Revisión Fecha

PROCEDIMIENTO 01 Sep./ 2022

COORDINADOR ADMINISTRATIVO Código

COMERCIAL MAQUINARIA PR-CAO-08
AGRICOLA Y CONTRUCCION

1.0 OBJETIVO

Establecer el procedimiento de las funciones principales del Coordinador

Administrativo Comercial de Maquinaria Agrícola y Construcción de acuerdo a
las necesidades del giro de negocio.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento incluye funciones administrativas y comerciales.

3.0 METODOLOGIA
El departamento de Maquinaria Agrícola y Construcción cuenta con una
Jefatura, un coordinador administrativo comercial y asesores comerciales.

Las ventas de este departamento se dividen en:

- Venta directa: cuando el vendedor hace la prospección del cliente y
cierra la venta.
- Venta indirecta: cuando viene de parte de un referido y deberá negociar
una comisión por venta, se hace la negociación y cierre de venta.
- Leads: cuando el departamento de mercadeo comparte un contacto al
coordinador, se asigna a un vendedor que hace la negociación
correspondiente y cierra la venta.

Dentro del giro de negocio existen tres rubros:

1. Equipos: el responsable es el vendedor con apoyo de la Jefatura.
2. Servicios: el responsable es el vendedor con apoyo del jefe de taller
3. Repuestos: el responsable es el coordinador con apoyo de la Jefatura.

La venta está conformada por:

- Prospección
- Visita
- Cotización
- Seguimiento
- Negociación
- Cierre
- Facturación
- Entrega
- Post Venta

El coordinador tiene como función principal apoyar a la fuerza de ventas con:

1. Cotizaciones
El coordinador es el encargado de realizar la cotización para el vendedor.
La información necesaria para realizar una cotización es:
- Nombre y teléfono del contacto
- Nombre de la empresa
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- Equipo a cotizar
- Cantidad de equipos
- Monto de venta

2. Seguimiento
El coordinador deberá dar seguimiento a las cotizaciones que envía,
consultando al vendedor el status o bien contactar al cliente según la
necesidad del caso. CRM
3. Finalización
El coordinador debe estar enterado si se logró la venta o si no se logró
investigar el motivo.

Apertura de Orden de Trabajo

Al haberse cerrado una venta se procede con la apertura de la Orden de
Trabajo (OT), dicho documento posee un correlativo y la siguiente información:
- Datos del cliente
- ID del equipo
- No. De serie de motor
- Precio de Venta
- Precio de Traslado
- Costo de Preparacion

Entrega de Equipos
En el proceso de entrega de los equipos, una vez exista una Orden de Trabajo,
se envía un correo con los siguientes datos:
- No. De Orden de Trabajo Matriz
- Datos del Cliente
- Tipo de Venta
- Tipo de entrega
- Fecha de entrega (validación con el jefe de taller)

El correo debe ser dirigido al Jefe de Taller de Maquinaria Pesada, para que se
inicie con la preparación del equipo y entregue los costos para ser cargados a
la orden de trabajo matriz.

Facturación
Para que el facturador proceda a emitir la factura debe llevar la documentación
que se especifica a continuación:
- Orden de trabajo
- Copia de recibos o respaldo de compras
- Negociación de condiciones de pago firmada por Jefatura
- Boleta de Anticipo del 50% de la venta, cheques pre fechados,
negociación aprobada

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AGRICOLA Y CONTRUCCION

Solicitud de Viáticos
Parte del apoyo de Coordinación Administrativo Comercial es tramitar los
viáticos requeridos para las rutas definidas por parte de la Jefatura y el grupo
de ventas, este trámite debe ser realizado antes de las 9:00 de la mañana del
día lunes. Al terminar las rutas los vendedores deberán presentar los
comprobantes de gastos y se procederá a hacer la liquidación correspondiente.

4.0 RESPONSABLE

 Coordinadora de Administración y Operaciones

 Jefatura de Maquinaria Agrícola y Construcción

5.0 REGISTROS

TIEMPO DE
CODIGO NOMBRE ALMACENAMIENTO PROTECCION DISPOSICION
RETENCION

Orden de Trabajo Archivo de

Copia
Maquinaria Maquinaria Operaciones
RG-AGR-003 Archivo de Indefinido
Agrícola y Agrícola y Gerencia General
Operaciones
Construcción Construcción

Codito Orden de Archivo de

Copia
Trabajo Maquinaria Maquinaria Operaciones
RG-AGR-002 Archivo de Indefinido
Agrícola y Agrícola y Gerencia General
Operaciones
Construcción Construcción

Cotización Archivo de
Copia
Maquinaria Maquinaria Operaciones
RG-AGR-002 Archivo de Indefinido
Agrícola y Agrícola y Gerencia General
Operaciones
Construcción Construcción

Archivo de
Copia
Documentación de Maquinaria Operaciones
Archivo de Indefinido
respaldo Agrícola y Gerencia General
Operaciones
Construcción

Archivo de
Factura y Copia
Maquinaria Operaciones
EXTERNO Comprobante de Archivo de Indefinido
Agrícola y Gerencia General
pago Operaciones
Construcción

6.0 REGISTRO DE REVISIONES

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Modificación Metodología: Descripción de procedimiento de coordinadora

01 03-09-2022
administrativa comercial.

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