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Actividad 2

Nombre del estudiante:

Luisa

Facultad de ciencias administrativas y contables, Universidad de Cundinamarca

Sistemas de información gerencial

Metodología de investigación

Nombre del profesor:

Nydia Parra León

Fecha:
 2

21/08/2022

PUNTO 1

Numero de Nombre de los Descripción del Área responsable Funcionario

insumos insumos insumo responsable

1 Informe de Contiene Gerencia general Jairo Camacho

proyectos información de

una propuesta para

disminuir el

impacto para el
 3

uso de la tierra

2 Políticas de talento Definen el interés Dirección de Sonia Pérez

humano y compromiso talento humano

institucional

3 Balance general Situación Coord. De Ángela Pérez

económica y contabilidad

financiera de la

empresa

4 Plan anual de Plan anual donde Coordinador de Edilson Vargas

capacitación se hace una capacitación

formación

5 Plan de bienestar y Mejora las Coordinador de María Betancourt

estímulos condiciones del planes y servicios

entorno

6 Estrategias de Cumplimiento de Coordinación e Edilson Vargas

desarrollo los objetivos capacitación

7 Plan de inversión Análisis de los Director financiero Darío Thompson

objetos
 4

relacionados con la

inversión

8 Estrategia de Comprende Gerencia general Jairo Camacho

ventas estrategias para el

aumento de ventas

9 Informe de Comparación de Coord. De Ángela Pérez

utilidades utilidad contabilidad

10 Manual de Describe las Dirección de Sonia Pérez

funciones funciones talento humano

12 Flujo de operación Muestra el flujo de Dirección Darío Thompson

caja financiera

13 Objetivos Dirección Víctor Ocampo

estratégicos administrativa

14 Organigrama Estructura Dirección Víctor Ocampo

jerárquica administrativa

15 Manual de Describe los Dirección de Sonia Pérez

 5

funciones puestos de trabajo talento Humano

16 Método de Estudio para Coordinador de Edilson Vargas

evaluación verificar el capacitación

personal

17 Flujo de la Cantidad de Dirección Darío Thompson

operación dinero que genera financiera

una empresa

18 Estado financiero Muestra cómo se Director Darío Thompson

encuentra una financiero

empresa

19 Base de datos de Identifica las Director de ventas Iván Montoya

clientes necesidades a

satisfacer

20 Política Coordinación Gerencia Jairo Camacho

administrativa de recursos general

operativa

21 Estudio de Información Dir. De ventas Iván Montoya

 6

mercado que se extrae

del mercado

22 Movimientos Registra los Coord. De Ángela Pérez

contables movimientos contabilidad

econocmicos

23 Presupuestos Proyección Dir. financiero Darío

de la Thompson

empresa

24 Costos Desembolso Coord. De Ángela Pérez

económico contabilidad

Nota. Fuente realización propia

ANALISIS:

La dirección de talento humano no proporciona la suficiente información de los empleados, especificando el número de empleados

vinculados en la organización y tampoco proporciona un directorio de cargos operativos con las respectivas funciones.

El área de producción y de ventas no tienen una buena comunicación, lo que dificulta conocer los tiempos de entrega de los insumos
 7

La coordinación de distribución no cuenta con una base de datos que permita conocer los contratistas ni como es el manejo de la

distribución

Además, no hay no información que permita saber cuándo un producto llega a ser demorado más de 20 días a quien se le tiene que

informar, ni que contacto se tiene cuando la materia prima se le pide a un externo, la coordinación del área de ventas no cuenta con

una base de datos de proveedores que permita identificar la cantidad de insumos a pedir

Por último, la falta de un control de inventario que pueda evidenciar los materiales que tiene Proinsumos o los que hay que pedir para

completar la producción

Tabla 2 entrevista

Nombre del entrevistador Luisa Guaneme

Nombre del entrevistado Emiliano Zapata

Área a la que pertenece Coordinador del área de producción

Objetivos de la entrevista Identificar como maneja la produccion

Estructura de la entrevista Preguntas abiertas

Enumere las preguntas que ara el entrevistado 1. ¿Qué se necesita para empezar un

proceso de producción?
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2. Porque son necesarios los cambios del

diseño y desarrollo

3. Es siempre necesario ver la

trazabilidad

4. Que se necesita saber para aceptar un

pedido

Nombre del entrevistador Luisa guaneme

Nombre del entrevistado Angela perez

Área a la que pertenece Coordinadora del área de contabilidad

Objetivos de la entrevista Como es el manejo de inventarios y como las

transacciones ayudan a comprender la

situación de la empresa

Estructura de la entrevista Preguntas abiertas

Enumere las preguntas que ara el entrevistado 1. ¿Qué aplicación contable está familiarizada?

2. ¿Cómo está manejando los inventarios si hay

un problema de los mismos?

3. ¿cómo podría mejorar los procesos de

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manejo de inventarios?

4. ¿cómo se asegura de que no se le pacen

detalles registrando transacciones?

5. ¿cómo ayudas a entender la situación de la

empresa?

Nombre del entrevistador Luisa Guaneme

Nombre del entrevistado William Arrazola

Área a la que pertenece Coordinador de distribución

Objetivos de la entrevista Mirar como es la distribución

Estructura de la entrevista Preguntas abiertas

Enumere las preguntas que ara el entrevistado 1. ¿Cómo hace seguimiento de la

distribución?

2. ¿si no llega el producto que acciones se

toman?

3. ¿si no se mantiene un adecuado

inventario, como sabe cuánto dispone

para distribuir?
 10

4. ¿si se presenta una incertidumbre no

contemplada como la maneja?

Mapa 1

Diagrama de flujo de datos

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 12

Nota. Realización propia

Tabla 3

Definición del problema

Áreas Descripción del problema

Problema general Proinsumos no cuenta con un sistema de

inventarios que permita conocer el stock de las

bodegas, Por lo que es difícil conocer la demanda

de mercancía

Problema área administrativa No identifica la importancia que tiene el

almacenamiento de inventarios, para poder

transmitir la información exacta del

almacenamiento en bodega

Causa: No se encuentra una base de datos que

permita identificar el almacenamiento de

inventarios

Problema en talento humano Es necesaria la información de los empleados y de

los diferentes cargos que se están empleando en

 13

cada área.

Causa: no se tiene un registro de reclutamiento en

la base de datos

Problemas área de producción Se encuentra un mal uso de las herramientas y

desconocimientos de los procesos de producción

Causas: el personal no es capacitado de manera

constante

Problema área financiera Desconocimiento del presupuesto exacto que se

debe invertir para los insumos

Causa: mala comunicación entre el área de

distribución y el área financiera

Problema en área de ventas Falta de información acerca de los proveedores, lo

cual genera un desconocimiento del tiempo de

entrega de la mercancía

Causa: no se cuenta con un sistema de rastreo

adecuado de la mercancía

Nota. Realización propia

14

Problemas
No existe evidencias de
un sistema de información que
permita mejorar el manejo de
reportes y a su vez mantenga
un soporte de evidencias de la
información ingresada, por lo
que existe un riesgo de
perdidas informativa.
No existe un sistema de
información el cual recopile
detalladamente la información
y pueda generar un adecuado
control del nuevo personal que
ingresa en la organización
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Áreas Requisito funcionales Estrategias
Administrativo 1. Introducir nuevas Implementar un sistema de
tecnologías las cuales recolección de información
fortalezcan el como el Siigo, el cual
almacenamiento de permitirá ordenar la
información información y poder sacar
2. Lectura de informes de proyecciones más
materia prima adecuados de inventarios y
3. Lectura de informes de de estados financieros
estados financiaros
4. Proyección de ventas
por medio de
visualizaciones
gráficas, ayudando a
una mejor comprensión
de la información
Talento humano 1. Almacenamiento del Implementar las TIC para
manual de funciones reunir, registrar, almacenar,
para uso futuro, analizar y recuperar los datos
ayudando a la lectura
de los módulos
administrativos
2. Almacenamiento de
informes de los planes
de reclutamiento y de
almacenamiento para
usos o mejoras futuras

Mala comunicación
entre las áreas de producción y
de ventas, generando
desconocimiento en los
tiempos de envió de los
productos con los proveedores
La baja cantidad de
inversión puede generar un
crecimiento más bajo, por lo
que la ampliación de
suministros se ve
comprometida, corriéndose el
riesgo de cancelación de
productos y perdidas de
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3. Registro de fechas de
contratación
De producción 1. Sistema que verifique Aprovechar las
cuantos productos herramientas de la
quedan en el compañía para difundir la
departamento de ventas información entre las áreas,
e informe a las áreas manteniendo un trabajo de
involucradas equipo estable
2. Sistema de codificación
que permita conocer el
inventario
3. Realizar productos de
alta calidad, por medio
de un adecuado trabajo
en equipo
Financieros 1. Invertir en recursos Generar una proyección de
financieros y humanos inversión la cual pueda ser
2. Realizar inversiones recuperada a corto y largo
que le permitan a la plazo, incrementando la
organización crecer utilidad para ampliación de
3. Mejorar la producción y crecimiento
productividad y calidad empresarial
del producto
4. Registro de datos con
los proveedores
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clientes, dándose una baja

utilidad

Se desconoce la De ventas 1. Recopilación de datos Implementar un

con respecto a la sistema que recopile la
demanda generada por los demanda información y la
2. Disminuir los tiempos almacene, ayudando a
clientes y al tener un control de de entrega de los conocer la cantidad de
productos inventarios que tiene la
inventario pésimo no se sabría 3. Tener registros que empresa y el nivel de
permitan conocer el demanda de los
cuanta mercancía pedir para estado de ventas consumidores
4. Sostener a los clientes
producción, generando sobre y fidelizarlos,
cumpliendo con la
costos de almacenamiento si se demanda

pide demás
 18

Diagrama de contexto
 19

DFD nivel cero

 20

Conclusión:

Se debe ejecutar un plan de acción el cual permita mejorar el sistema de inventario y la

comunicación entre las áreas, permitiendo favorecer la toma de decisiones y el planteamiento de

estrategias comerciales, generado mayores ventas e incrementando las utilidades con el nivel de

producción. Al implementar las TIC se tendrá un mayor control informativo con soportes de desarrollo de

cada área, también mejorará la comunicación entre las mismas, estableciendo un sistema más estable en él

envió de productos y control de los mismos.