Facultad de Ciencias Empresariales

Maestría en Gerencia de Proyectos

3TO23-130024G1 GESTIÓN DEL RIESGO

Tema:

II avance: Diagnóstico Gestión del Riesgo

Sometida a consideración del Profesor:

José Mauricio Morúa Corrales

Realizado por:

Jean Carlo Morera Villalobos

Mauricio Fonseca

II Trimestre 2023

San José, Costa Rica

Índice
Reseña Histórica...............................................................................................................3
Dirección Organizacional para la Gestión de Proyectos...............................................3
Dirección organizacional de IGNIGAS SA.....................................................................4
Caso de Negocio del Proyecto Resumen ejecutivo..........................................................4
Justificación del proyecto...............................................................................................4
Presupuesto y viabilidad económica del proyecto:........................................................5
Necesidades del negocio...................................................................................................5
Análisis de Situación......................................................................................................5
Recomendaciones.............................................................................................................5
Evaluación.........................................................................................................................6
Gestión de Beneficios del Proyecto...................................................................................8
Objetivo General.............................................................................................................8
Objetivos Específicos.....................................................................................................8
Alineación estratégica....................................................................................................8
Plazo para obtener los beneficios..................................................................................9
Dueño de los beneficios.................................................................................................9
Supuestos.......................................................................................................................9
Entorno del Proyecto.......................................................................................................10
Factores Ambientales de la Organización...................................................................10
Factores ambientales internos.................................................................................10
Factores ambientales externos................................................................................10
Activos de los Procesos...............................................................................................11
Sistemas Organizacionales..........................................................................................11
Rol del director del Proyecto........................................................................................12
Alcance del proyecto.......................................................................................................12
Plan para la Dirección del proyecto.................................................................................13
Plan de gestión de los riesgos.....................................................................................13
Plan de involucramiento de los involucrados...............................................................13
Bibliografía.......................................................................................................................15

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Reseña Histórica
Ignigas, es una empresa de origen costarricense, que nace en el año 2017, esta
compañía fue creada por miembros de dos familias cercanas. La empresa surge como
una solución a las necesidades percibidas en el mercado por parte de los
consumidores que ya habían sido previamente identificados, con algo de experiencia
en el manejo de la distribución de Gas para uso doméstico, esta empresa nace
partiendo del concepto de distribuir su producto en el área de Santa Ana, de manera
rápida y honesta, ofreciendo a sus clientes el cien por ciento del producto esperado en
cada uno de sus cilindros.

El proyecto se pone en marcha en enero del año 2017, adicionando la distribución de

no solo Gas para uso doméstico, sino de todo tipo de gases naturales dentro del GAM
en Costa rica, que regularmente son solicitados para el uso empresarial. Desde sus
inicios la empresa cuenta con el apoyo de algunas marcas reconocidas dentro del
mercado Nacional.

La empresa recibe su nombre de la composición de dos palabras, la primera originaria

del inglés “ignite” que en español significa encender y la segunda la palabra gas.

Dirección Organizacional para la Gestión de

Proyectos
La empresa posee una estructura organizacional bastante reducida, para la
implementación de proyectos se cuenta con dos personas que estarían revisando y
analizando cada una de las propuestas de mejora presentadas, como se observa en la
figura número 1. Esta es la estructura organizacional actual que se puede identificar.

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Dirección organizacional de IGNIGAS SA.

Fuente: Elaboración propia.

Para este proyecto particularmente es requerido asignar un gerente de proyectos en el

área financiera y en el área operativa, de la empresa. Esto debido a que existe
conocimiento del manejo de cada una de las áreas por parte de los “PM”s que están
asignados al mismo, por lo que seria relativamente más simple el análisis de la
información sobre el sistema financiero, proceso de almacenamiento de productos,
forma de distribución, ruteo para el proceso de “delivery” y control del ingreso y salida
de producto.

Caso de Negocio del Proyecto Resumen ejecutivo

El proyecto pretender generar controles que permitan tener un proceso fluido y
transparente en el manejo de esta, ya que actualmente la empresa que se encuentran
desentendida, dentro de sectores sensibles que podrían afectarla de forma irreparable.
Básicamente se debe implementar un sistema de facturación, que permita mantener un
repositorio de información, el cual pueda ser utilizado para procesos de auditoría,
finanzas, ventas, coordinación de rutas de transporte para que eficiente el proceso de
entrega de producto, maximizando los recursos existentes, así como el seguimiento y
cumplimiento de estas actividades.

Justificación del proyecto

Se busca mejorar la productividad de la compañía y tener apertura a la expansión,
mediante controles que les permita mejorar el estado actual del negocio, la visibilidad
en general de sus recursos y el ofrecimiento de un mejor servicio a sus clientes, ya que
a la mejora el sistema de facturación y entregas permitirá ofrecer claridad a sus clientes
y tiempos de entrega correctos, esto incrementará una perspectiva positiva del
mercado con respecto a los productos ofrecidos.

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Presupuesto y viabilidad económica del proyecto:
La viabilidad económica del proyecto se basa en la trayectoria de la empresa, la cual
tiene años ofreciendo productos tanto a compañías como a clientes particulares. El
presupuesto se estima en $10,000, no siendo una cifra determinante, pues es
necesario realizar análisis adicionales como costos del sistema, recursos actuales y las
necesidades que podrían presentarse dentro de estos estudios.

Necesidades del negocio

Las necesidades de una empresa son todas las carencias que debe cubrir para poder
alcanzar sus objetivos y mantener su posición dentro del mercado. En principio el
objetivo de toda empresa es obtener utilidades. Una empresa obtiene utilidades cuando
produce con eficiencia los bienes y servicios que ofrece al mercado. (“Necesidades de
una empresa | Economipedia”) (Quiroa, 2021)

Con base en lo existente conocido, actualmente, las necesidades que se pueden

identificar de la empresa son las siguientes:

 Reducción costos de transporte.

 Reducción en el tiempo de entrega d ellos productos.
 Mejora en la comunicación interna entre departamentos.
 Trazabilidad del ingreso y salida de producto.

Análisis de Situación
Actualmente la empresa Ignigas, posee un manejo simple y arcaico de sus bienes y
procesos, la comunicación entre departamentos es muy mala y la calidad de la
información es nula. Existe una cartera de clientes que es manejada únicamente por el
área operativa y esta no abre la comunicación al equipo de finanzas.

Recomendaciones
La empresa Ignigas, posee un equipo de entrega de pedidos bastante reducido, este
consta únicamente de un camión para la entrega de los gases naturales que son
ofrecidos dentro del GAM, por lo que es necesario plantear una manera eficaz de
ordenar las entregas de los productos, de manera que sea posible satisfacer las
necesidades y solicitudes de sus clientes a tiempo.

Se debe generar un plan de mejora, para perfeccionar los controles actuales en el

proceso de entrega de ventas entrantes, ya que de esta forma existirá un seguimiento
adecuado sobre el servicio ofrecido a los clientes y los productos que necesiten
bodegaje. Adicionalmente eso contribuirá a la necesidad de llevar un reporteo de todas
las rutas cubiertas al día contra los productos que son despachados por los
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proveedores, para evitar productos en exceso o ventas ilícitas por parte de los
repartidores.

Limitantes Beneficio

Controles con Es necesario para gerencia llevar el control de los

proveedores productos que sean despachados de manera diaria.

Falta de un sistema de Es necesario que por producto ingresado se genere

revisión de nuevos visibilidad, para llevar control interno de verificación.
ingresos.

Falta de un sistema de Es necesario plantear un plan para mejorar la

control de ruta comunicación con los clientes y generar un plan de ruta,
calendarizado que facilite el control de gastos de gasolina,
peajes y entregas a sus clientes.

Fuente: Elaboración propia.

Evaluación
"Es un proceso de duración determinada que trata de valorar de manera sistemática y
objetiva la pertinencia, el rendimiento y el éxito de los programas y proyectos
concluidos y en curso." (“¿Qué es una evaluación de proyecto o programa, y cómo se
lleva a cabo ...”) La evaluación se realiza con carácter selectivo para dar respuesta a
determinadas preguntas e impartir orientación a los encargados de tomar decisiones y
los administradores de programas, así como para obtener información que permita
determinar si las teorías e hipótesis básicas que se utilizaron al formular el programa
resultaron válidas, qué surtió efecto o no, y por qué. (“REFERENCIA TALLER 1.docx -
Ensayo: La importancia de la...”) (Candid Learning, 2020)

Por lo que se planea evaluar la eficacia y los beneficios del proyecto con base en los
resultados mensuales obtenidos por las medidas ejecutadas por parte del proceso de
auditoría interna y análisis de la información existente, esto pretende conseguir los
siguientes beneficios:

 Garantizar un entorno de trabajo saludable.

 Disminución del absentismo laboral.
 Mejora de la productividad de la empresa.
 Mayor comunicación y participación de los trabajadores.
 Mejora de la imagen pública de la empresa.
 Mejora de la imagen de la empresa de cara a accionistas e inversores.

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  Proporciona un valor añadido a la empresa, diferenciándose respecto a la
competencia.
Beneficios con base en según la página web de Sustant Proyectos Sostenibles S. L,
(2020) (Sustant Proyectos Sostenibles S. L., 2020)

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Gestión de Beneficios del Proyecto
Objetivo General
Implementar un programa eficiente de reparto de productos en una empresa de
distribución de gas LP que permita incremento de ventas en un perdió de 6 meses.

Objetivos Específicos
1. Determinar los errores cometidos durante el 3er trimestre en las entregas a
los clientes maximizando el uso de los recursos escasos.
2. Disminuir la cantidad de errores en las entregas en términos de producto y
cantidad mediante la implementación de respuestas estándar ante
situaciones de riesgo.
3. Crear un plan para mejorar la estructura del área de Delivery, recibimiento y
procesamiento de ordenes a tiempo.
4. Crear mapas o planes de zonas para entrega de producto con base en la
localización de los clientes más comunes.

Alineación estratégica
El Project Management Institute (2017) en la Guía PMBOK, sexta edición, indica que la
alineación estratégica es la manera de determinar si los beneficios del proyecto
coinciden con la estrategia que ha desarrollado la organización para su negocio.

Uno de los objetivos estratégicos de Ignigas es consolidar un negocio que perdure en

el tiempo, más allá de una persona, que sea el propio nombre que lo respalde, con un
servicio de entrega destacado y eficiente. La empresa es consciente de que, pese a su
éxito en el corto plazo, la visión de perpetuidad no se puede realizar si únicamente se
enfoca en los servicios entregados en el local, es por esto por lo que surge la
necesidad de mejorar y reducir los errores de entregas a los clientes, en vista que este
segmento creció exponencialmente con la pandemia.

Mejorar el servicio de entrega en un mercado con competidores sumamente grandes y

con mayor segmento de mercado, no únicamente ayudará al negocio a posicionarse
como marca, si no que garantiza una cartera de clientes fieles y éxito en ventas de la
organización en largo plazo.

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Plazo para obtener los beneficios
Se han definido los plazos de los beneficios de la siguiente manera.

Corto plazo: En un lapso de 6 meses, Ignigas buscará tener una mejor comunicación
de manera interna entre departamentos y para con sus clientes.

Mediano plazo: En un lapso de un año, Ignigas buscará ampliar su cartera de clientes

en otros sectores del GAM, a partir de un sistema estructurade entrega de producto.

Largo plazo: en un lapso de dos años, Ignigas espera el retorno de la inversión inicial, y
un aumento significativo en ventas.

Dueño de los beneficios

El Project Management Institute en la Guía PMBOK, sexta edición, indica que el dueño
de los beneficios es “la persona responsable de monitorear, registrar e informar los
beneficios obtenidos en el transcurso del plazo establecido en el plan.” (2021), esto se
traduce en que la empresa asignará a una persona que pueda dar seguimiento de los
avances. Como se mencionó anteriormente Ignigas es una empresa con un único
dueño y 4 accionistas; por lo que estas personas serán los dueños de los beneficios.

Supuestos
 El mercado meta ya está definido por parte del beneficiario.
 El medio para la distribución el producto ya fue seleccionado y cuenta con todos
los permisos requeridos por la legislación local.
 El precio final del producto por su naturaleza está regulado por ARESEP.
 La marca ya existe y es conocida en el mercado meta del producto.
 El beneficiario ya cuenta con una cartera de clientes establecida en Santa Ana,
Escazú, Pavas y San Joseé.
 La empresa cuenta con un sistema de facturación y procesamiento de órdenes.

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Entorno del Proyecto
Factores Ambientales de la Organización
Los factores ambientales según el PMBok son condiciones que no están bajo control
del equipo, que pueden restringir o dirigir el proyecto. (Project Management Institute,
Inc., editor., 2017)

Factores ambientales internos

 Cultura, estructura y gobernanza de la organización: la empresa cuenta con

la estructura y unidades de apoyo necesarias para respaldar dicho proyecto, sin
embargo, la cultura organizacional puede generar algún tipo de inconveniente,
ya que la mayor parte de los empleados de ventas se resisten al uso de un
sistema estructurado y pueden de esta forma negarse a contribuir con este
nuevo proyecto.
 Distribución geográfica de las instalaciones: la empresa mantiene
operaciones en Santa Ana cerca de la mayoría de la cartera de clientes
existente.
 Capacidad de los empleados: en esta línea los empleados del departamento
de ventas continúan utilizando hojas de papel para el registro de sus
operaciones y entregas, despachando lo que se solicita en el momento y no
planeado una ruta de acuerdo con la locación de los pedidos.

Factores ambientales externos

Los factores externos, los cuales la empresa y encargados no tienen control de ello,
están relacionados a las condiciones del mercado, es decir el estado del consumismo,
estado de ventas, además tener en cuenta la competencia en el mercado.

 Condiciones de mercado: el mercado de distribución de gas LP por cilindro

está liderado por 3 empresas con un gran poder político y económico, por ello
los dueños de la empresa se encuentran muy interesados en implementar este
proyecto, con el fin de tener un mejor registro de sus ventas y clientes, y con ello
buscar una mayor participación en el mercado.
 Influencias y asuntos de índole social y cultural: el producto está fuertemente
regulado por las autoridades locales tanto como en precio como en su
distribución, esto por los accidentes que han pasado en locales con perdidas
humanas por mala manipulación.
 Elementos ambientales físicos: la distribución de producto se puede ver
afectada por la época lluviosa ya que los cilindros son muy pesados y se vuelven
resbalosos con el agua poniendo en peligro la integridad del repartidor.
 Político legal: los precios de los productos son establecidos por ARESEP,
dejando poco margen de ganancia para operación de las organizaciones.

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Activos de los Procesos
De acuerdo con el PMBOK (2017), los activos de los procesos de la organización
corresponden a “los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases
de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma”
(p.39). Con base en lo anterior los activos de los procesos que se relacionan con la
ejecución del proyecto, son los siguientes:

 Políticas de confidencialidad sobre el uso de la información de los clientes.

 Procedimientos sobre el proceso de ventas.
 Documentación de las decisiones tomadas y sus implicaciones sobre la
estrategia de ventas.
 Procedimientos de control financiero, como lo son informes de ventas y de
gastos desembolsados.
 Documentación existente sobre los procesos de entrega de ordenes
 Información detallada de clientes y sus locaciones.

Sistemas Organizacionales
El sistema organizacional de la empresa se encuentra definido de la siguiente manera:

Con respecto al marco de gobernanza de la empresa, actualmente el mismo se

encuentra estructurado de la siguiente manera:Políticas, Procedimientos y Procesos.
Cada uno de estos niveles describe la forma en cómo se realizan los diferentes
procesos de la empresa, en función del sistema de gestión de calidad en operación.

Dentro de la planificación del proyecto se debe de tener en cuenta como construir el

sistema organizacional para definir roles, metas, objetivos, estructuras y políticas que le

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darán forma al proyecto, dicho sistema está a cargo de o es responsabilidad de la
dirección de la organización.

Se deben definir los pasos a seguir y los posibles planes de adaptación sujetos a
cambios que se puedan dar en el proceso, requiere proporcionar orientación del
proyecto y retroalimentación de este, para un análisis de mejoras continuas.

Dentro de los marcos organizacionales se eligen las autoridades encargadas en la

organización, se establecen las reglas, la política del proyecto, los procedimientos, las
normas a seguir y el proceso que llevará el producto.

En este orden, el marco influye en el establecimiento y logro de objetivos de la

organización. Además, se debe monitorear y realizar la evaluación de riesgos y la
optimización del desempeño.

Rol del director del Proyecto

El director del proyecto es el encargado de liderar el proyecto como tal, es también el
responsable de los resultados de este, de manera general está desde el inicio y hasta
el final del proyecto con la meta de lograr los objetivos y las expectativas requeridas
para satisfacer las necesidades de los beneficiarios.

El director sabe quiénes son parte del proyecto y sus roles adicionalmente sobre la
responsabilidad de cada rol, debe además liderar el equipo y monitorear el desarrollo
del proyecto.

El director del proyecto no debe tener cien por ciento de la responsabilidad sobre el
proyecto, sin embargo, debe tener conocimiento de este y saber con lo que cuenta,
planifica y coordina al equipo, en dirección, orientación, comunicación, tiempos y
propósitos, establecidos en un orden de tiempo dentro del proyecto.

Alcance del proyecto

Al existir una problemática por la falta de controles en el planeamiento de entrega de
los productos distribuidos por este cliente y evadir la venta ilícita de los mismos. Ignigas
necesita reducir los costos relacionados a los envíos y una mejor visualización de los
productos entregados a sus clientes. Por lo que mediante este proyecto se pretende
restructurar el manejo del control de rutas y el mantenimiento en la continuidad del
servicio, para satisfacer a sus clientes con respecto a la puntualidad en la llegada de
sus envíos y al mismo tiempo tener un claro manejo del inventario que se despacha de
manera diaria.

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Plan para la Dirección del proyecto
Plan de gestión de los riesgos
Revisar Anexos en formato Excel
Nota: los costos de los riesgos y la probabilidad de los mismo se calculó con base en
información histórica de la empresa.

Plan de involucramiento de los involucrados

El mismo puede ser definido como la identificación de los involucrados del proyecto, se
refiere a quienes de alguna u otra forma están relacionados o son afectados por el
proyecto. Algunos de estos stakeholders pueden ser los mismos clientes,
patrocinadores, accionistas, entre otros.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo

Mainor Fonseca Gerente General

Se acuerda realizar un control eficiente de las comunicaciones del proyecto entre los
stakeholders. Las comunicaciones se darán en el tiempo pactado.

Los siguientes tópicos serán vistos, y revisados con los involucrados, además se
analizará la retroalimentación necesaria y se procederá a realizar los cambios que sean
necesarios para el éxito de este.

Plan de Involucramiento

Involucrado Interés

Gerencia Planes de ejecución del proyecto y el acta constitutiva.

Director de proyecto Liderar el equipo encargado de alcanzar los objetivos del

proyecto.

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Personal del Departamento de Miembros del equipo de Optimización. Quienes deben
Recursos Humanos, ventas y cumplir con el volumen de ventas y el seguimiento de las
operaciones acciones establecidas.

Clientes Recibir un servicio de mejor calidad y personalizado

según sus necesidades.

Agenda

tópicos Actividades

Plan para la dirección del proyecto Plan de gestión de comunicaciones

Plan de gestión de riesgos

Plan de gestión de cambios

Documentos del proyecto Registro de cambios

Registro de incidentes

Registro de lecciones aprendidas

Registro de interesados

Activos de los procesos Los requisitos de comunicación de la

organización

Los procedimientos para la gestión de

incidentes.

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Bibliografía

Calle, M. (25 de marzo de 2023). Técnicas para gestionar los riesgos. Recuperado el
28 de agosto de 2023, de https://marcocalle.com/:
https://marcocalle.com/tecnicas-para-gestionar-los-riesgos/

Candid Learning. (1 de enero de 2020). ¿Qué es una evaluación de proyecto o

programa, y cómo se lleva a cabo? Recuperado el 25 de agosto de 2023, de
Candid Learning: https://learning.candid.org/resources/knowledge-base/evaluaci
%C3%B3n-de-programas-program-evaluation/

Project Management Institute, Inc., editor. (2017). La guía de los fundamentos para la
dirección de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute. (6ta
ed., Vol. 6). Pennsylvania, EEUU: Project Management Institute, Inc.

Quiroa, M. (1 de marzo de 2021). Necesidades de una empresa. Recuperado el 25 de

agosto de 2023, de economipedia:
https://economipedia.com/definiciones/necesidades-de-la-
empresa.html#:~:text=Las%20necesidades%20de%20una
%20empresa,servicios%20que%20ofrece%20al%20mercado

Sustant Proyectos Sostenibles S. L. (1 de Octubre de 2020). ISO 45001: Beneficios

para la empresa y requisitos. Recuperado el 12 de Agosto de 2023, de
https://sustant.es/: https://sustant.es/iso-45001-beneficios-para-la-empresa-y-
caracteristicas/

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Evaluación de pares

Evaluación de pares: Proyecto Final Gestión del Riesgo

Mauricio
Evaluador Jean Morera
Fonseca

Jean
100%
Morera

Mauricio
100%
Fonseca

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