FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

1. Planificación

En primer lugar, en la planificación se analiza anticipadamente en forma teórica los objetivos, las
acciones, los métodos y los recursos que se necesitan para obtener buenos resultados.

Naturalmente, en la función de planificación se hace una previsión de lo que se necesita para

lograr las metas propuestas. Por eso se parte primero del análisis de la situación. Posteriormente
se establecen los objetivos que se deben alcanzar y se definen las estrategias que se
implementarán. Finalmente se determina el plan de acción que para la aplicación efectiva de las
estrategias.

Sin duda, la planificación es determinante porque en ella se definen los objetivos que la empresa
debe alcanzar en el futuro. Este proceso se realiza de manera continua y de forma sistemática. El
administrador debe saber con precisión qué, cómo, cuándo y dónde se debe implementar el plan
de acción.

2. Organización

En segundo lugar, la organización es el proceso donde se realiza la ordenación y la distribución de

las responsabilidades, la autoridad y los recursos dentro de las personas que trabajan dentro de la
empresa. Todo esto para que se puedan lograr los mejores resultados.

En efecto, la organización implica llevar a la práctica el plan y aprovechar de la mejor forma los
recursos disponibles. Permite que se coordinen todos los esfuerzos de manera lógica y eficiente
para alcanzar los objetivos.

3. Dirección

En tercer lugar, la función de dirección implica que se debe asignar a las personas que deben
responsabilizarse de dirigir todas las acciones. Estas personas se deben encargar de liderar,
motivar y comunicarse eficientemente con el personal que tiene a cargo para desarrollar el plan
de acción.

Evidentemente, se trata de guiar a todo el personal involucrado para alcanzar los objetivos. Se
debe instruir al equipo para llevar a la práctica el plan y que todo se realice según lo previsto con
anterioridad. Es convertir en acciones lo que anteriormente fue planificado.
4. Control

Finalmente, la función de control ayuda a darle un seguimiento a todas las actividades y tareas
que se están realizando y corregir los errores que se puedan presentar. Permite obtener
información precisa de lo que sucede dentro del proceso.

Habitualmente, el control permite que se utilicen de forma más eficiente los recursos humanos,
técnicos y financieros en el logro de los objetivos planificados. En este proceso se definen los
estándares que son utilizados para medir cual es el nivel de desempeño alcanzado. Con las
medidas realizadas se puede tomar acciones de retroalimentación y de corrección para garantizar
que se cumpla lo previsto en el plan. En pocas palabras, el control permite comprobar que todo se
esté ejecutan

5.- Evaluación.

Por último, pero no menos importante, se encuentra el paso de la evaluación en donde el

administrador tiene que evaluar el resultado obtenido para así poder corroborar el cumplimiento
de las metas de la empresa. De esta manera podrá checar, analizar y realizar nuevas acciones
correctivas o metas, dependiendo de los resultados obtenidos.

LAS TAREAS DEL ADMINISTRADOR

Drucker (p.275), por su parte, estableció que son cinco las tareas que componen la labor de un
administrador: establece objetivos, organiza, motiva y comunica, mide y, por último, desarrolla a
su gente.

Establecer objetivos.

El administrador fija metas para cada área, las comunica a aquellas personas cuya participación es
requerida para lograrlas y decide qué hay que hacer para cumplirlas.

Organizar.

El administrador analiza las actividades, decisiones y relaciones necesarias. Clasifica el trabajo, lo

divide en actividades manejables y las clasifica en puestos de trabajo manejables. Agrupa estas
unidades y puestos de trabajo en una estructura organizacional. Además, selecciona personas para
la gestión de estas unidades y para los puestos de trabajo claves.

Motivar y comunicar.

El administrador hace de su gente un equipo:

A través de la práctica y en sus relaciones con las personas con quienes trabaja.

Mediante sus «decisiones sobre personas», decisiones sobre remuneración, ubicación y ascensos
Gracias a una comunicación constante, desde y hacia sus subordinados, desde y hacia sus
superiores y desde y hacia sus colegas.

Medir.

El administrador establece criterios e índices, pocos factores son tan importantes para el
desempeño de la organización y sus integrantes. Se encarga de que cada persona conozca las
medidas de desempeño de toda la organización y, al mismo tiempo, las de su función y así le
ayuda a cumplirlas. Analiza, evalúa e interpreta el rendimiento y como en todas las otras áreas de
su trabajo, comunica el significado de las medidas y sus resultados a sus subordinados, a sus
superiores, y a sus colegas.

Desarrollar a su gente y a él mismo. Con el ascenso del trabajador del conocimiento, esta tarea ha
adquirido una mayor importancia. En una economía del conocimiento, las personas son el activo
más valioso de la organización y le corresponde al administrador desarrollarlas.

HABILIDADES DEBE POSEER UN ADMINISTRADO PARA CUMPLIR SUS FUNCIONES

Un buen administrador para desempeñar sus funciones debe poseer las siguientes habilidades:

1. Habilidades humanas

Desde luego, todo administrador debe tener la capacidad para poder trabajar con personas. Sobre
todo, debe ser un buen líder. Al ser buen líder podrá dirigir y motivar a los equipos de trabajo para
que cumplan con los objetivos y las responsabilidades asignadas. Consiste en la capacidad y el
discernimiento para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un
liderazgo eficaz

2. Habilidades técnicas

Por otra parte, las habilidades técnicas implican que el administrador debe poseer todo un
conjunto de conocimientos técnicos que pueda aplicar en sus tareas administrativas. Este
conocimiento técnico es parte de lo aprendido en su formación profesional y en la experiencia
obtenida en el trabajo. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos, técnicas y equipos
necesarios para la realización de sus tareas específicas a través de su instrucción, experiencia y
educación.

3. Habilidades conceptuales

Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de la organización global y en el ajuste

del comportamiento de la persona dentro de la organización. Esta habilidad permite que la
persona se comporte de acuerdo con los objetivos de la organización total y no apenas de acuerdo
con los objetivos y las necesidades de su grupo inmediato. Paralelamente, estas habilidades
capacitan al administrador a poder entender y comprender los problemas que puedan aparecer
durante el proceso administrativo. El propósito es poder definirlos, resolverlos y prevenir que
aparezcan en el futuro.

4. Habilidad política.

Capacidad para mejorar la posición personal, sentar una base de poder y establecer los contactos
correctos. Los gerentes que tienen buenas habilidades políticas suelen ser mejores para conseguir
recursos que aquellos que no las poseen. También obtienen evaluaciones más altas y logran más
ascensos.

HABILIDADES ESPECÍFICAS DEL ADMINISTRADOR

Además, estos mismos autores, plantean seis conjuntos de conductas que explican poco más del
50 % de la eficacia de un gerente, las denominan habilidades específicas y son:
Controlar el entorno de la organización y sus recursos. Capacidad para emprender acciones y llevar
la delantera para hacer cambios en el entorno. Implica fundamentar las decisiones relativas a los
recursos en un marco de conocimiento claro, actualizado y exacto de los objetivos de la
organización.

Organizar y coordinar. Consiste en organizar las cosas en torno a las tareas y, a partir de ahí,
coordinan relaciones de interdependencia entre las tareas, cuando procede.

Manejar información. Comprende el uso de los canales de comunicación e información para

identificar problemas, entender los cambios del entorno y tomar buenas decisiones.

Propiciar el crecimiento y el desarrollo. A través del aprendizaje constante, el administrador

propicia su crecimiento y desarrollo personal, así como los de su gente.

Motivar a los empleados y manejar conflictos. A través del refuerzo positivo generan en su gente
ganas de hacer su trabajo y eliminando conflictos, inhiben posibles problemas que minen la
motivación.

Resolver problemas estratégicos. Asumen responsabilidad de sus decisiones y se aseguran de que

los subalternos apliquen debidamente sus habilidades para tomar decisiones.