UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CARRERA ADMINISTRACION DE EMPRESAS DE SERVICIO Y

RECURSOS HUMANOS

ASIGNATURA: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN

TUTOR: LCDA. MARIA FERNANDA CEVALLLOS AVILA, MGS.

ALUMNO: KARINA ELIZABETH BRAVO BRAVO

ABRIL - AGOSTO 2019

Quito – Ecuador
 UNIDAD 3

METODOLOGÌA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION

EXAMEN, INFORME Y SEGUIMIENTO

CAPÍTULO 9: Ejecución del Trabajo y emisión de informes

9.1. De acuerdo al contenido de las páginas 78 a 92 del Capítulo 3 del texto

guía, elabore la matriz de la fase de Instrumentación de la Auditoría
Administrativa.

NOMBRE DE LA FASE OBJETIVO Y ALCANCE ASPECTOS IMPORTANTES

RECOPILACIÓN DE Esta tarea debe enfocarse en el • Debe aplicar un criterio de

INFORMACIÓN registro de todo tipo de hallazgo y discriminación.
evidencia que haga posible su • Basarse en el objetivo de la
examen objetivo, pues de otra auditoría.
manera se puede incurrir en • Proceder continuamente a su
errores de interpretación que revisión y evaluación para
causen retrasos u obliguen a mantener una línea de acción
recapturar la información, uniforme.
reprogramar la auditoría o, en su
caso, suspenderla.
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN Para recabar la información • Implica localizar, seleccionar y
requerida en forma ágil y ordenada estudiar la documentación que
se puede emplear alguna o una puede aportar elementos de
combinación de las siguientes juicio a los auditores.
técnicas: • Revisión del área física donde
• Investigación documental se desarrolla el trabajo de la
• Observación directa organización, para conocer las
• Acceso a redes de información condiciones laborales y el clima
• Entrevista organizacional imperante.
• Cuestionarios • Reunirse con una o varias
• Cédulas personas y cuestionarlas
orientadamente para obtener
información.
MEDICIÓN La medición se puede visualizar • Deben cumplir con la función
desde dos perspectivas: de forma de garantizar la confiabilidad y
y de fondo. validez de la información que se
Para la primera se utilizan las registra en los papeles de
escalas de medición; trabajo.
Para la segunda, los •Debe hacerse considerando las
componentes del proceso variables fundamentales que
administrativo, elementos influyen en el desempeño de
específicos e indicadores. una organización, tal como su
naturaleza, campo de actuación,
tamaño, giro industrial y
enfoque estratégico.
 • Su uso como sistema permite
hacer comparaciones y
proyectar retrospectiva o
prospectivamente la información
para generar alternativas
altamente significativas para los
procesos de toma de
decisiones.
PAPELES DE TRABAJO Son registros en donde se • Los papeles de trabajo no
describen las técnicas y deben sobrecargarse con
procedimientos aplicados, las referencias muy operativas.
pruebas realizadas, la información • Consignar los tópicos
obtenida y las conclusiones a las relevantes.
que se llega. • Estar redactados en forma
clara y ordenada.
EVIDENCIAS La evidencia representa la • Debe ser necesaria para
comprobación fehaciente de los sustentar los hallazgos,
hallazgos durante el ejercicio de la conclusiones y
auditoría, por lo que constituye un recomendaciones del auditor.
elemento relevante para • Debe ser consistente,
fundamentar los convincente, confiable y haber
juicios y conclusiones que formula sido validada.
el auditor. La • Debe aportar elementos de
evidencia se puede clasifi car en juicio para demostrar o refutar
los siguientes rubros: un hecho en forma lógica y
Física convincente.
Documental
Testimonial
Analítica
SUPERVISIÓN DEL TRABAJO Para tener la seguridad de que se • Asegurarse de que existe
aplica y respeta el programa coincidencia entre las líneas
aprobado, es necesario ejercer fundamentales de investigación
una estrecha supervisión del en todo el equipo de auditores.
trabajo que realizan los auditores, • Monitorear constantemente el
delegando la autoridad sobre trabajo de los auditores para
quien posea experiencia, atender cualquier
conocimiento y capacidad. duda o aclaración.
• Revisar el trabajo realizado y
efectuar las observaciones y
ajustes procedentes
9.2 Luego de leer el contenido de las páginas 92 a la 114, en media página
resuma el proceso que se sigue para desarrollar la Fase de Examen de
Auditoría.

El examen de auditoria consiste en dividir y o separar los elementos que

componen los factores en revisión, para conocer la naturaleza, características y
origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia, e
interacción de las partes entre sí y con el todo, y de estos con el contexto.
El propósito es el de aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los
fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el
universo sujeto a examen, en las circunstancias específicas del trabajo a fin de
reunir los elementos óptimos de decisión.
El examen provee de la clasificación e interpretación de los hechos y el
diagnostico de los problemas para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio,
examen consta de las siguientes preguntas: conocer el hecho que se analiza,
describir ese hecho, descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles,
revisarlo críticamente en aras de comprender mejor cada elemento, ordenar cada
elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo
comparaciones en busca de analogías o discrepancias, definir las relaciones que
operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto,
identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atención.
Para consolidar el examen se deben hacer siete cuestionamientos
¿Qué trabajo se hace?, ¿Para quién se hace?, ¿Quién lo hace?, ¿Cómo se
hace?, ¿Con que se hace?, ¿Cuándo se hace?, ¿Por qué se hace?, luego que
hemos obtenido respuestas claras de estas preguntas surge otro cuestionamiento
¿el por qué? Cinco veces, después de esto el examen se pone más crítico,
permitiendo al auditor una visión más profunda en cuanto a las alternativas para
respaldar las conclusiones y los juicios del mismo.
 9.3 Elabore un mapa conceptual de los tipos de informes de Auditoría
Administrativa (Págs. 115 a 119 del texto guía).

Responsables
Introducción
Antecedentes
Técnicas empleadas
Diagnostico
INFORME GENERAL CONTIENE Propuesta
Estrategia de implantación
Seguimiento
conclusiones y recomendaciones
apéndices o anexos

Responsable
periodo de revisión
objetivos
TIPO DE
alcance
INFORMES
INFORME EJECUTIVO CONTIENE metodología
DE
síntesis
AUDITORIA
conclusiones

Si se llevó a cabo todo el proceso

de aplicación de la auditoria.

Si se presentaron observaciones
INFORME DE ASPECTOS CONTIENE relevantes.
RELEVANTES
Si la auditoria está en proceso, se
reprogramo o se replanteó.
9.4 Luego de leer el contenido de las páginas 120 a la 122, en media página
resuma el proceso que se sigue para desarrollar la Fase de Seguimiento de
Auditoría.

La etapa de seguimiento es la etapa en la que las observaciones que se producen

como resultado de la auditoria deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que
no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su
recurrencia, se podría decir que es como el antes y el después de la auditoria y
que no se limita solo a esto sino a aportar elementos de crecimiento a la
organización.
Por lo consiguiente se puede verificar que las acciones realizadas como resultado
de las observaciones se lleven a la práctica en los tiempos establecidos
conjuntamente con el responsable de área con el fin de alcanzar los resultados
esperados, facilitar al titular de la organización, la toma de decisiones, por último,
constatar las acciones efectuadas para instrumentar las recomendaciones y al
finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma en que
estas se atendieron.
Objetivo General: Establecer lineamientos generales, acciones específicas y
criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento, que garanticen que las
recomendaciones hechas por el auditor se atiendan de manera puntual.
A fin de que el seguimiento cumpla los requisitos consignados en el informe con
una cobertura técnica de primer nivel, es preciso que se apeguen a elementos
lógicos y consecuentes con la auditoria y la realidad de la organización por lo que
se deben considerar una serie de directrices.
CAPÍTULO 10: CASO PRÁCTICO-MANOS A LA OBRA CONTINUACIÓN DEL
CASO PRÁCTICO

Elabore los siguientes papeles de trabajo:

Fase 2: Instrumentación

 IT-01 Programa general de auditoría (cronograma)

QUALIPHARM

Fecha: 24/06/2019

PROGRAMA DE AUDITORIA

CRONOGRAMA AUDITORIA DE GESTION

OBJETIVOS: Revisar y analizar la información y documentación obtenida en la fase de
conocimiento
preliminar para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad.
Obtener los elementos necesarios para la evaluación de control interno y
para la
planificación de la auditoría de gestión.

PROCEDIMIENTOS HECHO REVISA REF/PT OBSERVACIONES

POR POR

Evalúe el Control Interno Específico del PF MR PT-01

componente y sus respectivos
subcomponentes.
Aplique los indicadores y parámetros de PF MR PT-02
gestión previstos para el componente y
subcomponente.
Realice los procedimientos necesarios PF MR PT-03
para obtener evidencia suficiente y
competente sobre el cumplimiento de la
eficiencia, eficacia y economía. Además
en lo posible ida la calidad del servicio y
el impacto del mismo.
Establezca si las operaciones PF MR PT-04
seleccionadas están logrando los
objetivos y metas deseadas
Verifique si las funciones establecidas en PF MR PT-05
el Reglamento Orgánico Funcional se
cumplen en la práctica y se encuentran
determinadas de acuerdo a las
necesidades de la Dirección.
Determine la forma como se realizan las PF MR PT-06
previsiones de personal y si éstas se
ligan a los planes institucionales o
responden a los objetivos y
requerimientos de las unidades
Administrativas.
Establezca la necesidad del puesto y si se PF MR PT-07
ha determinado las previsiones
económicas necesarias.
Verifique el cumplimiento de requisitos PF MR PT-08
del servidor en función del perfil del
puesto según el Manual de Clasificación u
ocupacional, tanto de personal a
nombramiento como contrato.
Indique la codificación y referenciarían de PF MR PT-09
los papeles de trabajo.
Con la documentación obtenida: Realice PF MR PT-10
la evaluación específica de control interno
al área administrativa de la organización y
determine el nivel de riesgo y confianza.
Determine los indicadores de gestión que PF MR PT-11
se aplicarán en el examen de auditoría
para el área financiera.
Formule en papeles de trabajo, los PF MR PT-12
comentarios, conclusiones y
recomendaciones para mejorar la
efectividad, eficacia, economía y
eficiencia de las operaciones
involucradas
Comunique los resultados obtenidos con PF MR PT-13
los funcionarios responsables, para llegar
a un acuerdo acerca de las
recomendaciones para promover mejoras
y otras acciones correctivas.

 IT-02 Programas específicos: Área Administrativa

Área Recursos Humanos: los subsistemas a desarrollar son:
 Contratación de personal
 Inducción
 Capacitación
 Evaluación de desempeño
 QUALIPHARM

Fecha: 26/07/2019

PROGRAMA DE AUDITORIA
CRONOGRAMA ESPECIFICO AUDITORIA DE GESTION
DEPARTAMEN AREA DE RECURSOS
TO HUMANOS
Establecer el grado en que la entidad y los servidores han cumplido
OBJETIVOS: adecuadamente los deberes y atribuciones a ellos encomendados preliminar
para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad.
Evaluar rendimiento y productividad de acuerdo a las normas establecidas

HECH REVIS REF/P OBSERVACION

PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS O POR A POR T ES

CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Establezca la necesidad del puesto y si se ha

determinado las previsiones económicas necesarias.
PF CB TH-01

Solicite varios expedientes de personal para

evidenciar la aplicación de procedimientos de PF CB TH-02
selección.
Verifique el cumplimiento de requisitos del servidor
en función del perfil del puesto según el Manual de
Clasificación u ocupacional, tanto de personal a
PF CB TH-03
nombramiento como a contrato.
INDUCCIÓN

Determine la idoneidad del personal reclutado. PF CB TH-04

Verifique la existencia de algún programa o
PF CB TH-05
mecanismo utilizado para la inducción del personal
CAPACITACIÓN

Solicite el plan anual de capacitación y evalúe su

PF CB TH-06
cumplimiento.
Verifique la existencia de una base sobre los
estudios y capacitación del personal, y el grado de PF CB TH-07
aplicación para desarrollar la carrera administrativa.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Verifique la existencia de un sistema de evaluación
del desempeño y los instrumentos y parámetros de PF CB TH-08
calificación que se aplican
Verifique los expedientes de personal para
evidenciar la aplicación de procedimientos de
PF CB TH-09
evaluación y su relación con el desarrollo de la
carrera administrativa

 IT-03 Área Activos Fijos

QUALIPHARM

Fecha: 24/07/2019

PROGRAMA DE AUDITORIA
CRONOGRAMA ESPECIFICO AUDITORIA DE GESTION

DEPARTAMEN AREA DE ACTIVOS

TO FIJOS
OBJETIVOS: Establecer lineamientos y controles administrativos que permitan optimizar la
disponibilidad, el uso, conservación, el control físico-valorado del activo fijo.

Minimización de los costos de sus operaciones de los bienes de uso en las

entidades
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS HECH REVIS REF/P OBSERVACION
O A POR T ES
POR

Determine el tratamiento que se da a las PF AM AC-01

transacciones con error y si existen
procedimientos de excepción para este
proceso.
Seleccione el criterio de medición a utilizar en PF AM AC-02
la ejecución de cada uno de los
procedimientos.
Evalúe la coordinación de actividades entre PF AM AC-03
las diferentes áreas
Verifique las condiciones en las que se PF AM AC-04
encuentran almacenados los activos fijos.

Verifique las condiciones de registro, PF AM AC-05

almacenamiento, organización, accesibilidad,
actualización y elaboración de los registros de
activos fijos de la empresa.
Entregar instructivos de desarrollo del PF AM AC-06
inventario y acceso a los diferentes ambientes
de la entidad.
Proceder a inventariar tomando en cuenta su PF AM AC-07
ubicación administrativa y estado de
conservación de los bienes.
Preparar el estado definitivo de bienes a ser PF AM AC-08
revaluados e incorporados

Formule los comentarios, conclusiones y PF AM AC-09

recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economía y eficiencia de las
operaciones involucradas.
Comunique los resultados obtenidos con los PF AM AC-10
funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras u otras acciones
correctivas.

 IT-04 Área Imagen Corporativa

QUALIPHARM

Fecha: 24/07/2019

PROGRAMA DE AUDITORIA
CRONOGRAMA ESPECIFICO AUDITORIA DE GESTION

DEPARTAMENT AREA DE IMAGEN CORPORATIVA

O
OBJETIVOS: Servir como elemento motivador a sus empleados, quienes se sienten muy
orgullosos de la marca para la que trabajan, implicándose más en los procesos
de trabajo y desarrollando al máximo su potencial.
Llamar la atención, calar en la mente de los usuarios, tratando de crear una
conexión con ellos y que finalmente consuman los productos o servicios que
ofrezca.
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS HECH REVIS REF/P OBSERVACIONE
O POR A POR T S

En la entidad se ha implantado y se PF RV IM-01

encuentra en aplicación la utilización de la
imagen corporativa.
Para evaluar la imagen corporativa PF RV IM-02
institucional se cuenta con los respectivos
verificadores.
La entidad cuenta con un departamento de PF RV IM-03
Imagen corporativa, el mismo que se
encarga de medir el impacto o repercusión a
mediano o largo plazo en el entorno social.
Verifique el perfil profesional del PF RV IM-04
responsable del área de imagen corporativa.
Verifique si hay políticas, estándares y PF RV IM-05
procedimientos que regulen los aspectos,
en cuanto a uso de la imagen corporativa.
Revise si existen procedimientos formales PF RV IM-06
para el cambio de la imagen corporativa.
Determine si existen hechos de uso PF RV IM-07
indebido de la imagen corporativa.
Verifique si la unidad está dotada con PF RV IM-08
recursos tecnológicos que ayuden a
controlar el uso de la imagen corporativa.
Formule los comentarios, conclusiones y PF RV IM-09
recomendaciones para mejorar la
efectividad, eficacia, economía y eficiencia
de las operaciones involucradas.
Comunique los resultados obtenidos con PF RV IM-10
los funcionarios responsables, para llegar a
un acuerdo acerca de las recomendaciones
para promover mejoras u otras acciones
correctivas.

Fase 3: Examen

EX-01 Programa específico de Auditoría del Área de Recursos Humanos

QUALIPHARM

Fecha: 24/06/2019

PROGRAMA DE AUDITORIA
CRONOGRAMA ESPECIFICO AUDITORIA DE GESTION

DEPARTAMEN AREA DE RECURSOS

TO HUMANOS
OBJETIVOS Establecer el grado en que la entidad y los servidores han cumplido
: adecuadamente los deberes y atribuciones a ellos encomendados preliminar
para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad.
Evaluar rendimiento y productividad de acuerdo a las normas establecidas

PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS HECH REVIS REF/P OBSERVACIO

O A T NES
POR POR

Establezca la necesidad del puesto y si se ha PF CB TH-01

determinado las previsiones económicas
necesarias.
Solicite varios expedientes de personal para PF CB TH-02
evidenciar la aplicación de procedimientos de
selección.
Verifique el cumplimiento de requisitos del PF CB TH-03
servidor en función del perfil del puesto según
el Manual de Clasificación u ocupacional, tanto
de personal a nombramiento como a contrato.
Determine la forma como se realizan las PF CB TH-04
previsiones de personal y si éstas se ligan a los
planes institucionales o responden a los
objetivos y requerimientos de las unidades
.administrativas.
Determine la idoneidad del personal reclutado. PF CB TH-05
Verifique la existencia de algún programa o PF CB TH-06
mecanismo utilizado para la inducción del
personal
Verifique si las funciones establecidas en el PF CB TH-07
Reglamento Orgánico Funcional se cumplen en
la práctica y se encuentran determinadas de
acuerdo a las necesidades de la Dirección.
Solicite el plan anual de capacitación y evalúe PF CB TH-08
su cumplimiento.
Verifique la existencia de una base sobre los PF CB TH-09
estudios y capacitación del personal, y el grado
de aplicación para desarrollar la carrera
administrativa.
Solicite el distributivo de sueldos y determine la PF CB TH-10
aplicación la clasificación y escala remunerativa
según el nivel.
Verifique la existencia de un sistema de PF CB TH-11
evaluación del desempeño y los instrumentos y
parámetros de calificación que se aplican
Verifique los expedientes de personal para PF CB TH-12
evidenciar la aplicación de procedimientos de
evaluación y su relación con el desarrollo de la
carrera administrativa
Formule los comentarios, conclusiones y PF CB TH-13
recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economía y eficiencia de las
operaciones involucradas.
Comunique los resultados obtenidos con los PF CB TH-14
funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras u otras acciones correctivas.
EX-02 Evaluación de C.I. Área de RR.HH.

Evaluación de Riesgo:
RENDIMIENTO Y DESARROLLO EN SUS FUNCIONES EJECUTIVAS

Nombre: Dr. Rodrigo Bastidas Posición: GERENTE Fecha: 29/06/2019

Evaluación del rendimiento, cumplimiento de normas, desarrollo de
ideas, alcance de metas en su cargo. - / +
EVALUACION AL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿Difunde la visión y misión? +
2 ¿El personal conoce el objetivo general, las atribuciones y los
principales procesos y proyectos a cargo de la unidad administrativa? / 
3 ¿El manual de organización de la unidad administrativa está
actualizado y correspondes con la estructura organizacional autorizada? / 
4 ¿Realiza actividades que fomentan la integración de su personal y
favorecen el clima laboral? - 
EVALUACION AL COMPONENTE ADMINISTRACION DE RIESGOS


1. ¿Los objetivos y metas de los principales procesos y proyectos a
cargo de la unidad administrativa son difundidos entre su personal? /
2. ¿Se promueve una cultura de administración de riesgos a través de
acciones de capacitación del personal responsable de los procesos? -

3. ¿Realiza y documenta la evaluación de riesgos de los principales
proyectos y procesos? /
4. ¿Los principales proyectos y procesos cuentan con sus
correspondientes Matrices de Administración de Riesgos?  /
EVALUACION AL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL


1. ¿El manual de procedimientos está actualizado y corresponde a las
atribuciones de la unidad o área administrativa? +

2. ¿Los controles implementados en los principales procesos y
proyectos están documentados en el Manual de Procedimientos? /
3. ¿Implementa actividades para asegurar el cumplimiento del manual
de procedimientos? -

4. ¿Evalúa periódicamente la efectividad de las actividades de control
implementadas? /
EVALUACION AL COMPONENTE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
1. ¿Los sistemas de información implementados aseguran la calidad,
pertinencia, veracidad, oportunidad, accesibilidad, transparencia,
objetividad e independencia de la información?
/
2. ¿Los sistemas de información implementados facilitan la toma de
decisiones?  +
3. ¿Las líneas de comunicación e información establecidas permiten
recibir retroalimentación del personal respecto del avance del programa  /
de trabajo, las metas y los objetivos?
4. ¿Tiene formalmente establecidas líneas de comunicación e
información con su personal para difundir los programas, metas y
objetivos de la unidad administrativa?
-
EVALUACION AL COMPONENTE MONITOREO
¿Evalúa que los componentes del control interno, están presentes y
funcionan adecuadamente en su unidad administrativa?
-
¿Comunica las deficiencias de control interno de forma oportuna a los
niveles facultados para aplicar medidas correctivas?
 /
¿Se asegura que sean atendidas las recomendaciones en materia de
control interno, emitidas por los auditores internos y externos? -
¿Se supervisa continuamente los procesos operativos del departamento
de contabilidad?
 +
 10 4
Puntaje:
(+) Positivo: de 5 a 8 = Riesgo moderado. 9 + = Alto Riesgo
(-) Negativo: de 8 a 13 = Normal
(/) Neutro: Algunas veces. De 8 en adelante = Alerta

EX-03 Cálculo; nivel de confianza y riesgo control

Como podemos observar el grado de confianza para la gestión está en Alerta, lo

que hace que el nivel de riesgo sea alto, ya que no se están aplicando
formalmente los manuales de procedimientos para cada área de la empresa, no
existe una planeación estratégica definida y al no contar con indicadores es
imposible medir sus resultados y evaluar en términos de eficiencia y eficacia.

EX-04 Cálculo de tres indicadores de gestión

Alfinsa presenta un 33.33 % de personal capacitado en el año 2019, lo cual indica
que no se ha establecido la aplicación de programas para preparar a los
empleados para el mejor desarrollo de sus actividades, dando como resultado
desfavorable un 67% determinando el incumplimiento del objetivo establecido.

En cuanto a los resultados obtenidos se presenta un 33.33% de personal que se

encuentra satisfecho con los incentivos otorgados por la empresa, debido a que
son concedidos de manera temporal, mostrando un dato desfavorable del 67% lo
cual indica que el objeto establecido no fue cumplido.
EX-05 Hoja de Hallazgos No. 1

QUALIPHARM LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A

AUDITORIA DE GESTION
ALCANCE DEL 01 DE ENERO DEL 2019 A DICIEMBRE DEL 2019

FECHA: 28 de Junio del 2019

RENDIMIENTO Y DESARROLLO EN SUS FUNCIONES
PROCESO: EJECUTIVAS

NO CONDICIO CONCLUSIO RECOMENDACI

. N CRITERIO CAUSA EFECTO N ÓN

Comunicar Los
al personal colaborador No se
Ausencia
de la es no tienen conocen la
de
¿Difunde empresa claros los misión, Realizar
compromis
1 la visión misión, lineamientos visión y campañas de
o y lealtad
y misión? visión y y objetivos a valores difusión
hacia la
valores largo plazo estratégico
empresa
estratégico de la s
s organización

ELABORADO POR: APROBADO POR:

PAOLA FRAGA
EX-06 Hoja de Hallazgos No. 2

QUALIPHARM LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A

AUDITORIA DE GESTION
ALCANCE DEL 01 DE ENERO DEL 2019 A DICIEMBRE DEL 2019

FECHA: 28 de Junio del 2019

PROCESO: RENDIMIENTO Y DESARROLLO EN SUS FUNCIONES EJECUTIVAS

NO. CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSION RECOMENDACIÓN

¿El manual de
El trabajo
organización Los
sea erróneo, La
de la unidad colaboradores
provocando administración
administrativa Diseñar e no tienen No se
atrasos en la debe realizar un
está implementar claros los realiza el
presentación Manual de
2 actualizado y un Manual procedimientos trabajo de
de Procedimientos
correspondes de y funciones de forma
información para el
con la Funciones los que tienen adecuada
y hasta departamento
estructura a cargo y son
pérdidas Administrativa
organizacional responsables
económicas
autorizada?

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Karina Bravo
Fase 4: Comunicación de Resultados

CR-01 Informe de auditoría

Quito, 27 de julio del 2019

Señor Doctor
Rodrigo Bastidas
GERENTE GENERAL
QUALIPHARMLABORATORIO FARMACEUTICO

De mis consideraciones:

En el presente informe se da a conocer a la administración cada uno de los

hallazgos que se obtuvieron durante el proceso de la Auditoria de talento humano ,
se exponen conclusiones y recomendaciones que permitirán mejorar la gestión,
desempeño, mejoramiento en las funciones y utilización de los recursos, así como
el fortalecimiento en la estructura de control interno.

1. Falta de una planificación estratégica.

La planificación Estratégica es una herramienta por excelencia de la Gerencia

Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la
organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear
o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del
medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles, por lo tanto es
indispensable que la empresa no deje pasar por alto la elaboración de un plan
estratégico que permita el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Después de la evaluación se detectó que la empresa no cuenta con una
planificación estratégica desde hace algunos años atrás, tampoco posee un plan
operativo anual y planes de acción, las diferentes áreas funcionales no cuentan
con objetivos específicos, el área financiera no cuenta con un proceso en el cual
establezca actividades primordiales para el trabajo diario de dicho departamento,
la empresa no cuenta con un mapa estratégico que permita el cumplimiento de la
misión, visión a través de objetivos y estrategias.
Conclusión:

 La empresa no establece un conjunto de procesos integrados capaces de

sistematizar acciones que permitan lograr dentro de un contexto específico,
misión, visión, objetivos y metas.
 No existe sinergia de esfuerzos por parte de todos los miembros de la
empresa, en lograr un crecimiento continuo mediante una participación
activa.

Recomendación:

Al Gerente General

 La empresa no puede dejar pasar por alto la elaboración de una

planificación estratégica por lo que:
 Asigna prioridades en el destino de los recursos
 Refuerza los principios adquiridos en la misión, visión y
estrategia.
 Mantiene el enfoque en el futuro y en presente
 Fomenta la planeación y la comunicación interdisciplinarias.
 Se debe elaborar un plan estratégico en base a las fortalezas y
oportunidades, debilidades y amenazas, planes de acción y mapa
estratégico tomando en cuenta objetivos y estrategias para alcanzarlos.
 Formular indicadores de gestión que permitan medir y cuantificar las metas,
objetivos y actividades planificadas con lo ejecutado, esto ayudara al
cumplimiento de la misión y visión empresariales con mayor eficiencia,
eficacia y economía mediante la correcta utilización de los recursos.
 Debe existir motivación necesaria en las diferentes áreas funcionales y así
poder cumplir con la misión, visión y objetivos empresariales.

2. La empresa no cuenta con indicadores de gestión financieros

De la evaluación se detectó que la organización no puede medir de manera

cuantitativa su gestión financiera, debido a que no ha establecido indicadores que
le permitan tener un conocimiento de su desempeño.

Los indicadores de gestión son de mucha importancia para una organización ya

que permiten investigar y concluir si las decisiones tomadas por los directivos han
sido acertadas, si las políticas y objetivos se lograron y así conocer las verdaderas
causas de la situación económica en el manejo de los recursos financieros.
Conclusión:
 Las máximas autoridades de la organización no tienen un conocimiento de
la gestión de la administración de los recursos, gestión de activos, de
liquidez, financiamiento, patrimonio.

 La falta de indicadores ocasiona que no se pueda manejar y evaluar la

eficiencia, eficacia y economía con que se están utilizando los recursos
materiales, humanos y financieros, lo cual no se pueden tomar decisiones
acertadas encaminadas a mejorar su posición económica y aplicar una
gestión para lograr calidad.

Recomendación:

Al Gerente General

Considerar la formulación y aplicación de indicadores de gestión que permitan la

actuación de la empresa en el ambiente interno y externo y lograr una utilización
de los mismos con eficiencia, eficacia y economía, en la presente auditoria se
presentan algunos indicadores de gestión financieros que pueden ser aplicados en
la organización para poder evaluar el desempeño institucional.

Traen una ventaja fundamental para la empresa ya que el uso de los indicadores
trae consigo una reducción drástica de la incertidumbre, de la angustia y la
subjetividad, con el consecuente incremento de la efectividad de la organización y
el bienestar de todos los trabajadores.

3. La empresa no posee un manual de procedimientos

Un manual de procedimientos es muy importante en la empresa ya que, es

considerado uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa
que requiere la acción humana en cada una de las áreas que conforman la
empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente
de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes
para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado.

La falta de un manual de procedimientos ha ocasionado en la institución que la

información básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas no se encuentren registradas y transmitidas adecuadamente
ocasionando distorsión; no se facilita al trabajo de auditoría, la evaluación y
vigilancia del control interno no se realizan de la mejor manera; por lo tanto, no
hay conocimiento de los empleados y jefes de que el trabajo se está realizando o
no de la manera adecuada.

Conclusión:

La falta de manual de procedimientos no le permite a la organización tener un

conocimiento del funcionamiento interno por lo que respecta a métodos y técnicas
de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades de cada área,
detectar y visualizar de forma más rápida las fallas, facilitar la comunicación entre
el personal; pues no existe una guía de lo que deben hacer y como lo deben hacer
para evitar duplicidades y mejorar la coordinación de actividades.

Recomendación:

Al Gerente General

Se debe elaborar un manual de procedimientos para construir una base para el

análisis posterior del trabajo, representar más fácilmente mediante diagramas de
flujo las operaciones a realizar por cada área, mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos, todo con el objetivo de mejorar la situación actual de la
empresa y lograr un esfuerzo conjunto por parte de los empleados y directivos
para el crecimiento continuo.

4. No se aplican enfoques gerenciales y tácticas operativas en el manejo de

la organización.

De la evaluación se detectó que la gerencia no aplica enfoques gerenciales y

tácticas operativas para conocer y analizar la situación de la organización de una
manera más concisa o lograr un conocimiento integral y que ayuden a la empresa
al logro de sus objetivos, ya que no se ha logrado el conocimiento de la realidad
institucional, que precisa superar tradicionales y cómodos análisis, apreciaciones
ligeras y superficiales de los diversos recursos, medios y elementos que afectan el
accionar de la empresa.

Conclusión:

La gerencia no aplica tácticas operativas ni enfoques gerenciales para el manejo

de la organización necesarias para ayudar a la institución al logro de sus objetivos
y cumplimiento de su misión mediante la correcta utilización de las estrategias y
políticas tanto institucionales – corporativas como gerenciales.

Recomendación:

Al Gerente General

Desarrollar tácticas operativas bajo condiciones predeterminadas, de acuerdo a

esfuerzos capaces de ofrecer posibilidades de conocimiento más amplios,
profundos de la realidad institucional en sus diversos escenarios, por lo tanto, más
útiles en la toma de decisiones.

Una de las principales tácticas que se puede aplicar es la de preparar el terreno

mediante la elaboración de planes de acción que incluyan programas –
actividades y presupuesto para el mejoramiento competitivo en el mercado.

5. La organización no cuenta con políticas adecuadas y especificas para

cada departamento.

De la evaluación realizada se detectó que la organización no cumple con uno de

los principales requisitos para tener un direccionamiento estratégico bien
diseñado, como es la formulación de políticas que orienten la gestión de todos los
niveles de la organización en aspectos específicos, es así, que las políticas que
mantiene están dirigidas al control del personal y no existen lineamientos
referentes a otros campos relacionados con el objeto social de la empresa y que
han sido descuidados como son las políticas de cobro y políticas específicas para
controlar la gestión del departamento financiero.

Las políticas son decisiones corporativas mediante las cuales se definen los
criterios y se establecen los marcos de actuación que orientan la gestión de todos
los niveles de la empresa en aspectos específicos, cuyo propósito es reducir la
incertidumbre y canalizar todos los esfuerzos hacia la realización del objeto de la
entidad.

Conclusión:

La compañía no ha definido de una manera específica los criterios y marcos de

actuación que orientan la gestión de todos los niveles de la sociedad para reducir
la incertidumbre y canalizar todos los esfuerzos hacia la realización del objeto de
la entidad.
Recomendación:

 Los directivos de la empresa deben tratar de orientar el comportamiento y la

toma de decisiones de las personas que componen la empresa.
 Implementar políticas para el bienestar de la empresa
 Implementar políticas para evaluar las funciones específicas del
departamento financiero.

Atentamente,
Karina Bravo
Auditor externo
 Fase 5: Seguimiento

SG-01 Cronograma de seguimiento

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS

RECOMENDACIONES

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES

MATRIZ DE VALOR AGREGADO

RECOMENDACIÓN VALOR AGREGADO PUNTO DE VISTA FUNCIONES Y

TIEMPO
Establecer un plan La empresa posee los El Gerente General de RESP: GERENTE
estratégico para la recursos para contratar la empresa está de ADMINISTRATIVO
empresa y controles personal calificado para acuerdo con la ING. JULIO
que garanticen su cumplir con la recomendación CAMACHO T: 1
cumplimiento recomendación dada por planteada por el AÑO
el auditor. auditor, se apega a la
realidad de la empresa.
Sugerir a los gerentes La empresa tiene La junta directiva de la RESP: GERENTE
de la empresa el apoyo personal con alto grado empresa está de ADMINISTRATIVO
para la planeación y de capacitación para acuerdo con esta ING. JULIO
ejecución de los cumplir con la recomendación, por lo CAMACHO T: 1
estudios sobre los recomendación que se dará AÑO
impactos de los planteada por el auditor. cumplimiento de la
riesgos. misma dentro de los
plazos establecidos.

Implementar Políticas La empresa dispone de La recomendación RESP: GERENTE

de información a todos Políticas de información, dada por el auditor esta ADMINISTRATIVO
los niveles por lo que se realizara aceptada, por lo que se ING. JULIO
suministrando capacitaciones para el cumplirá con lo CAMACHO T: 1
información a todo el uso correcto de la dispuesto. AÑO
personal adecuado. misma.

Analizar la posibilidad La empresa cuenta con Los ejecutivos de la RESP: GERENTE

de invertir en nueva tecnología de última empresa no están de FINANCIERO
tecnología para el generación, por lo tanto acuerdo con la DRA.GRACE
departamento de se revisar si existen recomendación dada SANCHEZ
recursos humanos. actualizaciones para por el auditor, ya que T: 1 AÑO
implementarlas recientemente se
invirtió en tecnología
para el departamento,
no se cumplirá por el
momento con dicha
recomendación.