Unidad 5.

Tratamiento y envío
de información empresarial

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1. El archivo: finalidad, funciones y tipos de archivo

El buen funcionamiento de una empresa hace necesario contar con información de calidad para
apoyar la toma de decisiones.
La gran cantidad de documentos y los datos que contienen deben ser tratados, ordenados y
clasificados, y por tanto el archivo y conservación de documentos es esencial para cualquier empresa
actualmente.

Fig. 5.1. Una correcta gestión y tratamiento del archivo facilita la adecuada toma de decisiones de la empresa.

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1.1. Naturaleza y finalidad de la labor de archivo

En el ámbito empresarial, nos referimos al archivo con diversos significados y matices:

• El lugar físico en el cual se ordenan, clasifican y guardan los documentos.
• La tarea que se desarrollo en esas instalaciones, cuyo resultado es el archivo de documentos.
• La institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos.
Además de contener documentos, el archivo de documentos tienen otras funciones:
• Conservarlos adecuadamente como elemento probatorio.
• Cumplir con la obligación legal de tenerlos disponibles en plazos diversos.
Todas las empresas no archivan de la misma forma, pero para conseguir que el archivo sea un
instrumento con el cual generar información de calidad se hace necesario:
• Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo.
• Localizar cualquier documento de forma rápida y fácil.
• Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo debe
destruirse.

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1.2. Tipos de archivos empresariales

La labor de archivo hace necesario discriminar la documentación tanto en función de su importancia

presente y futura como del uso que en el futuro se hará de ella.
La obligación de adaptarse a estas necesidades obliga a distinguir distintos tipos de archivos:

En soporte papel
En función del soporte de
archivo utilizado
En soporte informático

Archivo activo
En función de la frecuencia Archivo semiactivo
de uso de los documentos
Archivo inactivo

Gestión centralizada del archivo

En función de la localización Gestión descentralizada del archivo
física del archivo
Gestión mixta del archivo

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1.3. Cómo debe desarrollarse la labor de archivo

No existe ninguna norma

empresarial o sectorial que
determine cómo debe realizarse
la labor de archivo. Lo que sí
existe son prácticas generales
extendidas, que suelen
adaptarse a las necesidades
propias de cada organización.
Cualquier labor de archivo debe
respetar las reglas y
procedimientos establecidos.
Algunas reglas básicas de
cualquier procedimiento de
archivo:

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2. Sistemas de clasificación de documentos

Existen muchos criterios para ordenar un archivo, pero lo primordial es
lograr la rapidez y operatividad del sistema, que debe ser intuitivo y
sencillo.
Requisitos de un buen sistema de clasificación:
• Debe ser fácil de entender.
• Debe ser sencillo de aplicar.
• Debe posibilitar futuras ampliaciones.
Algunos de criterios de clasificación de documentos más utilizados son:
• El sistema alfabético.
• El sistema numérico.
• El sistema cronológico.
• El sistema geográfico.
• El sistema temático.
• Sistemas mixtos: el sistema alfanumérico.

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3. Recepción y archivo de documentación

La labor de archivo debe tener como fin el tratamiento fluido de la documentación, conservando solo
aquella verdaderamente útil en el presente y el futuro de la organización.
Para ello se deben fijar una serie de criterios de selección de documentos, que deben ser cumplidos de
forma sistemática.

3.1. Recepción y archivo en soporte papel

Pasos y recomendaciones para dar entrada a un documento en un archivo físico:

• Comprobar que el documento no se está utilizando por ningún departamento o empleado.
• Determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo.
• Realizar copias de seguridad, físicas o digitales, para evitar pérdida de información.
• Referenciar o realizar copias de los documentos que deban ser guardados en más de un expediente.
• Prearchivar la documentación susceptible de archivo.
• Archivar definitivamente el documento.
Debe evitarse la acumulación excesiva de documentación pendiente de archivo para evitar las posibles
pérdidas de documentos.

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3.2. Materiales de archivo en soporte papel

Existe una amplia oferta. Los más utilizados son:

• Archivadores A-Z.
• Cajas de archivo de cartón o plástico.
• Carpetas colgantes con soportes y visores o pestañas en la parte superior.
• Armarios de carpetas suspendidas. Algunos tienen ruedas para facilitar su movilidad.
• Estanterías.
• Armarios de seguridad para la documentación especialmente confidencial.

3.3. Archivo en soporte informático

En el caso de documentos informáticos, el término archivo se define como un conjunto de datos

almacenados en soporte informático, pudiendo ser aplicaciones, imágenes, documentos de texto, bases de
datos, archivos de audio o vídeo, presentaciones, etc.
Definimos una carpeta o directorio informático como el espacio contenedor de distintos archivos o
carpetas en formato electrónico que han sido ordenados y clasificados siguiendo un criterio previamente
determinado.
Todo archivo informático tiene una ruta y nombre identificativo.
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3.4. Equipamiento informático para el archivo

El ordenador es actualmente una herramienta indispensable para cualquier

trabajo de oficina.
Existen muchas herramientas de software de gestión para facilitar la labor de
facturación, archivo, contabilidad, etc. Además del software, el archivo
informático se apoya en la utilización de diversas herramientas de hardware:
• Disco duro interno del equipo informático.
• Disco duro extraíble.
• CD, CD-RW, DVD y BluRay Disk.
• Memoria USB y tarjetas de memoria.
• Almacenamiento en la «nube».
La posibilidad de convertir archivos físicos en archivos informáticos y
viceversa se puede realizar gracias a la utilización de diversos elementos
periféricos:
Fig. 5.3. Para el archivo
• Impresora. informático es imprescindible
• Escáner. contar con un software de
gestión y un equipo informático
• Equipos multifunción. (hardware) adecuados.

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CAJAS DE ARCHIVO

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CARPETAS COLGANTES

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CARPETAS COLGANTES

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CARRITOS, CONTENEDORES, ESTANTERIAS ,
ARCHIVADORES DE CARPETAS COLGANTES

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ARCHIVOS METÁLICOS CARPETAS COLGANTES

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ARMARIOS DE SEGURIDAD

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ARMARIOS DE SEGURIDAD

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4. Consulta y conservación de la documentación

Para el archivo en cualquier soporte es esencial desarrollar un correcto tratamiento de los datos
contenidos en él, aplicando criterios de eficacia y economía en la producción y conservación de
documentos.

4.1. Conservación y uso de documentos escritos

La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada hasta que se
determine que ya no es útil para la actividad empresarial.
Para su utilización se deben respetar una serie de normas básicas para impedir el extravío de documentos:
En primer lugar, dejar constancia en un registro auxiliar de las entradas y salidas de documentos.
Cuando se vaya a utilizar un documento ya archivado es recomendable dar salida del archivo al expediente
completo donde esté contenido.
Una vez utilizado un documento, debe devolverse lo antes posible al archivo.
Para incrementar la eficiencia en la labor de archivo, tanto en espacio físico como en recursos invertidos,
cada día más empresas aplican los principios de las tres erres: reducir, reutilizar y reciclar.
Existen empresas especializadas en la prestación de servicios de destrucción de documentos, que emiten
certificados acreditativos ante terceros de su correcta destrucción.

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4.2. Gestión de datos en soporte informático

Los sistemas de gestión de bases de datos han contribuido decisivamente en el tratamiento de la

información contenida en los documentos en soporte informático

Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener

información de una base de datos, gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos
alojados y organizados en ella. Algunos de los más utilizados son Microsoft Access, My SQL,
Oracle o Dbase.

4.3. Purga y destrucción de documentos

La purga y eliminación periódica de documentación no útil evita la acumulación innecesaria de

documentación, evitando así la pérdida de operatividad del archivo.
Esta labor debe desarrollarse con una cierta frecuencia.
En estos procedimientos se suele acudir a sistemas de seguridad reforzados que reduzcan al mínimo
cualquier pérdida.

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5. Tratamiento de la correspondencia empresarial

Tipos de correspondencia:
• De entrada.
• De salida.
• Comunicaciones interiores.

5.1. Tratamiento de la correspondencia de entrada

El tratamiento de entrada exige cumplir con una serie de etapas o tareas:

• Recepción.
• Clasificación.
• Registro.
• Distribución.

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5.2. Tratamiento de la correspondencia de salida

El tratamiento de salida exige cumplir con una serie de etapas o tareas:

• Preparación/comprobaciones previas.
• Recogida.
• Registro.
• Expedición o envío.

5.3. Servicios de correspondencia y paquetería

Para tratar correctamente la correspondencia y paquetería es necesario

conocer las diferentes clases de envíos y servicios, así como los distintos
tipos de franqueo y las normas de admisión y entrega de correspondencia.
Las empresas pueden optar por servirse de:
• Correos. Servicio público postal universal en España, para documentos
escritos y pequeños paquetes con distribución en todo el mundo.
• Compañías privadas de mensajería y paquetería. Suelen adaptar sus
horarios de recogida y entrega a las necesidades del cliente.

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6. Seguridad y confidencialidad de la información:
la Ley de Protección de Datos
Todo documento conservado en un archivo debe ser protegido de cualquier uso inadecuado, pérdida,
robo, eliminación total o parcial, accidente, modificación, etc.
Dichas situaciones podrían generar responsabilidades legales frente a terceros.

6.1. Medidas para la protección de la información

Las medidas se diferencian en función del soporte y de la sensibilidad.

A. Para documentos escritos con datos no especialmente sensibles:
• Crear un procedimiento claro y sencillo de uso y manipulación.
• Establecer un sistema de seguridad y crear copias alojadas en un espacio físico
distinto.
Fig. 5.8. Las medidas de
• Elaborar un plan de actuación ante un desastre que ponga en riesgo la protección de la
documentación. información deben aplicarse
• Nombrar a un responsable de seguridad del archivo físico. en función del soporte y de
la sensibilidad de la
• Establecer mecanismos que impidan la divulgación frente a terceros. información.
• Exigir secreto profesional a los empleados.

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6.1. Medidas para la protección de la información

B. Para documentos en soporte electrónico

La empresa debe crear medidas de protección adicionales a las de
documentación en soporte papel:
• Debe realizar copias de seguridad periódicas.
• Establecer un sistema de seguridad y crear copias alojadas en un espacio
físico distinto.
• Establecer accesos restringidos en función del tipo de usuario y de la
sensibilidad de la información.
• En determinados archivos solo debe permitirse su lectura y no su
modificación.
• Establecer mecanismos que impidan la divulgación frente a terceros.
• Exigir secreto profesional a los empleados.
• Debe instalar un software antivirus y un firewall para bloquear accesos no
autorizados.
• Para el correo electrónico es aconsejable usar programas de cifrado y
encriptado que eviten accesos no autorizados, especialmente para la
documentación muy sensible.

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6.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos

La protección de datos personales está regulada por la Ley Orgánica 15/1999

de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Dicha ley establece que
toda empresa o empresario que desarrolle una actividad empresarial en
territorio español y trabaje con datos personales estará obligado a:
• Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros
personales que posea o las aplicaciones informáticas que utilice para su
gestión.
• Redactar un documento de seguridad con las políticas, normas y
procedimientos aplicables a los datos personales almacenados.
• Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con las empresas o
profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, tengan
acceso a dichos datos personales.
• Informar a los titulares de los datos que se está cumpliendo con la
normativa legal, especialmente en lo relativo a:
₋ La recogida del consentimiento en el tratamiento de datos.
₋ La guarda del secreto y confidencialidad de los datos.
₋ El ejercicio de sus derechos sobre dichos datos.

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6.3. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Es la entidad independiente de cualquier Administración pública encargada

de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos,
especialmente los de carácter personal de los ciudadanos.
La AEPD se regula por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de
Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), así como el Real Decreto
1720/2007 encargado de desarrollarla.
Principales funciones de la AEPD:
• Atender las peticiones y reclamaciones de los titulares de los datos,
informarles de sus derechos y promover campañas de difusión y
concienciación a través de los medios de comunicación.
• Emitir las autorizaciones necesarias para poder trabajar con datos
personales, reclamando las correcciones necesarias en caso de no ajustarse
a la ley.
• Autorizar cualquier transferencia de datos internacionales entre empresas.
• Realizar informes consultivos previos sobre cualquier proyecto de norma
que desarrolle la LOPD.
• Tutela los derechos y garantías de los usuarios en el ámbito de las
comunicaciones electrónicas, incluyendo el envío de spam.

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6.4. Adaptación de la actividad empresarial a la LOPD

El proceso de adaptación de cualquier empresa a la LOPD suele pasar por las siguientes fases:

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