INSTRUCTIVO

AUTORIZACIÓN DE INGRESO Y/O RETIRO DE

Código: CPT20-IN-TEC-01
MATERIALES, EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y
MAQUINARIA
CONSTRUCCIÓN DE LAS OBRAS, SUMINISTRO Y MONTAJE DE EQUIPOS Y PUESTA EN
MARCHA PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE
Versión: 01
TIBITOC Y OBRAS COMPLEMENTARIAS Fecha: 19/07/2022

NOMBRE CARGO FIRMA

Profesional de Calidad y
ELABORÓ: Anny Silva
procesos

REVISÓ: Mónica Ramirez Control Proyecto

APROBÓ: Yasshir Yaya Director de obra

CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

01 19/07/2022 Versión inicial

CONTRATO No. 1-01-25300-1455-2019

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1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para realizar ingreso o salida de materiales, herramientas, equipos y
maquinaria de la PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE por parte de subcontratistas
y/o proveedores del Consorcio PTAP Tibitoc 20.

2. ALCANCE

Aplicable a todas las empresas (contratistas) vinculadas que requieran ingresar materiales,
herramientas, equipos y/o maquinaria para cumplir con el objeto contractual y su posterior retiro, con
el propósito de llevar registro y control de los elementos que se encuentran en los predios de la
planta de tratamiento de agua potable y en el consorcio PTAT Tibitoc 20.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• N/A

4. DEFINICIONES

• Materiales de construcción: Elementos que se emplean para actividades constructivas que

desarrolla el contratista.
• Herramientas menores: herramienta manual o de mano al utensilio, generalmente metálico
de acero, madera, fibra, plástico o goma, que se utiliza para ejecutar de manera más
apropiada, sencilla y con el uso de menor energía, tareas constructivas o de reparación.
• Equipo: máquina que se utiliza para actividades constructivas con función específica, por lo
general movible, y no de gran tamaño (equipo de soldadura, pulidora, hidrolavadora,
lanzadoras de mortero, trompos, entre otras).
• Maquinaria Pesada: maquinaria utilizada en actividades de construcción, están provistas de
sistemas de tracción en todas sus ruedas o sistemas de movimiento para poder maniobrar
en los terrenos agrestes en los que desarrollan sus tareas.
• Transporte: Vehículo de carga para ingreso o retiro de materiales, herramientas equipos y
maquinaria.

5. RESPONSABLES

CPT20

• Ingeniero Residente de cada frente de obra.

• Ingeniero Control Proyecto.
• Residente Administrativo del proyecto.
• Profesional SST.
• Almacenista.

CONTRATO No. 1-01-25300-1455-2019

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SUBCONTRATISTA Y/O PROVEEDOR

• Ingeniero Residente de cada frente de obra (según aplique)

• Inspector SST (según aplique)
• Gestión Administrativa (según aplique)

6. GENERALIDADES

• Se debe notificar al CONSORCIO PTAP TIBITOC 20 el ingreso o retiro de materiales,

herramientas, maquinaria y equipos de manera oportuna y cumpliendo los pasos descritos
en este instructivo; sin la aprobación de cada una de las áreas involucradas no se autoriza
el ingreso o retiro de elementos del consorcio.

• Se deben entregar al área SST los documentos del vehículo y del conductor para aprobación
de ingreso o retiro a la planta.

• El Horario de ingreso a la planta para cargue y descargue es de 7:30 a 12:00 y de 13:00 a

14:30.

• Es importante aclarar que los subcontratistas durante la relación contractual o el propietario

de sus equipos y herramientas, está a cargo del cuidado, vigilancia y los riesgos por daños
o pérdidas de estos, exclusivamente es su responsabilidad.

7. INSTRUCTIVO

a. Ingreso de materiales, herramientas, maquinaria y equipos.

Paso 1. Se debe notificar al CONSORCIO PTAP TIBITOC 20 mediante formato CPT20-F-TEC-03

Notificación de Ingreso / Retiro de Equipos, materiales, maquinaria y/o herramientas, el cual debe
estar completamente diligenciado y enviarse por correo electrónico al Ingeniero residente de Obra
correspondiente. Es importante tener en cuenta que al correo electrónico se deben adjuntar los
documentos que soporten la propiedad del elemento por parte del subcontratista, por ejemplo:
vehículos: tarjeta de propiedad, Planta eléctrica: factura de compra, Herramienta menor: fotografía
con marca o placa, material: factura de compra o remisión a nombre de la empresa subcontratista.

Paso 2. El ingeniero residente de obra a cargo del contratista debe autorizar el ingreso y notificar
mediante correo electrónico a las siguientes áreas:

- Control proyecto: monica.ramirez@cpt20.co

- Administración: Laura.cubides@cpt20.co .
- Seguridad y Salud en el Trabajo: claudia.palomares@cpt20.co

Paso 3. Informar al subcontratista o proveedor el envío de documentación de vehículo y conductor

para ingreso de materiales, herramientas, maquinaria y equipos al correo
claudia.palomares@cpt20.co con copia a: monica.ramirez@cpt20.co y Laura.cubides@cpt20.co .

CONTRATO No. 1-01-25300-1455-2019

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Se debe indicar fecha de ingreso y personal involucrado en la operación con la siguiente

documentación:

• Cedula de ciudadanía, afiliaciones a seguridad social (EPS, Pensiones, ARL y Caja de

compensación debe estar con el radicado) o soporte de seguridad social (si aplica),
vacunación contra COVID 19.

• Ingreso de vehículo: Licencia del conductor, afiliaciones a seguridad social (EPS,

Pensiones, ARL y Caja de compensación debe estar con el radicado) o pago de seguridad
social (cuando aplique), vacunación contra COVID 19, tarjeta de propiedad del vehículo,
SOAT, técnico mecánico del vehículo.

• La revisión documental debe contemplar 3 días hábiles, siempre y cuando que la

documentación se encuentre completa y vigente.

No se permitirá el ingreso de personal o vehículos que no cumplan con la documentación exigida

para el ingreso a la planta.

Paso 4. Revisión en ingreso de materiales, herramientas, maquinaria y equipos, por parte de

almacén para verificar el ingreso de acuerdo con el formato CPT20-F-TEC-03, Notificación de
Ingreso / Retiro de Equipos, materiales, maquinaria y/o herramientas.

b. Retiro de materiales, herramientas, maquinaria y equipos.

Paso 1. Se debe notificar al CONSORCIO PTAP TIBITOC 20 por lo menos un día antes del retiro
de los elementos, mediante formato CPT20-F-TEC-03, al ingeniero Residente de obra
correspondiente. Se deben adjuntar los mismos documentos que se reportaron al ingreso.

Paso 2. El ingeniero residente a cargo debe autorizar el retiro y notificar mediante correo electrónico
a las siguientes áreas:

- Control de proyecto: monica.ramirez@cpt20.co

- Administrativa: Laura.cubides@cpt20.co
- Seguridad y Salud en el Trabajo: claudia.palomares@cpt20.co

Paso 3. Informar al subcontratista o proveedor el envío de documentación de vehículo y del

conductor para el retiro de materiales, herramientas, maquinaria y equipos al correo
claudia.palomares@cpt20.co con copia a: monica.ramirez@cpt20.co, Laura.cubides@cpt20.co

Se debe indicar fecha de retiro y personal involucrado en la operación con la siguiente

documentación:

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- Cedula de ciudadanía, afiliaciones a seguridad social (EPS, Pensiones, ARL y Caja de

compensación debe estar con el radicado) o soporte de seguridad social (si aplica),
vacunación contra COVID 19.

- Ingreso de vehículo: Licencia del conductor, afiliaciones a seguridad social (EPS, Pensiones,
ARL y Caja de compensación debe estar con el radicado) o pago de seguridad social (cuando
aplique), vacunación contra COVID 19, tarjeta de propiedad del vehículo, SOAT, técnico
mecánico del vehículo.

No se permitirá el ingreso de personal o vehículos que no cumplan con la documentación exigida

para el ingreso a la planta.

La revisión documental debe contemplar 3 días hábiles, siempre y cuando que esta se encuentre
completa y vigente.

Paso 4. Revisión de retiro de materiales, herramientas, maquinaria y equipos, por parte de almacén
para verificar el retiro de acuerdo con lo indicado previamente durante el ingreso en el formato
CPT20-F-TEC-03.

Paso 5. El Ingeniero Residente de obra informa sobre la salida al área SST para autorizar la salida
de los elementos en portería.

8. RECOMENDACIONES SST

- Es necesario realizar la revisión y autorización de documentación tanto de vehículos,

conductor y personal involucrado en el descargue o cargue de materiales, herramientas,
maquinaria y equipos.

- Se deben emplear los equipos necesarios para cargue y descargue de materiales,

herramientas, maquinaria y equipos.

- Seguimiento de actividades por parte de inspectores de SST.

- Implementar señalización de estacionamiento de vehículos en actividad de cargue y

descargue.

NOTA: Se recuerda que todo tipo de residuos o sobrantes de obra no puede ser retirado por ningún
contratista o persona externa al consorcio, ya que los únicos autorizados para hacer este tipo de
retiro son los conductores del consorcio y se debe hacer únicamente en los vehículos autorizados
para esta actividad.

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