Cómo se Controla y

Evalúa el Trabajo

Antonio Maxil Silva

Antonio Maxil Silva
Proceso Administrativo
 ¿Qué es Control?

Función administrativa que involucra la

VIGILANCIA, COMPARACIÓN y
CORRECCIÓN del desempeño laboral
Proceso a través del cual se establecen los
estándares, para MEDIR los resultados
obtenidos con relación a lo obtenido con el
objetivo de corregir, prevenir y mejorar las
desviaciones

Antonio Maxil Silva

Evaluación y Control
Importancia del Control
 Para COMPROBAR la efectividad de la gestión
 Promueve el ASEGURAMIENTO de la calidad
(PDCA)
PROTEGE los activos de la empresa
 GARANTIZA el cumplimiento de los planes
 Establece medidas para PREVENIR errores y reducir
costos y tiempo
DETECTAR y ANALIZAR las causas que originan
las desviaciones
 Permite EMPODERAR a los empleados
Proceso de Control

Establecer De acuerdo NO Tomar medidas

Medición del
estándares e a lo correctivas y volver
desempeño
indicadores a medir esperado? a evaluar

SI

No Hacer nada
 Paso 1 Establecimiento de Estándares
ESTÁNDARES
 Unidad de medida que sirve como patrón para evaluar
los resultados (kilogramo patrón/ metro patron)

Antonio Maxil Silva

 Paso 1 Establecimiento de Estándares

INDICADORES
 Es la medida del cumplimiento del estándar en un
periodo determinado que permite verificar y evaluar
las actividades y da a conocer rápidamente el estado
actual de la situación (empresa)
 Conocidos como KPI´s o ICN´s

Antonio Maxil Silva

 Tipos de Medidores
Físicos (inventarios)
De costos (variaciones)
De capital (Inversiones)
De ingresos (ventas)
De programas (administración de proyectos)
Metas como normas ISO
Cumplimiento de Planes estratégicos
Benchmarking

Antonio Maxil Silva

 Paso 2 Medición (¿Cómo medimos?)
TIPO VENTAJAS
• Obtiene información de
primera mano
Observaciones personales • La información no se filtra
• Cobertura intensiva de las
actividades laborales
• Fáciles de visualizar
Informes Estadísticos • Eficaces para mostrar
relaciones
• Rápido para obtener
información
Reportes Verbales
• Permite retroalimentación
verbal y no verbal
• Completos
• Formales
Reportes Escritos
• Fáciles de archivar y
recuperar
DESVENTAJAS
• Esta sujeta a prejuicios
personales
• Requiere de tiempo
• Evidente
• Proporcionan información
limitada
•Ignoran factores subjetivos
• La información se filtra
• No se puede archivar
• Requiere mas tiempo para
su elaboración

Antonio Maxil Silva

 Fijación de Estándares
Estándares físicos
 Medidas no monetarias relacionadas
con el nivel operativo, en el cual se
usan materiales, se emplea mano de
obra, se prestan servicios y se
producen bienes (hrs/ ton)

Estándares de Costos
 Son medidas monetarias
comunes, similares a las normas
físicas en el nivel operativo
($/ton)

Antonio Maxil Silva

 Fijación de Estándares

Estándares de Capital
 Son los relacionados con el capital
invertido en la empresa.

Estándares de Ingresos
 Son resultado de la atribución de
valores monetarios a las ventas
(ingresos, ventas promedio)

Antonio Maxil Silva

 Fijación de Estándares

Estándares de Programas
 Son los relacionados con el cumplimiento de un plan
o programa (proyecto de instalación, desarrollo de
nuevos productos, presupuesto variable, mejora en
la calidad)
Estándares Intangibles
 Aquellos que no están relacionados con aspectos
físicos, monetarios o de tiempo y son difíciles de
establecer (aumento en la motivación del personal,
cambio de la cultura de la empresa)

Antonio Maxil Silva

Paso 3 Comparación del
Desempeño
Paso 4 Implementación de Acciones
Gerenciales
Corregir el desempeño real
Acción CORRECTIVA INMEDIATA
 Acción correctiva que busca solucionar los
problemas de una sola vez para reencausar el
desempeño
Acción CORRECTIVA BÁSICA
Acción correctiva que trata de determinar cómo ý
por qué se dio la desviación del desempeño, antes
de corregir lo que causó
Paso 4 Implementación de Acciones
Gerenciales
Revisar el estándar
Cuando el estándar (objetivo) es muy alto
(poco alcanzable) o es muy bajo (pobre o muy
fácil de alcanzar)
OST (on stream time)
RFT (right first time)
6 sigma
Estándares financieros
 LIQUIDEZ
 Proporción actual
 Prueba del acido
 APALANCAMIENTO
 Deuda – activos
 Cobertura de intereses
 ACTIVIDAD
 Rotación de inventarios
 Rotación de activos totales
 RENTABILIDAD
 Márgenes de utilidad sobre ventas
 Retorno sobre la inversión
Control de desempeño de la
Organización y Empleados
Eficiencia de costos, tiempo de espera por
parte de los cliente, satisfacción del cliente
DESEMPEÑO
El resultado final de una actividad
DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL
Suma de los resultados de todas las
actividades laborales de una organización
Medidas de Desempeño Organizacional
Productividad
Productos vs. insumos
Eficacia organizacional
Cumplimiento de los objetivos
organizacionales
Clasificaciones industriales y/o
empresariales
Fortune 500
Global 500
Clasificaciones industriales
 Productividad

Es la razón aritmética de un producto –

insumo en cierto periodo con especial
consideración a la calidad

Productos
Productividad
= Insumos

Antonio Maxil Silva

Medidas de Desempeño de los
empleados
ACCIONES DISCIPLINARIAS
Acciones puestas en practicas por un gerente
para hacer cumplir los estándares y
reglamentos laborales de la organización
ACCIONES DISCIPLINARIAS
PROGRESIVAS
Método usado para garantizar que se imponga
una penalización mínima adecuada al agravio
cometido
Tipos de Problemas Disciplinarios
 Control y las Metas Estratégicas
Los Controles y Objetivos Organizacionales
siempre deberán de estar interrelacionados
Un buen control organizacional control
debe ser:
Objetivo
Completo
Oportuno
Aceptable

Antonio Maxil Silva

 Herramientas de Control

Insumos Proceso Productos

• Humanos • Manufactura • Bienes Servicios
• Administrativos • Cliente • Ganancias
• Capital • Comunicación • Satisfacción

Control Preventivo Control Concurrente Control Correctivo

Se anticipa a los Corrige en el momento Corrige después de que
problemas en que se presentan estos ocurren

Antonio Maxil Silva

 Control Preventivo (anticipante)
 Tiene la finalidad de reducir la probabilidad que se
presente un hecho no deseado
 Minimizan la necesidad de aplicar medidas correctivas
 Aquellos que previenen que se presenten desviaciones
 Un automovilista
 Una gotera
 Llegar al “Torito”

Antonio Maxil Silva

 Control Preventivo
Requisitos del control con corrección anticipante
 Realización de un exhaustivo y cuidadoso análisis del
sistema de planeación y control, e identificación de las
variables de insumos más importantes
 Elaboración de un modelo del sistema
 Actualización permanente del modelo
 Recolección regular de datos sobre las variables en los
datos de los insumos reales respecto de los insumos
planeados
 Realización de acciones

Antonio Maxil Silva

 Ejemplos de Control Preventivo
 Contar con un consejo de administración
 Códigos de conducta y ética
 Descripciones de puestos actualizados
 Procedimientos detallados y documentados
 Capacitación y actualización del personal
 Juntas de revisión semanal, mensual, bimestral
 Reglamentos de trabajo

Antonio Maxil Silva

 Control Correctivo (retroalimentación)
 Tienen el objetivo que las desviaciones vuelvan a lo
planeado o se encuentre dentro de los estándares
establecidos
 Calidad de un producto después de fabricado
 Recall de empresas armadoras
 La desbielada de un automóvil
 Volver a cursar una materia
 Despido de personas actuando de forma poco ética
 Alta rotación de personal
 Reajustes en sueldos o salarios para ser competitivo

Antonio Maxil Silva

Control Concurrente
Es aquel que entra en acción mientras una
actividad laboral esta en progreso
Conocido como Administración de contacto
directo
Se da a través de la supervisión directa
(interacción directa de jefe subordinado)
Técnicas de Control
 Controles financieros

Liquidez
Apalancamiento
Actividad
Rentabilidad
Cuadro de Mando Integral
Gobernabilidad Corporativa

Antonio Maxil Silva

 Control de Pérdidas y Ganancias
 El Estado de Pérdidas y Ganancias es un registro de los
ingresos y egresos de un periodo determinado, se trata en
realidad de una síntesis de los resultados de las
operaciones de la empresa
 Limitaciones del control y pérdida de ganancias
 Control por medio del rendimiento sobre la inversión (ROI)
 La técnica de control que mide el éxito tanto absoluto como
relativo de una compañía (o unidad de ésta) calcula la relación
entre las ganancias y la inversión de capital
 Nuevos modelos (EVA, WAC, EBITA)

Antonio Maxil Silva

Control de Calidad

PDCA
ISO 9000, 14000, 22000
Círculos de calidad
Administración de la calidad total
Manufactura esbelta (Lean manufacturing)
Tecnologías asistidas por computadora
(CAD/CAM)
ISO (International Standards
Organization
ISO 9000
 Sistemas de administración de la calidad (Normas y
estándares para asegurar la calidad de los productos y
servicios)
 ISO 14000
 Sistemas de administración del medio ambiente
ISO 22000
 Sistemas de la administración de la seguridad en los
alimentos
Otros Controles
 Presupuestos
 Diagrama de Gantt (tiempo –avance)
 Tecnologías de información (TIC`s)
 Planeación y control de inventarios
 Outsourcing
 Balance Score Card (Tablero de
Control)
BSC HERRAMIENTAS
Incrementar el Valor al Accionista
Perspectiva Estrategia de productividad Valor para el Accionista Estrategia de crecimiento •Estrategia
Financiera: ROCE
•Valor
las palancas
Mejorar el costo Incremento el uso Aumentar el valor Creación de valor a traves •Desempeño
de valor para
los accionistas
estructural De activos Para el cliente de nuevos productos y servicios •Competitividad
q Costo por unidad q Rotación de activos q Rentabilidad del q Nuevas fuentes de
Cliente Utilidad

q Mercado y asignación de cuentas q Adquisición de clientes q Retención de clientes q Satisfacción del cliente
Lider de Producto
Perspectiva
Del Cliente: La Soluciones al Cliente •Segmentación
propuesta de Propuesta de Valor para el Cliente Mas bajo costo •Costumer
diferenciación
de valor Atributos de Producto / Servicio Relaciones Imagen Experience
Precio Calidad Tiempo Funcionalidad Servicio Relaciones Marca •Comportamiento
del Cliente

Perspectiva Regulaciones y
Operaciones Administración Innovación
Interna. Sociedad
Del Cliente
como se crea y (Procesos Que Producen (Procesos Que creen
(Procesos Que mejoren
se sostiene el Y Entregan Productos (Procesos Que mejoren Nuevos productos y
el medio ambiente y •Procesos
valor Y Servicios) El valor al cliente) servicios)
Las comunidades)

Perspectiva Fuerza de trabajo motivada y preparada

De Aprendizaje y
Crecimiento: un papel Competencias Tecnologías Clima para
•Activos intangibles
de los activos intangibles estratégicas estratégicas La acción •Cultura
Gente, sistema, clima y
cultura.
 Benchmarking
El benchmarking es un método para el
establecimiento de metas y medidas de
productividad con base en las mejores
prácticas de la industria
Los tres tipos de benchmarking:
qEstratégico
qOperativo
qAdministrativo

Antonio Maxil Silva

Gobernabilidad Corporativa

 Sistema utilizado para regir una

corporación, de manera que los
intereses de sus dueños estén
protegidos
 También conocido como
Gobierno Corporativo
 adware: software comercial que se distribuye
gratuitamente a los usuarios, al que se puede acceder sin
costo alguno y se puede usar de manera ilimitada, pero
con anuncios
 Groupware: Groupware hace referencia a tecnología de
software y hardware (TIC) para asistir la interacción de
grupos, para mejorar la interacción y la colaboración de
grupos.
 El shareware: software comercial que se distribuye
gratuitamente a los usuarios, ya sea en un formato
limitado o en una versión de prueba que caduca tras un
número establecido de días. (winrar)
 El freeware: software con derechos de autor al que se
puede acceder sin costo alguno y se puede usar de
manera ilimitada. El desarrollador mantiene todos los
derechos del programa y controla la distribución. En
ocasiones, los usuarios pueden adquirir servicios u
opciones adicionales.
 Version mejorada de shareware en ocasiones versiones
premium
 Costo-Beneficio del Control

Antonio Maxil Silva

 Requisitos para controles
eficaces
 Ajuste preciso de los controles a planes y puestos
 Ajuste preciso de los controles a los administradores en lo
individual
 Certeza de que los controles señalan excepciones en
puntos críticos
 Búsqueda de objetividad en los controles
 Garantía de flexibilidad de los controles
 Ajuste del sistema de control a la cultura organizacional
 Economía de los controles
 Establecimiento de controles que inducen acciones
correctivas

Antonio Maxil Silva

 Requisitos para controles
eficaces
Ajuste preciso de los controles a planes y
puestos
 Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un
reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les
diseñó
 Los controles también deben reflejar la estructura de
la organización, en la que se señala quién es
responsable de la ejecución de los planes y de las
anomalías en su realización

Antonio Maxil Silva

 Requisitos para controles
eficaces
Ajuste preciso de los controles a los
administradores en lo individual
Los controles también deben ser ajustados a
cada administrador en lo individual
Nadie confía en algo que no puede
comprender

Antonio Maxil Silva

 Requisitos para controles
eficaces
Certeza de que los controles señalan
excepciones en puntos críticos
 El control eficaz requiere que los administradores
pongan especial atención en las cosas más
importantes (control por excepción)
 Uno de los medios más importantes para ajustar los
controles a la medida de las necesidades de eficiencia
y eficacia es cerciorarse de que se les ha diseñado
para señalar excepciones

Antonio Maxil Silva

 Requisitos para controles
eficaces
Garantía de flexibilidad de los controles
Para que los controles mantengan su eficacia
a pesar de fracasos o cambios inesperados en
los planes, deben ser flexibles
Los controles deben seguir siendo funcionales
ante la posibilidad de cambios en los planes,
circunstancias imprevistas o rotundos fracasos

Antonio Maxil Silva

 Requisitos para controles
eficaces
Ajuste del sistema de control a la cultura
organizacional
Para ser óptimamente eficaz, todo sistema o
técnica de control debe ajustarse a la cultura
de la organización

Antonio Maxil Silva

 Requisitos para controles
eficaces
Economía de los controles
Los controles deben justificar su costo
Un sistema adecuado revelará dónde están
ocurriendo fallas y quién es el responsable de
ellas, y garantizará la aplicación de acciones
correctivas

Antonio Maxil Silva

 Requisitos para Controles Eficaces
Establecimiento de controles que inducen
acciones correctivas
 Un sistema adecuado revelará dónde están ocurriendo
fallas y quién es el responsable de ellas, y garantizará
la aplicación de acciones correctivas
 El control sólo se justifica si las desviaciones respecto
de los planes se corrigen por medio de una
planeación, organización, integración de personal y
dirección adecuada

Antonio Maxil Silva