Gestión de las

Comunicaciones del
Proyecto
Agenda

 Introducción
 Planificar las Comunicaciones
 Distribuir la Información
 Informar el Rendimiento
 Gestionar a los Interesados

2
Introducción

3
Introducción

Gerencia de
Proyectos

Gerencia de la Gerencia del Gerencia del

Integración Alcance Tiempo

Gerencia del Gerencia de la Gerencia de los

Costo Calidad Recursos Humanos

Gerencia de las Gerencia de los Gerencia de la

Comunicaciones Riesgos Logística

4
Norma para GdP de un Proyecto

Procesos de un Área Grupo de Procesos de Gerencia de Proyectos

de Conocimiento
Seguimiento y
Iniciación Planificación Ejecución Cierre
Control
7. Gerencia del Costo 7.1 Estimar los Costos 7.3 Controlar los
del Proyecto 7.2 Preparar el Costos
Presupuesto de Costos

8. Gerencia de la 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Asegurar la 8.3 Controlar la

Calidad del Proyecto Calidad Calidad

9. Gerencia de los 9.1 Planificar los 9.2 Adquirir el 9.4 Gestionar el

Recursos Humanos del Recursos Humanos Equipo del Proyecto Equipo del Proyecto
Proyecto 9.3 Desarrollar el
Equipo del Proyecto
10. Gerencias las 10.1 Planificar las 10.2 Distribuir la 10.3 Informar el
Comunicaciones del Comunicaciones Información Rendimiento
Proyecto 10.4 Gestionar a los
Interesados

5
Norma para GdP de un Proyecto

 Grupos de Procesos de Planificación

Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control

Planear Definir
Grupo de Procesos de Alcance Alcance
Desarrollar Plan Definir
Iniciación
de Gerencia actividades
del Proyecto
Estimar recursos
de las actividades
Crear WBS Estimar la duración
de las actividades
Estimar
costo
Planear gerencia Secuenciar
de riesgos Presupuestar las actividades
costo

Identificar
riesgos Planificar los Desarrollar
Recursos Humanos el cronograma

Analizar riesgos
Planificar la
qualitativamente
Calidad Grupo de Procesos de
Ejecución
Analizar riesgos Planificar las
quantitativamente Comunicaciones

Planear
Planear compras
contratación
y adquisiciones Grupo de Procesos de
Planear Cierre
respuesta
a riesgos

6
Norma para GdP de un Proyecto

 Grupos de Procesos de Ejecución

Realizar
aseguramiento
Grupo de Procesos de de calidad Grupo de Procesos de
Iniciación Monitoreo y Control
Adquirir
al equipo
Dirigir y Gerenciar del proyecto
la ejecución
del proyecto
Desarrollar
Distribuir la
al equipo
Información
del proyecto
Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de
Planificación Solicitar Cierre
Seleccionar
respuesta de
proveedores
proveedores

7
Norma para GdP de un Proyecto

 Grupos de Procesos de Seguimiento y Control

Verificar
Grupo de Procesos de el alcance
Iniciación Controlar
el alcance
Controlar el
cronograma
Controlar
el costo
Controlar
Revisar Grupo de Procesos de
la calidad
y Controlar Gerenciar Cierre
Grupo de Procesos de el Trabajo
Planificación al equipo
del Proyecto del proyecto

Informar el
Rendimiento
Gestionar a los
Control Interesados
Grupo de Procesos de Integrado Seguimiento
Ejecución de Cambios y control
Administrar de riesgos
el contrato

8
Introducción

 Procesos necesarios para asegurar la generación,

recogida, distribución, almacenamiento, recuperación
y destino final de la información del proyecto en
tiempo y forma.
 Procesos de la Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto
 10.1 Planificar las Comunicaciones
 10.2 Distribuir la Información
 10.3 Informar el Rendimiento
 10.4 Gestionar los Interesados

9
Introducción

Gestión de las
Comunicaciones

10.1 Planificar las 10.2 Distribuir la 10.3 Informar el

Comunicaciones
Determinar las necesidades de
información y comunicación de
los interesados en el proyecto
Información
Poner la información necesaria a
disposición de los interesados en
el proyecto cuando corresponda
Rendimiento
Recopilar y distribuir información
sobre el rendimiento (informes
de estado, medición del progreso
y proyecciones)

10.4 Gestionar a los

Interesados
Gestionar las comunicaciones a
fin de satisfacer los requisitos de
los interesados en el proyecto y
resolver polémicas con ellos

10
Interacciones entre los Grupos de Procesos

Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de
Nivel de
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento Cierre
Interacción entre
y Control
procesos

Inicio TIEMPO Finalización

11
10.1 Planificar las
Comunicaciones

12
10.1 Planificar las Comunicaciones

2. Herramientas y Técnicas
3. Salidas
1. Entradas
1. Análisis de Requisitos de
Comunicaciones 1. Plan de Gestión de las
1. Factores Ambientales de la Comunicaciones
Empresa 2. Tecnología de las
2. Activos de los Procesos de Comunicaciones
la Organización
3. Enunciado del Alcance del
Proyecto
4. Plan de Gestión del
Proyecto

13
10.1 Planificar las Comunicaciones – 1. Entradas

1. Factores Ambientales de la Empresa

 Descritos en 4.1.1.3
2. Activos de los Procesos de la Organización
 Descritos en 4.1.1.4
 Las lecciones aprendidas y la información histórica son de
particular importancia
3. Enunciado del Alcance del Proyecto
 Descrito en 5.2.3.1
 Proporcionar una base documentada para futuras
decisiones sobre el proyecto
 Confirma un conocimiento común del alcance del proyecto
entre los interesados

14
10.1 Planificar las Comunicaciones – 1. Entradas

4. Plan de Gestión del Proyecto

 Proporciona información sobre los antecedentes del
proyecto:
 Restricciones: Factores que limitan las opciones del equipo del
proyecto (distintas ubicaciones geográficas, incompatibilidad de las
versiones del software de comunicación, capacidades técnicas de
comunicación limitadas)
 Suposiciones: Dependientes de las características del proyecto

15
10.1 Planificar las Comunicaciones – 2. Herr. y Tec.

1. Análisis de Requisitos de Comunicaciones

 Da como resultado las necesidades de información de los
interesados en el proyecto
 Los requisitos combinan el tipo y formato de la información
necesaria con un análisis de valor de esa información
 Los recursos del proyecto se utilizan sólo:
 Para comunicar información que contribuya al éxito
 Cuando una falta de comunicación puede llevar al fracaso
 Considerar la cantidad de canales de comunicación
posibles como un indicador de la complejidad:
 Canales totales = n(n-1)/2; n: número de interesados
 Determinar y limitar quién se comunicará con quién y quién recibirá
qué información

16
10.1 Planificar las Comunicaciones – 2. Herr. y Tec.

2. Tecnología de las Comunicaciones

 Las metodologías de transmisión de información puede
variar significativamente:
 Conversaciones breves hasta reuniones prolongadas
 Simples documentos escritos hasta material al que se puede acceder
en línea
 Factores de tecnología de comunicaciones que afectan al
proyecto:
 Urgencia de la necesidad de información
 Disponibilidad de la tecnología
 Personal previsto para el proyecto
 Duración del proyecto
 Entorno del proyecto

17
10.1 Planificar las Comunicaciones – 3. Salidas

1. Plan de Gestión de las Comunicaciones

 Incluido en el Plan de Gestión de las Comunicaciones
 Proporciona:
 Requisitos de comunicaciones de los interesados
 Información que debe ser comunicada
 Personal responsable de comunicar la información
 Personal o grupos que recibirán la información
 Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información
 Frecuencia de la comunicación
 Proceso de escalamiento de polémicas
 Método para actualizar el Plan de Gestión de las Comunicaciones
 Glosario de terminología común
 Incluye pautas para: Reuniones sobre el estado del
proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones
electrónicas y correo electrónico
18
Interacciones entre los Grupos de Procesos

Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de
Nivel de
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento Cierre
Interacción entre
y Control
procesos

Inicio TIEMPO Finalización

19
10.2 Distribuir la
Información

20
10.2 Distribuir la Información

2. Herramientas y Técnicas
1. Entradas 3. Salidas
1. Habilidades de Comunicación
1. Plan de Gestión de las 2. Sistemas de Recopilación y 1. Activos de los Procesos
Comunicaciones Recuperación de Información de la Organización (act)
3. Métodos de Distribución de la 2. Cambios Solicitados
Información
4. Proceso de Lecciones
Aprendidas

21
10.2 Distribuir la Información – 1. Entradas

1. Plan de Gestión de las Comunicaciones

 Descrito en 10.1.3.1

22
10.2 Distribuir la Información – 2. Herr. y Tec.

1. Habilidades de Comunicación
 Parte de las habilidades de dirección general y se usan para
intercambiar información
 Asegurar que las personas reciban información que corresponda en el
momento adecuado (según Plan de Gestión de las Comunicaciones)
 Arte de gestionar los requisitos de los interesados
 Proceso de Comunicación:
 El emisor es responsable de hacer que la información sea clara y
completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de
confirmar que se ha entendido apropiadamente
 El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea
recibida en su totalidad y entendida correctamente
 La comunicación tiene muchas dimensiones:
 Escrita y oral, escuchar y hablar
 Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, medios de comunicación)

23
10.2 Distribuir la Información – 2. Herr. y Tec.

24
10.2 Distribuir la Información – 2. Herr. y Tec.

 Métodos utilizados:
 Reuniones del proyecto, distribución de documentos impresos, sistemas
manuales de archivos y bases de datos electrónicas
 Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas (correo
electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias, Internet)
 Herramientas electrónicas para la gerencia de proyectos (interfaces Web
con software, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales)

4. Proceso de Lecciones Aprendidas

 Identificar los éxitos y fracasos del proyecto
 Incluir recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro
de los proyecto
 Desarrolladas para aspectos técnicos, de gestión y de
procesos del proyecto
 Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan y
almacenan durante todo el proyecto
25
10.2 Distribuir la Información – 3. Salidas

1. Activos de los Procesos de la Organización (act)

 Documentación sobre lecciones aprendidas
 Causas de las polémicas
 Razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida
 Otros tipos de lecciones aprendidas
 Registro el proyecto
 Correspondencia, memorandos y documentos que lo describen
 Mantenerse de manera organizada
 Informes del proyectos
 Detallan el estado del proyecto
 Incluyen lecciones aprendidas, registros de polémicas, los informes de
cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento
 Presentaciones del proyecto
 Retroalimentación de los interesados
 Notificaciones a los interesados

26
10.2 Distribuir la Información – 3. Salidas

2. Cambios Solicitados
 Generados a partir del proceso Distribuir la Información
 Actualizar el Plan de Gestión del Proyecto y el Plan de
Gestión de las Comunicaciones

27
Interacciones entre los Grupos de Procesos

Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de
Nivel de
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento Cierre
Interacción entre
y Control
procesos

Inicio TIEMPO Finalización

28
10.3 Informar el
Rendimiento

29
10.3 Informar el Rendimiento

2. Herramientas y Técnicas
1. Entradas 3. Salidas
1. Herramientas de Presentación
de Información 1. Informes de Rendimiento
1. Información sobre el
2. Recogida y Compilación de la 2. Proyecciones
Rendimiento del Trabajo
Información sobre el 3. Cambios Solicitados
2. Mediciones del Rendimiento
Rendimiento 4. Acciones Correctivas
3. Conclusión Proyectada
3. Reuniones de Revisión del Recomendadas
4. Mediciones de Control de
Estado de la Situación 5. Activos de los Procesos
Calidad
4. Sistemas de Informe de de la Organización (act)
5. Plan de Gestión del
Tiempo
Proyecto
5. Sistemas de Informe de
6. Solicitudes de Cambio
Costos
Aprobadas
7. Productos Entregables

30
10.3 Informar el Rendimiento – 1. Entradas

1. Información sobre el Rendimiento del Trabajo

 Estado de los entregables se recopila y se suministra
2. Mediciones del Rendimiento
 Descritas en 6.6.3.3 y 7.3.3.3
3. Conclusión Proyectada
 Descrita en 7.3.3.4
4. Mediciones de Control de Calidad
 Descritas en 8.3.3.1
5. Plan de Gestión del Proyecto
 Línea base para la medición del rendimiento (plan aprobado)
 Parámetros alcance, cronograma y costo del proyecto
 Parámetros técnicos y de calidad
31
10.3 Informar el Rendimiento – 1. Entradas

6. Solicitudes de Cambio Aprobadas

 Para:
 Ampliar o reducir el alcance del proyecto
 Modificar el costo estimado
 Revisar las estimaciones de la duración de la actividad
 Han sido aprobadas y están listas para su implementación
7. Productos Entregables
 Descritas en 4.4.3.1

32
10.3 Informar el Rendimiento – 2. Herr. y Tec.

1. Herramientas de Presentación de Información

 Se puede usar software que desarrolla:
 Informes tabulares
 Análisis de hojas de cálculo
 Presentaciones o capacidades gráficas
 Finalidad: Presentar datos del rendimiento del proyecto
2. Recogida y Compilación de la Información sobre el
Rendimiento
 Desarrollada a través de una gran variedad de métodos:
 Sistemas manuales de archivo
 Bases de datos electrónicas
 Software de gestión de proyectos
 Sistemas que permiten acceso a documentación técnica (diseño de
ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba)

33
10.3 Informar el Rendimiento – 2. Herr. y Tec.

3. Reuniones de Revisión del Estado de la Situación

 Eventos programados regularmente para intercambiar
información sobre el proyecto
 Generalmente se realizan con diversas frecuencias y a
distintos niveles
4. Sistemas de Informe de Tiempo
 Registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto
5. Sistemas de Informe de Costos
 Registran y proporcionan el costo invertido en el proyecto

34
10.3 Informar el Rendimiento – 3. Salidas

1. Informes de Rendimiento
 Organizan y resumen la información recogida
 Presentan los resultados de un análisis en comparación
con la línea base para le medición del rendimiento
 Los informes deben proporcionar:
 Información sobre el estado de la situación y el progreso
 Nivel de detalle requerido por los interesados (según Plan de Gestión
de las Comunicaciones)
 Formatos comunes:
 Diagrama de barras
 Curvas S
 Histogramas
 Tablas

35
10.3 Informar el Rendimiento – 3. Salidas

Presupuesto
hasta la
Conclusión
(BAC)
Valores Acumulativos

Valor
Planificado
Costo (PV)
Real
(AC)

Valor
Ganado
(EV)

Fecha de los Datos

Tiempo
36
10.3 Informar el Rendimiento – 3. Salidas

37
10.3 Informar el Rendimiento – 3. Salidas

2. Proyecciones
 Se actualizan y emiten según la información sobre el
rendimiento del trabajo
 Información del rendimiento previo puede impactar el futuro
3. Cambios Solicitados
 Generados a partir del análisis del rendimiento del proyecto
4. Acciones Correctivas Recomendadas
 Cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del
proyecto con el Plan de Gestión del Proyecto
5. Activos de los Procesos de la Organización (act)
 Lecciones aprendidas de causa de las polémicas, el
razonamiento subyacente a la acción elegida y otros tipos
sobre Informar el Rendimiento
38
10.4 Gestionar a los
Interesados

39
10.4 Gestionar a los Interesados

1. Entradas 2. Herramientas y Técnicas 3. Salidas

1. Plan de Gestión de las 1. Métodos de Comunicación 1. Polémicas resueltas
Comunicaciones 2. Registro de Polémicas 2. Solicitudes de Cambio
2. Activos de los Procesos de Aprobadas
la Organización 3. Acciones Correctivas
Aprobadas
4. Activos de los Procesos
de la Organización (act)
5. Plan de Gestión del
Proyecto (act)

40
10.4 Gestionar a los Interesados – 1. Entradas

1. Plan de Gestión de las Comunicaciones

 Documentan las necesidades y expectativas de los
interesados
 Permiten comprender las metas, objetivos y nivel de
comunicación
2. Activos de los Procesos de la Organización
 Las polémicas del proyecto deben ser abordadas y
resueltas por el Gerente del Proyecto junto con los
interesados en el mismo

41
10.4 Gestionar a los Interesados – 2. Herr. y Tec.

1. Métodos de Comunicación
 Identificados en el Plan de Gestión de las Comunicaciones
 Utilizados en la Gestión de los Interesados
 Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para
comunicar y resolver polémicas
 Otras opciones:
 Llamadas telefónicas
 Correo electrónico

2. Registro de Polémicas
 Herramienta para documentar y supervisar la resolución de
polémicas
 Las polémicas se abordan a fin de mantener un relación de
trabajo buena y constructiva entre los interesados

42
10.4 Gestionar a los Interesados – 3. Salidas

1. Polémicas resueltas
 Generadas a partir de la identificación y resolución de los
requisitos de los interesados
2. Solicitudes de Cambio Aprobadas
 Incluyen cambios en el estado de las polémicas de los
interesados en el Plan de Gestión de Personal
 Reflejan los cambios en el forma de las comunicaciones
con los interesados
3. Acciones Correctivas Aprobadas
 Incluyen cambios que alinean el rendimiento futuro
esperado del proyecto con el Plan de Gestión del Proyecto

43
10.4 Gestionar a los Interesados – 3. Salidas

4. Activos de los Procesos de la Organización (act)

 Lecciones aprendidas de causa de las polémicas, el
razonamiento subyacente a la acción elegida y otros tipos
sobre la Gestión de los Interesados
5. Plan de Gestión del Proyecto (actualización)
 A partir de los cambios realizados en el Plan de Gestión de
las Comunicaciones

44
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Fin de la Presentación

¿ Preguntas ?....

45