PRO-SG-SST-08

PROCEDIMIENTO DE
V1
COMUNICACIÓN
01/10/2021

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para asegurar la efectiva comunicación interna y

externa entre las partes interesadas de ********* y promover la participación, la
toma de conciencia de los trabajadores en cuanto al Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. ALCANCE

Aplica para toda las comunicaciones internas y externas, lo relativo a la toma de

conciencia por parte del personal permanente y contratista de ******** en el marco
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. INFORMACIÓN DOCUMENTADA

-Decreto 1072 del 2015 Articulo 2.2.4.6.14

4. RESPONSABLES

Profesional SST: Revisión, ajuste, apoyo y aseguramiento de la adecuada

implementación del presente procedimiento.
Trabajadores y partes interesadas: Participar activamente en las
comunicaciones que se requieran para el buen desarrollo del Sistema, hacer uso
de los mecanismos de comunicación y participación dispuestos por la empresa.

5. DEFINICIONES

COMUNICACIÓN:
Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales.

COMUNICACIÓN EXTERNA:
Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas comunicaciones incluyen las
quejas, reclamaciones, denuncias, entre otras, con carácter organizacional.

COMUNICACIÓN INTERNA:
Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor pertenezcan a los
departamentos, áreas o servicios de la empresa.

METODOLOGÍAS Y TÉCNICAS PARA DAR A CONOCER LA INFORMACIÓN:

 PRO-SG-SST-08
PROCEDIMIENTO DE
V1
COMUNICACIÓN
01/10/2021

Comprende los instrumentos o herramientas del qué hacer educativas presentes

en todo el desarrollo de un programa; éstas facilitan el logro de los objetivos.

PARTE INTERESADA:
Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones de la empresa, tanto
externo como interno a la organización y que tienen un interés en el desempeño o
éxito de ésta.

PARTICIPACIÓN:
Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión,

COPIA
organización, entre otros, en el cual las personas aportan valor añadido.

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. Comunicación Interna:

CONTROLADA
La comunicación interna permite en consecuencia, implica estructurar un conjunto
de actividades bien definidas. Entre ellas se encuentran:

● Construir un clima de confianza y motivación.

● Profundizar en el conocimiento de la seguridad y salud en el trabajo.
● Informar individualmente a los trabajadores.
● Hacer públicos los logros conseguidos por la firma.
● Permitirle a cada uno de los integrantes de la organización expresarse hacia la
dirección general, sin importar posición en la escala jerárquica de la
organización.
● Promover una comunicación a todas las escalas.

6.2. Comunicación externa:

Los coordinadores determinan la necesidad por el tipo de comunicación divulgarla

a toda la firma.

6.3. Comunicaciones de los trabajadores

Los colaboradores pueden transmitir a la gerencia los problemas o inquietudes en

SST a través del correo electrónico o durante las inspecciones en oficina o en via
que realiza, quien a su vez lo comunica al Profesional SST o lo expone durante las
reuniones del COPASST.
 PRO-SG-SST-08
PROCEDIMIENTO DE
V1
COMUNICACIÓN
01/10/2021

Herramientas:

● Sección boletín interno.

● Correo electrónico.
● Auto reporte de condiciones de trabajo y salud.
● Carta al personal
● Carteleras
● Folletos

COPIA
● Publicación institucional
● Reuniones
● Medio electrónico

6.4. Comunicación a visitantes

CONTROLADA
Cada vez que un colaborador llegue al área de trabajo de ******** se diligenciara el
formato para registro de visitantes con el que se presenta el folleto de
comunicación de peligros.

6.5. Consulta de la matriz de comunicación

Matriz de comunicación

En este matriz se establece un mecanismo para identificar las siguientes variables:

● ¿Qué se va a comunicar?
● ¿Dónde se genera la información?
● ¿Quién comunica?
● ¿A quién comunica?
● ¿Cómo comunica?
● ¿Cuándo Comunica?
● ¿Dónde Comunica/Registro?
● ¿Tipo de comunicación (Interna-Externa)?
 PRO-SG-SST-08
PROCEDIMIENTO DE
V1
COMUNICACIÓN
01/10/2021

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Responsabl
Diagrama de Flujo Descripción de Actividad Registro
e
Las entradas para la comunicación,
provienen de la necesidad de su
realización, es necesario consultar Interesado
constantemente la matriz de de generar la Matriz de
comunicación, este documento comunicació comunicación
determina las directrices para la n.
realizar apropiadamente la
comunicación.
En el momento de consultar la Interesado Matriz de
matriz de comunicación se debe de generar la peligros
prestar atención a todas las comunicació
variables que esta comprende para n.
poder garantizar la trazabilidad de
la información.
 PRO-SG-SST-08
PROCEDIMIENTO DE
V1
COMUNICACIÓN
01/10/2021

COPIA
CONTROLADA
En caso de que el requerimiento a
comunicar no se encuentre en
Interesado
dicho documento, se debe
de generar la Matriz de
consultar con el Profesional SST
comunicació peligros
cual es la mejor manera de
n
comunicarlo y poder dejar la
evidencia de ello.
 PRO-SG-SST-08
PROCEDIMIENTO DE
V1
COMUNICACIÓN
01/10/2021

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

 Matriz de comunicación

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓ DESCRIPCIÓN DEL REVISADO

FECHA APROBADO POR
N CAMBIO POR

RESPONSABLES DE CAMBIOS