POLÍTICAS

1. La empresa tiene que tener un área de documentación y control frente a la

información documentada de todos los procesos, actividades y registros documentales
que se realicen dentro de la empresa

2. La gerente tiene que delegar qué personal será el que apruebe los documentos
realizados por otro trabajador.

3. Todos los trabajadores de la organización tendrán el derecho de diligenciar la

solicitud de la información documentada, pero con la supervisión de un gerente o cargo
superior, de esta manera evitando daños a la organización

4. Se tiene que manejar de manera adecuada la información documentada ya sea en

archivo físico o digital.

5. La empresa debe de tener un solo tipo de archivador para todo el salón de belleza,
de esta manera se genera un control de toda la información documentada de la
misma,ya sea archivador vertical o las cajas de activación de documentos.

6. La información documentada debe permanecer en constante actualización para

mantener la calidad de la empresa y no fallar ante ninguna ley actual que no se tenga en
cuenta.

7. El trabajador que cree o actualice los documentos necesarios, no puede ser el

mismo que revise y apruebe que son aceptados para funcionar dentro de la
organización.

8. La empresa tiene que contar con un archivo histórico de la información documentada

que ya no se utiliza, pero en algún momento fue relevante y en funcionamiento.

10. La información documentada se encuentre archivada ya sea digital o en archivos

físicos, deben de estar clasificados según su tipo y finalidad.

11. Toda la información documentada que sea actualizada tiene que ser con beneficio
para la organización o área, sin ocasionar daños o retrasos en alguna parte de la
organización.

12. Tener copias de los documentos que se realizan, estas tienen que ser de manera
digital o física, llegado caso en que se pierda o dañe, la organización contaría con sus
respectivas copias actualizadas de la información documentada.

13. Implementar en todos los documentos cajas de control de calidad, estas son:

· Elaboración, revisión y aprobación

· Control de cambios.

· Lista de distribución.

· Los documentos relacionados.

· Los anexos y registros que se requieran para diligenciar con calidad el

documento.
14. Antes de generar la creación, actualización o eliminación del documento, se tiene
que dirigir al flujograma y seguir la secuencia de las respectivas actividades
dependiendo de su necesidad.

15. La respuesta a la solicitud documental tiene que ser máximo de 8 días, la cual será
notificada por la gerente de la empresa.