1.

Objetivo
Definir las actividades necesarias y documentar la metodología para la creación,
actualización, revisión, aprobación, control y distribución de documentación interna y
externa de la compañía. Esto para garantizar la disponibilidad para el uso cuando y
como lo requieran, además de su protección en todos los procesos del Consorcio San
Miguel.
2. Alcance
Este procedimiento se debe aplicar para el control y actualización de la información
documentada, tanto internos como externos. De tal manera, que permita soportar el
SGC del Consorcio San Miguel.
3. Definiciones
- Información documentada: Información que la compañía tiene para soporte de sus
áreas y procesos.
- Procedimiento: Forma especifica para realizar actividades de la empresa.
- Formato: Información documentada que representa resultados obtenidos y
proporciona evidencia de los procesos que se llevaron a cabo.
- Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos
deberían aplicarse; cuando, como y quien debería aplicarlos.
- Manual de calidad: Documento que especifica el SGC de la empresa.
4. Responsabilidades
- Gerente general: Es responsabilidad del gerente general revisar y aprobar los
recursos necesarios para la implementación del presente procedimiento.
- Director administrativo: Su responsabilidad es velar por la aplicación, difusión,
mejoramiento y mantenimiento del presente procedimiento, así como mantener
los documentos controlados, en permanente revisión y actualización; así mismo
que estos estén disponibles y su utilización sea oportuna y adecuada.
- Es responsabilidad de todo el personal de la Empresa la implementación y
aplicación del presente documento.
5. Desarrollo
- Aprobación de los documentos
Todos los documentos de la compañía que estén relacionados con los Sistemas de
Gestión deben ser aprobados por el Gerente.
- Revisión y actualización
Cuando se realicen modificaciones, el director Administrativo, hará la revisión y
ordenará la actualización de los documentos, actualizando la fecha de vigencia, el
nombre del documento en caso sea necesario y la versión y actualizar el formato
en el listado de documentos.
- Identificación y control de documentos
Los documentos de tipo interno y externo se registran e identifican en el listado de
documentos.
- Codificación
Todos los documentos tendrán que estar debidamente codificados según su
clasificación.
- Legibilidad de registros
Los registros se pueden encontrar en papel o en el equipo asignado. En cualquiera
de los casos el responsable debe asegurarse que sean escritos en un lenguaje
sencillo que no permita confusiones posteriores.
- Almacenamiento y recuperación
En el listado maestro de los registros se identificará el tipo de formato y
almacenamiento de los registros; los que se mantengan en papel deben estar
ordenados cronológica o alfabéticamente, y se conservan en carpetas que a su vez
se almacenan en archivadores. Para el caso de los registros en equipos, se requiere
que el responsable de gestionar y archivar tenga asignado un sitio específico
accesible para su almacenamiento y su posterior recuperación en el equipo de
cómputo respectivo.
- Copia de seguridad
Se deben conservar una o más copias de los documentos relevantes relacionados
con la prestación de servicios y el sistema de gestión. Las copias de seguridad son
esenciales para garantizar la continuidad del negocio en caso de falla de la
computadora o pérdida accidental o deliberada de datos. Entre los muchos riesgos
existentes, podemos mencionar fallas del sistema, que incluyen hardware y
software; programas maliciosos, virus; incendios, tormentas, robos e innumerables
otras causas. Por lo tanto, la empresa realizó un sistema de control automático de
copias de seguridad mediante la aplicación de copias.
-