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Definición de Benchmarking

El Benchmarking es un proceso empleado para recopilar información y nuevas ideas para


el desarrollo de tu empresa. La idea principal, es la de conseguir información de utilidad
para mejorar la misma a partir de los ejemplos de los competidores más fuertes del
mercado. También es una fuente de referencia para las empresas, donde comparar algunas
de sus áreas con las de otras compañías similares.

Otra definición sería la de David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation, que
indica que:

«El benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos,


servicios y procesos de trabajo de las organizaciones reconocidas como las mejores
prácticas, de aquellos competidores más duros».

Es así como se procede a tomar como referencia a las mejores marcas y sacar lo mejor de
sus métodos o estrategias. Para comprenderlo mejor, supongamos que la atención al cliente
de una determinada empresa líder es lo que la ha posicionado en lo más alto de su sector.
Es esta área en la que se debería enfocar y analizar para adaptar sus características positivas
en general.

Pero esto nunca se hará copiando directamente las estrategias, sino más bien
adaptándolas a las circunstancias y las características propias para que funcionen en
tu empresa.

Y es que el Benchmarking también puede ser percibido como un proceso de medición


continuo y sistemático encargado de medir con frecuencia los procesos empresariales de
una empresa con respecto a los procesos de los líderes. Por lo que, la ganancia principal
será la de obtener información de gran utilidad para mejorar la eficacia en general.

La práctica del Benchmarking nació en Estados Unidos desde los años sesenta debido a
organizaciones y estaban relacionadas con la calidad, al igual que con la influencia del
premio de calidad Malcolm Baldridge. No obstante, no es hasta los ochenta con la
compañía Xerox cuando el concepto propio del Benchmarking comenzó a surgir y a
popularizarse.

Aunque su utilización se ha dado tradicionalmente en las organizaciones empresariales, en


el presente se ha extendido a diversos ámbitos. Como son los casos de su empleo en
administraciones públicas (benchmarking público) y agencias gubernamentales.

Objetivos del Benchmarking


En la actualidad, el mundo de los negocios es sumamente competitivo, debido en gran
medida a la evolución de la economía digital. Las empresas necesitan compararse con las
mejores del mercado para resaltar. Es así como el Benchmarking tiene varios objetivos
claros y concisos a desarrollar durante su ejecución:

 Mejorar el nivel de calidad: Uno de los principales objetivos que presenta el


Benchmarking es el de mejorar el valor creado sobre un producto, basándose en sus
precios y los costes que son necesarios para su fabricación y venta. De nada sirve
una comparación si el resultado no repercutirá en un aumento tangible de la calidad.
 Aumentar el nivel de producción: Estudiando la eficiencia de empresas líderes se
conocerá cómo estas son capaces de mantener un nivel de producción eficiente. Y
es así como se necesitará el replicarlo a escala propia.
 Conocer más a fondo los procesos de la empresa: Empezar con el Benchmarking
es un recorrido de exploración a otras marcas, pero también interno a la empresa,
puesto que ésta debe conocerse a fondo para su aplicación. Y es también en medio
del proceso de comparación que se internalizará realmente el valor de la empresa.
Se comienza a ser consciente de las debilidades, fortalezas, oportunidades y
amenazas de la empresa.
 Comprender mejor el sector: Es una forma para alcanzar a comprender a fondo el
modo en el que se está desarrollando el sector en ese momento. ¿Qué está
ocurriendo? ¿Qué se está vendiendo? ¿Qué es lo que está funcionando?

Es por todo ello que el benchmarking es un proceso que es necesario para que las empresas
realicen mejoras y cambios en sus estructuras. También lo es porque tratar sobre éste es
hacerlo sobre la innovación de ideas.

Es un proceso continuo que nunca debe ser olvidado en la organización, y que servirá para
más tarde reasignar recursos o eliminar o mejorar actividades que no generan valor. Es así
como dentro de éste influyen la globalización y el uso de las nuevas tecnologías de la
información y comunicación (TIC).

En pocas palabras el Benchmarking es la consecuencia de una administración que tiene


como objetivo la mejora de la calidad. También es una herramienta para la mejora de
procesos dentro de la legalidad establecida.

Tipos de Benchmarking
Son varios los tipos de Benchmarking existentes, pero el objetivo en común de estos sigue
siendo el mismo: Ayudar a los managers a que miren fuera de sus departamentos y
organizaciones. Que en su lugar enfoquen su atención hacia la competencia o hacia los
sectores en las que hay compañías que son ejemplos de las mejores prácticas.
Los tipos de benchmarking que hay son competitivo, interno, funcional y digital.

Benchmarking competitivo

El Benchmarking competitivo es el empleado cuando existe una competencia agresiva. Y


se da al comparar algunos aspectos con los líderes del mercado o los competidores más
directos. Éste clase de proceso es el más complicado de colocar en práctica a causa de la
limitada información que las empresas brindan sobre sus procesos.

Debido a que estas empresas se consideran tu competencia directa, lo más probable es que
no estén interesados en colaborar. Entonces ¿si no colaboran no se puede llevar a cabo éste
proceso? En realidad no, pero será necesario el empleo de más recursos en la recopilación
de datos, por lo que será mucho más costoso en general.

Benchmarking interno

El Benchmarkeing interno es aquel que se da en empresas de gran tamaño y que están


formadas por numerosos departamentos o divisiones. Por lo que es muy común comparar
los niveles que son alcanzados en el interior de la organización. Es decir, se dan dentro de
la misma empresa.

Para realizar este tipo de Benchmarkeing se necesita identificar un departamento o área que
sea ejemplo a seguir por los buenos resultados que han generado. Gracias a que se
desarrolla en el interior de las empresas, es de los más fáciles de realizar. Además es el que
menos recursos necesita para realizarse.

Benchmarking funcional

El Benchmarking funcional es el que se centra en la comparación con empresas que no


pertenecen a tu misma industria. Lo cual representa una ventaja porque se puede obtener la
información necesaria al no ser un competidor directo de la empresa.

Es un Benchmarkeing muy funcional y productivo, porque no se trata con organizaciones


que son competidoras directas. Así que no existirán o se presentaran problemas con la
confidencialidad, al entregar la información necesaria para el estudio.

Benchmarking digital

Un Benchmarking digital es un estudio que se basa en los canales digitales. Ejemplos de las
acciones que se realizan en éste es la comparación de los sitios web, apps y redes sociales
propias con los de la competencia. Así como monitorear las implementaciones e
innovaciones de estos.

Asimismo es de gran vitalidad el conocer la navegación natural que realiza el cliente,


además de medir la cohesión de sus medios digitales. Es uno de los Benchmarking más
actuales y empleados, debido al amplio alcance de los medios digitales en todos los
sectores productivos.

Es así como este Benchmarking posee múltiples aplicaciones en el entorno digital. Es por
eso que existen herramientas que te permitirán comparar con facilidad tu posicionamiento
con el de páginas que sean similares. Otros datos obtenidos son los de la duración de
visitas, el tráfico de búsquedas, etc.
Algunas de las herramientas de más utilidad para realizar esto son:

 Google Trends: Es una herramienta de Google gratuita que sirve para la búsqueda
de tendencias y la comparación de la popularidad de varias palabras clave. Es una
página sencilla de usar, gracias a su interfaz muy visual. Además está disponible en
español.
 Semrush: Permite analizar datos de un sitio de interés al estudiar con detalle sobre
aspectos como las palabras clave, competidores orgánicos, ubicación geográfica y
otros muchos datos interesantes. Tienen algunas funciones gratuitas y posee
también interfaz en español.
 Similarweb: Con ella es posible analizar a la competencia y al mismo tiempo el
descubrir nuevas oportunidades, encontrar nuevas audiencias, identificar tendencias,
entre otras funciones. También dispone de una versión gratuita.

Etapas del Benchmarking


El proceso de Benchmarking en una empresa necesita seguir ciertas etapas para alcanzar el
éxito. Siendo estas las de:

1. Planificación

En esta etapa es necesario planificar la investigación que se llevará a cabo. Para ello es
indispensable contestar tres preguntas que son las de:

 ¿Qué quiero medir?: Una investigación necesita tener una razón de ser, por lo que
debe guardar relación con un área de la empresa que se desee mejorar.
 ¿A quién voy a medir?: Hay que decidir qué tipo de benchmarking será el seguido
(competitivo, interno o funcional). Después, se decidirá si se comparará un
departamento propio con una empresa dentro o fuera del sector.
 ¿Cómo vamos hacerlo?: Aquí se procede a crear un equipo de trabajo, y es éste el
que será el responsable de la organización y de la dirección.

2. Datos

El éxito o el fracaso del Benchmarking depende de la recopilación de datos, siendo este


paso esencial para determinar el nivel del mismo. Es así como se pueden obtener datos de
diferentes fuentes para poder constrastarlos. Pudiéndose así recopilar datos de fuentes como
internas, asociaciones profesionales o investigaciones que sean propias.

3. Análisis

Cuando ya se haya recopilado la información pertinente, se procede a analizar los


elementos que son los responsables de causar diferencias entre la compañía y las empresas
que están siendo estudiadas. Con ello, será posible identificar las oportunidades de mejora.
Y cuando haya sido identificada la magnitud de las diferencias, es momento de proponer
las mejores necesarias. Pero siempre recordando que las más indicadas, son aquellas que
están más adaptadas al tamaño e infraestructura de la empresa.

4. Acción

En este paso es necesario implementar a la empresa las mejoras propuestas. Es así como se
procede a adaptar a la empresa a la mejora de aspectos seleccionados. Pero siempre
teniendo en cuenta, que más que un simple proceso de cambio, es uno de mejora, uno que
sea capaz de añadir alguna ventaja para el bienestar del cliente.

5. Seguimiento y mejora

La etapa del seguimiento y mejora, es la última y es en la que se realiza un informe de


recopilando la información más destacada del proceso. Este paso lo que hace es servir de
ayuda en proyectos posteriores. Porque lo ideal sería que este proceso se convirtiese en uno
recurrente con el propósito de adoptar una mejora continua en todo momento.

Ejemplos famosos de Benchmarking


Son muchos los casos de Benchmarking en los últimos años que han ocurrido, siendo
algunos de estos relacionados con grandes compañías, que se valieron de este proceso para
mejorar su calidad de servicio y no perder su posición. Algunos de los más conocidos son:

El caso de Starbucks

Debido a la propuesta de las empresas de fast food como McDonalds, de vender café, hizo
que el gigante Starbucks, realizase un proceso de Benchmarking. Entonces ¿qué
seleccionaron para detener esta situación en donde otras compañías estaban llevándose a su
clientela?

Fue el tiempo de preparación de sus cafés, uno de los aspectos más importantes de
su modelo de negocio. Puesto que sus clientes necesitan de rapidez en la preparación de
sus bebidas. Es así como tomaron como ejemplo, una de las empresas líder en este aspecto
como lo es el fabricante automovilístico japonés Toyota. Una empresa que puede presumir
sobre la optimización del tiempo de fabricación de sus productos.

Se determinó que el 30% del tiempo empleado en la preparación de estos cafés se pierde
cuando los empleados se agachan o andan de aquí a allá escogiendo los ingredientes. Es así,
como después del análisis, implementaron un plan de acción cuya base era la de optimizar
los procesos de preparación de las bebidas.

Es así como se procedió a un rediseño del espacio de trabajo, y una nueva disposición
de los utensilios, además de las máquinas empleadas en la preparación de los
productos. Si bien estos aspectos pudiesen sonar tan simples, realmente establecieron una
mejora del casi 20% del tiempo de elaboración de sus productos.
El caso de Xerox Corporation

Uno de los casos más representativos es uno de los primeros de la historia, el de Xerox
Corporation. Esta fue la primera empresa que empleo el Benchmarking como tal. Este
paso fue dado debido a que a inicios de los años ochenta, empresas como Canon, Ricoh o
Minolta interrumpieron en el mercado norteamericano de las fotocopias y la gestión de la
impresión. Todo ello ofreciendo precios más económicos al público que los dados por
Xerox.

Entonces la misión de la empresa fue determinar cómo sus rivales eran capaces de
vender máquinas por el precio de coste de Xerox. Todo esto sin tener afectar la calidad.
Allí estaba el gran inconveniente, entonces para solventar esto. Xerox procedió a analizar
los métodos, procesos y materiales de su afiliada japonesa Fuji – Xerox. Este estudio señaló
que existía un importante retraso en todas las áreas analizadas.

Más específicamente, Xerox tenía nueve veces más proveedores por lo que rechazaba
diez veces más máquinas en la línea de producción. Algo que repercutía al ocupar el
doble del tiempo en colocar los productos en el mercado. Por igual, el estudio demostró que
la productividad necesitaba de crecer un 18% por año durante cinco años, si su meta era de
alcanzar a sus competidores.

Con este estudio de benchmarking pudo actuar con rapidez al marcar objetivos nuevos, y
realizar un seguimiento más adecuado a las demandas que el mercado estaba imponiendo.
Algo que fue de suma utilidad para la empresa porque la misma se centró en mejorar las
prácticas de su empresa, para después mejorar las prácticas de otras organizaciones que se
podían incorporar en su proceso de trabajo.

Aplicar (o sirve para) el benchmarking implica realizar un continuo seguimiento y evaluación de las
empresas competidoras, especialmente las líderes, con el fin de identificar sus mejores aspectos o
prácticas; sin embargo, también es posible aplicar el benchmarking para determinados aspectos en
los cuales se quiere mejorar.

A continuación los pasos necesarios para aplicar el benchmarking en una empresa: (como se lleva
acabo el proceso)

1. Determinar los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking


El primer paso para aplicar el benchmarking consiste en determinar los aspectos que van a ser sometidos
a benchmarking; es decir, los aspectos en donde se quiere mejorar y que, por tanto, se van a tomar como
referencia de la competencia.
Algunos ejemplos de aspectos que suelen ser objeto de benchmarking son el producto (su
diseño, su funcionabilidad, etc.), el servicio al cliente, los procesos productivos, los métodos de
trabajo, las estrategias comerciales, las políticas empresariales, etc.

2. Seleccionar las empresas que se van a analizar


Una vez que se ha determinado los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking se
seleccionan las empresas que se van a analizar, las cuales serían aquellas empresas,
competidoras directas o no, que tengan o mejor hagan lo que se quiere mejorar.

Por ejemplo, en caso de querer mejorar las ventas, seleccionaríamos como empresas a analizar
aquellas empresas competidoras cuyas ventas sean mayores que las de nosotros o aquellas
empresas que mejores estrategias de ventas estén utilizando para nuestro tipo de producto.

3. Determinar la información que se va a recolectar


Una vez que se ha seleccionado las empresas que se van a analizar se determina la información
que se va a recolectar, la cual sería aquella información relacionada a los aspectos que van a ser
sometidos a benchmarking de las empresas seleccionadas.

Por ejemplo, si vamos a someter la publicidad a benchmarking la información a recolectar


podría estar conformada por los medios publicitarios, mensajes publicitarios, público objetivo y
promociones de ventas utilizados por las empresas que hemos seleccionado.

4. Recolectar la información
Una vez que se ha determinado la información que se va a recolectar se hace efectiva la
recolección de esta acudiendo a las fuentes y utilizando los métodos de recolección adecuados
dependiendo del tipo de información a recolectar.

Por ejemplo, si queremos recolectar información acerca del servicio al cliente ofrecido por las
empresas que hemos seleccionado, podríamos visitar sus locales y tomar nota de este, hacerle
pequeñas entrevistas a sus clientes, visitar sus perfiles en las redes sociales y leer los
comentarios que reciben, etc.

5. Analizar la información
Una vez que se ha recolectado la información se procede a analizarla comparando los aspectos
de las empresas seleccionadas con los propios y con los de otras empresas, e identificando los
mejores y los que también se podrían aplicar en la propia empresa.

Por ejemplo, en caso de analizar procesos de trabajo, compararíamos los procesos de trabajo de
las empresas que hemos seleccionado con los nuestros y con los de otras empresas, e
identificaríamos los mejores y los que nosotros también podríamos implementar en nuestra
empresa teniendo en cuenta nuestros recursos y capacidades.
6. Adaptar los mejores aspectos
Finalmente, una vez que se ha analizado la información se procede a tomar como referencia los
mejores aspectos de las empresas seleccionadas, y a adaptarlos a la propia empresa agregándoles
mejoras.

Por ejemplo, una vez que hemos analizado la información e identificado las mejores características
de los productos de las empresas que hemos seleccionado, las tomamos como referencia y las
adaptamos a nuestros productos, tratando de superarlas y agregarles algo más que nos permita
diferenciarnos.

Ventajas y desventajas del benchmarking para tu negocio

6 Ventajas que no conocías

1. Define unos objetivos apropiados y alcanzables

Los objetivos de las empresas no siempre son realistas. Desde el


conocimiento de los objetivos de empresas de la competencia, se pueden
plantear metas más apropiadas y sobre todo, realistas.

2. Facilita la continua mejora durante la práctica laboral y


empresarial

Aportando las metodologías propias de una estrategia de benchmarking se


consigue conocer aquellas prácticas laborales que no son adecuadas
para una determinada empresa, e implementar otras que promuevan la
continua mejora durante la práctica empresarial.

3. Explora a tu competencia y conoce qué hace

Permite la evaluación de una empresa en comparación con su competencia.


Así, se pueden monitorizar los distintos acontecimientos vinculados a
nuestra competencia para estar en todo momento informados.
4. Incrementa tu rendimiento y probabilidad de supervivencia como
negocio

Una de las ventajas del benchmarking más destacables es precisamente el


incremento de la competitividad de un negocio debido al aumento de su
rendimiento. Una vez que conozcas qué es lo que hacen tus
competidores, conocerás la manera de ver incrementada tu
supervivencia en un entorno en constante cambio.

5. Mayor visión y enfoque para alcanzar tus objetivos

Normalmente, el benchmarking facilita que se salga de la zona de


confort, descubriendo otros enfoques para alcanzar las metas propuestas.
Así pues, se combaten ideas basadas en por ejemplo, tendencias o la
repetición de patrones equivocados que contribuyen a limitar los buenos
resultados de un negocio dado.

6. Reduce los costes necesarios

Toda actividad internacional requiere de unos costes, pero esta estrategia


permite que se puedan disminuir los costes por medio de la
simplificación de los diferentes procesos a realizar.

5. Desventajas importantes que deberías saber

1. Carencia de información suficiente debido a una mala


planificación

Las distintas técnicas para recolectar información y datos pueden no ser


suficientes. Es importante hacer una correcta planificación sobre la otra
empresa que se desea conocer antes de empezar la recolección de
información.

2. Descuidar el trato a tus clientes y su satisfacción

Aunque el incremento de la productividad y en general, de los resultados en


el plano global del negocio son importantes, no hay que descuidar la
atención a los clientes. Para ello, es de vital importancia que se conozca
perfectamente si la idea que se quiere incorporar a la empresa es o no
viable.

3. Incremento de tu dependencia

En numerosas ocasiones, se piensa que evaluando correctamente a


nuestra competencia es suficiente para alcanzar una posición superior
respecto de ésta. Aunque la aplicación de una estrategia de benchmarking
puede ayudar notablemente, las decisiones diarias y el esfuerzo son también
partes imprescindibles.

4. Obsesionarte en exceso con tus competidores

Frecuentemente, se tiende a observar demasiado las distintas


actuaciones realizadas por parte de la competencia, con el propósito de
crecer más o incluso más rápido que otras empresas y esto puede resultar un
factor negativo a tener en cuenta.

5. Obtener unos resultados inesperados

Es preciso explorar y definir con la mayor precisión posible las acciones a


desarrollar. Una mala definición de las actuaciones dará lugar a unos
resultados distintos de los esperados o simplemente erróneos.