carlos Peralta, Olga L. Urrea, Richard Bohórquez.

Facultad de Ingenieria, Corporación Universitaria Americana

Ing. Álvaro Mercado

12 de Mayo de 2022
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Contenido

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................................................3

1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA..........................................................................................3
1.2. PREGUNTA PROBLEMA...........................................................................................................4
1.3. OBJETIVOS...................................................................................................................................4
1.3.1. OBJETIVO GENERAL............................................................................................................4
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................................4
1.4. JUSTIFICACIÓN..........................................................................................................................5
2. MARCO DE REFERENCIA............................................................................................................7
2.1. ANTECEDENTES.........................................................................................................................7
3. MARCO TEÓRICO..........................................................................................................................8
4. MARCO CONCEPTUAL...............................................................................................................27
5. DISEÑO METODOLÓGICO.........................................................................................................30
5.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN......................................................................................................30
5.2. FUENTES DE INVESTIGACIÓN.............................................................................................30
5.3. UNIVERSO Y MUESTRA..........................................................................................................31
5.4. PROCEDIMIENTO.....................................................................................................................31
5.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (DIAGRAMA DE GANTT) - TIEMPO....................32
6. BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................................................32
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Diseño e Implementación de un sistema para el manejo de inventarios en GSA

Ingeniería Barranquilla.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La alta demanda en el sector de ingeniería civil ha hecho que la empresa GSA INGENIERIA

SAS ubicada en la ciudad de Barranquilla tenga que comenzar a planificar la implementación de

un sistema de inventarios ya que se presentan trabajos donde toca tener productos e insumos en

stock para poder atender los proyectos que se deban ejecutar de acuerdo a los tiempos pactados

con el cliente, es por eso que se debe realizar un análisis a profundidad de cuáles son los

productos e insumos que más tienen demandas para poder tener una relación directa con los

proveedores para poder surtir los inventarios de la organización.

Actualmente existe mucha competencia en el sector de obra civil es por eso que la empresa

que tenga un buen sistema de manejo de inventarios que tenga los productos e insumos de

acuerdo a la necesidad, será privilegiada para ganar licitaciones y trabajos ya que esto hará que

muchas empresas se fijen en eso y elijan por contar con los productos e insumos en los tiempos

solicitados.

Los proveedores son el punto de partida más importante en esta organización del sistema de

manejo de inventarios, ellos son quienes proveen los productos e insumos solicitados por la

organización, es por eso que se deben contemplar planes de contingencia ante amenazas ya sean

de origen social, natural o público para que los insumos puedan llegar al destinario final sin

ninguna clase de retrasos.

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1.2. PREGUNTA PROBLEMA

¿Cómo afecto a la empresa GSA INGENIERIA SAS el no tener un stock de productos e

insumos para la ejecución de proyectos de obra civil en la ciudad de Barranquilla durante el

año 2021?

1.3. OBJETIVOS

1.3.1. OBJETIVO GENERAL

 Diseñar e implementar un sistema para el manejo de inventarios de stock de productos e

insumos para la ejecución de proyectos de obra civil en la ciudad de Barranquilla durante

el año 2021.

1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Revisar la planificación de los comerciales para saber cuántos proyectos de obra civil de

la ciudad de Barranquilla han cotizado durante el año 2021.

 Observar cuanto fue el inventario de stock de productos e insumos que hubo para la

ejecución de proyectos de obra civil en la ciudad de Barranquilla durante el año 2021.

 Analizar las órdenes de compra de los proyectos de obra civil vendidos en lo transcurrido

del año 2022, para saber cuántos productos e insumos se deben solicitar para el stock de

proyectos de obra civil de la ciudad de barranquilla del año 2021.

 Analizar las cifras de consumo de productos e insumos en los proyectos de obra civil de

la ciudad de Barranquilla ejecutados durante el año 2021.

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1.4. JUSTIFICACIÓN

Actualmente tener un inventario es de vital importancia ya que facilita que la operación pueda

contar con productos e insumos necesarios para atender las necesidades y lograr la satisfacción

del cliente. De acuerdo a la alta demanda que tiene el sector de la construcción de proyectos de

obra civil, siempre las organizaciones deben tener organizado un stock de productos e insumos

para poder atender los proyectos u órdenes de servicios que vendan desde el área comercial y

lograr cubrir la necesidad del consumidor final.

Por eso muchas empresas actualmente le están invirtiendo a tener un mejor control de sus

inventarios con el objetivo de poder satisfacer las necesidades cuando tengan altas demandas o

en momento cuando los proveedores no logren una entrega a tiempo en el proceso de fabricación

y entrega de productos e insumos y también de evitar tener un exceso de productos e insumos

que no sean necesarios en dicho momento.

Las relaciones con los proveedores juegan un papel muy importante a la hora de las entregas

de productos e insumos para abastecer los stocks de las organizaciones y están puedan seguir

trabajando de una manera sistemática y constante para evitar que se pare la operación y no se vea

afectado los trabajos por retrasos por no tener los insumos en el momento que se necesiten.

Con base a lo anterior se pretende realizar un análisis cuantificado del stock de inventarios de

productos e insumos con el objetivo de promediar cuanto fue que se tuvo de insumos durante lo

transcurrido en el año anterior para los proyectos de obra civil de la ciudad de Barranquilla y

poder determinar cuánto va a ser la media de insumos que deben siempre tener almacenada en su

stock para evitar no tener que salir a comprar insumos, materiales más costosos, para evitar

perder el cliente, retrasar el trabajo y no afectar los trabajos continuos a la operación.

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Las reuniones de proyecciones con los comerciales son fundamentales ya que estas buscan

mostrar cuantas cotizaciones han generado y que proyectos han logrado vender para cuantificar

las cantidades a solicitar en tiempos para evitar retrasos a la hora de ejecutar los trabajos, y la

organización informe cómo va la fabricación de dichos productos e insumos con el fin de poder

informar a tiempo a los proyectos de obra civil si algún producto va a presentar retraso por temas

de alta demanda en la fabricación o demoras en el proceso de entrega.

Los informes de gestión son un pilar fundamental para alimentar los análisis que se deban

cuantificar en el promedio de consumo de productos e insumos de acuerdo a lo realizado en años

anteriores, con el fin de lograr tomar decisiones si se compran productos e insumos que logren

para abastecer el stock de sus inventarios o para proyectos que están siendo realizados en tiempos

reales y no se hagan gastos excesivos en productos e insumos que no vayan a ser gastados en los

tiempos planificados.

Una vez se recibe la orden de servicio del cliente, se firma el contrato y las pólizas

contractuales se da inicio a solicitar a los proveedores productos e insumos que son necesarios

para realizar la ejecución de los trabajos en los proyectos de obra civil, de acuerdo a esto 7 días

después de haber firmado el contrato se debe ingresar a ejecutar los trabajos, en caso de no lograr

tener los productos e insumos a tiempo se le puede informar al cliente y dar otras soluciones

como cambio de productos e insumos similares o esperar que el proveedor logre realizar la

entrega de estos, ya que en algunas ocasiones no se cuenta con dichas cantidades almacenadas en

los stock de las empresas y así lograr el cumplimiento de los trabajos y la satisfacción del cliente

realizando los trabajos en los tiempos establecidos.

Para el sector de la construcción se propone que se realice una metodología PEPS (primeras es

entrar y primeras en salir), que indica que las primeras existencias que ingresan al inventario
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deben ser las primeras en salir, pero este método se aplique de manera continua se debe seguir

mucho de acuerdo a la demanda y solicitudes de los clientes con el fin de garantizar a los clientes

unos precios competitivos.

2. MARCO DE REFERENCIA

2.1. ANTECEDENTES

GSA INGENIERIA S.A.S. cuenta con un gerente general y con varios comerciales externos

quienes determinan cada cuanto se deben realizar los inventarios físicos en la empresa,

anteriormente se realizaban inventarios físicos únicamente una vez al año no tenía una frecuencia

ni una fecha estipulada y se hacían con el fin de estimar el valor que se tenía en mercancía, pero

no se llevaba un control de las entradas y salidas de cada producto ni se hacía un adecuado

seguimiento al inventario. El inventario se realizaba de la siguiente manera:

Para realizar el conteo se convocaba en total 4 operarios y se tenía en cuenta primordialmente

los vendedores del almacén en el que se iba a realizar el inventario, las demás personas eran

externas y no tenían la capacitación necesaria para apoyar el proceso; se hacía solo un conteo

físico de los productos lo que era un error ya que se eliminaba la posibilidad de comparar con

otra fuente, se cargaban al sistema las unidades contadas, se realizaba un segundo conteo de

manera aleatoria a ciertas referencias de los productos como las marcas de los proveedores para

verificar la veracidad del primer conteo y en ocasiones este conteo aleatorio mostraba bastantes

diferencias debido a:

 Malos manejos de codificación, no se verificaban los códigos de barra en cada

referencia y podía presentarse que el mismo producto tuviera dos códigos.

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 Mal ubicación de un producto, se presentaba en ocasiones que el mismo producto

estuviera en dos vitrinas diferentes lo que generaba que los conteos arrojaran resultados

diferentes.

 Error en los conteos, por falta de la capacitación adecuada los conteos muchas

veces eran erróneos.

3. MARCO TEÓRICO

En el siguiente trabajo de acuerdo a las diferentes referencias literarias identificadas

encontramos que las organizaciones siempre han optado por mantener sus inventarios surtidos

para evitar insatisfacer las necesidades del cliente.

El modelo administrativo para la gestión en el control de inventarios, diseñado y aplicado en

una empresa productiva con el fin de potenciar su desarrollo utilizando la metodología de la

dinámica de sistemas, facilita visualizar posibles resultados según las estrategias aplicadas. El

artículo tiene como objetivo aplicar, en función de las necesidades puntuales del estudio de caso,

variables específicas para el proceso de inventarios. Para tal fin, se utilizó la dinámica de

sistemas en la gestión de inventarios, utilizando 56 insumos que forman parte del inventario y 18

variables. Los resultados principales apuntan a una producción superior al nivel del inventario,

cuyo ajuste para llegar al nivel óptimo implica la compra de 2.500 unidades, ocasionando

elevación del costo total. El modelo propuesto permitirá generar estudios posteriores en función

de la gestión de los inventarios de la empresa, por cuanto es posible analizar el comportamiento

dinámico de este sistema, incorporando variables que fortalezcan las operaciones empresariales.

(Samaniego, 2019, pág. 136)

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Según Hadley (1963) en su libro titulado “ Analysis of inventory systems , manifiesta que “Si

una empresa o industria deja de tener existencias de un artículo importante de inventario, esto

podría ocasionar la paralización de la producción”. Por otra parte, el cliente espera que el

comerciante tenga en existencia el artículo que necesita. Si no hay existencias de algún artículo,

el negocio pierde un cliente, incluso para la demanda de otros artículos en el futuro. De lo

anterior se desprende que una administración eficaz de los inventarios puede hacer una

contribución importante a las ganancias de una empresa, aumentar los ingresos y el total de su

activo. (Arias Guadalupe, 2017, pág. 2).

Costos de Inventario. Según Hillier (2012) en su libro “Introducción a la investigación de

operaciones” afirma que: “Los costos en que puede incurrir una empresa a consecuencia de los

niveles de inventario que establezca”, pueden agruparse en cuatro categorías: - Costos de pedidos

(K). - Costos de compra (C). - Costos de conservación (H). - Costo de ruptura (B).

Se tomó como guía para la elaboración de esta investigación, un proyecto llamado,

“fundamentos de la gestión de inventarios”, en el cual se propone la creciente necesidad de las

empresas de reducir los costos en sus operaciones diarias e incrementar los beneficios para los

accionistas generando que las actividades logísticas se vean como un foco para alcanzar estos dos

objetivos. Esta necesidad surge como respuesta a la alta competitividad del mercado actual,

causada en gran parte por la globalización, que en muchos casos obliga a las empresas a ofrecer

sus productos a menor precio, con mejores características de calidad y con un mayor nivel de

servicio al cliente.

Por otro lado, tenemos que la FIAEP, elaboro un proyecto de investigación, “control y manejo

de inventario y almacén”, donde propone que la palabra Inventario, es una palabra que no nos es

desconocida del todo, ha alcanzado una notoriedad muy alta, hemos escuchado que debemos
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mantener niveles óptimos de inventarios, pero ¿Qué es eso?; ¿Cuánto inventario se deber

mantener? Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a

tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "congelado" inmoviliza

recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de la organización.

Además, el inventario "congelado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el

riesgo de dañarse. (FIAEP, 2014)

Según Ross y otros (2006) y Gitman (1986) en los inventarios se involucran tres tipos de

costos:

• Costos de mantenimiento o manejo: están representados por todos los costos que involucra

mantener la existencia de un artículo de inventario durante un período específico. Son costos

variables por unidad. Este costo incluye los costos de almacenaje, costos de seguro e impuestos,

costos de pérdida (deterioro, robo, obsolescencia) y el más importante costo de oportunidad del

capital invertido.

• Costos de pedido: están relacionados con los costos administrativos necesarios en la

solicitud de los pedidos de inventarios. Se involucran los costos por faltantes ocasionados por

tener existencias insuficientes en el inventario; los mismos costos de reabastecimiento o de

pedido (gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido) y de reservas de seguridad

(pérdida de oportunidad).

• Costos totales: se define como la suma del costo de faltante (pedido) y el costo de mantener

un inventario. (Durán, 2012, pág. 11)

a) Valoración de los inventarios en el sistema permanente. La valoración de los inventarios y

la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con
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los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con

precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las

mercancías compradas. Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se

realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real,

dependiendo del tipo de empresa. Entre los métodos de valuación tenemos:

b) Método del promedio ponderado, Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc. b)

Contabilización de los inventarios en el sistema permanente. En el sistema permanente, las

compras de mercancías o materia prima se contabilizan en un débito a la cuenta de

Inventarios (Activo). En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente

la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta

de inventarios. De acuerdo a las nuevas Tecnologías de Información que existen hoy en

día, es conveniente señalar que para destacar como agentes de cambio es de gran

relevancia situarse en un mundo competitivo que nos permita optimizar los recursos

tecnológicos que se tienen en la institución y colaborar en ese sentido para aprovechar

dichos recursos con la finalidad de automatizar procesos administrativos que se requieren

en algunos departamentos del ITS ,como es el caso del Departamento de Recursos

Materiales y Servicios, específicamente en el área de Almacén con la finalidad de llevar el

control de inventarios de los artículos, equipos, productos que se manejan en el caso

particular del almacén del Instituto Tecnológico. De acuerdo a la temática del proyecto se

considera relevante conceptualizar la importancia que hoy en día tienen las nuevas

tecnologías en el mundo de las organizaciones, instituciones que requieren de sistemas de

información integrales que les permitan llevar el control de sus actividades dentro de las

áreas correspondientes. Es relevante mencionar que considerando que ya se tienen los

recursos tecnológicos, implica solo invertir el tiempo y el conocimiento del equipo de

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trabajo conformado por profesores y alumnos del Departamento de Sistemas y

Computación, lo cual no se requiere invertir recursos económicos para compra de equipo,

puesto que la Institución ya cuenta con dicho equipo. Según algunas versiones consultadas

las Tecnologías de la Información (TI): se entienden como “aquellas herramientas y

métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir la información. Las

tecnologías de la información se encuentran generalmente asociadas con las computadoras

y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones [5]. Es conveniente hacer una

reseña del significado de un sistema de información para conceptualizar la ubicación del

proyecto, se consideran las diferentes fases del desarrollo de un sistema de información.

Inicialmente un Sistema de Información debe lograr que “la información la componen

datos que se han colocado en un contexto significativo y útil, se ha comunicado a un

receptor, quien la utiliza para tomar decisiones” y por tal motivo que se cumplan para los

propósitos que se hayan fijado [3]. (MC. Sánchez López Maricela, 2011, pág. 3).

Clasificación de los modelos de inventarios

La clasificación general de los modelos de inventario depende del tipo de demanda que

tenga el artículo. Esta demanda sólo puede ser de dos tipos: determinística o

probabilística; en el primer caso la demanda del artículo para un período futuro es

conocida con exactitud (esto sólo se puede dar en el caso de empresas que trabajan bajo

pedido) y probabilística en el caso que la demanda del artículo para un período futuro no

se conoce con certeza, pero se le puede asignar una distribución de probabilidad a su

ocurrencia. Sin lugar a dudas todo artículo se clasifica en alguna de las dos anteriores

categorías; pero se pueden subclasificar en un determinado modelo dependiendo de otras

condiciones que se relacionan a continuación:

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• Tipo de producto: pueden ser productos perecederos, productos sustitutos o durables en

el tiempo, (metales).

• Cantidad de productos: existen modelos para un sólo producto o para varios

(multiproductos).

• Modelos que permiten o no, déficit.

• Los tiempos de entrega (tiempos de anticipación) pueden ser al igual que la demanda

determinísticos o probabilísticos.

• Modelos que involucran o no, costos fijos.

• Tipo de revisión: la revisión de un determinado artículo puede ser continúa o periódica.

• Tipo de reposición: dependiendo del tipo de reposición se dice que un modelo puede ser

de reposición instantánea cuando el artículo es comprado y de reposición continua cuando

el artículo es producido en una planta manufacturera.

• Horizonte de planeación: el horizonte de planeación puede incluir un sólo período o

varios. (Guerrero Salas, 2009, pág. 18)

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ABC

El sistema de clasificación ABC es un sistema de clasificación de los productos-tos

para fijarles un determinado nivel de control de existencia; para con esto reducir tiempos

de control, esfuerzos y costos en el manejo de inventarios. El tiempo y costos que las

empresas invierten en el control de todos y cada uno de sus materias primas y productos

terminados son incalculables, y de hecho resulta necesario controlar artículos de poca

importancia para un proceso productivo y en general productos cuya inversión no es

cuantiosa. Cualquier empresa, sin importar su tamaño puede encontrar en este sistema los

beneficios de una mejor rotación de los inventarios y los preocupantes ahorros en los
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costos totales del control de los inventarios. No es nada extraño encontrar en los

inventarios de una determinada em-presa que de un 10 a 15% del total de sus artículos

representa en aproximada-mente el 70% del dinero invertido en inventario; y que de su

mismo inventario del 85 al 90% de los artículos representados tan solo un 10 a 15% del

capital invertido Son estos motivos los que justifican la aplicación de este sistema de

selectividad cuya filosofía implica que en muchas ocasiones cuesta más el control del

inventario que lo que cuesta el producto que se está controlando. Los artículos o productos

según su importancia y valor se pueden clasificar en las tres clases siguientes:

Tipo A: dentro de este tipo se involucran los artículos que, por su costo elevado, alta

inversión en el inventario, nivel de utilización o aporte a las utilidades necesita de un

100% en el control de sus existencias.

•Tipo B: esta clasificación comprende aquellos productos que son de mí-ni costo y

menor importancia; y los cuales requieren un menor grado de control

• Tipo C: en esta última clasificación se colocan los productos de muy bajo costo,

inversión baja y poca importancia para el proceso productivo; y que tan solo requiere muy

poca supervisión sobre el nivel de sus existencias. Dentro de los sistemas más comunes

utilizados para realizar esta clasificación se encuentran:

•Clasificación por precio unitario.

•Clasificación por valor total.

•Clasificación por utilización y valor.

•Clasificación por su aporte a las utilidades.

Clasificación por precio unitario

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Este es quizás el método de aplicación más sencillo de aplicar, pero se requiere de un

buen criterio de quien lo aplique, ya que es posible que se realice una subclasificación

dentro de cada rango de importancia A, B o C.

Un procedimiento adecuado para su aplicación es el siguiente:

•Paso 1: promediar los precios unitarios de los inventarios de los productos de un

determinado período (Ej. 4 meses).

• Paso 2: ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en su

precio.

• Paso 3: clasificar como artículos tipo A, al 15% del total de artículos. Estos artículos

deben corresponder a los primeros del listado.

•Paso 4: clasificar como artículos tipo B, al 20 % de los artículos restantes en el mismo

orden.

•Paso 5: clasificar como productos tipo C al resto de los artículos. ES-tos corresponden

a los de menor valor.

•Paso 6: con base en la clasificación se establecen las políticas de control y periodicidad

de los pedidos. (Guerrero Salas, 2009, págs. 20,21)

Algunos factores por los cuales los inventarios tienen gran importancia para el

funcionamiento de las organizaciones, desde el punto de vista de la gestión administrativa

y de la competitividad de la empresa, son los siguientes:

•Los inventarios representan el segundo sistema más importante, después del

transporte, para muchas empresas.

•Una gran proporción de los activos corrientes de las empresas está representada en

inventarios.
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•El mantenimiento y manejo de los inventarios es costoso para las organizaciones;

puede representar, junto con el sistema de almacenamiento, entre un 15 y un 30% de los

costos totales de logística. Sin embargo, el mantenimiento de los inventarios puede

representar ahorros por economías de escala en otros costos, como transporte, compra y

producción, incentivando la reducción de los precios de los productos.

•El manejo de los inventarios tiene un impacto significativo en la gestión

administrativa, ya que afecta directamente a los estados financieros de la empresa, como

son el balance general y el estado de pérdidas y ganancias. Igualmente, algunos

indicadores de eficiencia importantes pueden verse significativamente afectados, cuentos

como la relación entre activos corrientes y pasivos corrientes, y el retorno sobre la

inversión (ROI). Narasimhanet al. (1996, p. 94) presentando, por ejemplo, la siguiente

expresión para el cálculo del ROI En la Ec. (1.1) se observa la influencia del nivel de

inventario sobre este indicador de eficiencia, el cual es muy utilizado por la

administración. Es importante notar, sin embargo, que actualmente hay mucho debate

sobre el papel del mejoramiento del inventario como un indicador del desempeño

financiero global de la empresa. Cannon (2008) presenta un estudio para analizar estas

consecuencias; el autor utiliza cuatro indicadores del desempeño global de la empresa: el

ROI, el retorno sobre los activos (ROA, Rendimiento de los activos) y otros dos

indicadores más complejos basados en mercadeo, los cuales, de acuerdo con el autor,

miden de forma más precisa el desempeño global de la empresa que los indicadores

meramente contables como el ROI y el ROA. El principal resultado de este estudio

inadecuado que, en general, no existe relación entre el mejoramiento del inventario y el

desempeño global de la empresa. En otras palabras, no siempre el efecto de la reducción

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de inventarios y del mejoramiento de la rotación del inventario [Ec. (1.2)] conlleva

automáticamente al mejoramiento del desempeño global de la organización.

Existen diversas razones por las cuales es ventajoso que una empresa mantener

inventarios de materias primas y/o productos terminados. Delaware acuerdo con Ballou

(2004, pp. 328-330), las principales ventajas de mantener inventarios son los siguientes:

•Mejoramiento del tiempo de respuesta y servicio al cliente, en el sentido de satisfacer

sus órdenes directamente del inventario disponible en forma inmediata, sin producir

despachos pendientes u órdenes perdidas. El nivel de respuesta es también un factor

fundamental en cualquier cadena de abastecimiento, muy apreciado por los clientes

actualmente, y está directamente relacionado con los niveles de inventario que se

mantengan en lugares clave de la cadena. Este factor puede, incluso, generar aumento de

ventas.

•Reducción indirecta de costos de producción, de compra y/o de transporte, a través de

la producción o compra de lotes más grandes y más homogéneos, con los cuales se

lograron economías de escala en la cadena de suministro. Adicionalmente, puede pensarse

en realizar compras de lotes mayores a bajo costo actual, en anticipación de un alza de

precios en el futuro. Desde este punto de vista, el costo de llevar el inventario es dominado

por los ahorros potenciales producidos por las economías de escala, los bajos precios de

compra y las posibles condiciones de pago y financiación de los inventarios.

•Reducción de costos de operación, al reducir el impacto de la variabilidad de los

tiempos de producción y transporte.

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•Implementación de mecanismos para responder a factores externos o internos

inesperados, como derrumbes en carreteras, huelgas, de moras excesivas en el envío de

materiales, desastres naturales, etc. (Vidal Holguín, 2010, págs. 19.20,21)

El inventario representa una inversión importante para la mayoría de las empresas de

producción, de servicios o comerciales. La inversión es generalmente más grande de lo

que debería ser. En este artículo, se discute el inventario de demanda independiente y se

presenta l modelo Cantidad Económica de Pedido (EOQ). Que busca determinar mediante

la igualdad cuantitativa de los costos de ordenar y los costos de mantenimiento el menor

costo total posible, como modelo matemático permite obtener el tamaño del pedido que

minimizan los costos totales asociados al inventario, determinar el momento en el que se

debe reabastecer o iniciar un nuevo lote de producción, este está dado generalmente en

unidades por lo cual en el momento en que el inventario físico alcance un número de

unidades especifico se debe de ordenar o empezar la producción. El modelo probabilístico

se aplica cuando la demanda del producto no es constante, pero puede definirse por una

distribución de probabilidad, y el análisis marginal tiene en consideración el beneficio

marginal (MP) y la perdida marginal (ML), dado cualquier nivel de inventario se añade

una unidad al inventario cuando su beneficio marginal es mayor que su perdida marginal.

(Irma Yolanda Garrido Bayas, 2017, pág. 1)

ASPECTOS TEÓRICOS DEL CONTROL INTERNO Y SU RELACIÓN CON LOS

INVENTARIOS.
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Para iniciar este enfoque se cita a (Estupiñan 2012, p21.) quien plantea que el control “es el

proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando

medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.” En

tanto (Kirschenbaum, Mangulan, 2004) sostienen que el control interno es la base donde

descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de

producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control

interno. El control interno es un proceso realizado por la junta directiva, la gerencia y demás

personal de la entidad, basado en el establecimiento de estrategias para toda la empresa,

diseñadas para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la entidad. Mientras que para

(Mantilla 2005), es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo

policiaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las

relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de

patrón a empleado. (Ortega Marqués Ana, 2017, pág. 3).

En el presente artículo se estudia el proceso de gestión de inventarios por medio de la

dinámica de sistemas, como herramienta metodológica que permite conocer el comportamiento

de las variables de acuerdo a sus relaciones y a las decisiones que se tomen teniendo en cuenta su

causalidad y realimentación. El desarrollo del documento está determinado por una revisión de

conceptos teóricos relacionados con la gestión de inventarios y dinámica de sistemas, seguido

por una revisión de literatura, en donde se analizan modelos dinámicos que relacionan las

variables que afectan directa o indirectamente al inventario, resaltando la importancia de modelos

robustos que permitan obtener mejores resultados y así poder establecer políticas de gestión y

control del inventario. El objetivo fundamental es presentar una revisión de los modelos
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dinámicos relacionados con el inventario, en donde es posible observar los diagramas causales y

de Forrester, variables, criterios y parámetros que influyen en cada uno de los sistemas

presentados. Se supone una metodología basada en la búsqueda de información, para

posteriormente desarrollar un análisis detallado de cada modelo encontrado. (Agudelo Serna,

2018, pág. 1).

Los inventarios representan las existencias de recursos que las organizaciones usan para

cumplir con sus objetivos. Para los países occidentales los inventarios son un problema mientras

que para la cultura japonesa son caretas que intentan cubrir una serie de problemas más graves en

la organización. En ambos casos los inventarios acarrean graves complicaciones, que las

organizaciones ansían evitar reduciendo al mínimo sus niveles. De ahí que las organizaciones se

vean en la necesidad de utilizar un sistema de gestión de inventario que les permita la adecuada

planificación y control de sus existencias. Las organizaciones pueden valerse de diversos

modelos para administrar convenientemente los inventarios según el tipo de demanda a la que

estén sujetos los diferentes artículos que los componen. Los modelos clásicos fueron

desarrollados para tratar con demandas independientes de artículos, pero cuando las demandas

dependen de las necesidades de otros artículos almacenados, surge la necesidad de aplicar

modelos más complejos como el sistema de Planificación de Requerimientos de Materiales

(MRP, por sus siglas en inglés). El MRP, que es el objeto de estudio del presente artículo,

consiste en la planificación de las necesidades netas de los componentes que conforman un

artículo determinado. Esta nueva técnica pretende subsanar las insuficiencias que presentaban los

métodos clásicos para gestionar adecuadamente la demanda interna de inventarios. (Bustos

Flores, 2007).
 21

La finalidad de la administración de inventario no es satisfacer instantáneamente la demanda,

ya que las empresas deberían almacenar grandes cantidades de sus productos, ocasionando

grandes costos de stocks. Por lo tanto, las empresas deben determinar el nivel apropiado de

inventarios, buscando un equilibrio entre stocks y su costo de mantenimiento. En el presente

trabajo se desarrolla la optimización del Sistema de Inventario de suministros para una PyME

productora de fármacos de la ciudad de Santa Fe, Argentina. Para lograr tal objetivo, se analiza el

funcionamiento de la logística de la organización y se diseña una metodología que permita

realizar el estudio de criticidad de los suministros, determinando cuáles deben permanecer en

stock. Con la información recabada y considerando los distintos modelos de gestión de stock

existentes en la bibliografía, se selecciona el Método de Revisión Periódica como el más

apropiado y se determinan los parámetros correspondientes. A partir de la implementación de la

propuesta, se logra minimizar tiempos y costos, derivados de la falta de suministros, como así

también, se logra disminuir los costos de adquisición debido a la realización de compras

planificadas. (Leticia Milena Arcusin).

El presente artículo muestra la construcción de un modelo teórico de control óptimo, aplicado

a la administración de inventarios determinísticos y dinámicos. El modelo define el nivel de

inventario como variable de estado y el nivel de producción como variable de control. La

aplicación del modelo brinda información de cuánto producir y cuánto mantener en el stock. La

solución de dicho modelo se hace analíticamente, aplicando el cálculo de variaciones y el

principio del máximo de Pontrygain. De igual manera se muestra el efecto directo que tendrá el

comportamiento de los precios y el deterioro, sobre el inventario. En las organizaciones

enfocadas a la producción de bienes de consumo, los costos de inventarios afectan en un 25% las
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utilidades anuales de la empresa (Chavéz, 2009). Controlar los inventarios y lograr una

administración efectiva de ellos, puede mejorar notablemente las utilidades del productor. En

este artículo, se presenta la construcción de un modelo de inventarios - producción en busca

obtener ese control de inventarios. (Óscar Mauricio Cepeda Valero; Luis Felipe Jiménez , 2016)

En el presente artículo se ha diseñado una propuesta para mejorar el sistema en torno a la

gestión de inventarios de las pymes, sobre todo, las del sector productor y comercializador de

dulces. El objetivo de la investigación es aumentar la productividad del manejo y control de

inventarios; por ello, la metodología consiste en realizar una revisión bibliográfica acerca del

contexto y los retos que presentan las pymes con la aplicación de las TIC. Luego, el diagnóstico

de la empresa estudiada permitirá calcular el pronóstico basado en el procedimiento más acertado

identificado en la fase anterior. En conclusión, lo que se busca es implementar dicho sistema de

control de inventarios, lo cual se logrará mediante el uso de un software diseñado especialmente

para esta organización, el cual utilizará códigos QR para la suministración y actualización de

datos en tiempo real. (Carreño Dueñas, González, & Orjuela, 2019).

Es reflejado el resultado de la investigación al diseñar e implementar sistema de inventario

dirigido empresas del sindicato de Choferes y orientada al sistema de gestión de inventarios este

tipo de empresas. Los objetivos alcanzados son de diseñar un sistema de control de inventarios a

través de caso de estudio; Demostrar la necesidad, ventajas y del diseño de sistema de control de

inventarios; Diagnosticar los efectos y consecuencias de la ausencia de sistema de control de

inventarios en las empresas pertenecientes al Sindicato de Choferes Profesionales; Verificar que

la institución cumpla con los lineamientos y estándares de la administración y control de

inventarios; Diseñar y entregar el manual de procedimientos de gestión de inventarios;

 23

Implementar el sistema y posterior socialización del sistema de control de inventarios. Se

adoptan métodos de caso de estudio, de contradicciones dialécticas, del análisis y síntesis

bibliográficas, de expertos, matemáticos estadísticos y empíricos. (Apunte-García, Ruth María;

& Rodríguez-Piña, Ramón Antonio, 2016).

El proyecto está dirigido a hacer mejoras en el Instituto Tecnológico de Saltillo (ITS), en el

Departamento de Recursos Materiales y Servicios, en el área de Almacén. En base a las

Tecnologías de Información se desarrolló un sistema de información, el cual se encuentra en la

etapa de implementación en un proceso de pruebas y correcciones, como un soporte de apoyo

administrativo que permita llevar el control de inventarios del almacén del ITS con la finalidad

de ofrecer rapidez y seguridad en el manejo del inventario. Actualmente se trabaja de forma

manual con formatos en Word y Excel, es necesario emigrar a otros entornos que permitan

automatizar las tareas propias del almacén. Dentro de los resultados que se propondrán del

proyecto, es obtener consultas e informes requeridos por los usuarios, un seguimiento y control

de los materiales que entran y salen del almacén a los diferentes departamentos del ITS. Lo

anterior permitirá a los responsables de la institución establecer los mecanismos requeridos para

dar un seguimiento adecuado y cumplir con los objetivos del programa de gestión de calidad bajo

la normativa de ISO 9001:2000. (Sánchez López, Maricela, Vargas López, Marcelino, Reyes

Luna, Blanca Alicia, & Vidal Vásquez, Olga, 2011).

La gestión de sistemas de inventarios constituye una de las funciones más complejas de las

organizaciones, ya que implica mantener existencias para protegerse contra incertidumbres al

menor costo. Esta complejidad se hace más aguda en economías emergentes, donde factores

internos propios de las organizaciones y externos de tipo económicos, políticos y sociales del
 24

entorno afectan esta gestión y las decisiones que se toman con base en la aplicación de modelos

cuantitativos y políticas de administración desarrolladas para tal fin. De allí, surge la necesidad

de analizar la gestión de inventarios desde el contexto en que se desenvuelven las empresas de

estos países. En este artículo se presenta una revisión acerca de los factores que inciden sobre la

gestión de los sistemas de inventario, tomando en cuenta aspectos operativos y de tipo

estratégicos que son relevantes para su adecuada administración. Para tal fin, se hizo la revisión y

contrastación de artículos en el marco de esta temática desarrollados por Vidal y otros (2004),

Ortiz (2004), Lópes y Gómez (2013), Ponsot (2008) y Vries (2007) principalmente. Se encontró

que son diversos los factores que tienen su incidencia en la adecuada gestión de los sistemas de

inventarios en las organizaciones enmarcadas en entornos subdesarrollados como el caso de

Venezuela. (Peña, Omaira & Silva, Rafael, 2016).

Gestionar la información del inventario de software y hardware puede ser, para una

organización, una tarea dispendiosa y a veces no alcanzable por la complejidad y el número de

usuarios que en ella coexisten. Como un acercamiento a la solución de este problema, se plantea

el diseño de un sistema multi agente distribuido que implemente un monitoreo constante en

tiempo real y usando la red corporativa, de los cambios en el software y hardware de las

máquinas de los usuarios. El proceso de gestión de inventarios puede ser definido como la

captura de información, es decir, de la disponibilidad, responsabilidad, localización y estado

actual de los activos que componen la infraestructura de TI en una organización. La meta es tener

una completa, adecuada y actualizada vista de todos los componentes de una red,

incluyendo PCs, servidores, impresoras, concentradores, routers, switches y software, que

componen la infraestructura de TI. Como mínimo este proceso debe proporcionar información de

 25

la clase de dispositivos que están instalados. En un momento de tiempo dado, el proceso debe

entregar el estado actual de todos los componentes de la infraestructura. (Ortiz, Sebastián; ,

López Gallego, Cesar, & Oviedo Carrascal, Ana Isabel, 2009).

La presente investigación tuvo como objetivo describir los elementos que conforman la

gestión de inventario en las empresas distribuidoras de materia prima del sector panadero en el

estado Zulia. Por su alcance, se consideró una investigación descriptiva, con un diseño no

experimental, de campo y de tipo transeccional. La población la conformaron nueve (9) sujetos

entre gerentes y supervisores. Para la recolección de los datos se utilizó la técnica de la encuesta

con un instrumento de frecuencia bajo la escala de Likert conformada por cinco (5) opciones de

respuesta. La validez se realizó a través del juicio de expertos. La confiabilidad fue calculada por

el coeficiente de Alfa de Cronbach y se ubicó en 0,962, lo cual indicó que el instrumento era

altamente confiable. El análisis de los datos se realizó mediante la estadística descriptiva, con

base en la media. Los resultados obtenidos muestran una mediana aplicación de la gestión de

inventario en dichas empresas, lo que le permite cumplir con las necesidades de sus clientes.

(Pacheco B., 2019).

El propósito fundamental de una cadena de abastecimiento consiste en maximizar el valor de

la organización, al tiempo que se satisfacen los requerimientos del cliente. En el cumplimiento de

este objetivo deben participar de manera coordinada e integrada todos los actores involucrados en

la cadena. Recientemente, las empresas han comprendido que la aplicación de buenas prácticas

es sinónimo de integración, la cual empieza por la coordinación operativa de áreas tales como
 26

compras, transporte e inventarios, entre otras. La gestión de inventarios es relevante en este

proceso de unificación, ya que refleja tanto la inversión realizada por los dueños de la empresa,

como la capacidad de generar buenos niveles de servicio al cliente. Sin embargo, la

administración de inventarios puede llegar a ser una actividad muy compleja por la incertidumbre

que la rodea y la naturaleza misma de los productos que se gestionan. Esa complejidad puede

manejarse por medio de los modelos de inventarios integrados en sistemas de información

transaccionales, llamados “sistemas de soporte para la toma de decisiones” (SSD). Este

documento revisa los modelos teóricos para el control de inventarios que se pueden ajustar a las

necesidades reales de la pyme colombiana, así como los elementos por considerar para alcanzar

la integración de estos modelos y conformar un sistema para la toma de decisiones. (Osorio

García, 2008).

La gestión de los diferentes tipos de inventario a lo largo de una cadena de abastecimiento es

un problema complejo que, en la mayoría de los casos de la industria colombiana e internacional,

se aborda mediante la implementación de herramientas de software. Sin embargo, la decisión de

implementar dichas herramientas está en muchos casos limitada por la capacidad financiera para

invertir en ellas y por el desconocimiento de la oferta de software disponible en Colombia. Este

artículo presenta una reseña del software disponible en Colombia para la gestión de inventarios

con el fin de brindar a las empresas que se enfrentan a la decisión de implementar un software,

una herramienta de soporte que indique cuál es la oferta en Colombia y cuáles son las

características de los sistemas disponibles. Para esto se presenta primero el estado del arte, en el

cual se identifica el resultado de la revisión de la literatura y el uso de las herramientas de

software en la industria colombiana. Seguidamente se presenta la caracterización de los

 27

productos de software disponibles en el país. Dicha caracterización permite identificar la

configuración general de los productos, los módulos de gestión con los que cuenta, las opciones

de integración con otras herramientas informáticas, y la información general de precios e

instalación. Finalmente se presentan las conclusiones del estudio y las futuras oportunidades de

investigación. (GUTIÉRREZ & JARAMILLO, 2009).

La gestión de inventarios es un tema muy estudiado por la Gestión de Operaciones y la

Investigación de Operaciones para optimizar el costo de la gestión de los inventarios. Los

modelos de inventario tradicionales generalmente trataban la optimización de inventarios para

una organización individual. Pero recientemente ha comenzado a imponerse en la gestión

empresarial el concepto de “cadena de suministro”, donde la satisfacción de las necesidades del

cliente final se logra mediante los flujos material, de información y financiero, que se establecen

desde los proveedores originales hasta el último consumidor, requiriendo esto de un determinado

nivel de cooperación e integración entre los participantes en la cadena. En este trabajo se estudia

la optimización de los inventarios conjuntos suministrador-comprador, comparándolos con las

políticas tradicionales no colaborativas, analizándose, como conclusión, las ventajas de este

enfoque en los costos totales de inventario en la cadena. (Díaz-Batista, José Antonio; & Pérez-

Armayor, Dania, 2012).

4. MARCO CONCEPTUAL

Almacenaje: Es la actividad de mantener un stock o inventario de materiales o productos

terminados en un almacén o bodega. Esta gestión es muy importante en la logística porque

determinará el nivel de flujo de mercancías y por lo tanto influirá en el costo total de cualquier

operación.
 28

Cadena de suministros: La cadena de abastecimiento o suministros consiste en la

planificación, organización y control de aquellas actividades relacionadas con el flujo y

transformación de bienes, desde la concepción de un producto hasta llegar al usuario final.

Centro logístico: El centro logístico es la infraestructura donde se almacena el producto y se

establecen las directrices para su recepción, transporte y distribución. Es importante destacar que

estos se ubican cada vez más cerca de las urbes, para mejorar las sinergias entre empresas,

aumentar la productividad y reducir los costos logísticos de distribución.

Compras: Es la gestión de aprovisionamiento de materiales y se puede definir como una

primera etapa dentro de una cadena logística. Incluye no solo las materias primas sino también

otros recursos necesarios para la producción, como empaques, infraestructura y servicios, entre

otros.

Demanda: Es la cantidad total de un bien o servicio que la gente desea adquirir.

Distribución: Es el proceso de entregar los productos terminados a clientes o puntos de venta.

La actividad de distribución está influenciada en gran parte por el tipo de producto, ya que

debido a sus características físico-químicas o su mercado objetivo, el canal de distribución

escogido deberá adaptarse a sus necesidades de manejo, transporte, almacenamiento y tiempos de

entrega.

Flota de transporte: La flota de transporte logístico es el conjunto de vehículos con los que

cuenta una empresa para realizar la distribución de las mercancías, ya sea para traslados de larga

distancia o para entregas de última milla.

 29

Inventario: El Inventario no es más que el almacenaje de productos que serán adquiridos por

el consumidor final para su uso. Además, se incluye los productos consumibles y activos fijos

que son necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Logística: La logística son todas las operaciones llevadas a cabo para hacer posible que un

producto llegue al consumidor desde el lugar donde se obtienen las materias primas, pasando por

el lugar de su producción.

Logística inversa: El concepto básico de la logística inversa se refiere a una etapa que no es

estrictamente necesaria, pues su objetivo es devolver el producto desde el consumidor final hasta

el distribuidor o proveedor. De acuerdo a la funcionalidad de la empresa, puede darse por

recolección de residuos o por devoluciones.

Picking: Son las operaciones que un operario debe de realizar para preparar un pedido

demandado por el cliente en tiempo y forma. Existen muchos tipos de picking que están

relacionados con la propia actividad y dependiendo del tipo de mercancía que podemos tener en

el almacén.

Producción: Es el proceso de transformación de los materiales en productos terminados. La

producción compromete en cualquier caso la intervención de mano de obra, empaque,

adaptación, control de calidad y servicios públicos.

Producto: Se define como el resultado que se obtiene del proceso de producción dentro de

una empresa.

Servicio: son las actividades que intentan satisfacer las necesidades de los clientes. Los

servicios son lo mismo que un bien, pero de forma no material o intangible. Esto se debe a que el

servicio solo es presentado sin que el consumidor lo posea.

 30

Sistema de inventarios: En líneas generales, un sistema de inventario es una herramienta de

gestión empleada para registrar las cantidades de mercancías existentes en un negocio, así como

para determinar el costo de los productos vendidos.

Stock: También conocido como inventarios disponibles, es el nivel de existencias de

materiales o productos terminados en una planta o almacén. Se supone que este producto está

totalmente disponible para su uso o despacho inmediato.

5. DISEÑO METODOLÓGICO

De acuerdo al problema propuesto y los objetivos planteados, el tipo de investigación que se

realizó, determina un estudio descriptivo, Este tipo de investigación su propósito es identificar las

características, propiedades, dimensiones y regularidades del fenómeno en estudio.

5.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

Se utilizó El método cualitativo, el cual tiene que ver con la búsqueda de conocimientos

descriptivos de un objeto de estudio, el cual puede ser un fenómeno social o natural. Esto quiere

decir que su objetivo es conocer los procesos y los motivos de un determinado hecho, sin entrar

en cuestiones estadísticas o numéricas.

5.2. FUENTES DE INVESTIGACIÓN

Primarias: La primera fuente de la investigación es el almacén y dentro de este el inventario

en el cementerio San Pedro.

 31

Segundaria: Son aquellas que dan la información de lo que está aconteciendo y que es una

prueba del problema a investigar. Son las facturas, remisiones, cuentas de cobro, los registros de

los inventarios, ordenes de cobro, soportes financieros.

Este método tiene sus propias técnicas y herramientas para la recolección de datos, entre las

que se destacan:

 La entrevista: con los proveedores y encargados del área de logística.

 Observación empírica.

 Trabajo con grupos.

 Revisión de documentos y bibliografía: revisión de cuentas de cobro, revisión de ordenes

de compra.

5.3. UNIVERSO Y MUESTRA

Universo: está constituida por todos los empleados de la empresa GSA INGENIERIA SAS.

Muestra: se tomará como referencia EL sistema de inventario de la línea del proveedor SIKA.

5.4. PROCEDIMIENTO

Para poder realizar la organización del stock del inventario de la empresa se debe realizar los

siguientes pasos:

 Acondiciona y organiza el espacio donde se ubicarán los artículos.

 Define el sistema y formato de almacenamiento.

 Define la codificación de los artículos.

 32

 Elige una herramienta de control de stock.

 Registra todos los movimientos.

 Realiza un inventario físico real.

 Programa el inventario.

5.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (DIAGRAMA DE GANTT) - TIEMPO

DIAGRAMA DE GANTT.xlsx

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