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PROCEDIMIENTO DE FECHA DE
COMUNICACIÓN, CONSULTA Y APROBACIÓN
PARTICIPACIÓN DE LOS
TRABAJADORES

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, CONSULTA Y PARTICIPACIÓN DE LOS

TRABAJADORES VIDRIOS SAN LORENZO S.A.S

1 OBJETIVO

Definir las actividades para la comunicación, consulta y participación del personal de la empresa

VIDRIOS SAN LORENZO S.A.S

2 BASE NORMATIVA

Norma ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

1. Establecer los lineamientos que permitan una eficaz comunicación interna y externa entre

los diferentes niveles de la empresa VIDRIOS SAN LORENZO S.A.S. 

2.  Describir el procedimiento para el tratamiento de comunicación, participación y

consultas de los trabajadores a la empresa

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3.  Definir los mecanismos de divulgación de la información a nivel externo e interno de la

organización.

 4 ALCANCE Y RESPONSABILIDAD

Aplica en todas las actividades o procesos que desarrollen los trabajadores de VIDRIOS SAN

LORENZO S.A.S ubicada en la ciudad de Duitama. Para efectos de este Procedimiento se han

definido las siguientes responsabilidades:

Comité de SST:

Velar por la comunicación y recepción de todos los temas relacionados con la seguridad y salud

de los trabajadores.

Área de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Implementar las medidas necesarias que aseguren una adecuada comunicación y participación de

los trabajadores en la seguridad y salud.

5 DEFINICIONES
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Consulta:

Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

Participación:

Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, de manera individual o a

través de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto.

Información:

Proceso de transmisión de datos a través de los diferentes canales. Informar es poner en

conocimiento de alguien un dato.

Comunicación:

Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales.

Comunicación interna:

Comunicación con o entre cualquier persona, unidad o servicio pertenecientes a la organización.

Comunicación externa:
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Comunicación con cualquier persona, unidad o servicio ajeno a la organización.

Comunicante:

El que realiza la comunicación. La responsabilidad de la ejecución recae sobre el comunicante,

quien debe cerciorarse que la comunicación ha sido realizada de forma eficaz.

6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

N Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro

Identifica los temas que requieran
Identificación
la participación y consulta de partes Coordinador Correo
1 de temas de
interesadas frente al Sistema de SST electrónico.
participación
seguridad y salud en el trabajo.
Ficha de
Selección de Selecciona los temas que requieran Coordinador
2 consulta y
temas de la participación y consulta SST
participación
Determinació
n de
Determina el mecanismo para Ficha de
mecanismos Coordinador
3 presentar el tema seleccionado a los consulta y
para SST
trabajadores y contratistas. participación
presentar
tema
4 Presentación Presenta el tema a estudio a Coordinador Ficha de
del tema a trabajadores y contratistas, para SST consulta y
estudio. garantizar la participación y participación
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consulta.
Ajustes Realiza los ajustes requeridos de
requeridos Coordinador
5 acuerdo a los aportes realizados por
SST
trabajadores y contratistas.

Ficha de
Presentación Trabajadores consulta y
6 de tema de Se presenta tema de consulta. Visitantes participación.
consulta Contratistas. Correo
electrónico.

Realiza consulta en temas Trabajadores Ficha de

Realización
7 relacionados con Seguridad y Salud Visitantes consulta y
de consulta
en el trabajo. Contratistas. participación

Coordinador
Respuesta a Responde la consulta mediante SST Correo
8
consulta correo electrónico. Profesionales electrónico.
SST

7 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.1 COMUNICACIÓN

7.1.1 Comunicación interna

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Los medios que se tendrán en cuenta, para la difusión interna de toda la información que tiene

que ver con el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, se hará por los siguientes

medios:

a) Electrónico:

El área de SST dirige información a los correos electrónicos de cada trabajador de la

empresa VIDRIOS SAN LORENZO S.A.S ubicada en Duitama Boyacá.

b) Físico – Buzón de Observaciones:

El cual está a cargo del supervisor de HSE, permite al trabajador brindar información sobre

los actos y condiciones inseguras que pueda detectar en las áreas de trabajo, así como

brindar recomendaciones en mejora de la gestión de seguridad y salud en la empresa

VIDRIOS SAN LORENZO S.A.S ubicada en Duitama Boyacá. Por medio de un documento

elaborado por el trabajador o por medio del formato de procedimiento de participación y

consulta de la empresa VIDRIOS SAN LORENZO S.A.S, informando las condiciones

inseguras que él haya detectado o crea pertinente a mejorar, este documento será entregado

al supervisor de HSEQ.
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La información que se comunica depende de los temas de cada proceso; a continuación, se

mencionan algunas de las informaciones que se comunica:

● Políticas y Objetivos del Sistema de Gestión en SST.

● Requisitos Legales

● Responsabilidades en SST (Perfiles del cargo e Inducción).

● Quién es el Representante por la Dirección del Sistema de Gestión en SST.

● Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos de acuerdo con las

actividades que desarrolla la Empresa.

● Programas de gestión anual.

● Integrantes del COMITÉ DE SST y la gestión que realiza.

● Resultados de las investigaciones de los accidentes y casi accidentes de trabajo, así como

de las enfermedades profesionales; a través de capacitaciones, boletín electrónico, entre

otros.

● Qué hacer en caso de emergencia.

7.1.2 COMUNICACIÓN EXTERNA

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Las comunicaciones externas se envían en hojas membretadas de VIDRIOS SAN LORENZO

S.A.S la persona que elabora el documento, registra en el libro de Salida de Correspondencia y

firma para constancia. Las comunicaciones se controlan estableciendo un consecutivo interno

general y único para toda la compañía el cual es manejado por la Administración o en su

reemplazo el encargado de RRHH.

7.1.3 DE LA PARTE INTERESADA HACIA LA EMPRESA

Cuando se recibe una comunicación externa, la administración coloca el sello de la empresa

VIDRIOS SAN LORENZO S.A.S y registra en Entrada de Correspondencia, luego la distribuye

y hace firmar dicho libro por el empleado al cual estaba dirigido el comunicado.

8 ANEXOS

8.1. FICHA DE CONSULTA Y PARTICIPACIÓN.

código:

FICHA DE CONSULTA Y Fecha:

PARTICIPACIÓN. Versión: 1.0
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Nombre:

Identificación:

Correo
Teléfono
Electrónico:

Área o sección.

Consulta:

Participación:

Firma: Recibido por:

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