PROCEDIMIENTO Revisin N0

10-05-2016
ABASTECIMIENTO Codigo: ABS-P-01

1. CONTROL DE EMISION

Elaborado Revisado Aprobado

Nombre: Mauricio Rodriguez Nombre: Carlos Venegas Nombre: Maximiliano Corrales
Supervisor Logstica y Gerente de
Cargo: Cargo: Cargo: Gerente General
Abastecimiento Operaciones
Fecha: 05-04-2016 Fecha: 06-04-2016 Fecha: 07-04-2016

2. OBJETIVO

Establecer la metodologa para llevar a cabo el proceso de compra de bienes y servicios demandados por
la Empresa, desde que se origina el requerimiento hasta la recepcin final de stos por parte de los
clientes finales y el pago al proveedor.
Asegurar el suministro oportuno de bienes y servicios para lograr el adecuado y normal funcionamiento de
la Organizacin y el control en las cuentas por pagar de los proveedores crticos.

3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes y servicios que se originan por la emisin de una
Solicitud de Compra o por resultado de un proceso de licitacin.

El responsable de gestionar y controlar el proceso es el Jefe de Adquisiciones.

4. DEFINICIONES (si aplica)

Compra: Accin de obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto o un servicio.

Solicitud de Compra: Documento generado por los clientes internos en el que se detallan los bienes o
servicios requeridos. Este documento origina un proceso de compra.
Orden de Compra: Es un documento oficial enviado a un proveedor por determinados bienes o servicios a
un precio convenido y que lo autoriza a presentar una factura.
Para SEMAE SpA las compras de montos inferiores a 50.000 pesos realizarn sin Orden de Compra. Para
compras inferiores a ese monto se realizar rendicin de gastos.
Cliente Interno: Cualquier empleado de la empresa que genere formalmente requerimientos de compra
de bienes y servicios o que solicite informacin asociada al proceso de compra (precios, proveedores,
estadsticas).
Especificaciones Tcnicas: Conjunto de caractersticas y cualidades establecidas como requisitos que
deben de cumplir los bienes y servicios suministrados por los proveedores identificados en una Solicitud
de Compra.
Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra un insumo o servicio.

Proveedor Crtico: Es cuando su ausencia o defecto afecta el normal desarrollo de los procesos
realizados por SEMAE SpA.

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Bienes o Insumos: Materiales, repuestos o suministros, necesarios para el

desarrollo de los procesos o actividades que desarrolla SEMAE SpA.
Registro de Incidencias: Formulario que permite registrar las incidencias de
incumplimiento por parte de los proveedores, asociados a criterios o parmetros de
evaluacin.

5. RESPONSABILIDADES

Gerente General
Autoriza o Rechaza rdenes de Compra.
Aprueba la compra de activos fijos para la empresa.
Autoriza el arriendo de equipos para faena.

Gerente de Operaciones
Autoriza todas las Solicitudes de Compra de materiales y servicios de proyectos.
Enva la solicitud va correo al Encargado de Logstica y Abastecimiento
Realiza anlisis de necesidad del arriendo de equipos para faenas.

Solicitantes (Encargados de algn proceso de la empresa)

Personal de la empresa que tiene una necesidad de compra

Dueo de rea
Responsables de autorizar y/o solicitar las solicitudes de compra de sus respectivas reas o faenas.
Deben verificar que los servicios contratados por terceros se realizan y dar VB a los EDP respectivos.

Subgerente de Finanzas
Establece los procesos necesarios para asegurar el cumplimiento de los compromisos de pago contrados
en las rdenes de Compra.
Debe recepcionar las facturas de compra y su adjunto enviados desde oficina Salamanca para el proceso
de contabilidad.
Debe dar curso al pago de proveedores.
Sera responsable de fiscalizar el control de avance en el pago de proveedores y asegurar un programa
libre de proveedores cerrados por pago.

Encargado de Logstica y Abastecimiento

Es responsable de asegurar el estricto cumplimiento del procedimiento y controles vigentes.
Responsable de cotizar e indicar proveedor para compra de servicios, insumos, repuestos, accesorios y
materiales en general.
Responsable del proceso administrativo de la Orden de Compra (genera la orden de compra, gestiona su
aprobacin va correo electrnico al Gerente General, para luego enviar copia a proveedor y al rea
solicitante (cliente interno)).
Organiza el retiro, transporte y entrega al cliente interno del volumen total de la compra.
Coordina y asegura la entrega al cliente interno de las compras con entrega acordada a cargo del
proveedor.
Organiza la logstica de la cadena de suministros, conduce las negociaciones y la bsqueda constante
de nuevas alternativas de provisin y de mejores condiciones crediticias.
Es responsable de dejar establecido con los proveedores los plazos y formas de pago de las compras, a su
vez deber controlar y realizar la Recepcin Conforme provenientes de oficina de Salamanca y/o
Santiago para poder dar orden de pago al rea de finanzas.

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Es el encargado de solicitar va correo electrnico, los certificados de calidad, calibraciones, resoluciones

sanitarias, hojas de seguridad, etc. a los proveedores de materiales, equipos de medicin y servicios
crticos para la operacin de faenas (cuando aplique).
Adems de informar a cada proveedor de SEMAE SPA procedimiento de compras que slo se recepcionarn
facturas que tengan adjuntas la o las guas de despacho y la OC.
Es responsable de llevar el registro de las incidencias de proveedores.
Es responsable de coordinar las devoluciones de insumos que no cumplan con lo requerido y/o de solicitar
las garantas de estos.
Debe mantener actualizado el listado maestro de proveedores de productos y servicios crticos de SEMAE
SPA Patagonia (crticos para las diferentes reas), para realizar la evaluacin de proveedores.

Jefe de Calidad
Asesora Tcnicamente en el proceso de compras de elementos de calidad, segn estndares establecidos.

Jefe de SSOMA
Asesora Tcnicamente en el proceso de compras de elementos de proteccin personal y otros materiales
de seguridad, medio ambiente.
Debe revisar cantidades y dar V B a las solicitudes de compra de compra de EPP de las distintas
instalaciones e informar al Gerente de Maquinarias.
Responsable de mantener disponibles y ordenadas las certificaciones de los EPP.
Responsable del stock de EPP y el control de la entrega en conjunto con cada administrador de contrato.

Encargado de RRHH
Aprueba compras de Administracin (tiles de aseo, materiales de oficina, insumos cafetera) hasta
100.000 pesos para las oficinas de Santiago y Salamanca.
Aprueba compras de pasajes para las oficinas de Santiago y Salamanca y realiza EDP.
Enva valija con facturas al Subgerente de Finanzas a oficina Santiago.

6. DOCUMENTOS APLICABLES
Instructivo de Evaluacin de proveedores

7. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
NA

8. DESCRIPCIN
Todo solicitante que tenga algn requerimiento de insumo y/o servicio deber emitir una solicitud de
compra va mail, la cual tendr el siguiente proceso de autorizacin y realizacin de la compra.

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Organigrama de Abastecimiento

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9. REGISTROS
-Mail con solicitud de compra
-Orden de Compra
-Guas de despacho y facturas
-Certificaciones y registros de calibracin.
-Registros de incidencia de compras
-Rendicin de gastos

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versin Anterior: Fecha: Descripcin del Cambio:

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