GPP Sesion 03 2013

29/06/2013
Sesión 03
Curso: Gerencia de Proyectos con Project Profesor: Luis Madrid
Maestría en Gestión de Proyectos Pag.1
Agenda
1. Los Procesos de Planificación ‐ Introducción
2. Planificación del Alcance
3. Herramientas para la Planificación del Alcance
4. Taller en clase
Maestría en Gestión de Proyectos
Pag.2
PMBOK
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PLANIFICACION DE PROYECTOS
Iniciación Planeación Ejecución Control Cierre
Core Core Core

Planeamiento
Secuencia de
Alcance
Definición de Actividades Desarrollo del
actividades cronograma
EDT
Ejecución del Plan
Definición Estimación de Reportes de Control de
Presupuesto del proyecto
de Alcance la duración Desempeño Cambios
de costos
Planeamiento de
Iniciación recursos
Estimación
Desarrollo del Cierre del
de Recursos
Plan del Proyecto Contrato
Facilitación Facilitación Facilitación Cierre

administrativo
Distribución Aseguramiento
Planeamiento de Información Calidad
Comunicaciones Identificación Cuantificacion
de riesgos de Riesgos
Desarrollo Control de
Planeamiento del Team Control del
cambios de
de Calidad cronograma
Desarrollo de alcance
Verificación
respuesta a riesgos Requisición de Alcances
Control de
Adquisición Selección de Costos
Planeamiento
Organización de Staff proveedores
Planeamiento Planeamiento Control de Control de

Adquisiciones de solicitudes
Administracion
de Contratos
Calidad Respuesta a
Riesgos
4
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
Planeación
Core
Planeamiento Definición de Secuencia de
Actividades Desarrollo del
Alcance actividades
cronograma
EDT
Definición de Estimación de la
Alcance duración Presupuesto de
costos
Planeamiento de
recursos Estimación de
Recursos Desarrollo del Plan
del Proyecto
Facilitación
Planeamiento de
Identificación de Cuantificacion de
Comunicaciones
riesgos Riesgos
Planeamiento de
Calidad
Desarrollo de respuesta
a riesgos
Planeamiento Adquisición de
Organización Staff
Planeamiento Planeamiento de
Adquisiciones solicitudes
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Es un documento formalmente aprobado
Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un
proyecto antes que sea realizado
•Enunciado del alcance
del proyecto preliminar
Desarrollar el
•Procesos de dirección de Plan de Gestión Plan de Gestión
proyectos del Proyecto del Proyecto
•Factores ambientales de
la empresa
•Activos de los procesos
de la organización
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Plan de Gestión del Proyecto
• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para
evaluar el avance y cumplimiento del programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como:
– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto
– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos
– Procedimientos de control de cambios
Procesos y áreas de conocimiento
Procesos Área de
conocimiento
5.1. Recopilar Requisitos ALCANCE
5.2. Definición del alcance ALCANCE
5.3. Crear EDT (WBS) ALCANCE
6.1. Definición de actividades TIEMPO
6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades (red) TIEMPO
6.3. Estimación de los recursos de las actividades TIEMPO
6.4. Estimación de la duración de las actividades TIEMPO
6.5. Desarrollo del cronograma TIEMPO
7.1. Estimación de costos COSTO
7.2 Presupuesto del proyecto COSTO
Procesos y áreas de conocimiento
Procesos Área de
conocimiento
8.1. Planificación de la calidad CALIDAD
9.1. Planificación de los recursos humanos RRHH
10.1. Planificación de las comunicaciones COMUNICACIONES
11.1. Planificación de la gestión de riesgos RIESGOS
11.2. Identificación de riesgos RIESGOS
11.3. Análisis cualitativo de riesgos RIESGOS
11.4. Análisis cuantitativo de riesgos RIESGOS
11.5. Planificación de la respuesta a riesgos RIESGOS
12.1. Planificar las compras y adquisiciones ADQUISICIONES
12.2. Planificar la contratación ADQUISICIONES
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 Planificación del Alcance :
Factor de éxito del proyecto.
 Mala definición de requerimientos o Alcance:
Problemas o fracaso del proyecto,
trabajo no autorizado, variación de estimados de
tiempo y presupuesto.
 Responsabilidad del GP:
Gestionar los cambios en el proyecto
para modificar, agregar o eliminar requisitos y al mismo
tiempo permanecer enmarcados dentro de:
La Declaración del Alcance
inicialmente aprobada y de esta manera alcanzar los
objetivos del proyecto.
 Mediante la gestión de cambios, el GP controla el balance
entre alcance, tiempo, presupuesto y otras áreas de
conocimiento.
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Tener bien claro que:
 Alcance del Producto:
Refiere a las características y funciones que
definen un producto, servicio o resultado.
 Alcance del Proyecto:
Refiere al trabajo que debe realizarse para
entregar un producto, servicio o resultado con las
características y funciones especificadas.
El marco para la Gestión del Alcance
5.1. Recopilar
Requisitos
5.5.Controlar 5.2.Definir el
el Alcance Alcance
5.4.Verificar 5.3. Crear
Alcance WBS
El marco para la Planificación del
Alcance
La ecuación del Proyecto:
Alcances= f(Costo/Recursos)+f(Tiempo)+f(Satisfacción)+f(Calidad)+f(Riesgos)
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Plan de Gestión de Alcance
• Planificación de alcance:
 Definir (por escrito) el alcance, base para decisiones futuras en el
proyecto
• Definición del alcance
 Definir los principales resultados (“entregables”)
 Requisitos de los Entregables (especificaciones técnicas)
 Definir la Estructura de Descomposición del Trabajo EDT, WBS
Procesos Área de
conocimiento
5.1. Recopilar requisitos ALCANCE
5.2. Definición del alcance ALCANCE
5.3. Crear EDT (WBS) ALCANCE
5.1 Recopilar Requisitos
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS
1. Entrevistas 1. Documentación
1. Acta de Constitución del 2. Observaciones de Requisitos
Proyecto 3. Grupos de Opinión 2. Plan de Gestión
2. Registro de Interesados 4. Prototipos de Requisitos
5. Talleres Facilitados 3. Matriz de
6. Técnicas Grupales de Rastreabilidad de
Creatividad Requisitos
 Tormenta de ideas
 Diagrama de afinidad
 Mapa mental/ conceptual
 La técnica Delphi
 Técnicas de grupo (team
análisis)
 Cuestionarios y Encuestas
Documentación de Requisitos
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5.2 Definir el Alcance
1. Enunciado del
1. Acta de Constitución del 1. Juicio de Expertos Alcance del
Proyecto 2. Análisis del producto proyecto
2. Documentación de requisitos 3. Identificación de Alternativas 2. Actualizaciones
3. Activos de los procesos de la 4. Talleres Facilitados de la documentos
organización del proyecto
8.1 Planificar la Calidad
1. Línea base del alcance 1. Análisis Costo‐Beneficio 1. Plan de Gestión

2. Registro de interesados 2. Costo de la Calidad de la calidad
3. Línea base del desempeño del 3. Cartas de Control 2. Indicadores de
costo 4. Benchmarking calidad
4. Línea base del cronograma 5. Diseño de experimentos 3. Listas de chequeo
5. Registro de riesgos 6. Muestreo estadístico de calidad
6. Factores ambientales de la 7. Mapa de procesos 4. Plan de mejora de
organización 8. Metodologías de la calidad procesos
7. Procesos activos de la 9. Herramientas adicionales de 5. Actualización de
organización planeación de la calidad documentos
9.1 Planificar los RH
1. Plan de gestión del proyecto: 1. Organigramas y descripciones
Requerimientos de recursos de de puestos. 1. Plan de Gestión
las actividades. 2. Creación de conexiones de los RH
2. Factores ambientales de la (networking).
empresa. 3. Teoría de la organización.
3. Activos de los procesos de la
organización.
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Problemas en las comunicaciones:
10.2 Planificar las Comunicaciones
1. Registro de interesados 1. Plan de Gestión de las
1. Análisis de requisitos
2. Estrategia de Gestión de comunicaciones
de comunicación
Interesados 2. Actualizaciones a los
2. Tecnología de las
3. Factores ambientales de la documentos del proyecto
comunicaciones
Empresa
3. Modelos de
4. Activos y procesos de la
comunicación
Organización
4. Métodos de
comunicación
11.1 Planificar los Riesgos
1. Enunciado del Alcance 1. Plan de Gestión
1. Reuniones de Planificación y
2. Plan de gestión de costos de la Riesgos
análisis
3. Plan de gestión del cronograma
4. Plan de gestión de
Comunicaciones
5. Factores ambientales de la
organización
6. Activos y procesos de la
organización
8
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11.1 Planificar los Riesgos
Plan de Gestión de Riesgo
Definición de Entregables y Requisitos de alto nivel
5.3 Crear el EDT
1. EDT
1. Enunciado del Alcance del 2. Diccionario del
1. Descomposición EDT
proyecto
2. Documentación de requisitos 3. Línea Base de
3. Activos de los procesos de la Alcance
organización 4. Actualizaciones
de la documentos
del proyecto
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Estructura de Descomposición del Trabajo EDT
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas que
quepan en el plato y lo mínimamente
grandes que no indigesten.
¿Cómo se come un elefante?
¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance
Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en
componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
necesario y suficiente
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• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para
desarrollar productos
PRODUCTO
1 2 3 Componentes mas importantes
Productos de trabajo terminados
1.1 1.2 1.3
1.1.1 1.2.1
1.1.2 1.2.2
Tareas que entregan un producto
Nivel 1: Objetivo del Proyecto
Nivel 2: Fases
Nivel 3: Entregables
Nivel 4: Paquete de Trabajo
Proceso de descomposición
INICIO FIN
SI
Identificar Identificar Verificar

Puede estimarse NO
entregables componentes corrección de la
costos y duración
principales constitutivos descomposición
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HERRAMIENTAS DE APOYO A LA
GENERACION DEL EDT
Chart Pro
Mind Manager
Nuevo sistema de Atención al Cliente
VIA PARQUE RIMAC EDT v09.0. - revisada.wbs
12
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EJERCICIO NRO. 4
ELABORAR EL EDT DEL CASO
SELECIONADO
Break
Conclusiones
13

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Core Core Core

Facilitación Facilitación Facilitación Cierre

Planeamiento Planeamiento Control de Control de

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS

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1. Línea base del alcance 1. Análisis Costo‐Beneficio 1. Plan de Gestión

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Identificar Identificar Verificar

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