CODIGO: VERSIÓN

CONFECCIONES S.A. PCS-P-001 00

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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC-OHSAS 18001: 2015

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo

o en parte sin previa autorización de la empresa

Elaboró: Reviso : Aprobó :

Luis Heriberto Ruiz Burbano Jhon Sebastián Cerón Carlos Edmundo Revelo Rosero
Asesor HSEQ Coordinador HSEQ Gerente

Firma: Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE EJECUCION VERSION CAMBIO

Valle del Guamuez, Putumayo. B/ La Libertad Cra. 6 Nro. 14 - 101. Teléfonos. 4283424 - 3132075905 -
E-mail confecciones@gmail.com
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1. OBJETIVO
Establecer los criterios para la evaluación, selección, reevaluación y clasificación de
proveedores de productos críticos, subcontratistas de bienes o servicios establecidos por la
Organización.

2. ALCANCE
Toda compra a proveedor de productos críticos, y subcontratación del servicio que afecten
directamente la calidad de los procesos y servicios prestados. Aplica para la realización de
compras diarias consideradas no críticas que realice CONFECCIONES S.A.
3. DEFINICIONES
 Proveedor: Entidad que suministra un bien o servicio a otra organización.
 Proveedor calificado: Condición dada a una entidad, cuando esta ha demostrado que
cumple con los criterios especificados.
 Evaluación de proveedor: Examen cuantitativo y cualitativo realizado para determinar en
qué medida un proveedor es capaz de satisfacer los requisitos especificados.

4. RESPONSABILIDADES.
4.1 Gerente
Establecer los criterios para la evaluación, selección de proveedores y reevaluación de
proveedores de productos o servicios críticos según formato establecidos. Aprobar y disponer
los recursos para realizar las compras de productos críticos, bienes y servicios. Realizar o
delegar la Evaluación a los proveedores críticos seleccionados.
4.2 Líder de Compras
Establecer y aprobar las características y especificaciones técnicas para los productos críticos,
bienes y servicios considerados. Solicitar cotización a los proveedores de los productos
requeridos. Designar personal para la recepción de productos comprados, el cual realiza la
verificación de:
Productos: verificar y asegurar que estén conformes con los requerimientos y especificaciones
establecidas por el cliente y la organización.
Servicios: verificar y asegurar que cumplen con todo los requisitos establecidos en el contrato
de prestación de servicios.

4.3 De Los Proveedores

Mantener las condiciones comerciales y de venta fijadas en los acuerdos firmados.
Suministrar oportunamente los productos, bienes comprados y servicios subcontratados de
acuerdo con las características establecidas por el cliente y la organización.
Suministrar los productos solicitados con la calidad ofrecida y acompañados de sus respectivas
fichas técnicas o certificados de conformidad del producto.

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5. DESARROLLO
La empresa ha definido los siguientes productos como críticos:. El servicio de mantenimiento
de máquinas, elementos de protección personal, dotación y equipos de cómputo, oficina y
mantenimiento.
Ingreso del proveedor: para ingresar un proveedor de productos o servicios se debe realizar el
registro en el formato LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES CGS-F-002, en el cual se
lleva la base de datos de los proveedores, y se realiza el registro de la información general del
proveedor mediante el FORMATO DE INGRESO DE PROVEEDORES PCS-F-001.

Solicitar al proveedor cotización del producto o servicio a suministrar, gestionar directamente la

orden de compra utilizando el formato orden de compra y verificación de productos PCS-F-003.
Toda compra debe estar respaldada por una orden debidamente diligenciada, tramitada y
aprobada por el Gerente o por el líder del proceso.

Para las compras del día a día (pequeños accesorios y repuestos de vehículos, papelería, tinta,
dotación, etc.) se realizaran mediante la orden de compra y verificación de productos PCS-F-
003, en la cual se deben describir las especificaciones y cantidad del producto requerido, esta
será autorizada por el líder del proceso que requiera el producto o servicio, para las cuales no
se hará ningún tipo de verificación si es necesario.

Empleado que requiere el producto o servicio

 Diligencia y entrega al Líder de Compras el formato orden de compra y verificación de

productos PCS-F-003, para solicitar productos críticos, bienes o servicios. Debe incluir
características y especificaciones técnicas que aseguren la correcta compra y la mejor
calidad.

Líder de Compras

 Evalúa y selecciona al proveedor de productos críticos, bienes o servicios que afectan

directamente la calidad de procesos y prestación de los servicios mediante el formato de
Evaluación y Selección de proveedores PCS-F-004. La organización comprará productos
críticos, bienes y contratará servicios sólo con aquellos proveedores clasificados como
confiable o aceptable Archiva el registro físico, con el resultado de la evaluación, en la
carpeta de cada proveedor incluyendo la fecha la próxima evaluación y cuando lo estime
conveniente, los aspectos a revisar durante la visita (cuando aplique).
 Realizar la reevaluación de proveedores, cada 12 meses a los proveedores aprobados,
Cuando lo estime conveniente, podrá visitar las instalaciones del proveedor aceptado para
verificar sus procesos (cuando aplique).
 Registra, almacena, protege, actualiza y mantiene los resultados de la evaluación.
 Cuando lo estime conveniente dará a conocer, al proveedor los resultados de la
evaluación, la cual debe incluir anotaciones en las que se resalten los aspectos positivos y
por mejorar por parte del proveedor.

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Gerente

 Establece y aprueba las características y especificaciones técnicas para los productos

críticos, bienes y servicios.
 Revisa y aprueba la orden de compra y verificación de productos.
 Establece el plan de inspecciones y nivel de aceptación o rechazo, aplicable al momento
de recibir productos críticos, bienes y servicios que afecten la calidad de la prestación de
los servicios.

Proveedor y/o Subcontratista

Suministra oportunamente registros que evidencien cumplimiento de los criterios de evaluación.
 Certificado vigente de existencia y representación legal cuando aplique (proveedores).
 Cuando aplique, muestra del producto ofrecido y su respectiva ficha técnica, especificación
técnica (proveedores).
 Manuales y catálogos de los productos que provee (proveedores).

Cuando se trate de servicios subcontratados, deben certificar la competencia (educación,

formación y experiencia) establecida en el contrato de prestación de servicios.
.

Proveedor evaluado y seleccionado:

 Acompaña suministro acompañado de la respectiva orden de despacho o remisión y el

registro de calidad del producto. (Conformidad de lote, especificaciones técnicas,
certificado de calidad del producto).
 Suministra oportunamente los productos, bienes y servicios comprados de acuerdo con las
características y especificaciones técnicas establecidas por el cliente y la organización.
 Mantiene las condiciones comerciales y de venta fijadas en los acuerdos comerciales.
 Suministrar los productos y/o servicios solicitados con la calidad ofrecida y acompañados
de sus respectivas fichas técnicas y certificados de conformidad de producto o lote.

Reevaluación de proveedores:

 La Reevaluación de proveedores considerados como críticos la hará el gerente o en su

defecto este delegara esta responsabilidad en la administradora del contrato, el periodo de
reevaluación se hará semestralmente y se dejara registro en el formato de
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES PCS-F-005.

Personal que realice la recepción del producto comprado:

Los empleados que solicitan los productos o servicios, son responsables de la verificación de
las compras realizadas, para asegurar la conveniencia de los mismos.

 Recibir los productos verificando las especificaciones indicadas en la orden de compra y

verificación de productos.
 Verificar que los productos no estén, rotos, golpeados, dañados, que los sellos de
seguridad o los empaques no estén violados, verificar las fechas de vencimiento,

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certificados de calidad o precedencia de despacho que permitan verificar su originalidad,

sitio de despacho o fabricación
 Registrar en la orden de compra y verificación de productos, las observaciones del estado
del producto recibido, las cantidades no recibidas o devueltas y finalmente firmar en
aceptación del producto recibido.
 Cuando se reciba parcialmente, se coloca al frente de la cantidad requerida la cantidad
recibida, también se deberá registrar si se reciben certificados o protocolos de calidad.

6. REGISTROS

 Formato Ingreso De Proveedores PCS-F -001

 Listado Maestro de Proveedores PCS-F -002
 Orden de compra y verificación de productos PCS-F-003.
 Evaluación y Selección de proveedores PCS-F-004
 Reevaluación de proveedores PCS-F-005.

NOMBRE:

LUIS HERIBERTO RUIZ BURBANO

C.C. No. 98386055

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